Vad är Strategisk Planering

Transkript

1 Vad är Strategisk Planering Varför behöver man strategisk planering? Vem eller vilka skall vara involverade? Hur gör man? i

2 Strategisk Planering är sjökortet Ett företag i tillväxt behöver en karta att styra efter. Vad vill ägarna med företaget? Vad vill personalen? Vad förväntar sig våra kunder och potentiella kunder? Vad kommer våra konkurrenter att göra i framtiden? Vad säger banken eller andra investerare? Har de några förväntningar? Om företaget inte har den informationen så blir man som Columbus, den första kommunisten Han visste inte vart han skulle åka när han åkte! Han visste inte var han var när han var på väg! Han visste inte vart han hade kommit när han var framme! Han visste inte hur han skulle ta sig tillbaka Och. Han åkte för andras pengar Att styra mot ett långsiktigt mål är viktigt. Det svetsar samman hela företaget mot samma mål Det inger trygghet hos personalen och hos kreditgivarna Det ökar kreativitet och motivation Det ger en säkrare väg till hög och uthållig lönsamhet

3 Vem eller vilka skall vara involverade Hela företaget skall vara involverat, men vid olika tid och i olika roller. Det är en bra idé att ta in en konsult för att hjälpa VD att styra processen och att hjälpa medarbetarna att förstå och ta fram sina uppgifter. Detta tvingar fram den tid som behöver sättas av. De strategiska målen sätter ägarna Oftast tillsammans med ekonomichef och konsult. Men allra först måste man formulera en affärsidé eller en Vision. Målen skall vara lätta att förstå och möjliga att uppnå. T.ex. Vi skall dubbla omsättningen och tredubbla lönsamheten på 5 år. Vi skall anpassa sortimentet till det som marknaden anser vara fullt sortiment Vi skall bli extremt bra på vår nisch och minska antalet produkter till att omfatta endast det. Vi skall minska kapitalbehovet med 50% på 5 år O.s.v.

4 Vem eller vilka skall vara involverade? Innan målen kan sättas så behöver man en del information. Har vi en komplett och korrekt budget på både intäkt och kostnadssidan? Har vi grepp om marknaden? Hur stor är den? Vilka är våra konkurrenter? Var finns den? Vart tror vi att den är på väg? Har vi kontroll på vår lönsamhet? Vet vi vad kostnaderna är och var de uppstår? Vet vi hur prisbilden på marknaden ser ut? Sätter vi priser efter marknaden eller efter produktionskostnaderna? Hur lyder vår affärsidé Fungerar vårt kvalitetssystem?

5 Vem eller vilka skall vara involverade? När målen är satta och affärsidén är formulerad så är det dags att kalla in ledningsgruppen. En ledningsgrupp i ett företag skall ha översikt över hela företagets verksamhet. VD Försäljning och Marknad Produktion Inköp Produktutveckling Logistik Ekonomi, Finansiering och Administration kvalitet Alla delar av företaget kommer att beröras och förmodligen att förändras under en så lång period som 5 år. Ledningsgruppen ansvarar också för att föra ut beslut och tankar till den övriga personalen. Var och en till sin personal. Detta är viktigt för att alla skall känna sig delaktiga.

6 Hur gör man? Om det inte finns en ledningsgrupp, Utse en! Kalla till en konferens där alla på företaget (om möjligt) är delaktiga. Informera om den nya organisationen och om tankarna till den strategiska processen. Kalla till ett första möte med ledningsgruppen och gå igenom årets budget noggrant så att alla förstår. Berätta om företagets nya Strategiska mål och om det strategiarbete som väntar. Förklara varför alla är delaktiga och hur HELA PERSONALEN skall vara med i processen.

7 Nu är det dags att kartlägga möjligheter och behov! Låt oss anta att vi har satt ett mål som innebär att vi skall fördubbla omsättningen på 5 år och att vi samtidigt skall nå en lönsamhet som är 10% på omsättningen. Hur skulle detta påverka VD Försäljning och Marknad Produktion Inköp Produktutveckling Logistik Ekonomi, Finansiering och Administration Kvalitet

8 Nu är det dags att kartlägga möjligheter och behov! En nyckel till de behov som behöver studeras är Personal Investeringar i maskiner, lager, fastigheter.. Investeringar i marknaden i form av säljare, återförsäljare, importörer o.s.v.. Produktutveckling och/eller licenser Automatiseringsgraden, kan vi övergå ifrån manuell till automatisk produktion i några delar. Kapitaltillgång Utbildningsbehov Utveckling av kvalitet och miljösystemen. Chefer och specialister? Låt var och en tänka igenom dessa frågor. Tänk på att både VD och konsult bör finnas tillgänglig under tankeprocessen och låt sedan var och en i ledningsgruppen presentera sina tankar om möjligheter och behov.

9 Budgetering När medlemmarna i ledningsgruppen väl har ställt samman sina tankar och idéer är det dags för Ekonomichefen. Gör en budget (som bygger på de siffror, tankar och idéer som kommit in ifrån ledningsgruppen) för vart och ett av de kommande 5 åren. Låt sedan VD, Ekonomichef samt konsult sitta ned med var och en i ledningsgruppen och visa hur resultatet fallit ut. Förmodligen är det nu dags att göra ett andra varv. Det kommer att visa sig att: Några idéer är orealistiska Några idéer går inte att finansiera Några idéer kräver för stort risktagande Och så vidare..

10 Eftertankens kranka blekhet! När man identifierat de idéer som inte går att genomföra så är det viktigt att VD och ekonomichefen tillsammans med respektive ledningsgruppsmedlem går igenom problemen och samtidigt inleds en ny kreativ process där man måste hitta alternativ. Under detta steg kommer man också att se att olika avdelningar ställer krav på andra avdelningar. T.ex.: Försäljningsavdelningen har meddelat att man under år 3 måste ha fått fram vissa specifika produkter ifrån utvecklingsavdelningen och att dessa måste vara färdiga för lansering under 3:e kvartalet. Ett sådant krav måste då förankras både hos utvecklingschefen och hos produktionschefen. Dessa måste då också få ställa motkrav t.ex. mot ekonomiavdelningen eftersom de kanske behöver nya och ännu okända investeringar för att lyckas.

11 Dags för beslut När den andra omgången är genomförd och avslutad så finns det underlag för att fatta beslut om den Strategiska Planen Vi har tänkta budgetar för de kommande fem åren, i både siffror och ord. Vi har en plan för hur lönsamheten kommer att utvecklas. Vi ser vilka investeringar vi kommer att behöva göra för att nå målen. Alla i företaget är medvetna om vad vi siktar emot och alla är med i båten och slåss för samma sak. Vi kan med stolthet och självförtroende visa banken och andra intressenter vad vi vill göra och hur vi tror att vi skall klara av att göra det. Det som är viktigt nu är att alla har förstått hela planen, att alla vet vilka mål som gäller för samtliga delar av företaget och att beslutet är enhälligt När beslutet är fattat är det en god idé att sammanfatta punkterna i en enkel broschyr som kan användas internt, mot kunder och mot alla andra intressenter.

12 Och så börjar vi om igen!!! Ingen plan kommer någonsin att överensstämma med verkligheten. Men om vi inte har en plan så vet vi inte heller om det gick som vi ville eller vad som gick bra och vad som gick dåligt. Den strategiska planen är viktig eftersom det är kartan som vi styr utifrån. Men budgeten är viktig eftersom den är närmare den verklighet vi kan se och bedöma. Efter första året får vi svaret på om vi uppfyllde det vi hade föresatt oss för det första året i den strategiska planen. Kanske gick det sämre än vad vi tänkt oss på vissa områden Kanske överraskade vi oss själva med mycket bättre resultat än vad vi trodde att vi skulle mäkta med Oavsett vilket så är det viktigt att utfallet får gå in i den strategiska planen och att vi reviderar planerna för kommande år med den information vi fått ifrån det senaste året.

13 Rullande planering Vi vet nu vad som hände år 1 och hur våra planer höll Därför får det gå in som fakta för budgetering av år 2 År 2 blir nu det nya år 1 och förlänger sedan vår planering med år 6. MÅLET ÄR DOCK DETSAMMA!!!! Vad vi behöver ändra på är de åtgärder som måste till för att nå målet. Så då är vi tillbaka på ruta 1 och så genomför vi processen igen.

14 Vad kostar det? Som konsult så tar jag ut 825 kr per påbörjad timme. Detta är ett väsentligt lägre pris än vad motsvarande kompetens kostar i storstäderna. Men för mig är målet att hjälpa företagen i 7-härads regionen att växa lönsamt. Avsikten är att använda min kompetens till att visa och förklara vad medarbetarna skall ta fram för underlag, samt att vara bollplank till dem och till VD. Den första strategiska planen kommer att ta en del tid i anspråk. Både av mig som konsult och av dem som arbetar på företaget. Finessen är att det är väldigt lönsamt och betalar sig väldigt fort. Dessutom får man metoden på köpet så processen blir närmast självgående i framtiden. Räkna med timmar konsult tid + den. egna tiden hos medarbetarna. Naturligtvis beror kostnaden på bolagets storlek och komplicitet samt på hur mycket företaget kan göra själva och hur mycket man behöver konsult tid för Men räkna också med en snabbt förbättrad lönsamhet