Protokoll. Sida 1 av 6

Transkript

1 Protokoll Parter Ärende Göteborg City Airport (härefter GCA alt. flygplatsen ) Ledningsgruppsmöte Datum 07/12/2011 Tid 12:30 15:00 Plats Flygplatsens lokaler, Konferensrum 1 Närvarande Annika Nyberg (AN), Verksamhetsansvarig & VD Michael Klevbrant (MK), Operativ Chef Sekretess Bilagor Sekreterare Justerare Ordförande Göran Hall (GH), Ekonomi Anders Krantz (AK), Säkerhetschef Tony Ribbås (TR), Flygsäkerhetskoordinator Bo Zetterström, (BZ), Stationschef Tore Gustavsson, (TG), Teknisk chef Tobias Wallin (TW), Ekonomiansvarig Ej sekretess Bilaga 1 Åtgärdslista Anders Krantz Michael Klevbrant Annika Nyberg 1 INLEDNING AN inledde mötet med att hälsa alla välkomna. AN redogjorde för vilken funktion ledningsgruppsmötena är tänkt att ha. I huvudsak skall de fokuseras på strategisk, övergripande nivå och inte vara så detaljspecifika. Riktlinjer dras upp på ledningsgruppsmöten och större avrapporteringar och frågor redovisas.222 Frekvens på ledningsgruppsmöten kan initialt hållas till vad de är idag, d.v.s. var 2:a vecka. Framöver kan de istället hållas: - Var 4:e vecka (löpande ledningsgruppsmöten om ca 2h), samt - Varje kvartal (längre ledningsgruppsmöten). En av anledningarna till den förändrade frekvensen på ledningsgruppsmöten är att många utav de mer operativa och dagliga frågorna istället skall hanteras på de Operativa Möten som MK håller i. Samtliga deltagare tillfrågades om vad de tyckte om förslaget och samtliga lämnade sitt bifall. Vidare diskuterades lite vett och etikett regler rörande ledningsgruppsmöten Sida 1 av 6

2 samt vissa protokoll frågor. Följande nämndes: - När ledningsgruppsmöten hålles skall vi undvika att bli störda. Vi skall meddela personalen att vi kommer att vara på ledningsgruppsmöte och naturligtvis, akuta frågor, t.ex. operativa frågor kan delvis avbryta mötet, men vi skall t.ex. inte lämna för att ta ett samtal om det inte är absolut nödvändigt. - Vid ledningsgruppsmöten gäller lyckta dörrar, Vi skall ha högt i tak, d.v.s. ej förnedra varandra utan snarare respektera varandra och se våra ledningsgruppsmöten som en arena där vi kan tala öppet för varandra. - Vi skall vara måna om att hålla samman. Särskilt viktigt är att vi kan tycka olika, men när vi lämnar mötet skall vi ha ett gemensamt budskap, d.v.s. vi skall alla lämna samma information till frågeställare. - Protokoll skall föras över våra möten. I den utsträckning det är möjligt skall de distribueras ut till personalen. - Protokoll skrivare skall rotera, protokoll skall justeras och protokoll skall undertecknas av AN. AN fortsatte att redogöra för en tänkt fast agenda för ledningsgruppsmöten, i sak är följande punkter fasta för våra ledningsgruppsmöten: Kunder/affärer. Ekonomi. Operativ Drift. Medarbetare. Miljö. Security. Safety. Övrigt. Vidare skall vi vara varandras bollplank, till en början kan ledningsgruppsmöten innebära att vi tar upp för mycket frågor, med tiden är det tänkt att detta kommer att trattas. Tagna beslut sätts in i en åtgärdslista som bifogas protokollet. Av åtgärdslistan skall framgå; vad, vem, när, ansvarig samt status. Åtgärdslistan skall komma tillbaka till och återkopplas till vid varje ledningsgruppsmöte. Det är viktigt att vi tänker till på hur vi vill disponera tiden vad gäller den fasta dagordningen. Har man större frågor att ta upp bör man flagga för det innan mötet. Slutligen skall vi ha en heldag med ledningsgruppen som skall vara någon annanstans än här. På den heldagen skall vi bl.a. diskutera affärsplan, mål och visioner, men även huvudaktiviteter inom våra respektive områden. Samtliga skall maila när det är lämpligt att ha ett sådant möte, men det är tänkt att det skall Sida 2 av 6

3 hållas så snart som möjligt i början av KUNDER/AFFÄRER BZ inledde med att meddela att vi, som det ser ut nu, kommer att få tillbaka GRO till sommartidtabellen. Det går tydligen att boka biljetter för den redan nu via ryanairs hemsida. AN anser att vi behöver skapa oss ett helhetsgrepp över våra lokaler och skapa en strategisk planering för desamma. TW nämner att det fortfarande finns problem med dubbla debiteringar på våra långtidsparkeringar och undrar varför. Beslut: MK skall utreda frågan i samråd med TW. 3 EKONOMI GH redogör för budget, utfall och avvikelser för nyckelposter i resultatrapport, AN kompletterar med att säga att hon och TW måste prata om vilka nyckeltal som skall följas upp. Även specifikation för driftkostnader gås igenom. Därefter redogör GH och AN för Budget Några punkter som nämns särskilt i budgeten är: - Intäkter för flygbränsle har räknats ner något, p.g.a. osäkerhet kring hur RyanAirs sommartidtabell kommer att se ut. - Överlag har GH varit försiktig i budgeten. - Restaurangens intäkter kan komma att öka som en följd av sänkt moms nästa år. - Lönekostnadsökningar är beräknade på en ökning om 2 %. Därefter redogör GH och AN gemensamt för passagerarstatistiken så här långt. AN nämner att hon tycker att för 2012, bör statistik föras och redovisas månad för månad, t.ex. på våra ledningsgruppsmöten. 4 OPERATIV DRIFT MK inleder med att redogöra för hindersituationen. Som det ser ut nu så går den inte ihop sig, d.v.s. det ser inte ut som om hinderröjning skulle kunna rendera intäkter. Det finns för närvarande ingen fastställd röjningsplan, men MK arbetar på en ihop med TR. Beslut: MK skall ihop med TR upprätta en hinderröjningsplan och redovisa den till AN. MK forstätter med att prata om den arbetsgrupp som finns inför TS VK under v.8. AN bekräftar att vi skall fortsätta med arbetsgruppen och att nästa möte skall hållas som planerat (12/12 kl. 10:00). Sida 3 av 6

4 AN och MK nämner gemensamt att vi skal se över flygplatsdagarna 2012 och då framför allt vilka från ledningsgruppen som skall deltaga samt den tänkta agendan. Agendan över flygplatsdagarna brukar ofta sammanfall med kontrollpunkter vid en VK. TG säger att utbildningar och kompetenser gällande brand och räddning bör ses över, hur många som skall ha utbildning och vad det skall ha för utbildning. AN nämner att hon har pratat med poliser på plats här på flygplatsen som är lite oroade för en förmodad omorganisation och vilka konsekvenser den skulle kunna ge. AK svarar med att vi idag har samverkansmöten med både Polismyndigheten och Tullverket där sådana frågor diskuteras. AK får i uppgift att ge information om när nästa möte kommer att ske. 5 MEDARBETARE AK redogör lite kort för de rehabiliteringsutredningar som nu är pågående. AN nämner att hon anser att det är bra om respektive chef får sjuksiffror för respektive avdelning. Statistik över sjukfrånvaro skall tas med då ledningsgruppen har sin heldag framöver. Då kan vi även diskutera huruvida vi ska ha friskvårdsgrupper och andra gemensamma rutiner för hur vi skall hantera sjukfrånvaro. AN frågar om det vore lämpligt att göra en kompetensinventering på all vår personal? Det skulle kunna innebära att vi även kan se över kostnader som vi idag har för externa resurser. Kanske kan vi använda mer resurser som finns internt? Det här är något som vi skall ta med oss och diskutera på vår heldag. 6 MILJÖ GH meddelar att vi kommer att ha möte med Länsstyrelsen den 2/ Vi bör förbereda oss med hur vi tänker oss att arbetsformerna mellan oss och LST skall se ut i framtiden. Syftet är att kvartalsvisa möten som berör flygplatsen på olika plan, det är tänkta att vara mer strategiska och i övrigt syfta till att ha en mer öppen dialog med LST. MK meddelar att vi klarar rörelsetaket i år. Vi ligger idag på ca rörelser. MK frågar vad som gäller miljö och ansvar när det kommer till östra sidan? GH svarar att det ligger på markägaren i stort och i flygoperativa frågor kommer ansvaret att ligga hos oss. AN frågar om vi har miljöavtal med våra externa operatörer. MK svarar att vi har det och att de i stort säger att de (operatörerna) är skyldiga att följa gällande lagar och regler. När det gäller hantering av farligt avfall har vi enligt MK informerat dem om hur det skall hanteras. Sida 4 av 6

5 7 SECURITY AK redogör kort för att en backspärr är under montering vid ankomsthallen och att den kommer att innebära att gränserna för CSRA platta måste justeras. Det ä r tänkt att installationen skall vara klar idag, onsdag den 7/12. AK redogör vidare för de tester som har genomförts rörande säkerhetskontroll av vätskor m.m. och att de testerna har genererat en rapport. AK redogör kort för huvuddragen i rapporten. Slutligen redogör AK för att omstruktureringsarbete nu sker rörande de rutiner och instruktioner som finns för Airport Security. I princip innebär arbetet att instruktioner och rutiner förs över från det som kallas OSP till QDHB för att vi skall ha ett strömlinjeformat system sett över hela flygplatsverksamheten. 8 SAFETY TR redogör för att det just nu har arbetats väldigt mycket med Rikskriminalpolisens helikopterverksamhet och att han har gjort en utredning och riskanalys rörande den verksamheten. TR nämner vidare att installationen av en ny manöverutrustning, en s.k. VCS är färdig samt slutligen att den sista avrapportering för VK på CNS är lämnad och att man nu väntar på att ärendet skall avslutas hos Transportstyrelsen. 9 ÖVRIGT Följande datum är tänkta datum för styrelsemöten 2012; 9/2, 26/4 (stämma), 2779 samt 30/12. Det är bra att ledningsgruppen känner till de tänkta mötena, då vi kanske har större frågor som behöver behandlas i det forumet. AN nämner att fokus för henne just nu är att försöka träffa så många som möjligt, kunder, operatörer m.m. för att skapa sig en uppfattning om nuläget. En viktig fråga för henne kommer att vara området; flygmarknad och under första kvartalet 2012 kommer ett stort fokus vara att marknadsföra flygplatsen hos politiker, näringsliv m.m. Slutligen nämner AN att vi måste se över det här med sociala medier. Det är gratis marknadsföring och vi borde synas på de forum som många utav våra kunder använder (vi har bl.a. mycket studenter som reser med oss). GH avslutar med att nämna att vi även arbetar med att förlänga det brand/räddningsavtal vi har med räddningstjänsten och att vi skall försöka förlänga det. Tilläggsavtal finns rörande vinterfälthållning t.o.m. utgången av 2012 och MK överlämnar till AN Upphandlingen av ATS tjänster har överklagats till förvaltningsrätten och vi vet inte riktigt idag vad det kommer att leda till. Sida 5 av 6

6 10 Nästa ledningsgruppsmöte sker; , kl. 13:00 15:00 11 Mötet avslutades. Justerare: Justeras:. Michael Klevbrant Undertecknas: Ordförande:. Annika Nyberg Sida 6 av 6