Frånvarande Vallentuna Tennisklubb Vallentuna Konståkning Bällsta FF. 1. Föregående anteckningar (godkänns)

Transkript

1 SID 1/5 Minnesanteckningar Vallentuna IP-råd 9 dec 2014 Deltagande Vallentuna Damfotboll, Linda Kransén samt Anders Bydén VBK fotboll, Janne Söderström samt Lasse Lundkvist Vallentuna Friidrottsklubb, Heike Tollefors Korpen Vallentuna, Ulrika Skarin (sen) VBK Hockey, Johan Lips Ormsta HC, Magnus Lagerkvist Jerri Bergström, fritidsnämnden (FN) Ingela Jansson, chef Idrott- och friluftsenheten (IoF) Åsa Borglund, föreningssamordnare Frånvarande Vallentuna Tennisklubb Vallentuna Konståkning Bällsta FF 1. Föregående anteckningar (godkänns) 2. Övriga frågor (som inte redan är på agendan) Återkoppling fråga om Hagaskolan/ grusplan Detaljplanen har antagits 29 april 2013 och vunnit laga kraft. Fritidsnämnden har gjort yttranden när tillfällen givits, högre insatser har bemött dessa och gått vidare med förslag, och senare beslut. Värt att notera att fritidsnämnden i sina beslut inte har gått på fritidsförvaltningens linje, och att det som förmedlats vidare till högre instanser därför inte innehåller några synpunkter ang. grusplanen. Förvaltningen kan konstatera att processen har gått rätt till och IP-rådet är inte rätt forum för att ifrågasätta gällande detaljplan, varför den som är missnöjd får vända sig till annan instans. Vallentuna BK och Vallentuna Damfotboll vidhåller att processen inte har gått rätt till och inlämnar en skrivelse om detta, samt om försvunna medel för idrottsplats i Kristineberg. På fråga om resten av kvällens möte ska ägnas åt processen för Hagaskolans detaljplan, ansåg övriga föreningar att mötet skulle gå vidare enligt gällande agenda. Beslutades att frågan lyfts i ett annat forum. Fråga från fotbollsföreningarna; hur ska IP-råden fungera framledes? Fyller mötena verkligen någon funktion? Hur förmedlas våra föreningars uppfattningar till politikerna? Menar att Ingela har suttit och fört fram att föreningarna tycker att det är toppen att det blir lekplats på grusplanen, från två källor, varav Jerri Bergström är en. Föreningarna vill att IJ ska föra vidare till politikerna vad föreningarna tycker.

2 SID 2/5 IoF informerar om att IP-rådet, enligt ett upphittat reglemente för detta, ska ha rådgivande funktion. Anges också bl a att ordförandeskapet ska rotera bland föreningarna, anges inte vem som ska representera vare sig nämnd eller förvaltning. Alla minnesanteckningar registreras, anmäls till nämnd och läggs på hemsidan, och FN har en egen representant med i forumet. IoF kan konstatera att detta under årens lopp till vissa delar har förändrats. Även IoF har funderat över mötesformer och kommer arbeta fram ett förslag, utifrån de signaler vi får. För det första blir det för mycket envägskommunikation till olika IP-råd; liten input från föreningarna. Dessutom saknas vissa föreningar. Samtliga föreningar önskar närmare kontakt med politikerna i FN. Några föreningar framför att de vill ha ett nytt råd med politiker för att kunna fånga upp saker tidigt och till rätt personer/ beslutsfattare. Det räcker inte med att FNAU bjuder in föreningar till sina möten; hinner knappt träffa alla under en mandatperiod. JB: Ser att det inte är helt enkelt att skapa en sådan kanal för mer frekventa möten med politikerna. IoF framför detta till nämnd. 3. Förvaltningen informerar Anläggnings-/ driftsfrågor Öppettider för Idrott och friluftsenhetens alla anläggningar, inkl. Vallentuna IP. Frågan togs upp i Vallentuna IP-rådet i mars, därefter haft separat möte med hockeyn. Nu förslag till FN om att sö-tor 7-23, fre-lö Kommer finnas flexibilitet för sena matcher fredagar och lördagar. Vallentuna Hockey Föreningar framför att öppethållande till kl 22 eventuellt skulle räcka. Enhetens arbetsmiljö Alla utgår från Vallentuna IP, som har stora brister. Uppfyller idag inte lagkraven, bl a för små omklädningsrum, för lite klädskåp, avsaknad av vilrum och lunchrum. IoF ser över hur dessa brister kan åtgärdas utan att behöva omlokalisera personalen från Vallentuna IP. Säkerhet på anläggningen Ser i första hand till personsäkerheten. Området mellan baracker och ishallarna särskilt hög risk, kommer därför ny belysning där. Har också ordnat belysning på andra sidan av B-hallen (mot fotbollsplanerna) och vill att hockeyn värmer upp där, istället för bakom barackerna. Svårlöst problem att alla hämtar trunkar i barackerna Har skapat kemikalieförteckningar, gjort iordning verkstäder, rensat bort skrot o s v; hänger också ihop med arbetsmiljön. Belysning fotbollsplaner Har under året bytt både ljuskällor och armaturer. IoF beslutade under hösten att man ska kunna spela boll spontant om planer är lediga, och har därför alltid

3 SID 3/5 belysningen på på halvfart. Om man vill ha mer så säg till så fixar vaktis. Fotbollsföreningar framfört klagomål på att belysning blinkat/ varierat; är dock svårt för personalen att se detta, har gjort kontroller och har då fungerat bra. Felanmälan IJ tog vid IP-råd i mars upp vikten av att anmäla fel, påminner om detta, använd mailen till lokalbokning@vallentuna.se, ring lokalbokningen eller IJ, eller lämna lapp. Finns rutiner för hur felanmälningar hanteras, och IoF sorterar mellan vad enheten resp. fastighetsägaren SBF ska åtgärda. Alla externa felanmälningar ska göras per mail eller telefon (eller genom synpunktsregistrering på kommunens hemsida), inte till vaktmästare. Då kan vi också få kontaktuppgifter och får möjlighet att ställa följdfrågor etc. IoF lägger fram pappersblankett att fylla i, utanför vaktmästarexpen och hos lokalbokningen. Rapport övergångsbesiktning av ishall A och B Hifab utfört övergångsbesiktning. Slutrapport presenteras för fastighetsägaren och IoF imrgn onsdag, sedan intern process kring vad utredningen har sagt och hur behov av åtgärder ska hanteras med planerat underhåll. Fastighetsägarens plan kommer sedan presenteras vid Vallentuna IP-rådet i mars, av SBFs fastighetschef. Förbundsrekommendationer ang. skötsel IoF följer specialförbundens rekommendationer ang. skötsel av anläggningar. Innebär t ex att kommunen inte borrar för hockeyns målburar för tidiga åldrar; handlar om säkerhet och ansvarsförsäkringar. Snöröjning fotbollsplan Saltning endast på de stora vägarna i kommunen (ej kommunal drift), Miljö och hälsa godkänner inte saltning på andra ytor. Vallentuna Damfotboll har uppfattat det som att Ingela Jansson lovat att det går att snöröja två planer, vilket Ingela förnekar. Med befintlig bemanning och med hänsyn till att vinteraktiviteter prioriteras, kan endast en konstgräsplan på Vallentuna IP garanteras snöfri. Fotbollsföreningarna framför att de kommer kräva att två planer dras igång senast vecka 7, menar att även sockenlagen nu har ungdomslag som vill ut tidigt på säsongen, och då får inte alla plats. Detta är en kommunal angelägenhet och en politisk fråga, varför föreningarna vill träffa nya FN snarast med anledning av detta, och vill ha enskilt möte med IoF ang. fotbollsfrågor. IoF uppmanade föreningarna att återkomma med förslag till datum. Internet i ishallarna Se uppsatta instruktioner. Funkar bra enligt de föreningar som provat. Brukarenkäter Enkäter delas vid mötet ut till vinterföreningarna, skickas också till konståkningen. Lämnas in hos lokalbokningen eller mailas till IJ. Övriga föreningar fått tidigare. Lokalbokning & nycklar

4 SID 4/5 Redovisning av nyttjandegradsundersökning Tidigare Össeby IP-råd, sporthallsråd och FN informerade. Utförd våren jan-maj 2014, måndagar och onsdagar, resp. tisdagar och torsdagar. Drygt 580 kontrollbesök av IoFs personal under bokade tider måndag-torsdag. Olika antal kontroller per förening. Högre nyttjande i sporthallar än i gympasalar. Totalt ca 73% av bokade tider nyttjades de facto. IoF har FNs uppdrag att undersöka vidare och återkoppla. IoF vill ha dialog och kommer kontakta alla klubbar som inte når nyttjandegrad på 80% av sina bokningsbara tider för att reda ut varför. Största förklaringen troligtvis att mycket tidiga och sena tider, eller att fotbollstider släpps i mitten av april. Föreningarna vill ha återkoppling för att kunna förbättra. IoF: löpande återkoppling om ej nyttjade tider återkoppling, ja (och förstås till klubbar med lägre nyttjande än 80%). Återkoppling av rapport/ analys av helheten först senare, efter rapport till FN. Har ett uppdrag under 2015; inte bara hallarna, även planer etc. Påminnelse: meddela intern tidsfördelning till lokalbokningen (30/9) Använd gruppkod i hallar med RCO-passersystem. Installation klar i Ekeby, Lovisedal och Karbyskolan, pågår i Hammarbacken, troligtvis fler hallar nästa år. Påminnelse hyresgästens ansvar, se bokningsbekräftelsen Gränsdragningar och utrustning i hallarna IoF hyr 65 % av hallen, skolan 35%. Har haft mycket diskussioner om vem som ska ansvara för vad, finns nu ordningsregler i hallar, liksom gränsdragningslista ansvar, IoF har återkommande möten med BUF. Föreningar framför det absurda i att hyresgästen inte får använda AV-utrustning i Hammarbackens aula. IoF informerar om att det pågår ett arbete med att se över vilka lokaler som kommunen ska hyra ut och inte, och vissa samlingslokaler kommer förmodligen stängas för uthyrning. IoF betalar inte hyra för samlingslokaler. Påminnelse ansök om/ boka arrangemang i samband med ansökan om tider för kommande säsong; planera långsiktigt. Årshjulet, finns uppdaterad version på webben. 4. Vallentuna IP, underhålls- och investeringsplan Återrapportering av KF-beslut , delas ut. Innebär att äskade omfördelningar av medel till projektering av omklädnadspaviljong och konstgräs Össeby IP ströks, liksom konstsnöspår och friidrottskorridor. Återrapportering föreningars input , möte igår; tre tält, konstgräs på grusplanen, friidrottshall, Korpen verksamhetsanpassningar i befintlig lokal.

5 SID 5/5 Överenskoms att föreningar bjuds in igen, inför IoFs förslag till FN. I IoFs förslag till nämnd kommer allas inlämnade bilagor att ingå. 5. Föreningar, samarbeten, gemensamma frågor Idrottens dag 2015, datum och projektgrupp Lördag vecka 34 spikas, 22 augusti. ÅB mailar separat om projektgrupp. Café i omklädnadspaviljong? Nej, inte längre aktuellt, eftersom frågan om tillgång till mellanmål och kaffe nu är löst genom fler klubbkiosker med bättre öppettider. Påminnelse om uppgifter aktiva 7-20 år, mailas Åsa senast 15 december Kvarnbadet 2015 För intresserade föreningar kommer det finnas goda möjligheter att synas på Kvarnbadet sommaren Kontakta IJ! Korpen anmäler intresse direkt. 6. Evenemangstips/marknadsföringsfrågor Uppföljning vepa på ishallen, bygglov är klart. Beställning dröjer p g a byte av kommunleverantör trycktjänster. Belysning försenad. Informationstavlor om matcher etc Pågår separat arbete för att ta fram informationstavlor (anslagstavlor, LED) och långsiktig plan (IoF återkopplar ambitionsnivå och tidsplan vid IP-råd i mars 2015). Ansvarig chef skulle bjudits in till kvällens möte för att redovisa skyltpolicy och tankar kring marknadsföring av kommunen, ÅB tyvärr glömt bjuda in. Vet idag att skyltar utan bygglov kommer plockas bort från kommunens mark. Konståkningens julshow i A-hallen kl 9.30 på lördag, välkomna! Fråga om besöksstatistik evenemangskalendern, ÅB kollar och återkommer. 7. Nästa möte Mars 2015, datum fastställs senare (inte före 22 mars p g a val) Slutligen informerar VBK Fotboll IoF om att klubben planerar för att ta över driften av fotbollsplanerna på Vallentuna IP, eftersom klubben upplever att det inte funkar idag. IoF tackar för informationen och förklarar mötet avslutat.