Handbok för LEDARSAMTAL

Transkript

1 Handbok för LEDARSAMTAL Ett material som kan vara en hjälp till att möta ideella ledare till enskilda utvecklingssamtal. 1

2 Förord SAU skulle aldrig vara vad det är idag om det inte var för alla de ideella ledare som finns överallt i våra församlingar som ställer upp och åker på läger och är med som ledare varje vecka i någon av de verksamheter som finns i församlingarna. SAU är mycket tacksam över att de finns! Under 2009 har SAU styrelsen och de anställda på SAU beslutat att satsa lite extra på de ideella ledarna som vi har i våra församlingar. En del av denna satsning innebär att vi vill hjälpa till med ett ledarsamtalsmateial för att ni i era församlingar på det sättet skulle få en hjälp till att möta era ledare i enskilda utvecklingssamtal. Jönköping våren 2009 Linda Åsebrant och Anders Georgsson. 2

3 Vad är syftet med samtalet? Ett samtal kan ha många syften men detta handlar främst om att få varje enskild ledare att växa i sin uppgift, sina gåvor och sin Gudsrelation. Men också för att ge tillfälle för utvärdering av verksamheten och ge en större möjlighet till att utveckla den, och sig själv. En effekt av samtalet är ju även att pastorn eller den som håller i samtalet får en djupare relation till många i församlingen vilket i sig är mycket positivt. Vad är ett ledarsamtal? Det kan förstås vara upplagt på många olika sätt men vi tänker oss att innehållet framförallt berör frågorna om: Ledarens enskilda möjlighet att få använda och växa i sina gåvor, samarbetet och relationerna mellan ledarna, och hur verksamhetens program fungerar. Det skulle även kunna innefatta att prata om hur ledaren ser på församlingen och vad han/hon skulle önska mer av den eller vad han/hon uppskattar mycket osv. Detta kan även leda till att man kommer in på frågor om hur ledaren mår för övrig, hur det står till med arbete eller skolgång, och hur familjen har det. Strukturen på ledarsamtal Det vanliga inom arbetslivet när man har utvecklingssamtal är att det förekommer 1 gång per år. Men vissa menar att man bör ha det två gånger per år därför att möjligheten till förändring och utveckling är större ju oftare samtalen hålls. Eftersom man i det första samtalet startar en process och kanske sätter upp mål så kan det vara rimligt att en gång till under året träffas och kolla av läget, detta samtal tar antagligen inte lika lång tid kanske en halvtimme om första samtalet tog en timma. Längden på ett samtal kan ju vara olika men det kan vara bra att sätta en timma för varje samtal så båda två vet vilka ramar man har att följa, dels för planering men också för att man ska använda tiden väl. Det är meningen att ett ledarsamtal ska likna ett utvecklingssamtal mer än ett själavårdssamtal i strukturen. Sedan är det möjligt att det ena ger det andra men ingen ledare ska behöva känna att man ska behöva vända ut och in på sig i ett ledarsamtal. Vad man som samtalsledare bör tänka på inför ett ledarsamtal Naturligtvis så måste den som håller i samtalet vara väl förberedd, men även ledaren. Ett bra sätt är att dela ut frågorna i förhand till alla ledare och sedan boka en tid. Det är viktigt att alla vet vilket syfte som ledarsamtalet har och att alla har hunnit fundera över frågorna, annars är sannolikheten stor att samtalet inte når sitt syfte. Frågorna ska fungera som en vägledning i samtalet men får inte styra för mycket utan det ska finnas frihet att ta upp det man vill. Som samtalsledare ska man vara försiktig med att lova olika saker som ska förändras om man inte är helt säker på att man kan hålla vad man lovat. För ett löfte som inte hålls gör bara ledarna besvikna och utvecklingen går bakåt. 3

4 Den som håller i samtalen måste även vara beredd på att det kan dyka upp jobbiga saker som människor berättar om och då vara förberedd på hur han eller hon ska möta detta. Man kan alltid lyssna på en människas berättelse men om man känner att detta är mer än vad man klarar av själv så ska man hänvisa vidare. Eller om man känner att tiden rinner iväg får man bestämma en ny tid då man fortsätter samtalet, som kanske då blir av mer själavårdande karaktär. Om du som samtalsledare vill hänvisa till någon mer proffesionell så finns det personer på som tar mot i samtal, även Rosie Gard kursföreståndare på Korteboskolans själavårdsutbildning kan förmedla kontakter till terapeuter. Vad man som församlingsstyrelse bör tänka på innan man börjar med ledarsamtal Det är viktigt att man tar upp i styrelsen vad det kan innebära med ledarsamtal. Pastorn om det är han/hon som ska hålla i dem kanske behöver mer tid till förfogande och man kanske måste reducera något annat som finns i arbetsbeskrivningen. Om pastorn eller den som ska ha samtalen inte sedan tidigare har en mentor bör man även skaffa detta eftersom man själv kan behöva ventilera, när man möter så många i samtal. Samtalen kan även leda till vissa förändringar i verksamheten detta måste man också ta med i beräkningen och vara öppen för. Det krävs inte bara tid för själva samtalen utan det kommer antagligen att ta en viss tid för styrelsen eller verksamhetsgrenen att följa upp och diskutera de åsikter och frågor som kommit in genom samtalen. Den första informationen om dessa samtal bör komma från församlingsledningen eller pastorn för att visa församlingen att det är något som styrelsen står bakom och vill satsa på. I detta skede är det viktigt att vara tydlig med att samtalen är frivilliga och att den som har samtalen har tystnadsplikt eller tystnadslöfte så att ingen känner sig tvingad att gå på ett samtal mot sin vilja. Man informerar naturligtvis om syftet med samtalen och hur de kommer att tas om hand, d v s om någon vill att frågor går vidare gör de det, annars inte. Den som håller i samtalen kommer också att föra lite anteckningar för att lättare kunna följa upp det man kommit överens om. Det är viktigt att vara så tydlig som möjligt med informationen så det inte finns några oklarheter i vad som gäller. Samtalsmetodik När man samtalar med någon är det viktigt att tänka på att ställa öppna frågor, frågor man inte bara kan svara ja och nej på. Istället bör man använda sig av frågor som gör att ledaren själv får beskriva hur han eller hon tycker att saker fungerar eller bör vara. Du som samtalsledare kan även fråga hur det t ex. skulle vara om det var si eller så för att få ledaren att tänka i ett perspektiv som denne inte har funderat på tidigare. 4

5 Inledningen Att inleda ett samtal kan ibland kännas svårt men försök att ta upp och prata om något som gör att personen känner sig bekväm i situationen. Innan man sedan går in i själva ledarsamtalet är det viktigt att igen klargöra vad som är syftet med samtalet så ledaren känner sig trygg i det. Det är också viktigt att säga vad som gäller med tystnadsplikt resp. tystnadslöfte beroende på vad för titel samtalsledaren har innan samtalets början eftersom vi aldrig vet vad som kan dyka upp. Avslutningen När man har kommit till samtalets slut kan det vara bra att summera det man pratat om. Men också ta upp om det är ok att skicka vidare konkreta funderingar som kommit upp i samtalet till styrelsen eller berörd verksamhet. Det kan även kännas naturligt att be tillsammans för det man har tagit upp och som kändes mest viktigt under samtalet. Uppföljning Om man har bestämt sedan innan att det är ett samtal per år som gäller men man känner behov av att stämma av med ledaren efter ett halvår och om denne vill så kan man träffas för att se hur det man pratade om har fortlöpt. Erfarenheten säger att det är viktigt att samtalen leder till konkret handling på något sätt så att samtalen känns motiverande för ledarna. Allt förändringsarbete ligger naturligtvis inte på församlingsledningen utan även på ledaren själv och chefsledaren för verksamheten när han/hon har fått en samlad bild av vad som kanske behöver arbetas med. Dokumentation Eftersom det blir en hel del samtal när man ska träffa alla ledare i församlingen så kan det vara en god ide att på något sätt dokumentera det som sägs i stora drag. För att på det sättet komma ihåg vad det var man kom överens om eller vad som var extra viktigt osv. Detta för att kunna göra en så bra uppföljning som möjligt. Det är viktigt att förklara att ingen mer kommer få del av det man skrivit, förutom det man kommit överens om. För att vara fullt koncentrerad under samtalet bör man skriva minnesanteckningarna efteråt. Vem ska hålla i samtalet? Ska det vara pastorn, ordföranden, verksamhetschefen för den specifika ledargruppen, eller en inom området utbildad person som kanske finns i församlingen. Det är viktigt att tänka igenom vem som är mest lämplig för uppgiften och i några fall kanske man även ska dela upp samtalen på två personer för att t ex. undvika att släktingar har samtal med varandra eftersom det då är svårt att få det professionellt. Erfarenheten från en pastor är att man som pastor vinner mycket på att hålla i samtalen själv eftersom det bygger relationer på ett så positivt sätt. 5

6 Han hänvisade även till att det ingår i mångas arbetsbeskrivning att ha ledarvård för församlingens ledare, och att detta är en väldigt bra form av det. Vilken kompetens krävs för den som håller i samtalet? Den som håller i samtalet behöver inte kunna allt men måste vara beredd på att utvärdera den verksamhet som det talas om, och man måste känna till sina egna svagheter för att kunna möta andras. Det är även viktigt att samtalsledaren tar sin tro på ett stort allvar och räknar med att den Helige Anden finns med och vill vara en verksam del i samtalet. En sak som är av största betydelse är att det finns ett uppbyggt förtroende för den personen som håller i samtalen. Ledaren måste veta att han/hon kan lita på personen man möter, annars vågar man inte öppna upp för det som kan vara mer känsliga områden i livet. Lokalen Det är viktigt att båda känner sig trygga i den miljö man väljer att ha samtalet i, man ska kunna sitta helt ostört utan att bli avbruten av telefoner eller personer som kommer in i rummet. Det är också viktigt att man sitter bekvämt och inte har ett stort skrivbord som bygger en mur emellan sig och den andre. En pastor som har arbetat med medlemssamtal i sin församling valde att ha samtalen i medlemmarnas hem för att de skulle känna sig trygga. En annan pastor som har arbetat med ledarsamtal valde att ha samtalen i ett rum i kyrkan. Det finns bra argument för båda delar, men det viktigaste är att man har tänkt igenom hur man vill göra och det kan ju vara olika från person till person. Tystnadsplikt - tystnadslöfte Om det är en pastor som har ordinerats som håller i samtalen är det självklart att samtalet faller under tystnadsplikten som pastorn har, om man i samtalet inte har kommit överens om något annat när det te x. gäller sådant som ledaren vill ska komma vidare p g a förändring och utveckling. Om det är någon annan i församlingen som håller i samtalen bör man ta upp i styrelsen vad som ska gälla. En församling som har församlingstjänare som fungerar som själavårdare har låtit dessa avge ett tystnadslöfte för att på det sättet tydligt visa församlingen att man tar medlemmarnas integritet på allvar men det ger dock inte samma säkerhet som tystnadsplikten har. 6

7 Förslag till samtalsfrågor under ledarsamtalet Vilken är din väg till tro, hur kom du hit? Hur kommer det sig att du blev ledare i..? Hur länge har du varit ledare i? Vad är det bästa med att vara ledare i.? När är det som jobbigast att vara ledare i.? Hur skulle du beskriva ledargemenskapen bland er ledare? Hur fungerar ledarsamlingarna och planeringsmöten? På vilket sätt når ni verksamhetens mål med programmet på.. tycker du? Är det något som du skulle vilja ändra på i verksamheten om du fick tänka helt fritt? Vad brinner du mest för i..verksamheten? På vilket sätt får du använda dina gåvor/egenskaper i verksamheten? Har du förändrats som ledare under de år du varit ledare? Är det någon speciell undervisning som du efterfrågar för att bli ännu mer skickliggjord som ledare? Finns det något nytt du skulle vilja prova på i församlingen under det kommande året? Hur skulle du vilja beskriva din gudsrelation? Finns det något som du önskar att församlingen skulle erbjuda mer för att du skulle trivas bättre och växa i din gudsrelation? Hur fungerar det att vara ledare och samtidigt klara av resten av vardagen, med familj, vänner, fritidsaktiviteter osv? Detta är som sagt bara ett förslag till hur det skulle kunna se ut, det är viktigt att tänka igenom vad för frågor som känns mest relevanta för den egna ledargruppen. Samtidigt som det i samtalet måste finnas en frihet att komma in på andra områden som känns viktiga för ledaren. Till sist Samtalets utgångspunkt måste alltid ligga i att: Man har samtalet för individen, ledarens skull, inte för att förhöra sig om hur denna tycker och tänker i olika frågor 7

8 8