Vallentuna IP-råd, minnesanteckningar

Transkript

1 SID 1/5 Vallentuna IP-råd, minnesanteckningar 28 nov 2013, kl. 19 i Ormboet Närvarande: Mattias Staaf, Vallentuna Damfotboll Johan Svärd, VBK Fotboll Ulrika Skarin, Korpen Vallentuna Shervin Aghilipour, Vallentuna Konståkningsklubb Frånvarande: V-tuna Friidrottsklubb (aviserat förhinder) VBK Ishockey Ormsta HC Vallentuna Tennisklubb Bällsta FF Jerri Bergström, ledamot fritidsnämnden (FN) Ingela Jansson, Kultur- och fritidsförvaltningen (KFF), chef idrotts- och friluftsenheten (IoF) Åsa Borglund, KFF, föreningssamordnare 1. Föregående anteckningar (godkänns) 2. Förvaltningen informerar Årshjul, vissa ytterligare uppdateringar Efter kloka synpunkter även vid sporthallsråd och Össeby IP-råd har vissa ytterligare förändringar skett i den version som togs fram efter förra IP-rådet. Främst gäller detta att faktureringar framöver sker i april och oktober. Diskussion idag om idén att fr o m 2014 lämna ut nycklar till förening istället för till individ. Överenskoms att årshjulet revideras så att individer även framöver ansvarar för de nycklar de kvitterar ut. Samtidigt förbättras också kvittenserna, så att den som hämtar en nyckel informeras om personligt ansvar, förseningsavgifter etc. Föreningar informerar också sina tränare om deras ansvar. Föreningarna vill åta sig att till lokalbokning@vallentuna.se lämna en lista på vilka individer som behöver ha nycklar. Årshjulet är som sagt ett levande dokument och uppdateras löpande. Senaste version och kommentar om gjorde ändringar finns alltid på kommunens hemsida, gå till Uppleva och göra/ Föreningar osv Påminnelse anmäl 2 kontaktpersoner + ev. bokare Anledning till att behöva uppge bokare? Vissa föreningar har större behov av kontroll än andra, över vilka som bokar av och på strötider i föreningens namn.

2 SID 2/5 Återkoppling ärendet omfördelning Bällstaberg/omklädnadspaviljong Ärendet behandlades vid kommunfullmäktiges möte 25/11, men protokollet är inte justerat och formellt sett finns därför i dagläget inget beslut. Jerri följde fullmäktiges möte på webben, och då sa de ja till kommunstyrelsens förslag till beslut, vilket innebar en omfördelning av medel. Jerri passar på att tipsa om webbsändningarna av fullmäktiges möten, återfinns på Kommun och politik! Uppdatering process fördelningsprinciper Hade möte i tisdags, många föreningar representerade. Många bra synpunkter kom fram och kommer att jobbas vidare med. Är nu tidigt i processen, vill ha föreningars input i det fortsatta arbetet. Nästa steg nu att sammanställa synpunkterna från mötet, kalla till ett nytt möte när KFF har funderat en vända till, sedan möte igen i två grupper (inomhus- och utomhus) osv. Synpunkter framfördes från VBK Fotboll, som uppmanas att delta i den fortsatta processen, där samma frågor också lyfts i senaste mötet (bl a att nu betoning på spets framför bredd). Bl a behov av att tydliggöra i dokumentet att poängtabellen kompletteras med ansökningsblankettens info om önskade träningstider, hallar osv, och utgör ett underlag för förvaltningens beslut. Vad tycker nämnden? Jerri tydliggör att FN tycker ingenting just nu, inväntar ett förslag från förvaltningen att ta ställning till. Mingel på Vallentuna IP 10 december kl Alla välkomna, sprid gärna till ledare! Obs! utomhus så kläder efter väder Ledarutbildningsbidrag 2013 (ÅB) Glöm inte att söka bidrag för kostnader ni haft under 2013 för ledarutbildningar! Mer info i kommande mail från föreningssamordnaren. Nattvandringsbidrag våren 2014 (ÅB) Fundera över om er förening vill åta sig att nattvandra under nästa termin! Mer info i kommande mail från föreningssamordnaren. Frågor med anledning av RFs nya regler för LOK-stöd (ÅB) RFs nya regler påverkar inte kommunens bidrag alls. Uppstår frågor om detta i föreningen, hänvisa till Åsa. Återkoppling dokumentarkiv på webben (ÅB) Överenskoms att kommunens hemsida används för detta, ny sida skapas under Uppleva och göra/ Föreningar och dessa minnesanteckningar mm läggs där. Återkoppling lösning för t ex flyktingar (ÅB) Överenskoms att föreningar kontaktar Åsa nästa gång som frågan är aktuell, för att lösa frågan på lämpligt sätt internt. I det förslag till ändrade bidragsregler som kommer att tas fram under 2014 förutses en ny bidragsform för detta ingå.

3 SID 3/5 Återkoppling samarbeten med skolor (ÅB) Förvaltningen har inlett ett långsiktigt arbete för en närmare relation och samarbete med skolorna i kommunen, men har inget att återrapportera sedan förra mötet. Avser t ex idrottslyftet, föreningars tillträde till skolor (affischering, dialog ), övernattningar i skollokaler i samband med cup, ansvar för och tillträde till utrustning i idrottslokaler etc etc 3. Föreningar, samarbeten, gemensamma frågor Café återkoppling fr VBK Hockey och VBK Fotboll Skjuts fram till nästa möte (mars) eftersom hockeyn inte är närvarande vid kvällens möte. Idéer om föreningssamarbeten återkoppling fr alla Konståkarna bjuder på luciatåg i paus Hammarby IF - VBK Hockey, 13 dec kl Övergripande anläggnings-/driftsfrågor lokalbokning@vallentuna.se Snälla maila om möjligt istället för att ringa, just nu drunknar Emilia i telefonsamtal. Bokade inomhustider under jul och nyår?! Avboka halltider som inte kommer att nyttjas under jullovet, senast den 1 dec! Och boka redan nu på fler tider om föreningen vill ha detta under perioden Lokalbokningen kommer att vara stängd under samma period, liksom uthyrningsverksamheten. Undantaget är alltså på förhand bokad föreningsverksamhet. Nycklar förbereds. Påminnelse om nyckelinventering Listor skickats ut med föregående minnesanteckningar, kolla Inventering i juni. Återkoppling bänkar i slänten Som det nu ser ut i budgeten för 2014 finns det inte utrymme för bänkar. KFF/ IoF har tight budget nästa år, och stora osäkra kostnader. Bl a i form av kostnadsdelning med SBF (samhällsbyggnadsförvaltningen, som nu är fastighetsägare) för åtgärder som kan komma att behöva vidtas som en följd av de inspektioner som gjorts under Dessa är oplanerade, och kommer att äta upp en stor del av driftsbudgeten. Det finns ingen planerad underhållsbudget (!), Ingela är ny på tjänsten och har inte varit med i den tidigare ekonomiska planeringen, varför förvaltningen reserverar sig för att ta på sig ytterligare kostnader - ens för mindre förbättringar såsom bänkar - innan den har bättre koll. Kanske är läget ett annat i mitten av 2014, när mer information finns. Återkoppling ang. föreningars intresse Facebook Idé att lokalbokningen skapar en sida på Facebook för information av typen x-hallen stängd på lörsdag pga vattenläcka osv. Info som snabbt kan behöva spridas till en bredare krets inom föreningen, inte bara till den som får ett mail från lokalbokningen och kanske sedan inte får tag i

4 SID 4/5 alla berörda. Intresserade tränare eller föräldrar etc kan då välja att följa sidan och löpande få info till sitt eget Facebook-konto. Skulle inte ersätta mail, men vara ett komplement. Överenskoms att lösningen skulle fylla en funktion (vilket också varit budskapet från övriga föreningsråd), men att användandet av Facebook är en principfråga som bör diskuteras i nämnd. Ett alternativ kan vara att skapa sida på hemsidan, från vilken invånarna istället kan prenumerera på RSS-flöde. Feed-back om störningar etc (ny fråga) Överenskoms att det är viktigt att föreningarna får information snabbt ifall t ex fönster i lokaler lämnats öppna, tider inte nyttjats etc. Förvaltningen kommer att ha en bättre kontroll under nästa år, för att kolla nyttjande. Redan nu fått mer info genom Securitas som ronderar sporthallar och gympasalar varje kväll och rapporterar skriftligt. Besiktningar och inspektioner (ny fråga) Hockeyförbundet besiktigar ishallen den 10 dec. Miljö och hälsa har gjort inspektion av omklädningsrum mm. Har varit hos alla berörda. Inspektionsprotokollet för KFF handlar mestadels om sådant som rör SBF; t ex kontrollera misstanke om fukt i omklädningsrum, undermålig standard, städning/ underhåll av ytskikt. Förvaltningen har nu dialog med SBF om hur hantera detta under Korpen fått kommentar om hög volym. Planerat underhåll och ronderingsscheman? (ny fråga) Damfotbollen noterat (fortfarande) mindre problem med t ex papperskorg, avbytarbänk, knutbräda som har lossnat osv. Hur ofta görs rondering av anläggningen? Ingela vet inte, har påbörjat ett arbete med att se över organisation, schema osv finns många rutinsaker som behöver ses över, t ex ronderingsscheman, och det kommer att ta lite tid. Fortsätt att komma med information till Ingela så att får vet hur saker fungerar eller inte! Hur ser kommunen på att föreningarna med egen kraft utför åtgärder av olika slag på anläggningen, naturligtvis efter godkännande från förvaltningen? (ny fråga) Det beror på nivån: förvaltningen har haft en diskussion med friidrotten ang. bygglov för ny byggnad på kommunens fastighet en förening ska inte bekosta eller äga byggnader på kommunens fastighet, istället förklara behoven, Ingela ta behovet vidare till SBF, nämnd ta beslut om att vi behöver bygga om, kommunens tar investering etc. Sedan får friidrotten betala, men i form av en hyra. Mindre insatser blir bedömningsfråga, ta detta fråga för fråga direkt med Ingela. 5. Evenemangstips/ marknadsföringsfrågor Återkoppling idé om vepa på ishallen Jerri drivit sedan 2007, Välkommen till IP, med föreningarnas loggor istället för ful fasad. Frågan har varit uppe och vänt i FN två eller tre gånger p g a kostsamt. Ingela kollar igen möjligheten att sätta upp vepa och kostnader för detta.

5 SID 5/5 Monitor IP; spegla FRI, endast matcher? Placering? OK att både matcher och träningar, syftet att se vad som händer på IP. OK placering enligt förslag från förvaltningen vid mötet (längs fasad, kring ingång till vaktmästeriet). Kommunal anslagstavla på Vallentuna IP (ny fråga) Det finns i dagsläget ingen kommunal anslagstavla på IP. Tittar nu på en placering, prel. på staketet vid bommen, för föreningar att affischera på etc. Kommer prel. under vinter/vår. Kulturhusets foajé (ÅB) Utformningen av foajén är ännu inte klar, men ska vara klar innan jul. Maila gärna A4- information inför terminsstart etc om träningsgrupper osv till Åsa, så sätts dessa upp på ett samlat sätt. Förvaltningen efterlyser feed-back om kommunens hemsida och webblösningar (ny fråga) - Var är fritid? Kultur och fritid återfinns nu under fliken Uppleva och göra, enligt en standard för många kommuner i landet. Strukturen är inte den bästa i alla avseenden och mycket är givet och får inte ändras på men om man besöker sidorna ofta så hittar man lättare ;) - Bokningsschemat på webben funkar inte på Iphone! Funkar på Android och på Ipad. Åsa tar detta vidare till leverantören av programmet. 6. Övriga frågor Se ovan. 7. Nästa möte Mars, spelar ingen roll om tidigt eller sent i månaden.