SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens organisations och personalutskott

Transkript

1 Tid och plats C-salen klockan Beslutande Ledamöter Per Schöldberg (C), ordförande Charlotta Svanberg (S), 103, 108, 114, 104, 115 Ann-Christin Eriksson (V), , Ulf Hedin (M) Oliver Rosengren (M) Martin Edberg (S) Övriga närvarande Ersättare René Jaramillo (-) Ann-Christin Eriksson (V), 103, 108, 114, 104, 115 Catharina Winberg (M) Annika Stacke (FP) Tony Lundstedt (S) Tjänstemän Ove Dahl, kommunchef Kristoffer Bengtsson, förvaltningssekreterare Michael Färdigh, personal- och förhandlingschefen David Braic, upphandlingschef, 103, 108, 114, 104, 115, Peter Karlsson, personalstrateg Bo Tenland, säkerhetschef, 114 Annelie Morin, projektledare, 114 Annica Thor, kostchef, 112 Anders Hägg, utredare, Justering Justerare Plats och tid Martin Edberg (S) Kommunkansliet Justerade paragrafer Ajournering Anmärkning Ärendena behandlades i följande ordning: 103, 108, 114, 104, 115, , (18)

2 Underskrifter Sekreterare Kristoffer Bengtsson Ordförande Per Schöldberg Justerare Martin Edberg 2(18)

3 Bevis om anslag av protokoll kommunstyrelsens organisations och s protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Kristoffer Bengtsson 3(18)

4 Förteckning över kommunstyrelsens organisations och ärenden den 9 december Dnr Justering av protokoll Dnr Information om kommunens arbete för att informera om meddelarfrihet inom organisationen Dnr Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Dnr redovisning av aktuella upphandlingar Dnr Upphandling av litteratur och media Dnr Riktlinjer för utbyte av semesterdagstillägg mot ledig tid Dnr Lönekartläggning 2014 och handlingsplan för jämställda löner Dnr Verkställighet av fullmäktiges beslut om att utreda och identifiera kostnader och åtgärder som kan minska visstidsanställningar i Växjö kommun Dnr Verkställighet av fullmäktiges beslut om att utforma lokalt regelverk, anvisningar, informationsmaterial med mera för de förtroendevaldas omställningsstöd och pension Dnr Direktiv och arbetsgrupp för framtagandet av måltidspolicy för Växjö kommun Dnr Redovisning av uppdrag om bildandet av lokalförsörjningsgrupp Dnr Tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de kommunalt ägda bolagen Dnr Övrigt (18)

5 103 Dnr Justering av protokoll Organisations- och ets beslut Utskottet utser Martin Edberg (S) till justerare. 5(18)

6 104 Dnr Information om kommunens arbete för att informera om meddelarfrihet inom organisationen Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen i protokollet. Personal- och förhandlingschefen redogör för hur meddelarfrihet påverkar kommunens arbete samt hur Växjö kommun arbetar för att informera om meddelarfrihet inom organisationen. 6(18)

7 105 Dnr Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. 7(18)

8 106 Dnr Redovisning av aktuella upphandlingar Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. 8(18)

9 107 Dnr Upphandling av litteratur och media Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av litteratur och media 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av litteratur och media och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 9(18)

10 108 Dnr Riktlinjer för utbyte av semesterdagstillägg mot ledig tid Organisations- och ets beslut Organisations och et fastställer föreslagna riktlinjer samt att erbjudandet ska gå ut till anställda i Växjö kommun inför Inför varje löneöversyn fastställer kommunstyrelsens organisation och huruvida utbyte av semesterdagstillägg ska erbjudas inför kommande år. Beslutsunderlag Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse den 31 oktober 2014 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att tidigare riktlinjer har gett möjlighet att ha 25 sparade dagar och ändå kunna ta del av möjligheten att byta semesterdagstillägg mot ledig tid. Bedömningen är dock att detta strider dock mot grundtanken med erbjudandet - att den som upplever att antalet semesterdagar är otillräckligt ska kunna få fler lediga dagar. Personal- och förhandlingschefen har även presenterat ett förslag till riktlinjer för utbyte av semesterdagstillägg. Förslaget innebär att man istället får ha maximalt tio (10) sparade semesterdagar för att kunna ta del av möjligheten. Yrkanden Charlotta Svanberg (S) med instämmande av Martin Edberg (S): Organisations- och et beslutar att anställda vid Växjö kommuns samtliga förvaltningar fortsättningsvis ska ha möjlighet att ha 25 sparade dagar och samtidigt kunna ta del av möjligheten att byta semesterdagstillägg mot ledig tid. Per Schöldberg (C): Organisations och et fastställer föreslagna riktlinjer samt att erbjudandet ska gå ut till anställda i Växjö kommun inför (18)

11 108 fortsättning Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. Beslutet skickas till Personal- och förhandlingschefen 11(18)

12 109 Dnr Lönekartläggning 2014 och handlingsplan för jämställda löner Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen antar förslag till lönekartläggning för 2014 med tillhörande handlingsplan för jämställda löner. Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivare vart tredje år genomföra lönekartläggning avseende skillnader mellan mäns och kvinnors löner. Osakliga löneskillnader ska åtgärdas, vilket ska planläggas särskilt i en handlingsplan för jämställda löner. I Växjö kommun genomförs efter politiskt beslut kartläggningen årligen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 16 september 2014 redogjort för ärendet samt lämnat förslag till handlingsplan för jämställda löner. Lönekartläggningen och framtagandet av handlingsplanen för jämställda löner handläggs av företrädare för personalkontoret. De fackliga organisationerna ges möjlighet att granska och ge synpunkter på såväl analys som handlingsplan och utformning i stort. Förslag till beslut har därefter samverkats i MBL-förhandling. 12(18)

13 110 Dnr Verkställighet av fullmäktiges beslut om att utreda och identifiera kostnader och åtgärder som kan minska visstidsanställningar i Växjö kommun Organisations- och ets beslut Organisations- och et uppdrar åt kommunchefen att utreda och identifiera kostnader och åtgärder som kan minska visstidsanställningar i Växjö kommun. Utredningen ska vara ett underlag för budget Carin Högstedt (V), Åsa Karlsson Björkmarker (S) och Cheryl Jones Fur (MP) inkom under 2014 med en motion om att införa rätt till fast anställning efter tolv månaders vikariat. Motionären menar att detta skulle motverka personalbrist, främst inom vård och omsorg. Kommunfullmäktige besvarade motionen i 221/2014 genom att uppdra till kommunstyrelsen att utreda och identifiera kostnader och åtgärder som kan minska visstidsanställningar i Växjö kommun. Detta ska ske som ett underlag för budget Utskottet ska nu verkställa fullmäktiges beslut. Beslutet skickas till Kommunchefen (Personal- och förhandlingschefen) 13(18)

14 111 Dnr Verkställighet av fullmäktiges beslut om att utforma lokalt regelverk, anvisningar, informationsmaterial med mera för de förtroendevaldas omställningsstöd och pension Organisations- och ets beslut Organisations- och et uppdrar åt kommunchefen att utforma lokalt regelverk, anvisningar, informationsmaterial med mera för de förtroendevaldas omställningsstöd och pension. Kommunfullmäktige har i utsett kommunstyrelsens organisations- och till att vara pensionsmyndighet samt uppdragit åt kommunstyrelsen att utforma lokalt regelverk, anvisningar, informationsmaterial med mera. Beslutet skickas till Kommunchefen (Personal- och förhandlingschefen) 14(18)

15 112 Dnr Direktiv och arbetsgrupp för framtagandet av måltidspolicy för Växjö kommun Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et fastställer projektplan för framtagande av måltidspolitiskt program enligt förslag. 2. Organisations- och et beslutar att styrgruppen ska bestå av Per Schöldberg (C), Tony Lundstedt (S) och Lars Edqvist (MP). Kommunfullmäktige beslutade genom 88/2014 att från den 1 januari 2015 inrätta en kommungemensam måltidsorganisation och att måltidsverksamheten ska arrangeras i ett köp/säljförfarande. För närvarande pågår förändringsarbetet avseende organisationen, som från den 1 januari ska lyda under kommunstyrelsen. Verksamhetsledning har anställts och personalen ska flyttas över till den nya organisationen. Administrativa rutiner ordnas så att verksamheten kan fortsätta som tidigare. Kommunstyrelsen ska genomföra organisationsförändringen och bland annat återkomma till kommunfullmäktige med ett styrdokument för Måltidsverksamheten i Växjö kommun. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 27 oktober 2014 redogjort för ärendet samt lämnat förslag till direktiv för framtagandet av måltidspolicy för Växjö kommun. Av skrivelsen framgår en beskrivning av det pågående arbetet med att ta fram och etablera en måltidspolicy för Växjö kommun. Beslutet skickas till Styrgrupp för framtagande av måltidspolicy för Växjö kommun Kommunchefen (Måltidschefen) 15(18)

16 113 Dnr Redovisning av uppdrag om bildandet av lokalförsörjningsgrupp Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen. Efter genomförd utredning och samverkansförhandlingar beslutade kommunstyrelsen 69 om bildande av lokalförsörjningsgrupp. Enligt beslut ska uppdraget redovisas under hösten Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse från den 28 november 2014 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att bland annat att en kommungemensam lokalförsörjningsgrupp har inrättats från halvårsskiftet Gruppen består av fyra personer vilka alla arbetat med lokalförsörjning i sina anställningar i kommunen. Skrivelsen redogör även för det fortsatta arbetet samt hur kostnaden har hanterats. 16(18)

17 114 Dnr Tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de kommunalt ägda bolagen Organisations- och ets förslag 1. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att succesivt införa tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de kommunalt ägda bolagen. 2. En återrapportering ska ske under våren 2015 Kraven på säkerhet och behörighetsskyddad information blir allt hårdare inom vård, omsorg och andra närliggande verksamheter. Ingen ska kunna komma åt information eller logga in i system utan att vara behörig till det. Detta är viktigt för att vårdtagare, klienter och patienter ska känna sig trygga och för att personal ska kunna lita på den information de får. Bedömningen är att en gemensam säkerhetslösning som SITHS behövs för att kunna uppfylla lagens krav på behörighetsskydd på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den tredje december I dag finns det ca 500 personer med SITHS-kort på omsorgsförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen. SITHS är en tjänstelegitimation för både fysisk och elektronisk identifiering. Åtkomsten till nationella kvalitetsregister för personal inom vård, omsorg och närliggande verksamheter samt arbete och välfärd har nu ett ökat behov för ett stort antal anställda. Växjö kommun har därför ett större antal anställda som inom det snaraste behöver förses med tjänstekort enligt SITHSkonceptet. SITHS-kortet kan bland annat användas till säker inloggning i olika IT-system, som e-legitimation för både personliga och företagsspecifika ändamål typ inpasseringskontroll, utskriftshantering m.m. Vidare har kommunchefen redogjort för kostnader för införandet samt vilka förbättringar ur ett säkerhetsperspektiv kortet skulle innebära. 17(18)

18 115 Dnr Övrigt Martin Edberg (S) frågar om rutiner för bakgrundskontroll vid anställsningsförfaranden inom kommunen. Personal- och förhandlingschefen redogjort för ärendet och ska vid nästkommande sammanträde återkomma med en utförlig redogörelse av kommunens arbete inom området. Charlotta Svanberg (S) önskar ledamöter, ersättare och tjänstemän en god jul och gott nytt år. Därefter tackar hon för sin tid i utskottet. Detta då hon nu lämnar det politiska arbetet inom Växjö kommun för förtroendeuppdrag inom Region Kronoberg. Per Schöldberg (C) önskar ledamöter, ersättare och tjänstemän en god jul och gott nytt år och tackar för arbetet under den gågna mandatperioden. Därefter överlämnar han en julklapp till ledamöter, ersättare och närvarande tjänstemän. 18(18)