Aldrig mer krångliga system

Transkript

1 Whitepaper Aldrig mer krångliga system När du investerar i ett nytt system är det viktigt att ställa rätt krav på användbarhet. Bra användbarhet ökar produktiviteten och arbetsglädjen. Läs mer på

2 Sammanfattning För att få god användbarhet är det viktigt att arbeta användarcentrerat och utreda hur användarna arbetar, vilka behov de har samt hur arbetsprocesserna ser ut innan man bestämmer vilken funktionalitet som är nödvändig. Bra användbarhet ger lösningar som gör användarna mer produktiva. Användarna kan intuitivt förstå hur uppgifter ska utföras istället för att behöva kämpa med svåranvända gränssnitt. Det krävs mindre tid till utbildning, mindre support och användarna blir mer tillfredsställda i arbetet när systemen underlättar deras arbete istället för att krångla till det. Användbarhet definieras som den grad i vilken användare i ett givet sammanhang kan bruka en produkt för att uppnå specifika mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för användaren tillfredsställande sätt. Detta är användbarhet Enligt ISO-norm definieras användbarhet som den grad i vilken användare i ett givet sammanhang kan bruka en produkt för att uppnå specifika mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för användaren tillfredsställande sätt. Användarvänlighet syftar på att systemet ska uppfattas som lättarbetat av användaren. Användbarhet är inte enbart likställt med användarvänlighet utan inkluderar även att systemet ska vara till nytta för användaren, det vill säga hjälpa användaren uppnå ett visst mål. I vardagstal är det ofta begreppet användarvänlighet som används, men bland yrkesverksamma är användbarhet det ord som är allra vanligast. När företag implementerar nya system och genomför utvecklingsprojekt och där utfallet inte blir enligt förväntan, kan det ofta bero på att användbarheten inte är tillräckligt bra. Det kan också bero på bristande användarmedverkan, där beställarna till exempel inte ordentligt kartlägger vilka krav användarna har på systemet för att arbetet ska underlättas. Vismas användbarhetspyramid. Med användarcentrerad utveckling kan företag få djupare kunskap om hur användarna arbetar och därigenom erhålla lösningar som bättre kopplar ihop användarnas och verksamhetens mål, vilket ger ökad användbarhet. Idag börjar allt fler använda begreppet tjänstedesign, service design, istället för användbarhet. Tjänstedesign handlar om att se till hela värdekedjan när det gäller användbarhet. För exempelvis ett upphandlingssystem innebär det att allt från initieringen av en upphandling till betalning, analys, uppföljning och optimering av inköpsprocessen ska utvärderas som en helhet med avseende på användbarhet. 2

3 Vismas UX-designers Nina Boljang och Tom Airaksinen i intensiva diskussioner om hur användbarheten i Visma Proceedos nya fakturamodul kan förbättras ytterligare. Så får du användbara och effektivare system För att skapa system med god användbarhet kan det vara till hjälp att utgå från en modell. Här visar vi ett exempel på en användbarhetspyramid som kan användas i processen. Användbarhetspyramiden vi utgår från i detta exempel är en modell där användarupplevelsen delas upp i fyra nivåer. 1. Gränssnittspraxis Det finns idag praxis för vad som utgör god användbarhet. Det bygger på kunskap om användarbeteenden som samlats in över tiden samt hur människans kognitiva förmåga fungerar. Det handlar bland annat om: Affordans (affordance) det vill säga att ett föremål inbjuder till att bli använt på ett visst sätt. Exempelvis att en knapp i en dialogruta ska se ut som användarna är vana vid och att den fungerar som knappar normalt sett brukar göra. Navigationen i programmet eller sajten bör vara konsekvent och förutsägbar. Långa listor med data ska samlas i grupper. Igenkännande ska användas snarare än ihågkommande. 2. Användarcentrerad design Standarder är ofta användbara då människor i många fall reagerar likartat. Det är dock inte alltid lämpligt att utgå från en standard. Användare kan exempelvis besitta olika nivåer av datorvana, något som medför att inte alla känner igen en viss standard och därmed heller inte kan utföra en viss åtgärd. Med användarcentrerad design erhåller vi en bättre förståelse för hur användarna egentligen använder ett system; Vad har de för behov? Hur ser deras arbetsprocesser ut? Fredrik Fernberg, UX-ansvarig på Visma Commerce, menar att användarcentrerad design till viss del kan liknas vid processen att bygga ett hus. Idag när man bygger system är det vanligt att man börjar med koden innan man vet hur stort huset ska bli eller vad som ska göras i huset. De vet vad första våningen ska användas till, men vad som däremot ska finnas i källaren eller hur många våningar huset ska ha är något som visar sig under resans gång. Det är lite som att påbörja ett husbygge innan själva ritningen är klar, säger Fredrik Fernberg. Fredrik Fernberg, UX-ansvarig på Visma Commerce 3

4 Många som bygger system idag börjar med koden innan de vet hur stort huset ska bli eller vad som ska göras i huset... (forts. Användarcentrerad design) Ett genomtänkt husbygge börjar istället med en planeringsprocess där arkitekterna undersöker husägarens behov. Därefter görs ritningar och modeller för att visa hur byggnaden kan se ut i färdigt skick. Byggare och boende kan sedan utvärdera ritningen och modellen och begära förändringar innan själva byggnationen tar vid. Processen för användarbaserad design ser ut på ett liknande sätt. En ansvarig för användbarheten utses inledningsvis som fungerar som arkitekten i byggprojektet. Arbetslaget studerar användarnas beteenden och behov genom intervjuer och observationer. Utifrån detta underlag kan sedan typanvändare och användarscenarier skapas. Resultaten dokumenteras och sprids till alla som är delaktiga i framtagandet av en ny lösning. Därefter fastställs ett koncept. Prototyper tas sedan fram varpå organisationen låter användarna testa lösningarna under projektets gång. Målet är att skapa en lösning där användarna ska kunna lösa sina uppgifter utan att behöva tänka på hur systemet fungerar och är tänkt att användas. Systemet ska fungera så intuitivt som möjligt. 3. Dynamiska gränssnitt Dynamiska gränssnitt anpassar sig efter användarna och ger användarna möjlighet att anpassa gränssnittet. Ett exempel kan vara att ändra storlek på ett arbetsfält och göra det större eller mindre beroende på vad som behöver göras. Andra exempel är gränssnitt som anpassar sig efter den typ av enhet som används, till exempel mobil, surfplatta eller stationär dator, samt gränssnitt som drar nytta av multitouch på pekskärmar. Rätt nyttjade kan dynamiska gränssnitt ge användarna en känsla av att de har makten över systemet och inte tvärtom. 4. Estetik Den grafiska designen av systemet spelar en viktig roll. Även om många inte tänker på hur designen är utförd känner de ofta intuitivt om lösningen förefaller inbjudande och lättanvänd eller tvärtom krånglig och avskräckande. På Visma används tumregeln att användarna ska känna designen inte se den. 4

5 Kravställning Att ställa rätt krav på användbarhet är svårt för många beställare. Det finns en del standarder och praxis som kan ligga till grund för en utvärdering, men det är få beställare som har all den kompetens som behövs för att köpa in bra användbarhet. Istället måste inköparna lita på att leverantörerna håller vad de lovar. En god idé kan vara att redan i början av inköpsprocessen anlita en oberoende användbarhetsexpert för att värdera de anbud som kommer in. Här följer fem tips och råd till den som vill göra en ordentlig kravställning för användbarhet: Gör en förstudie för att inventera och kartlägga behoven hos användarna. Ett vanligt problem är att beställaren inte vet exakt vilka behov de egna användarna har, vilka processer de använder, vilka uppgifter som är vanligast, vilken datormognad det finns, med mera. Utan den kunskapen är det svårt att ställa bra krav till en leverantör. Se över hur mycket av projektet som leverantören dedikerat till användbarhet samt när i projektet användbarheten kommer in, särskilt vid projekt som fokuserar på nyutveckling av system. Användbarheten ska komma in redan i början och inte när byggandet av systemet redan är igång. Sätt upp mål och gör uppföljningar för att se om målen uppnåtts. Detta kan göras genom att exempelvis använda effektkartor. En effektkarta ska beskriva den effekt man förväntar sig (affärsnytta), vilka målgrupper som kommer att omfattas av lösningen, vilka behov målgrupperna har och vad som krävs för att få ut önskad effekt. Målen bör vara så konkreta som möjligt för att det ska gå att mäta resultatet. Enklare att använda är svårt att mäta, medan 20 procent mindre tidsåtgång för att hantera fakturor eller mål i form av en besparing på tio miljoner över ett år ger tydliga mätpunkter. För att skapa effektkartan samlas beställare, användare, leverantörer och andra intressenter för att diskutera det ovanstående. Utifrån resultatet av den diskussionen går det att utveckla antaganden över hur systemet bör fungera. Sedan går det att börja bygga prototyper, låta användarna testa dessa och undersöka hur väl det verkliga användandet svarar mot de mål som satts upp. Undersökningen ligger sedan till grund för en kontinuerlig förfining av effektkartan. Är det ett färdigutvecklat system som ska köpas in kan några användare få testa det nya systemet. Därpå jämförs hur effektivt det är att använda det nya systemet gentemot den existerande lösningen. Kontrollera om leverantören kan bevisa att de arbetar användarcentrerat och att produkten är så användbar som leverantören hävdar att den är. För existerande system kan det exempelvis handla om genomförda användartester där det nya systemet jämförts med ett existerande system. Kontrollera både hur effektivt det är att göra något och att det är rätt saker som effektiviseras. I ett inköpssystem kan det som ger störst effekt vara att underlätta för de som sällan går in och gör beställningar eftersom det är dessa användare som löper störst risk att fastna i ett svåranvänt system och tvingas spendera mycket tid på att utföra beställningen. 5

6 Om Visma Commerce Visma Commerce är Nordens största leverantör av användbara molntjänster för inköp, fakturahantering, upphandling och anbudsbevakning. Vill du veta mer om dessa tjänster besök oss på: Dela detta whitepaper på: