Presentation. Offentliga rummet Thomas Pålsson. Generaldirektör Statens Servicecenter

Transkript

1 Presentation Offentliga rummet 2013 Thomas Pålsson Generaldirektör Statens Servicecenter

2 Väl beprövad reform som följer bästa praxis Strategin att koncentrera och standardisera stödverksamhet i ett servicecenter är ett klassiskt instrument för att uppnå stordriftsfördelar. Reformen följer den internationella trenden. Är vedertagen praxis i företagskoncerner.

3 Övergripande motiv för inrättandet Öka kostnadseffektiviteten i den löpande administrativa verksamheten med i snitt ca 30%. Hålla nere statens IT-kostnader genom samordnade investeringar i systemstöd t.ex. e-beställningar. Öka myndigheternas fokus på sin kärnverksamhet. Uppnå jämnare kvalitet i administrationen. Passar rätt i tiden: Kommande pensionsavgångar skapar möjlighet att dra nytta av nya lösningar.

4 En myndighet för hela staten Har till uppgift att efter överenskommelse med myndigheter under regeringen tillhandahålla tjänster som gäller administrativt stöd åt myndigheterna (Instruktion 2012:208) Finansieras med avgifter från anslutande myndigheter. Våra övergripande mål Att 25% av antalet anställda inom myndigheterna per tjänsteområde ska vara anslutna till utgången av 2015 Ekonomisk balans 2019

5 Vår övergripande målbild Kostnadseffektivitet Att erbjuda kostnadseffektiva administrativa tjänster är en av våra viktigaste uppgifter. Kostnadseffektivitet Kvalitet i allt vi gör För servicecentret innebär kvalitet leverans av felfria tjänster, i rätt tid och på rätt sätt i enlighet med ingångna avtal med våra kunder. Hög servicenivå Vår ambition är att göra kundens kontakt med oss på alla nivåer så enkel som möjligt för att kunna erbjuda det stöd som de behöver från anslutning till löpande produktion. Service Balansera inom Servicecentret Kvalitet

6 Styrelse och ledning för Statens servicecenter Styrelse Ordförande: Birgitta Böhlin, tf GD Tillväxtverket Göran Gräslund, GD Datainspektionen Ulf Bengtsson, GD Arbetsgivarverket Barbro Holmberg, Landshövding Gävleborg Åse Lagerqvist, CFO och vice VD Swedish Space Corporation GD Stig Jönsson Internrevision Angelica Davidsson Nirving Administration Olov Rydberg IT Johanna Bruce Ekonomiadministrativa tjänster Stefan Hemborg Lönerelaterade tjänster Hans Tynelius E-handelstjänster Annica Schölund Storm Kundservice och kommunikation Charlotte Johansson Ahlstrom Ca 240 anställda Verksamhet på tre orter (Gävle, Östersund och Stockholm)

7 Statens servicecenters kunder vi har idag drygt 100 unika kunder som köper någon bastjänst Drygt 90 kunder från Kammarkollegiet Universitets och Högskolerådet Drygt 80 kunder från Kammarkollegiet Ersättningsnämnden Statens historiska museer Statens Maritima Museer

8 Volymer i vår produktion idag Ca 100 kunder 7 kunder i produktion med e-beställ 15% av totalt antal anställda idag anställdas löner rese och utläggstransaktioner leverantörsfakturor

9 Servicecentrets tjänster är inkluderande Tjänsterna är indelade i bas-, tillägg- och specialtjänster Tjänsterna omfattar så många steg som möjligt i varje process, med bibehållna krav på standardisering, samt upphandling, utveckling och tillgång till systemstöd processutveckling rekrytering och utbildning av personal kundsupport 9

10 Statens servicecenter kan dra nytta av volym- och stordriftsfördelar kopplat till kunskap, system och processer Utan servicecentret Med servicecentret SYS 1 SYS 2 SYS 3 MYN 1 MYN 2 MYN 3 MYN.. MYN n KMY 1 KMY 2 KMY 3 KMY.. KMY n Servicecenter Systemlev LEV 1 LEV 2 LEV 3 LEV.. LEV n LEV 1 LEV 2 LEV 3 LEV.. LEV n 7

11 Vi erbjuder tjänster inom tre administrativa områden Lönerelaterade tjänster E-handelstjänster Löneadministration E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning Anläggningsredovisning Leverantörsfakturahantering Beslutsskrivning Tidredovisning Ekonomiadministration Redovisning och bokslut Rese- och utläggsadministration Tjänstepensionsadministration Kundfakturering Tidredovisning

12 Lönerelaterade bastjänster Löneadministration Rese- och utläggsadministration Tjänstepensionsadministration Beslutsskrivning Tidredovisning Tjänstemän avvikelserapportering Lönegrundande avdrag och tillägg läggs in i lönesystemet av medarbetare och attesteras av ansvarig chef innan utbetalning Tjänstemän närvarorapportering All närvaro rapporteras in i lönesystemet av medarbetare. automatiskt beräkna övertid, OB mm. Chef attesterar innan löneutbetalning Tjänstemän schemalagda arbetstid 24/7. Verksamheter som har arbetstider 7 dagar i veckan och dygnet runt har möjlighet att köpa en lönetjänst som kan integreras mot bemanningsplatssystem Tjänsten är inkluderad som standard inom lön och hanterar elektronisk inrapportering av resor och utlägg av medarbetare för att sedan attesteras elektroniskt av chef innan utbetalning på månadslön. Reseersättningar och traktamenten beräknas automatiskt utifrån tid och längd på resan samt inom vilket land man rest. Även utlägg förknippade med resan hanteras. Utlägg kan också hanteras avseende tex friskvård eller ersättning för läkarbesök, mediciner mm. Ålderspension/övergån gsbestämmelser samt förtida uttag Delpension Sjukersättning tidsbegränsad och sjukpension Pensionsersättning och särskild pensionsersättning Beräkning av utfallet inom ovanstående görs alltid av SPV. Tjänsten ingår i bastjänsten för lön och används för att dels skriva nyanställningsbeslut till medarbetare utifrån uppgifter från kundmyndighet. Det finns också tjänst för ändringsbeslut för att hantera och skriva ändringsbeslut när medarbetare tex byter tjänst inom myndigheten Lönegrundande tid tid som påverkar lönen tex semester, övertid mm Närvarotid all arbetad tid rapporteras även om det inte påverkar lönen. Det är en förutsättning om arbetad tid ska kunna fördelas på projekt och aktiviteter i verksamheten Flextid närvarotid genererar en sammanräkning över hur många timmar och minuter en person arbetar per dag. Systemet summerar utifrån uppsatt dag och veckoarbetstid plus eller minussaldo.

13 Lönerelaterade tjänster Tilläggstjänster Tilläggstjänsterna är tjänster som ska kunna användas som ett extra komplement till standardtjänsterna men som ska vara valbara var för sig om man så önskar av kundmyndigheten. Intresseavdrag möjlighet att få avdrag direkt på medarbetarens lön för parkering, personalföreningar mm

14 Lönerelaterade tjänster Specialtjänster Specialtjänsterna är avropsbara på timbasis. Statistik och rapporter kundunika rapporter som önskas utöver grundpaketet. NOR Tjänsten fokuserar på att hjälpa kundmyndigheten med vissa administrativa moment inom området Registrering av konsulter kunder med närvarorapportering och tidredovisning i lönesystemet kan om de vill även att icke anställda, tex konsulter, ska kunna rapportera sin arbetade tid via lönesystemet. Tjänsten möjliggör att detta kan utföras i systemet Lönerevision i standardtjänsten inom lön ingår att lönerevisionsfiler skapas från lönesystemet och skickas till kundmyndighet samt att färdiga revisionsfiler läsas in för löneberäkning. Denna tjänst är till för att stödja kundmyndigheten ytterligare i fråga om lönerevision avseende utökat systemstöd och administrativt stöd i processe Omorganisation används för stöd vid större omorganisationer på myndigheter, det gäller när det berör över 2% totalt av antalet anställda eller fler än 100 personer Lönekartläggning används för att ta ut information kring grupper av anställda utifrån kravbild från kundmyndighet LAS används för att hantera anställningstider för medarbetare då tex omorganisation pågår för att kunna lägga in och beräkna korrekt anställningstid Företrädesrätt vid omorganisation kunna stödja kundmyndighet med att ta fram underlag kring vilka personer som har företrädesrätt vid anställning efter en tidigare uppsägning

15 Ekonomiadministration Bastjänster Redovisning och bokslut Anläggningsredovisning Kundfakturering Tidredovisning Delårsrapport och årsbokslut Månads- och kvartalsavstämningar Skattedeklaration Redovisning av utgående moms Rekvirera ingående moms Omföringar In- och utbetalningar Rapportering till statsredovisningen Uppdatera anläggningsregister Framställa anläggningsprognoser Framställa rapportunderlag Administration av ej aktiverade anläggningstillgångar Administrera lån Upprätta kundfakturor Utskick av kundfaktura Kreditfakturor Hantera inkommande betalningar Uppdatera kundregister Krav- och påminnelsehantering Specifikation för ej betalda kundfakturor Räntefakturering Tidredovisning bas: Tidregistrering Tidsammanställning Rapporter Rättelse av tidrapport Tidredovisning utökad: Uppsättning som möjliggör framtagande av underlag för fakturering Rättelse av flexrapport Systemstöd, kundservice och support 15

16 E-handel Huvudprocess Beställning Leverans Fakturahantering Stödprocess Leverantörsanslutning Avtal/katalogadministration Support Registervård Uppföljning

17 Visma Proceedo Fakturahantering Granskning och kontering Attest E-faktura Skannad faktura Matchning mot abonnemang Matchning mot order Ev. efterkontroll Ankomsthantering Klarmarkerad faktura Slutbokning Ankomstregistrering

18 Vår framgång är nöjda kunder Vi arbetar för ett enkelt och effektivt kundbemötande i alla kanaler Ett antal viktiga framgångsfaktorer Anslutning av kund med kvalitet Hur vi samverkar med kund under avtalsperiod

19 För att anslutning av kund ska bli effektiv och med bra kvalitet har vi en anslutningsprocess 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Inhämtning av volymer och grundinformation Strategiskt möte: - Övergripande tidsatt anslutningsplan Signera avsiktsförklaring och offert Signera avsiktsförklaring Processmöte: - Detaljerad processgenomgång - Identifiera process GAP IT-möte: - Genomgång av systemlösning och integration - Uppskattning av kostnader Definiera eventuella tilläggstjänster och servicenivåer Detaljerad anslutningsplan Definiera anslutningskriterier Detaljerad SLA klar Signera överenskommelse Slut GAP för Processer, organisation och system och säkerställ en integrerad tjänstelevernas Rekrytering / personalflytt genomförd Utbildning av arbetssätt genomförd Driftsättningsplan med checkaktiviteter klar Kommunikationsplan och samverkansmodell klar Fastställa datum för avslut av interna leveranser Starta leverans Starta leverans Kompletterad utbildning genomförd (vid behov) Tät uppföljning av leverans mot SLA Påbörja projektavslut Ny servicemodell införd Dra lärdomar Överlämning av projektkomponenter till kundmyndighetens linjeorganisation Godkänna SLAnivåer och projektavslut Kontinuerlig kommunikation och riskanalys 19

20 Kundansvarig och anslutningsteam stödjer under hela anslutningsprocessen Styrgrupp Anslutningsprojektledare / Kundansvarig Anslutningsteam Process produktion Systemansvarig produktion Teknisk projketledare Servicedesk Styrgrupp som ska säkra att anslutning sker enligt utsatt tidplan På kundens sida ska motsvarande resurser finnas Efter varje projekt dras erfarenheter från teamet för att uppdatera anslutningsprocessen Specialister vid olika tillfällen

21 Överenskommelsen är A och O framförallt SLA-bilagan Överenskommelsen omfattar förutom allmänna villkor, hur allmän handling och personuppgifter ska hanteras följande bilagor: 1. Tjänstekatalogen - övergripande beskrivning av alla bastjänster och vad de innehåller 2. Samverkansbilagan som beskriver samverkansmodellen 3. SLA-bilagan som ger ansvarsfördelning i berörd process samt hur de ska mätas vilka interna kontroller som servicecentret ska utföra 4. Prisindikation 5. Anslutningsbilaga en plan för anslutning 6. Användarbilaga Kundmyndigheten ansvarar bland annat för: Går från en utförarroll till en mer strategisk roll Interna styrning och kontroll kommer att omfatta verksamhet som utförs av servicecentret på kundmyndigheternas uppdrag

22 Kundernas medarbetare och chefer möter oss genom webb och telefoni Skatteverket Kronofogden Lantmäteriet Kundansvarig Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Rekryteringsmyndigheten Kundwebb Telefon 1:a linje Växel Lö n Ekonomi E-handel 2:a linje Lö n Ekonomi E-handel 3:e linje Stab (kund) Systemleverantör ESV ESF-rådet Nya kunder. 22

23 Samverkansmodellen är både hur uppföljning och kontakt ska ske samt eskaleringsmodell Strategisk nivå Kundråd Strategiskt forum Strategisk nivå Utvärdera och följa upp strategiska initiativ Avtalsfrågor Eskaleringsfrågor från Taktisk nivå Taktisk nivå Lönerel. EA E-handel Operativ nivå Lönerel. EA E-handel Samverkansmodell Taktisk nivå Uppföljning att leverans sker enligt avtal och servicenivåer Uppföljning kundnöjdhet Eskaleringsfrågor från operativ nivå Operativ nivå Leveransuppföljning Problemlösning Eskalering (ex affärsfrågor och leveransproblem Samverkansmodell innehåller också beställningsrutin under avtals period

24 Slutligen vi har varit igång ett år och det finns fortsatt ett antal utmaningar Det som skulle kunna läggas till är en slutbild med våra utmaningar Anslutningstakten Pedagogiska dilemmat Tjänster inklusive system Ansluta in kunder utan kvalitet och effektivitetspåverkan Att bli ett statens servicecenter (kulturellt)

25 FRÅGOR