Tjänstekatalog. Statens servicecenter FE 15 SE Gävle 1/18

Transkript

1 Tjänstekatalog Statens servicecenter FE 15 SE Gävle 1/18

2 Innehåll 1. Syfte och innehåll Begrepp Tjänsteutbud Avgiftsinformation Utlämnande av allmänna handlingar Tjänster Lönerelaterade tjänster Allmänt Löneadministration Rese- och utläggsadministration Tidredovisning Beslutsskrivning Tjänstepensionsadministration Ekonomiadministrativa tjänster Allmänt Redovisning och bokslut Kundfakturering Anläggningsredovisning Betalning Tidredovisning E-handelstjänster Allmänt E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning Leverantörsfakturahantering Övriga tjänster Resurskonsulter för kunder i anslutningsfasen /18

3 1. Syfte och innehåll Tjänstekatalogen syftar till att beskriva Statens servicecenters samtliga definierade bastjänster. Staten servicecenters tjänster är paketerade utifrån ett leveransperspektiv. Leveranskomponenterna beskrivs under respektive tjänst. Tjänsteutbudet syftar till att ge kunder en bättre möjlighet att anpassa utbudet till aktuell efterfrågan genom en tjänste- och kostnadsorienterad styrning av verksamheten skapa tydliga förutsättningar för Statens servicecenter att styra verksamheten så att den svarar mot överenskomna o krav på innehåll och kostnad o servicenivåer för exempelvis leveranstid, tillgänglighet, pålitlighet/kvalitet och kapacitet/prestanda skapa kostnadstransparens vilket gör att beställaren kan se vad som kostar, varför det kostar och vad man kan göra för att sänka kostnaderna utgöra/vara en o standardiserad struktur o baslinje för effektivisering och verksamhetsutveckling o grund för benchmarking och kostnadsjämförelser med marknadens aktörer o organisationsoberoende 1.1. Begrepp Beskrivningen av tjänsterna består av flera informationsblock. I varje tjänstebeskrivning återfinns bland annat information om Vad tjänsten syftar till Vilka leveranser som alltid ingår i tjänsten Eventuella avgränsningar det vill säga det som inte ingår i tjänsten Tjänstespecifik support/systemstöd Vilka riktlinjer som gäller för tjänstens utförande 1.2. Tjänsteutbud Bastjänst Genom tydliga tjänstedefinitioner, gemensamma standarder samt hantering av stora volymer kan Statens servicecenter skapa bra förutsättningar för upphandling av tjänster. Det är dessa förutsättningar som möjliggör besparingar. Det är också därför som Statens servicecenters tjänster i första hand utgörs av de tjänster där ovanstående mål är möjliga att förverkliga. Den stora merparten av Statens servicecenters tjänster ska med andra ord vara möjliga att standardisera på ett sätt som passar majoriteten av myndigheterna. Det ska vara möjligt för en kundmyndighet att köpa en eller flera bastjänster Tilläggstjänster Statens servicecenter kan även erbjuda standardiserade tilläggstjänster. Tjänsten definieras enskilt baserat på särskilda förhållanden hos en kundmyndighet. En förutsättning för att Statens servicecenter ska åta sig uppgiften ska dock vara att tjänsten går att standardisera och har en naturlig koppling till Statens servicecenters övriga verksamhet. Prissättning sker med full kostnadstäckning. 3/18

4 Specialtjänster Utöver sådana tjänster som är möjliga att standardisera kan Statens servicecenter erbjuda specialtjänster, till exempel i form av särskilda utredningar och rapporter eller expertstöd till kundmyndigheten. Prissättning sker med full kostnadstäckning Avgiftsinformation Statens servicecenters tjänster är inkluderande och omfattar så många steg som möjligt i varje process med bibehållna krav på standardisering. Avgifterna omfattar bland annat följande: Upphandling och utveckling av systemstöd Tillgång till systemstöd inklusive drift och underhåll Utveckling av processer samt rekrytering och utbildning av personal Kundsupport 1.4. Utlämnande av allmänna handlingar Statens servicecenter förvarar i sin utövning dokument som är att betrakta som allmänna handlingar. Genom vissa system kan dokument göras tillgängliga även hos Kundmyndigheten varför de även där är allmän handling. Utlämnandet ska ske i dialog mellan Statens servicecenter och Kundmyndigheten och enligt gällande lagar om offentlighet och sekretess. Arbetet faktureras kundmyndigheten per timme. 2. Tjänster Lönerelaterade tjänster Löneadministration Rese- och utläggsadministration Tidredovisning Beslutsskrivning Tjänstepensionsadministration Ekonomiadministrationstjänster Redovisning och bokslut Kundfakturering Betalning Anläggningsredovisning Tidredovisning E-handelstjänster E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning Leverantörsfakturahantering med och utan kontering 4/18

5 3. Lönerelaterade tjänster 3.1. Allmänt Inom Lönerelaterade tjänster erbjuds administrativt arbete kring lön, resor- och utlägg, pensioner och beslutsskrivning. Tidredovisning finns i två utföranden, dels i Ekonomileveransen mot ekonomisystemet och dels i Löneadministrationstjänsten mot Lönesystemet Systemstöd I grundleveransen ingår systemstöd. Ytterligare information framgår av punkten systemstöd i respektive leverans Kundservice/Support Leveransen innefattar att svara på frågor och vara rådgivande inom löneadministrativa området. I Statens servicecenters kundsupport ingår: Svara på frågor via telefon Vara behjälplig angående regler och riktlinjer inom löneadministrativa området Hantera frågor och ärenden som inkommit via Kundwebben (till ärendehanteringssystemet) Vara behjälplig vid ifyllande av blanketter Hantering av supportfrågor som rör systemens funktionalitet Systemadministration/registervård Användarhandledning Under respektive tjänst finns information om eventuell tjänstespecifik support Löneadministration Beskrivning av bastjänsten I leveransen ingår löpande administration kring lönegrundande tidrapportering, utbetalning av löner, ersättning och arvoden. I leveransen ingår bland annat Administrera inkomna underlag Upprätta kontrolluppgifter Sjukanmälan Rekvirera ersättning från Arbetsförmedling och Försäkringskassa Att fastställa korrekta underlag för t.ex. sociala avgifter, Kåpan och SPÅavgifter Utfärda arbetsgivarintyg och anställningsintyg efter begäran Tillhandahålla lönespecifikation Rapporter/aviseringar/bevakningar Administrera förmånsbilar Genomföra lönekörning I leveransen ingår även systemstöd och administration för lönegrundade tidrapportering. Möjlighet finns att läsa in fil från annat system gällande scheman utifrån bemannings- och schemaplan. 5/18

6 För utökad funktionalitet med flextidshantering och tidrapportering mot projekt se Tidredovisning. Tjänsten erbjuder tre olika former av tidrapportering: 1. Närvarorapportering Komma gå - Registrerar tid för komma och gå, inklusive frånvaro - Bygger på vanliga scheman 2. Schemarapportering 24/7 - Registrerar tid för komma och gå, inklusive frånvaro - Kan hantera komplexare scheman t.ex. för oregelbundna tider såsom skift, jour, beredskap 3. Avvikelserapportering - Registrerar enbart frånvaro och tillägg - Med ett grundschema eller med flera scheman Tjänstens avgränsningar Statistik utanför standardrapporter Analys och uppföljning (kan tillhandahållas mot extra avgift) Större omorganisationer som berör mer än 100 medarbetare Funktionalitet kring tidredovisning såsom projektrapportering, fakturering mot kund och avancerade tidsammanställningar för analys och uppföljning ingår ej men kan erbjudas inom Tjänsten Tidredovisning Bevakning och utredning av potentiella NOR-kandidater Tjänstespecifik support Rådgivning och stöd inom tidrapporteringsområdet Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen Palasso löneadministrationssystem Pol löneadministrationssystem MinTid i Pol Tidmodul i Palasso Styrande riktlinjer ALFA-avtalet utgör tillsammans med gällande lagar de styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer Rese- och utläggsadministration Beskrivning av bastjänsten I leveransen ingår löpande administration inom rese- och utläggsadministration inklusive kontroller av större belopp. I leveransen ingår bland annat Hantering av reseräkningar och utlägg Kvittohantering och arkivering under 1 år 6/18

7 Tjänstens avgränsningar Samtliga underlag skickas årligen tillbaka till kundmyndigheten för arkivering Reseförfrågan och resebokning Tjänstespecifik support I tjänsten ingår support kring regler och riktlinjer inom resor- och utlägg Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen: eres Resemodul i Pol Resemodul i Palasso Styrande riktlinjer Gällande avtal och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika riktlinjer Tidredovisning Tidredovisning finns i två varianter - Bas samt Utökad. Bas är för behovet att kunna registrera tid på en tidrapport och få en sammanställning över registrerad tid (periodiskt, ackumulerat) på olika organisatoriska nivåer, bland annat för att kunna analysera var kundmyndighetens medarbetare lägger sin tid. Utökad ger möjlighet att få mer avancerad funktionalitet såsom underlag till fakturering och ekonomiadministration, avancerade tidssammanställningar för analys och uppföljning samt automatisk flextidsberäkning Beskrivning av Tidredovisning Bas Tjänsten innefattar följande funktionalitet Tidregistrering Tidsammanställning/rapporter Rättelse av tidrapport Beskrivning av Tidredovisning Utökad Tjänsten innefattar följande funktionalitet Tidregistrering Tidsammanställning/rapporter Uppsättning som möjliggör framtagande av underlag för fakturering Rättelse av flex- och tidrapport Tjänstens avgränsningar Support till användare kring val av tidkoder, projekt, konton etc. Komplex bemannings- och schemaplanering Tjänstespecifik support Support relaterad till respektive kundmyndighets systemuppsättning och konfigurering av respektive system. 7/18

8 Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen MinTid i Pol Tidmodul i Palasso Styrande riktlinjer Gällande lagar och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer Beslutsskrivning Beskrivning av bastjänsten I leveransen ingår löpande administration avseende beslutsskrivning vid nyanställning och ändrade anställningsförhållanden. Beslutsskrivning baseras på inkomna beslutsunderlag från kundmyndigheten I leveransen ingår bland annat: Nyanställningsbeslut Ändrade anställningsförhållanden Administrera samlingsbeslut om ändring i anställning eller funktion vid omorganisation eller liknande Tjänstens avgränsningar LAS-bevakning Tjänstespecifik support Ingen tjänstespecifik support utöver den allmänna support som beskrivs i inledningen Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används för leveransen Elektroniska blanketter på Portalen Palasso löneadministrationssystem POL löneadministrationssystem Styrande riktlinjer Gällande lagar och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika riktlinjer Tjänstepensionsadministration Beskrivning av bastjänsten Tjänsten består av bevakning, rådgivning och administration inom pensionsområdet. I leveransen ingår bland annat: Bevakning av medarbetare relevanta för ålderspension och administration kring ansökan 8/18

9 Administration av sjukpension, efterlevandepension och tjänstegrupplivförsäkring Administration av pensionsersättning och särskild pensionsersättning Administration av delpension Administration av aktualisering av nyanställda Tjänstens avgränsningar Personlig rådgivning och placeringar Tjänstespecifik support Svara på frågor som rör statliga tjänstepensions- och grupplivförmåner Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen Systemstöd via SPV Palasso löneadministrationssystem POL löneadministrationssystem Styrande riktlinjer ALFA-avtalet utgör tillsammans med gällande lagar de styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer. 9/18

10 4. Ekonomiadministrativa tjänster 4.1. Allmänt Inom ekonomiadministration levereras administrativt arbete inom områdena redovisning och bokslut, kundfakturering, betalning, anläggningsredovisning samt tidredovisning. Tidredovisning finns i två utföranden dels inom Ekonomiadministration mot ekonomisystemet dels inom Löneadministration mot lönesystemet Systemstöd I grundleveransen ingår systemstöd. Se även punkten systemstöd i respektive tjänst Kundservice/support Leveransen innefattar att svara på frågor och vara rådgivande inom ekonomiadministrationsområdet. I kundsupporten ingår: Svara på frågor via telefon Hantera frågor och ärenden som inkommit via Kundwebben (till ärendehanteringssystemet) Vara behjälplig med ifyllande av blanketter (till exemepl omföringar, attestblanketter och faktureringsunderlag) Vara behjälplig angående legalt regelverk och riktlinjer inom redovisning, bokslut och anläggningsredovisning. Under respektive tjänst kompletteras med eventuell tjänstespecifik support Redovisning och bokslut Beskrivning av bastjänsten I leveransen ingår löpande bokföring, redovisning och bokslutsarbete. I leveransen ingår bland annat: Att färdigställa av kund initierade underlag för beslut om delårsrapport och årsbokslut samt att upprätta dessa Framtagande av månads- och kvartalsavstämningar Månadsvis periodisering enligt kundmyndighetens och legalt styrande riktlinjer Att upprätta skattedeklaration och redovisning av utgående moms samt rekvirera ingående moms Att administrera och verkställa inkomna omföringar Att administrera inbetalningar Att administrera utbetalningar utifrån beslutsunderlag Rapportering till statsredovisningen Tjänstens avgränsningar Upprättande av korrigeringsunderlag som inte är orsakat av Statens servicecenter Support avseende analys- eller statistikfrågor och uppföljning 10/18

11 Tjänstespecifik support Tjänstespecifik support avser bland annat hjälp och vägledning rörande Kontering Momsrättelser Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen Agresso Styrande riktlinjer Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning. Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer Kundfakturering Beskrivning av bastjänsten Leveransen omfattar hantering av kundreskontra. I leveransen ingår bland annat Upprätta kundfakturor Utskrift och utskick av kundfaktura Kreditfakturor Hantera inkommande betalningar i anslutning till fakturor Att uppdatera kundregister Krav- och påminnelsehantering Tillhandahålla specifikation för ej betalda kundfakturor Räntefakturering Tjänstens avgränsningar Beslut om räntefakturering Riskanalys av kundfordringar Indrivning Bedömning av nedskrivning av kundfordran Tjänstespecifik support Tjänstespecifik support avser bland annat hjälp och vägledning avseende Ifyllande av mallar för kundfakturering Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen Agresso Styrande riktlinjer Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning. Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer. 11/18

12 4.4. Anläggningsredovisning Beskrivning av bastjänsten Leveransen innefattar administration av anläggningstillgångar och lån. I leveransen ingår bland annat: Att uppdatera anläggningsregister Att på begäran framställa anläggningsprognoser Att på begäran framställa rapportunderlag Administration av ej aktiverade anläggningstillgångar Att administrera lån Tjänstens avgränsningar Hantering av korttidsinventarier och stöldbegärlig egendom Tjänstespecifik support Tjänstespecifik support avser bland annat hjälp och vägledning avseende Livslängd och avskrivningsrelaterade frågeställningar Utrangering Inventering Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen Agresso Styrande riktlinjer Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning. Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer Betalning Beskrivning av bastjänsten I leveransen ingår bland annat: Betalning av leverantörsfakturor Expressutbetalning och överföring Återredovisning av betalningar Tjänstespecifikt systemstöd Följande systemstöd används i leveransen Agresso Styrande riktlinjer Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning. Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer. 12/18

13 4.6. Tidredovisning Tjänsten tidredovisning finns i två varianter Tidredovisning Bas samt Tidredovisning Utökad. Tidredovisning Bas är för behovet att kunna registrera tid (på en tidrapport ) och få en sammanställning över registrerad tid (periodiskt, ackumulerat) på olika organisatoriska nivåer, bl.a. för att kunna analysera var kundmyndighetens medarbetare lägger sin tid. Tidredovisning Utökad ger möjlighet att få mer avancerad funktionalitet såsom underlag till fakturering och ekonomiadministration, avancerade tidssammanställningar för analys och uppföljning, samt automatisk flextidsberäkning Beskrivning av Tidredovisning Bas Tjänsten innefattar följande funktionalitet Tidregistrering Tidsammanställning/rapporter Rättelse av tidrapport Beskrivning av Tidredovisning Utökad Tjänsten innefattar följande funktionalitet Tidregistrering Tidsammanställning/rapporter Uppsättning som möjliggör framtagande av underlag för fakturering Rättelse av flex- och tidrapport Tjänstens avgränsningar Support till användare kring val av tidkoder, projekt, konton et cetera Bedömning av rättelse (flexrapport alternativt tidrapport) Tjänstespecifik support Support relaterad till respektive kundmyndighets systemuppsättning och konfigurering av respektive system Tjänstespecifikt systemstöd avser både Bas och Tillägg Följande systemstöd används i leveransen Agresso tid och projekt Styrande riktlinjer Gällande lagar och styrande riktlinjerna för tjänsten. Eventuella myndighetsspecifika lokala avtal och riktlinjer. 13/18

14 5. E-handelstjänster 5.1. Allmänt Inom e-handelstjänster levereras systemstöd och administrativt stöd från beställning till leverantörsfaktura Systemstöd Hela e-handelprocessen hanteras i Visma Proceedo vilket är det system som Statens servicecenter upphandlat för sina kunders räkning Kundservice/support Leveransen innefattar att svara på frågor och att vara rådgivande inom e- handelsområdet. I kundsupport ingår: Svara på frågor via telefon Hantera frågor och ärenden som inkommit via Kundwebben (till ärendehanteringssystemet) Vara behjälplig med ifyllande av blanketter Vara behjälplig angående regelverk och riktlinjer 5.2. E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning Tjänsten ger möjlighet att elektroniskt göra beställningar och att via systemstöd administrera dessa. Tjänsten erbjuds tillsammans med leverantörsfakturahantering. Här beskrivs de aktiviteter som ingår i bastjänsten samt vad som erbjuds som specialtjänster Systemstöd, integrationer Bas Systemstöd för att hantera beställningar elektroniskt via leverantörsanslutning, fritext eller formulärbeställning Bevakning av att följande filer skapas och överförs till kundmyndighetens ekonomisystem: o Ankomstregistrering o Bokföring o Makulering Bevakning av att följande filer registreras i e-handelssystemet o Betalningsinformation o Kontoinformation o Objektinformation o Sambandskontroller o Användarinformation (vid integration) För de kundmyndigheter som är anslutna till Unit4 Agresso DS ingår bevakning av att filerna mellan ekonomisystem och e-handelssystem upprätthålls. 14/18

15 Specialtjänst Bevakning av följande filer registreras i e-handelssystemet o Information från upphandlingssystem Registervård/masterdata Bastjänst Upplägg och underhåll av leverantörer i det gemensamma leverantörsfakturaregistret Administration och underhåll av standardkontoplan och koppling mot UNSPSC-koder Administration och underhåll av standard produktgrupper Administration och underhåll av standard behörighetsgrupper Administration och underhåll av attestregelverk Administration och underhåll av sambandskontroller Administration och underhåll av användare Specialtjänst Administration av myndighetsspecifika behörighetsgrupper Administration av kundunikt leverantörsregister Administration av myndighetsspecifika produktgrupper Administration och underhåll av myndighetsspecifik kontoplan och koppling mot UNSPSC-koder Administration av avtal, leverantörsanslutning Bastjänst Leverantörsanslutning inklusive tester Tekniskt underhåll av leverantörsanslutningen Underhåll av gemensamma ramavtal Bearbetning av gemensamma leverantörer Specialtjänst Registrering av kundunika avtal Registrering av kundunika abonnemang Administration av kundunika kataloger och prislistor Framtagande av kundspecifika formulärmallar för fritextbeställning Uppföljning Bastjänst Tillhandahålla standardrapporter för uppföljning Specialtjänst Framtagande av kundspecifika rapporter och inköpsstatistik för uppföljning 15/18

16 Tjänstens avgränsningar Stöd vid genomförande av upphandling Support kring tolkning av kundunika avtal Systemstöd för upphandling Underhåll av kundunika tekniska integrationer med ekonomisystem, upphandlingssystem Tjänstespecifik support Support relaterad till systemstöd Support relaterad till leverans Styrande riktlinjer ESV:s rekommendationer inom området SFTI:s standard för leverantörsanslutning 5.3. Leverantörsfakturahantering Tjänsten ger möjlighet att elektroniskt hantera leverantörsfakturor som inkommer genom skanning eller direkt i e-fakturaformat. Om faktura ej matchas mot en lagd order i beställningsfunktionen hanteras godkännande och attest via ett workflow. Tjänsten kan köpas separat från beställningsfunktionen Skanning Bastjänsten Skanning och tolkning enligt specifikation från kundmyndigheten av servicecenters underleverantör Specialtjänst Skanning genom integration från myndighetens skanningscentral Manuell skanning på Statens servicecenter Fakturahantering med kontering (kunder som väljer att köpa fakturahandläggartjänster) Bastjänsten Mottagande av e-faktura/skannad faktura för matchning mot order, abonnemang eller för behandling i attestflödet Hantering av påminnelser Distribuerar fakturor som ej har referens till kundmyndigheten Kontering av ej matchade fakturor, gemensam standardkontoplan Kontroller av specifika fakturor eller konton enligt Statens servicecenters standard (representation, bilhyra och andra fakturor med avvikande moms) Statens servicecenter föreslår periodisering utifrån kundmyndighetens riktlinje samt kontrollerar att periodiseringen startas i rätt period. Specialtjänst Utökad hantering av fakturor som saknar korrekt referens Åldersanalys av leverantörsfakturor Utreda anledningen till räntefakturor 16/18

17 Kontering med myndighetsspecifik kontoplan Myndighetsspecifika kontroller av fakturor Fakturahantering utan kontering (kunder som inte väljer att köpa fakturahandläggartjänster) Bastjänsten Mottagande av e-faktura/skannad faktura för matchning mot order, abonnemang eller för behandling i attestflödet Specialtjänsttjänsten Myndighetsspecifika kontroller av fakturor Arkivering Bastjänst Arkivering av e-fakturor och skannade fakturor via underleverantör i tio år. Korttidsförvaring av innevarande och föregående års övriga räkenskapshandlingar Specialtjänst Återsökning av manuellt arkiverad faktura Specialtjänster Inom e-handel erbjuds också specialtjänster som exempelvis; Analys av inköpsorganisation, inköpsprocesser och dokumentation av nuläge. Stöd för myndigheten i framtagande av önskvärd inköpsorganisation, inköpsprocesser och dokumentation av nyläge samt anpassning till Statens servicecenters systemstöd. Leverantörsfakturahantering på plats hos myndigheten Tjänstens avgränsningar Betalningstjänst levereras inom ekonomiadministrativa tjänster Tjänstespecifik support Support relaterad till fakturahantering Tjänstespecifikt systemstöd Visma Proceedo Styrande riktlinjer Gällande lagar, förordningar och regler avseende redovisning. Kundmyndighetens eventuella interna riktlinjer. 17/18

18 6. Övriga tjänster 6.1. Resurskonsulter för kunder i anslutningsfasen Det finns möjlighet att köpa resurskonsulter för de kunder som är i pågående anslutningsprocess. Resurskonsulter kan avtalas för maximalt tre månader. Pris per timme enligt kompetensroll. 18/18