1C:Från inköp till betalning - hela processen

Transkript

1 A Basware Presentation 1C:Från inköp till betalning - hela processen Mia Lenman Matti Bjerking 6:e okt 2011

2 En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och tjänster med syfte att maximera tillfört värde

3 Från upphandling till betalning

4 Hur arbetar vi idag Strategisk inköpsplanering & styrning Bristande styrning mot ekonomiskt mest fördelaktiga förslag För lite tid till strategiskt inköpsarbete Nyckeltal och mål saknas Få kontroller om verkligen behov föreligger Behovet är inte tillräckligt analyserat Behovet uppstår i köpögonblicket

5 Hur arbetar vi idag Upphandling & Avtal Dålig överblick avtal, leverantör och sortiment Rutiner för utveckling av leverantör saknas Ingen kontroll mot ramavtal Svårigheter i att följa upp (IT-stöd saknas)

6 Hur arbetar vi idag Beställa Manuellt och tidsödande arbete Fragmenterat arbetssätt

7 Hur arbetar vi idag Leverans & fakturahantering Manuellt och tidsödande arbete för att kontrollera fakturan mot beställning Fragmenterat arbetssätt

8 Hur arbetar vi imorgon Strategisk inköpsplanering & styrning Inköpsstrategi och policy Starkare styrning mot bästa inköpsbeteende Öka automatisering i upphandlings- och inköpsarbetet frigör resurser till kärnverksamhet och tid till strategiskt inköpsarbete

9 Hur arbetar vi imorgon Upphandling & Avtal Information om avtal, leverantörer och sortiment samlat till ett gemensamt ställe Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna åtaganden Ökande nyttjanden av befintliga avtal Ökat stöd inför nya avtalsförhandlingar

10 Hur arbetar vi imorgon Beställa Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen Förenklingar och frigjord tid för kärnverksamheten 10

11 Hur arbetar vi imorgon Leverans & fakturahantering Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen Automatisk matchning av beställning och faktura, automatisk attest av faktura om godset är mottaget

12 Så vad vill vi uppnå Ta kontrollen över vår inköpsprocess Minska kostnader för köp av varor och tjänster Minska kostnaden för hantering av inköp Säkerställa leverans, lågrisk leverantörer Andra mål Handla korrekt; etiskt, miljö Delade visioner (köpare & säljare)

13 Hur lyckas vi framgångsfaktorer Verksamhetsanalys Införa systemstöd Utgångspunkt i verksamhetens krav och behov Uttalat stöd och beslut från ledning Förankring i hela organisationen Avsatta ekonomiska resurser, systemstöd, projekt, förvaltning Permanent arbete med strategisk inköpsplanering

14 Hur når vi dit Organisation Processer & policy Varugruppsindelning Uppföljning & styrning

15 Elektroniskt inköpssystem

16 Elektronisk inköpssystem Uthopp till webb shop...

17 Verksamhetsanalys Varför e-inköp Skapa tydlighet, vad vill vi uppnå Mobilisera, bygga kompetens, förankra Nulägesanalys Kartläggning av inköp Att arbeta strategiskt med inköp (WS) Framtiden, Inköpsorganisation, Framtida inköpsprocesser, Styrning Slutsatser & rekommendationer Förslag på fortsättning

18 Exempel på resultat av kartläggning 18

19 Verksamhetsanalys

20 Basware erbjudande Verksamhetsanalys till fast pris Verksamhetsanalys (+10 dgr) Kartläggning, bygga kompetens, framtidsvisioner, organisation, systemstöd Resultat presenteras i rapportformat + ppt Fast pris SEK

21 Genomförande Akt. Beskrivning Tid Kund Tid Konsult Planering och kravställan 1 Planera verksamhetsanalysen och sätt förväntningar på innehåll 1 dag 1 dag Kartläggning av inköp och organisation 2 Informationsinhämtning förbrukningsanalys - Statistik leverantörsfakturor - Intervju med ekonomiavdelning (grupp) 3 Informationsinhämtning inköp och inköpsbeteende - Intervju med strategiskt utvalda grupper 4 Dokumentation kartläggning och inköpsstatistik - Rapportsammanställning - Presentation styrgrupp Rapportsammanställning och rapportering 5 Workshop kartläggning med projektgrupp (förankringsmöte) - Kartläggning av inköpsbeteende - Inköpsstatistik 6 Dokumentation slutrapport - Sammanställning rapport, större (docx) 7 Presentation av rapport - Styrgrupp och projektgrupp tillsammans 4 tim 1 dag 2 tim * dag grupper 2 dagar 2 dagar 4 tim 1 dag 2 dagar 2 dagar 4 tim, alt. 2 tim * 2 grupper 4 tim Summa +10 dagar

22 Frågor?