Årsredovisning 2014, Drätselkontoret. Årsredovisning 2014, Drätselkontoret

Transkript

1 Årsredovisning 2014, Drätselkontoret 1

2 Köpings kommun 2

3 Årsredovisning 2014, Drätselkontoret Året som gått: Det påbörjade arbetet med beslutsstödsystem har fortsatt genom att utveckla och förenkla för enhetschefers framtagande av beslutsunderlag. Det finns nu också möjlighet att erbjuda kommunens samtliga chefer att få tillgång till Qlikview beslutsstödsystem Kontoret har fortsatt medverkat vid planering inför inlämnande av miljökonsekvensbeskrivning i Mälarfarledsprojektet som syftar till att öka kapaciteten för större fartyg Utarbetat delförslag för ny övergripande månadsuppföljning Utarbetat riktlinjer för nya rutiner vid leverantörsregistrering föranledda av händelser i Gävle kommun Utarbetat policy för tekniskt skydd Genomfört processkartläggning av interna verksamheter inom ramen för kommunens kvalitetsarbete. Deltagit vid upphandling av banktjänster Utarbetat ny finanspolicy Bidragen till de kommungemensamma målen Tre symboler betyder att målet är uppfyllt. Två symboler betyder att målet delvis är uppfyllt. En symbol visar att målet inte är uppfyllt. Trenden jämfört med tidigare år visas med en pil. Mål - En kommun med hög kvalitet Drätselkontoret bidrar till målet genom att effektivisera ekonomiadministrationen och på så sätt medverka till att kommunmedborgarna och företag upplever att det får en god service. Bättre än föregående år Målet följs upp med en indikator. Antalet fakturor som kan tas emot elektroniskt har ökat från 17 till 19 %. Därmed tas ca 9000 fakturor per år emot elektroniskt. Vi bedömer därför att målet är uppfyllt. Det finns idag möjlighet att få fjärrvärme, vatten och barnomsorgsfakturor från kommunen direkt till sin internetbank. Händelser Ny fakturaväxel Förvaltningen har sedan länge haft målsättningen att minska antalet pappersfakturor och istället kunna ta emot och skicka dessa på elektronisk väg. Ytterligare en debiteringsfunktion har tillkommit för att kunna skicka fakturor direkt till kundernas internetbank. Detta både av miljöskäl och av effektivitetsskäl. Denna aktivitet bedömer vi har genomförts enligt målsättningen. 3

4 Mål - En kommun med inflytande och bra kommunkation Drätselkontoret bidrar till målet genom att arbeta för att den ekonomiska informationen till kommunmedborgarna ska förbättras. Här bidrar förvaltningen genom att en aktivitet skulle genomföras. Målet bedöms vara helt uppfyllt. Aktiviteten för att göra populärutgåva av kommunens budget och årsredovisning har genomförts med gott resultat. Populärutgåvor är publicerade på kommunens hemsida. Händelser Ytterligare skrivarutbildning Under året genomfördes en repetition/påbyggnad av föregående års skrivarutbildning för alla som bidrar med text till budget och årsredovisning. Kursen var mycket uppskattad och tänkvärd. Förhoppningsvis kommer detta att bidra till att dokumenten blir mer informativa och lättare att läsa för kommunmedborgarna. Mål - Trygghet i livets alla skeenden Drätselkontoret bidrar till målet genom internt säkerhetsarbete och riskreduktion. Den planerade aktiviteten är uppfylld. Kommunfullmäktige fattade beslut om policy i teknisk skydd den 16 juni Mål - Miljöarbete med omsorg om gemensamma resurser, natur och klimat Drätselkontoret bidrar till målet genom att minska resursåtgången av papper och öka användningen av elektronisk media. Vårt bidrag till en förbättrad måluppfyllelse Verka för att fler leverantörer ansluter sig till elektronisk fakturering Fler debiteringsfunktioner kan skicka fakturor direkt till Internetbanken Bättre än föregående år Målet följs upp med en indikator. Antalet fakturor som kan tas emot elektroniskt har ökat från 17 till 19 %. Därmed tas ca 9000 fakturor per år emot elektroniskt. Vi bedömer därför att målet är uppfyllt. 4

5 Avstämning mot miljöpolicyn Ingen föreslagen förändring av miljöpolicyn. Policyn anses fortfarande vara gällande och stämma överens med förvaltningens miljöarbete. Inga rekommendationer till förbättringar av ledningssystemet föreligger. Status för avvikelser och förslag Antal avvikelser: 0 Antal förslag: 0 Antal åtgärdade avvikelser: 0 Nödlägen och incidenter med yttre miljöpåverkan Antal nödlägen/incidenter: 0 Redovisning av särskilda uppdrag Uppdrag Återrapportering 2014 Gör en översyn av kommunens finanspolicy och beakta Ekologisk och social hållbarhet Fördelningen mellan tillgångsslag Kommunfullmäktige fattade i december 2014 beslut om reviderad finanspolicy, 159. Kvalitetsarbete Förvaltningen har fortsatt kartläggning av de processer som vi ansvarar för. Syftet är att alla processer ska kartläggas och kvalitetssäkras och metodiken för ständig förbättring införs. Arbetet har skett tillsammans med övriga förvaltningar genom att ingå i det kommungemensamma arbetet med att systematisera. Intern kontroll Kontroll genomfördes av månadsuppföljningens prognossäkerhet samt upprättande av åtgärdsplaner. Prognossäkerheten visar på ett gott resultat. Vissa brister beträffande åtgärdsplaner kan konstateras. Ekonomisk uppföljning Driftredovisning Verksamhet Kostnad Intäkt Netto Budget Avvikelse Ekonomiadministration Försäkringsadministration Särskilda boenden, hyror Summa Kommentarer om driftredovisning Underskottet inom ekonomiadministrationen beror på uppgradering och utökande av beslutsstödslicencer. Inom försäkringsadministrationen beror överskottet på att arbetet med förbyggande åtgärder varit lägre under året. 5

6 Investeringsredovisning - verksamhet Verksamhet Redovisning Budget Avvikelse Inventarier Summa Framtiden Inför 2015 har vi prioriterat följande områden som särskilt angelägna att genomföra: Fortsatt arbete med systematisk kvalitetsledning genom att med övriga förvaltningar utveckla de ekonomiska och kommungemensamma rutinerna för att förbättra kvalitén. Uppgradering av ekonomisystemet samt förberedelse för eventuell upphandling av nytt ekonomisystem. Förstudie för eventuell anskaffning av inköpssystem Implementera beslutsstödsystemet Qlikview till alla chefer Införa kortsystem för hantering av kontanter Utveckla stödet till den interna verksamheten i olika säkerhetslösningar. Sammanställning av indikatorer Mål Indikatorer Trend En kommun med hög kvalitet Att andelen elektroniska leverantörsfakturor ska öka 12% 17% 19% 6