Verksamhetsberättelse Administrativt stöd. Godkänd av kommunstyrelsen 11 mars 2016

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Administrativt stöd Godkänd av kommunstyrelsen 11 mars 2016

2

3 INNEHÅLL SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD 2 SEKTORNS UPPDRAG 2 POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL 2 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 3 DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 3 RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 4 INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 4 FRAMTIDEN 4 LEDNING 5 UPPDRAG 5 EKONOMI 5 KANSLI OCH KOMMUNIKATION 6 UPPDRAG 6 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 6 INFORMATIONSMÅTT 6 EKONOMI 6 MÅLUPPFYLLELSE 7 EKONOMI OCH UPPHANDLING 8 UPPDRAG 8 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 8 EKONOMI 8 MÅLUPPFYLLELSE 9 PERSONAL 10 UPPDRAG 10 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 10 VERKSAMHETENS MÅL ÄR UPPFYLLT. 10 INFORMATIONSMÅTT 10 EKONOMI 10 MÅLUPPFYLLELSE 11 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD 12 UPPDRAG 12 INFORMATIONSMÅTT 12 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 12 MÅLUPPFYLLELSE 13 BILAGA 1: INVESTERINGSREDOVISNING PER PROJEKT

4 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SEKTORNS UPPDRAG Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli och kommunikation, ekonomi och upphandling, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL Kommunfullmäktige har inte fastställt några politiska inriktningsmål för sektorn. Kommunstyrelsen har fastställt verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Målen ingår i verksamhetsplanen. Verksamhetsberättelse 2

5 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Kansli och kommunikation Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Fem av sektorns sex verksamhetsmål bedöms uppfyllda och ett mål delvis uppfyllt. Målet att kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning anses vara delvis uppfyllt då avsteg från vissa rekommendationer gjorts. DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 2016 Verksamhet, tkr Ledning Kansli Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Nettokostnad Sektorn för administrativt stöd redovisar en negativ budgetavvikelse på 1,1 mkr, vilket framför allt förklaras av avtalet angående medfinansiering av E20. Verksamhetsberättelse 3

6 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 2013 Belopp i tkr Taxor och avgifter Hyror och arrenden Bidrag Fsg av verksamhet Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader m.m Bidrag och köp av huvudverksamhet Lokalkostnader Avskrivning och internränta Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnader Nettobudget Kostnaderna är högre jämfört med, vilket framför allt beror på att medlemsavgiften till Räddningstjänstförbundet i Storgöteborg från och med bokförs under sektorn istället för på sektorn för samhällsbyggnad. INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT Sektorn visar ett överskott på 4,5 mkr vilket beror på att anslaget för konstnärlig utsmyckning inte använts fullt ut på grund av tidsförskjutningar. Specificerad redovisning av investeringsprojekten förtecknas i Bilaga Verksamhet, tkr Ledning Kansli Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Nettoutgift FRAMTIDEN Sektorn kommer att arbeta med implementering av E-arkiv med digital nämndadministration, digitalt beslutsstödsystem och utveckling av kommunens intranät. Verksamhetsberättelse 4

7 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ledning LEDNING Uppdrag Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter, medel för förvaltningsgemensamma utredningar med mera. I förbundsavgifterna ingår bland annat medlemsavgift till Räddningstjänstförbundet Storgöteborg, vars uppgift är att ansvara för räddningstjänst samt förebyggande åtgärder mot brand. Ekonomi 2016 Ledning, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Verksamheten visar ett underskott på 1,3 mkr, vilket förklaras av avtalet angående medfinansieraring av E20 på 2,6 mkr. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är högre jämfört med, vilket beror på att medlemsavgiften till Räddningstjänstförbundet i Storgöteborg från och med bokförs under ledning istället för på sektorn för samhällsbyggnad. Verksamhetsberättelse 5

8 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kansli och kommunikation KANSLI OCH KOMMUNIKATION Uppdrag Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policyer och reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val och information, samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också att vara administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation och utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. Sammanfattning av måluppfyllelse Verksamhetens mål är uppfyllt. Informationsmått Plan Antal diarieförda ärenden Ekonomi 2016 Kansli, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Verksamheten visar ett underskott på 0,2 mkr, vilket beror på uppgradering av webben. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är något högre jämfört med föregående år, vilket bland annat beror på uppgradering av ärendehanteringssystemet samt Site vision. Verksamhetsberättelse 6

9 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kansli och kommunikation Måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Nöjd medborgarindex avseende kommunens webbplats (betyg 1 10). Plan 8,8 8,9 0,1 8,7 Nöjdheten är fortsatt hög och verksamheten arbetar kontinuerligt med att höja resultatet. Verksamhetsberättelse 7

10 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ekonomi och upphandling EKONOMI OCH UPPHANDLING Uppdrag Funktionens uppgift är att stödja kommunledningen i strategiska ekonomi- och upphandlingsfrågor, samt ge förutsättningar för kommunens verksamheter att uppfylla sina uppdrag. Arbetet innefattar ekonomiska frågor i redovisning, kund- och leverantörsreskontra, budget/plan, kravsystem, kassa och likviditetshantering. Alla kommungemensamma ramavtal samt ramavtal som är specifika för sektor för socialtjänst samt utbildning och kultur handläggs. Funktionen fungerar därutöver som stöd i upphandlingar för övriga sektorer och samordnar kommunens försäkringar. Sammanfattning av måluppfyllelse Av funktionens tre mål uppfylls två, medan det tredje bedöms som delvis uppfyllt. Service och information får fortfarande höga betyg i chefsenkäten och ramavtalstroheten bedöms ligga kvar på en hög nivå. Kommunen avviker på tre större punkter från rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. Det kan även nämnas att andelen helt elektroniska leverantörsfakturor stigit väsentligt mer än förväntat och ligger nu på över en fjärdedel. Informationsmått Antal leverantörsfakturor Varav helt elektroniska, EDI mm Ekonomiska rapporter till KS Antal ramavtal Plan Ekonomi 2016 Ekonomi och upphandling, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Funktionen visar ett överskott på 0,7 mkr. Anledningen är lägre personalkostnader än budgeterat samt högre kostnader för licenser och IT-konsulter. Jämförelse med föregående år Nettokostnaderna är cirka 5 procent högre än föregående år. Utöver inflation och löneökningar är orsaken huvudsakligen kostnader i samband med systemuppgradering. Verksamhetsberättelse 8

11 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ekonomi och upphandling Måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator * Enligt chefsenkät. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Jag får bra service (%).* Jag får ett vänligt bemötande (%).* Den information jag får är av hög kvalitet (%).* Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp (%).* Antal avvikelser från rekommendationer. en avser hela funktionen. En fortsatt hög nöjdhet redovisas. Plan Ramavtalstrohet (%) Kommunens redovisning bedöms följa Lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed tillämpas. Dock följs inte alla rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning; pensionsåtagandet redovisas inte enligt blandmodellen, anläggningstillgångarna redovisas inte enligt komponentavskrivning och exploateringsredovisningen avviker från rekommendationerna. Metoden för mätningen av ramavtalstrohet har inte förändrats. et avser. Verksamhetsberättelse 9

12 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Personal PERSONAL Uppdrag Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor. Funktionen skall se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området, samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Den förebyggande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter: dels att arbeta med att förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. Sammanfattning av måluppfyllelse Verksamhetens mål är uppfyllt. Informationsmått Antal löneutbetalningar per år Plan Ekonomi 2016 Personal, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Personalfunktionen redovisar ett resultat i enlighet med budget. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är högre än föregående år, vilket framför allt förklaras av vakanta tjänster. Verksamhetsberättelse 10

13 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Personal Måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Jag får bra service av personalen på personalfunktionen *, (%). Plan Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen *, (%). Den information jag får är av hög kvalitet *, (%). Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp *, (%) * Enligt chefsenkät. Måluppfyllelsen är god, nöjdheten är fortsatt hög. Verksamhetsberättelse 11

14 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Miljö- och hälsoskydd MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD Uppdrag Miljö- och bygglovsnämnden är lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen och smittskyddslagen samt vid försäljning av folköl, tobak och receptfria läkemedel. Nämnden ska uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna råd och upplysningar till allmänheten samt vara kommunens främsta rådgivare och sakkunnig när det gäller miljöoch hälsoskyddsfrågor, livsmedelskontroll och smittskyddsfrågor. Miljö- och hälsoskydd utför tillsyn på uppdrag av miljö- och bygglovsnämnden. De flesta beslut av rutinkaraktär har delegerats till miljö- och hälsoskydds handläggare. Miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen en tillsynsplan för verksamheten enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Det görs en prioritering med utgångspunkt från lagstiftningens krav, miljöoch hälsoskyddssituationen i kommunen samt nationella och lokala miljömål. Genom inspektioner, provtagningar, samtal och rådgivning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter runt om i kommunen. Detta berör industrier, livsmedelsförsäljning, restauranger, bostäder, anläggningar för vattenförsörjning och avloppsrening med mera. Arbetet syftar till att förhindra uppkomst av olägenheter som kan vara skadliga för människors hälsa eller miljön. Informationsmått Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut Plan Sammanfattning av måluppfyllelse Miljö- och hälsoskydd har god måluppfyllelse. Ekonomi 2016 Miljö- och hälsoskydd, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Miljö- och hälsoskydd redovisar en negativ budgetavvikelse på 0,3 mkr, vilket beror på IT-satsningar. Verksamhetsberättelse 12

15 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Miljö- och hälsoskydd Jämförelse med föregående år Kostnaderna är högre än föregående år, vilket förklaras av fler medarbetare, systemutveckling samt införande av e-tjänster. Måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfatttas som professionell och kompetent. Resultat av enkätundersökning, %. Handläggningstid, antal dagar, avloppstillstånd. Handläggningstid, antal dagar, bergvärmepump. Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering av ny verksamhet. Plan (2013) 43 < <7 0 5 I genomförd serviceenkät, Insikt, får miljö- och hälsoskydd bra betyg. Metoden för att beräkna NKI har ändrats till. Servicegraden bedöms uppfylla målet. Ett nytt statistikverktyg i Qlikview har under september börjat testköras med data från miljöoch hälsoskydds ärendesystem. Verktyget kommer ge möjlighet att fortlöpande bevaka ledtider med mera på ett mer fullständigt och likformigt sätt. Statistikuppgifterna för livsmedel och värmepumpar är framtagna med ny metod och är inte direkt jämförbara med gamla data. Inventeringen av äldre avlopp fortgår enligt plan. Antalet ärenden ligger kvar på en hög nivå, handläggningstiden alltjämt rimlig. Verksamhetsberättelse 13

16 Sida 1(1) Bilaga 1 INVESTERINGSREDOVISNING BOKSLUT SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Prognos Förslag ombudgetering till 2016 projektavvikelse avvikelse Benämning (belopp i tkr) Projektbudget totalt totalt P=Pågående/ Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift A=Avslutat Kommentarer till avvikelse Konstnärlig utsmyckning P Tidsförskjutningar Kontorsinventarier A Serverbyte enligt plan A Summa inkomster/utgifter Summa netto för sektorn

17

18 I Härryda kommun Mölnlycke facebook.com/harrydakommun harryda.se I