Sektorn för administrativt stöd

Transkript

1 Sektorn för administrativt stöd Sektorns uppdrag Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli och kommunikation, ekonomi och upphandling, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. Politiskt fastställda mål Inga inriktningsmål är antagna för sektorn. Kommunstyrelsen har fastställt verksamhetsmål för samtliga verksamheter. 132

2 Resultatbudget/plan Belopp, tkr Bokslut Budget Budget Taxor och avgifter Hyror och arrenden Bidrag Fsg av verksamhet och entreprenad Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader m.m Köp av huvudverksamhet Lokalhyror och markhyror Avskrivning och internränta Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnader Kansliverksamheten förstärks med en kommunjurist för att hantera den ökade mängden juridiska frågor och ärenden. Uppdrag som tidigare drivits i projektform men som nu har övergått i driftsfas har övergått till respektive driftverksamhet. Detta avser exempelvis medel för Jobbvision och miljöledning. Anslaget avseende utredningspengar har minskats. Den planerade utökningen avseende ytterligare en miljöinspektör har uteblivit. Medlemsavgiften till Räddningstjänstförbundet ökar med cirka 0,7 mkr år och med cirka 3 mkr mot planperiodens slut. Fördelning av bruttokostnader för år Miljö- och hälsoskydd 5% Personal 23% Ledning 40% Ekonomi och upphandling 17% Kansli och kommunikation 15% 133

3 Investeringsbudget/plan 2021 Belopp, tkr Bokslut Budget Budget Investeringarna består i huvudsak av den kommungemensamma budgeten för konstnärlig utsmyckning som motsvarar 0,5 procent av kommunens samlade investeringsbudget. Anslag finns för servrar för sektorns IT-system samt fortsatt investering i e-arkiv Inkomst Utgift Netto

4 Ledning Ledning Beskrivning Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter och förvaltningsgemensamma utredningar. I förbundsavgifterna ingår bland annat medlemsavgift till Räddningstjänstförbundet Storgöteborg vars uppgift är att ansvara för räddningstjänst samt förebyggande åtgärder mot brand. Ekonomi Belopp, tkr Bokslut Budget Budget Ledning Intäkt Kostnad Netto Av verksamhetens budget består cirka 25 mkr av medlemsavgift till Räddningstjänstförbundet. Resurser finns för kommande förvaltningsgemensamma projekt. Anslaget har minskats enligt plan och vissa projekt har övergått i driftsfas och därmed har budget övergått till de verksamheter där drift sker. Detta avser exempelvis Jobbvision och medel för kommunikatör och kommunjurist. 135

5 Kansli och kommunikation Kansli och kommunikation Uppdrag Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policyer och reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val och information, samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också att vara administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation och utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. Kommunens gemensamma kommunikationsverksamhet bedrivs av funktionen. Informationsmått Utfall Antal diarieförda ärenden Ekonomi Belopp, tkr Bokslut Budget Budget Kansli och kommunikation Intäkt Kostnad Netto I verksamhetens budget utgör personalkostnader cirka 7 mkr och konsultarvoden cirka 1,4 mkr. Verksamheten har utökats med en kommunikatör samt en kommunjurist. Finansiering har skett internt, i sin helhet avseende kommunikatörstjänsten och till hälften avseende kommunjuristtjänsten. Driftskostnaderna avseende e-arkiv och intranät har halverats enligt tidigare plan. Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Nöjd medborgarindex avseende kommunens webbplats (betyg 1 10). 8,8 9,0 9,1 9,1 9,1 Funktionen ska ha ett konsultativt arbetssätt och sträva efter att nyttja den mest effektiva kommunikationskanalen för varje tillfälle samt anpassa kommunikationen till målgruppen. Kansliet kommer under perioden att ytterligare utveckla och digitalisera administrativa rutinerna avseende bland annat dokument- och ärendehantering samt e-arkiv. 136

6 Ekonomi- och upphandling Ekonomi- och upphandling Uppdrag Funktionens uppgift är att vara kommunens samlade enhet för ekonomi- och upphandlingsfrågor. I uppdraget ingår att stödja kommunstyrelsen och förvaltningen i ekonomiska frågor och hantera kommunens samtliga kund- och leverantörsfakturor. Funktionen upprättar månadsrapporter, bokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse och budget. Funktionen hanterar alla kommungemensamma ramavtal samt ramavtal som är specifika för sektor för socialtjänst samt utbildning och kultur. Kommunens försäkringar samordnas. Informationsmått Utfall Antal leverantörsfakturor Varav elektroniska Antal kundfakturor Ekonomiska rapporter till KS Antal ramavtal Ekonomi Belopp, tkr Bokslut Budget Budget Ekonomi och upphandling Intäkt Kostnad Netto I verksamhetens budget utgör cirka 12,5 mkr personalkostnader. Ökat utrymme är skapat avseende licenskostnader samtidigt som behovet av konsulter har minskat. 137

7 Ekonomi- och upphandling Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Jag får bra service av personalen på funktionen, (%). Jag får ett vänligt bemötande av personalen på funktionen, (%). Den information jag får är av hög kvalitet, (%). Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp, (%). Antal avvikelser från rekommendationer. Leverantörstrohet, (%) Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Andel uppnådda mål i upphandling, (%). * Andel ramavtal utan väsentliga anmärkningar, (%). * *Indikatorn är ny och kommer att mätas från och med. Chefsenkät görs vartannat år. Beslutsstödsystemet Qlikview kommer att fortsätta utvecklas och fler applikationer kommer anslutas för att ytterligare förbättra och bredda möjligheterna till information och uppföljning. En korrekt och aktuell redovisning ska uppnås genom upprättande av tydliga rutiner och anvisningar samt genom en aktiv dialog. Inga revisionsanmärkningar har riktats mot redovisningen. Redovisningen bedöms följa lagen om kommunal redovisning, och god redovisningssed tillämpas. Dock följs inte alla rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. År bedöms antalet avvikelser från rekommendationerna minskas med två. Enligt förslag från statens offentliga utredningar föreslås att pensionsförpliktelser redovisas enligt fullfondsmodellen. Detta är den modell som idag används av Härryda kommun. Lagförslaget föreslås gälla från och med 1 januari. Under räknas även övergången till komponentavskrivning vara genomförd. Eventuell återstående avvikelse avser redovisning av exploatering. Verksamhetshetsmålet syftar till att ge förvaltningen tillgång till rätt varor och tjänster. Indikatorerna visar hur väl detta uppfylls genom att mäta och följa upp hur stor andel av inköpen som görs hos upphandlade ramavtalsleverantörer, resultatet av upphandlingar och eventuella anmärkningar i löpande avtalsuppföljning. På det sättet sker en löpande uppföljning och förbättring av upphandlingsarbetet och verksamhetsmålets uppfyllnad. 138

8 Personal Personal Uppdrag Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor. Funktionen ska se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området, samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Den förebyggande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter: dels att arbeta med att förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. Personal har ett uppdrag att under implementera friskvårdsbidrag (1 000 kr per anställd). Informationsmått Utfall Antal löneutbetalningar per år Antal tillsvidareanställda Antal visstidsanställda Ekonomi Belopp, tkr Bokslut Budget Budget Personal Intäkt Kostnad Netto I verksamhetens budget utgör cirka 16 mkr personalkostnader. 139

9 Personal Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Jag får bra service av personalen på personalfunktionen, (%)*. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen, (%)*. Den information jag får är av hög kvalitet, (%) * * Enligt chefsenkät. Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp, (%)* Funktionen har som målsättning att under de kommande åren bibehålla nivån på service, kvalitet och tillgänglighet gentemot chefer och övriga medarbetare. Funktionen kommer, i samråd med kommundirektören och förvaltningens ledningsgrupp, att fortsätta utveckla chefs- och ledarutbildningen i kommunen. 140

10 Miljö- och hälsoskydd Miljö- och hälsoskydd Uppdrag Miljö- och bygglovsnämnden är lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen samt smittskyddslagen och ska uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna råd och upplysningar till allmänheten samt vara kommunens främsta rådgivare och sakkunnig när det gäller miljö- och hälsoskyddsfrågor, livsmedelskontroll och smittskyddsfrågor. Miljö- och hälsoskydd utför tillsyn på uppdrag av miljö- och bygglovsnämnden. De flesta beslut av rutinkaraktär har delegerats till miljö- och hälsoskydds handläggare. Miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen en tillsynsplan för verksamheten enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Det görs en prioritering med utgångspunkt från lagstiftningens krav, miljöoch hälsoskyddssituationen i kommunen samt nationella och lokala miljömål. Genom inspektioner, provtagningar, samtal och rådgivning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter runt om i kommunen. Detta berör industrier, livsmedelsförsäljning, restauranger, bostäder, anläggningar för vattenförsörjning och avloppsrening med mera. Arbetet syftar till att förhindra uppkomst av olägenheter som kan vara skadliga för människors hälsa eller miljön. Informationsmått Utfall Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut Ekonomi Belopp, tkr Bokslut Budget Budget Miljö- och hälsoskydd Intäkt Kostnad Netto Verksamhetens budget består till största del av personalkostnader. Den planerade utökningen av ytterligare en miljöinspektör är reviderad då finansiering inte bedöms kunna ske via ökade tillsynsintäkter. 141

11 Miljö- och hälsoskydd Fördelning av intäkter för myndighetsutövning, budget TIllsyn folköl, tobak & receptfria läkemedel 3% Tillsyn livsmedel 34% Tillsyn miljöskydd och hälsoskydd 63% Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Resultat av enkätundersökning >66 >66 >66 Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Avlopp, ärendets tid från ansökan till beslut, inklusive kompletteringar och utredningar, dagar 1 Avlopp, handläggningstid från komplett ansökan till beslut, dagar 2 Handläggningstid, antal dagar, bergvärmepump. Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering av ny verksamhet. 1 Indikatorn är ny från och med. (Qlikview, medianmedelvärde) 2 Urval av ärenden där ansökan inlämnats senaste året. Indikatorn är reviderad från < <7 <7 <7 <7 Miljö- och hälsoskydd har som ambition att handlägga inkommande ärenden inom en månad, så att sökanden eller anmälaren får ett beslut eller svar inom den tiden. För de flesta ärenden av rutinkaraktär handlar handläggningstiden om några dagar eller veckor, medan mer komplicerade ärenden kan dra ut längre på tiden. Arbetet ska vara förebyggande och förutseende med råd och upplysningar för att så tidigt som möjligt leda till lösningar och väl underbyggda beslut. Verksamheten är i hög grad styrd av inkommande ärenden och enligt tillsynsplanen ska tillstånds-, anmälnings-, godkännande- och klagomålsärenden alltid handläggas med högsta prioritet. En sammanställning över vilken tid ett tillstånds- respektive anmälningsärende tar i snitt, räknat från ansökan lämnas in fram till beslutsdatum, redovisas i indikatorerna ovan. Vad det gäller indikatorn avseende enkätundersökningen bedöms godkänt (SKL, Insikt). Enkätundersökningen är gemensam för många kommuner och är under utveckling. 142