SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD. Kommundirektör/Sektorschef Karina Djurner. Ekonomi och upphandling. Personal. Funktionschef Anders Pettersson

Transkript

1 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kommundirektör/Sektorschef Karina Djurner Kansli/ stöd till politiska beredningar och upphandling Personal Miljöoch hälsoskydd Funktionschef Lena Magnusson Funktionschef Bo Ekström Funktionschef Anders Pettersson Funktionschef Lars Wilke Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli, ekonomi och upphandling, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. Politiskt fastställda mål Kommunstyrelsen har fastställt verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Målen ingår i verksamhetsplanen. VERKSAMHETSPLAN 132

2 Resultatbudget/plan, sektorn totalt Taxor och avgifter Hyror och arrende Bidrag Fsg av verksamhet Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader m.m Bidrag och köp av huvudverksamhet Lokalkostnader Avskrivning, internränta Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnader Anslaget för utredningar utökas under planperioden och innefattar bland annat miljöledningssystem, IT-strategi och Landvetter Stad. en för Räddningstjänsten flyttas över från sektor för samhällsbyggnad till sektor för administrativt stöd. finns för Site Vision, vilket är en molntjänst för kommunens hemsida och intranät. Under perioden finns medel avsatt för kommunikation och ett nytt inköpsstöd. Fördelning av bruttokostnader Miljö- och hälsoskydd 8% Personal 22% Ledning 41% och upphandling 17% Kansli 12% VERKSAMHETSPLAN 133

3 Investeringsbudget/plan 2019, sektorn totalt Summa Sektor för administrativ stöd Investeringarna består i huvudsak av den kommungemensamma budgeten för konstnärlig utsmyckning som motsvarar en procent av kommunens samlade investeringsbudget. Anslag för inventarier och servrar för sektorns IT-system är de övriga anslag som ingår enligt tidigare plan. För en specificerad redovisning av investeringsprojekt se bilaga Inkomst Utgift Netto VERKSAMHETSPLAN 134

4 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ledning LEDNING Beskrivning Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter, medel för förvaltningsgemensamma utredningar och arbete med Fairtrade city med mera. I förbundsavgifterna ingår bland annat medlemsavgift till Räddningstjänstförbundet Storgöteborg, vars uppgift är att ansvara för räddningstjänst samt förebyggande åtgärder mot brand. Kommunledning Anslaget för utredningar utökas under planperioden och innefattar bland annat miljöledningssystem, IT-strategi och Landvetter Stad. en för Räddningstjänsten flyttas över från sektor för samhällsbyggnad till ledning. Intäkt Kostnad Netto VERKSAMHETSPLAN 135

5 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kansli KANSLI Uppdrag Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policyer och reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val och information, samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också att vara administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation och utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. Informationsmått Antal diarieförda ärenden Kansli I budgeten finns 0,2 mkr för Site Vision, vilket är en molntjänst för kommunens hemsida och intranät. Under perioden finns 0,6 mkr avsatt för att stärka förvaltningens kommunikation med medborgarna. Intäkt Kostnad Netto Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Nöjd medborgarindex avseende kommunens webbplats (betyg 1 10). 8,8 8,7 8,9 8,9 8,9 Funktionen ska ha ett konsultativt arbetssätt och sträva efter att nyttja den effektivaste informationskanalen för varje informationstillfälle samt anpassa informationen till målgruppen. Kansliet kommer under perioden att ytterligare utveckla de administrativa rutinerna avseende dokument- och ärendehantering. VERKSAMHETSPLAN 136

6 och upphandling EKONOMI OCH UPPHANDLING Uppdrag Funktionens uppgift är att vara kommunens samlade enhet för ekonomiska frågor i redovisning, kund- och leverantörsreskontra, budget/plan, kravsystem, kassa och likviditetshantering. I uppdraget ingår att stödja kommunstyrelsen och förvaltningens ledning och verksamhet i ekonomiska frågor. Funktionen upprättar månads- och delårsrapporter, årsbokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse. Alla kommungemensamma ramavtal samt ramavtal som är specifika för sektor för socialtjänst samt utbildning och kultur handläggs. Funktionen fungerar därutöver som stöd i upphandlingar för övriga sektorer och samordnar kommunens försäkringar. Informationsmått Antal leverantörsfakturor Varav helt elektroniska, EDI mm ska rapporter till KS Antal ramavtal Ca och upphandling 0,5 mkr finns årligen i budget för ett nytt inköpsstöd. Intäkt Kostnad Netto VERKSAMHETSPLAN 137

7 och upphandling Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator * Enligt chefsenkät. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Jag får bra service (%).* Jag får ett vänligt bemötande (%).* Den information jag får är av hög kvalitet (%).* Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp (%).* Antal avvikelser från rekommendationer. Ramavtalstrohet (%) Interna brukarundersökningar görs vartannat år. Indikatorerna avser andelen chefer som instämmer i påståendena. Beslutstödssystemet Qlikview kommer att fortsätta utvecklas och fler applikationer kommer anslutas för att ytterligare förbättra och bredda möjligheterna till information och uppföljning. En korrekt och aktuell redovisning ska uppnås genom upprättande av tydliga rutiner och anvisningar samt genom en aktiv dialog. Inga revisionsanmärkningar har riktats mot redovisningen. Redovisningen bedöms följa lagen om kommunal redovisning, och god redovisningssed tillämpas. Dock följs inte alla rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. En hög ramavtalstrohet ger fördelaktiga inköp för verksamheterna. Tillhandahållande av nya avtalsområden ska ske genom identifiering och upphandling av ännu ej upphandlade varu- och tjänsteområden. Samtliga beställare i förvaltningen ska ha genomgått beställarutbildning, och målet är att uppnå enhetliga och rationella inköp bland annat genom att reducera antalet beställare. Den ökade beställarkompetensen i verksamheterna kommer att bidra till ökad andel köp hos rätt leverantör till rätt kostnad. Mätningen av ramavtalstrohet kommer att ändras under år. VERKSAMHETSPLAN 138

8 SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Personal PERSONAL Uppdrag Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor. Funktionen skall se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området, samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Den förebyggande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter: dels att arbeta med att förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. Informationsmått Antal löneutbetalningar per år Personal Inga större verksamhetsförändringar ingår i budgeten. Intäkt Kostnad Netto Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator * Enligt chefsenkät. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Jag får bra service av personalen på personalfunktionen *, (%). Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen *, (%). Den information jag får är av hög kvalitet *, (%). Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp *, (%) Funktionen har som målsättning att under de kommande åren bibehålla nivån på service, kvalitet och tillgänglighet gentemot chefer och övriga medarbetare. Funktionen kommer, i samråd med kommundirektören och förvaltningens ledningsgrupp, att fortsätta utveckla chefs- och ledarutbildningen i kommunen. VERKSAMHETSPLAN 139

9 Miljö- och hälsoskydd MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD Uppdrag Miljö- och bygglovsnämnden är lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen samt smittskyddslagen och ska uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna råd och upplysningar till allmänheten samt vara kommunens främsta rådgivare och sakkunnig när det gäller miljö- och hälsoskyddsfrågor, livsmedelskontroll och smittskyddsfrågor. Miljö- och hälsoskydd utför tillsyn på uppdrag av miljö- och bygglovsnämnden. De flesta beslut av rutinkaraktär har delegerats till miljö- och hälsoskydds handläggare. Miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen en tillsynsplan för verksamheten enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Det görs en prioritering med utgångspunkt från lagstiftningens krav, miljö- och hälsoskyddssituationen i kommunen samt nationella och lokala miljömål. Genom inspektioner, provtagningar, samtal och rådgivning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter runt om i kommunen. Detta berör industrier, livsmedelsförsäljning, restauranger, bostäder, anläggningar för vattenförsörjning och avloppsrening med mera. Arbetet syftar till att förhindra uppkomst av olägenheter som kan vara skadliga för människors hälsa eller miljön. Informationsmått Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut Miljö- och hälsoskydd Inga större verksamhetsförändringar ingår i budgeten. Intäkt Kostnad Netto VERKSAMHETSPLAN 140

10 Miljö- och hälsoskydd Fördelning av intäkter för myndighetsutövning och upphandling 17% Tillsyn livsmedel 34% Tillsyn miljöskydd och hälsoskydd 63% Kommunstyrelsens verksamhetsmål med plan för måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Resultat av enkätundersökning, %. Handläggningstid, antal dagar, avloppstillstånd. Handläggningstid, antal dagar, bergvärmepump. Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering av ny verksamhet. 77 nöjda <14 <14 <14 < <7 <7 <7 <7 Miljö- och hälsoskydd har som ambition att handlägga inkommande ärenden inom två månader, så att sökanden eller anmälaren får ett beslut eller svar inom den tiden. För de flesta ärenden av rutinkaraktär handlar handläggningstiden om några dagar eller veckor, medan mer komplicerade ärenden kan dra ut längre på tiden. Arbetet ska vara förebyggande och förutseende med råd och upplysningar för att så tidigt som möjligt leda till lösningar och väl underbyggda beslut. Verksamheten är i hög grad styrd av inkommande ärenden och enligt tillsynsplanen ska tillstånds-, anmälnings-, godkännande- och klagomålsärenden alltid handläggas med högsta prioritet. En sammanställning över vilken tid ett tillstånds- respektive anmälningsärende tar i snitt, räknat från komplett ansökan respektive anmälan till beslutsdatum, redovisas som indikator ovan. VERKSAMHETSPLAN 141