Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det?

Transkript

1 Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? E-fakturaprojektet ESV Eva Wern Sören Pedersen Verva - Arena

2 Program e-fakturaprojektet i svenska staten Val av standard för e-faktura Vald infrastruktur Obligatoriet att hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt ESV: s stödpaket Påverkan Leverantörsbearbetning Sid 2

3 Bakgrund för statens e- fakturaprojekt Start våren 2005 med förstudie Förstudierapport september 2005 Kalkylen visade gott resultat Hemställan till regeringen om obligatorium december 2005 Förslag till e-nämnden / Verva om standard december Sid 3

4 ESV:s förstudie Staten kan spara stora pengar, kalkylen var en framgångsfaktor Lösningar för små och stora Redovisning och arkivering Inköpsmönster Sid 4

5 Introduktion av statens e- fakturaprojekt Start av e-fakturaprojektet januari 2006 Upphandling av infrastruktur januari december 2006 Beslut av s-regringen om obligatorium juni 2006 Beslut av allians-regeringen om obligatorium december 2006 Beslut om standard januari 2007 Stödpaket hösten 2006 hösten 2007 Start leverantörsbearbetning våren Sid 5

6 ESV:s uppdrag ESV skall leda och samordna införandet av standardformat ESV skall bedöma behovet av reglering på området. ESV skall ge myndigheterna stöd ESV skall analysera incitament för att få leverantörer att skicka och ta emot fakturor elektroniskt ESV skall följa ett antal myndigheters arbete Sid 6

7 Mätning av hur myndigheter ligger till Mätning genom webb-enkät Första mätning sker den 1 oktober 2007 Kvartalsvisa mätningar därefter Uppföljning via ESV:s webbplats Kriterier tas fram för varje färg Olika kriterier för stora myndigheter och andra Sid 7

8 Val av standard och standardbeslut Sid 8

9 VERVAFS 2007:1 Svefakturan är statens standard Myndigheter vill ha gemensam standard Standarden skall vara tillräckligt bra Standarden tillgänglig för alla, gratis Standarden skall följa internationell utveckling Standarden skall vara utvecklingsbar till flera dokumenttyper Gemensam för hela den offentliga sektorn underlättar Öppen förvaltningsprocess med insyn Sid 9

10 Vald infrastruktur Sid 10

11 Inköpsmönster - antal fakturor - staten som helhet 2005 Fakturatyp Antal leverantör Antal fakturor Fördelning fakturor Leverantörer > 1000 fakturor /år Leverantörer % % Leverantörer % < 100 fakturor /år Sid 11

12 Lösningen - leverantörsfaktura Säljare Köpare e-faktura (Svefaktura-format) Skanning (option) Ramavtal Fakturaväxel (minsta avrop) Fakturaportal EFH (option) Ekonomisystem Fakturaskrivare Mottagning EFH EA-system (befintligt) e-faktura (övriga format) Konvertering och arkivering Skanningscentral Sid 12

13 Lösningen - kundfaktura Säljare = myndighet Ramavtal Fakturaväxel (minsta avrop) Köpare Mottagarval Papper e-faktura (Svefaktura-format) Mottagning/ sändning Svefaktura Internetbank Sid 13

14 Vanlig fråga varför dessa krav Svar: Kraven påverkar lösningen Exempel på krav som påverkade lösningen. Redo visning Arkivering System dokumentation Behandlingshistorik Säker konvertering Standard Säker överföring Små och stora leverantörer Små och stora myndigheter Civilrättsligt Mervärdesskattelagen Sid 14

15 Vem ansvarar för avvikelser? Myndighet som gör avsteg får svara för ev. avvikelser i lösningen Måste själv säkerställa att alla krav uppfylls Intern kontroll Sid 15

16 Obligatoriet förordning, föreskrift och allmänna råd Sid 16

17 Ändring i förordning Förordning om ändring i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring; Hantering av fakturor 21 f En myndighet skall hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Ekonomistyrningsverket får besluta om undantag från kravet enligt första stycket om det finns särskilda skäl. Denna förordning träder i kraft den 1 juli Sid 17

18 ESV:s stödpaket Sid 18

19 Mål för stödpaketet Minimera kostnaderna för staten vid införandet Göra det enkelt för den enskilda myndigheten att införa elektroniska fakturor Ge information till myndigheternas leverantörer och andra aktörer Förenkla leverantörsanslutningen Förenkla relationen mellan ramavtalsleverantörerna och myndigheterna Sid 19

20 Medel Handledningar Lansering av ramavtal Piloter och försök Samordning av insatser, t.ex. leverantörsbearbetning Utbildningar, seminarier och nätverk Sid 20

21 Sid 21

22 ESV:s stödpaket Handledningar Innan avtal tecknas Införa EFH Då vi avropat Inför införande av växel och skanning Övriga Införandestrategi för e-faktura Fakturahantering i staten Svefaktura i staten Ordlista Vägledning inför avrop Svefaktura formatet vid skanning Frågor och svar Att införa e-faktura bildspel Leverantörsanslutning Förenklad kalkyl E-faktura Skriften myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering Utgående faktura Boken E-handel redovisning och juridik Systemdokumentation och behandlingshistorik Förenklat EDI avtal Sid 22

23 Tips E-handelsbok av SKL, ESV m.fl.: Elektronisk handel redovisning och juridik Kommentus förlag Skrift från SFTI om myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering (dec-2006) Sid 23

24 E-handelsböcker I övrigt NEA- Nätverket för Elektroniska Affärer (öppet e-handels nätverk med erfarenhetsutbyte) Sid 24

25 Påverkan - Främjar införandet i övriga delar av samhället Offentlig sektor har samma standard för e-fakturor Samarbete inom offentlig sektor runt leverantörsbearbetning Systemleverantörer påverkas Staten tjänar men det gör också företagen Nytt uppdrag till ESV för e-inköp Fokusering på e-handel ger effekt! Sid 25

26 Leverantörsanslutning Sid 26

27 Information om ESV arbete Status leverantörsanslutning Mål och delmål Strategi Samverkan Vanliga frågor Var hittar jag information Hur påverkas leverantörerna? Nästa steg Sid 27

28 Mål och delmål Fyra miljarder på fem år År Andel e-faktura 30 % 50 % 75% 100 största motsvarar 45 % (2/3 under 2008) 500 största motsvarar 60 % Sid 28

29 Mål och delmål (forts) Utifrån ESV:s förstudie antas att: Tidsbesparing per e-faktura 22 minuter 50 % för skannade Internpris 500 kr/h Kostnadsbesparingar 1,80 kr/st 100% 90% 80% Nyttohemtagning 100% 90% 80% 70% 60% skannade fakturor Fakturaportal 70% 60% 50% 40% 30% 50% 40% 30% 20% Övriga e-fakturor Svefakturor 20% 10% 10% 0% % Sid 29

30 Strategi för de 500 största ESV informerar och erbjuder stöd: e-fakturaprojektet och regeringsuppdraget Krav i ramavtalsupphandlingar Alla statliga myndigheter skall senast från och med den 1 juli 2008 hantera sina inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Standardformatet i staten är Svefaktura. Obligatoriet Föreskriften Erbjuder stöd för de 100 största via SFTI Sid 30

31 Strategi för övriga Informationsspridning Förmedla kontaktuppgifter Seminarier och konferenser Massmedia Myndigheters eget arbete Stödmaterial Frågor och svar Utbildningar och nätverk Samarbete med systemleverantörer Dialog och information Problemlösning Nutek Handlingskraft med IT Finansiering ESV/SFTI stödjer arbetet Sid 31

32 Svefakturaanslutningsprojekt ESV kontaktar leverantör ESV och SFTI hjälper leverantör med frågor om Svefaktura Leverantören tar fram tidplan för Svefaktura -projektet En eller ett fåtal pilotmyndigheter utses Svefaktura-testfil skickas till SFTI. Svefaktura-testfil skickas till pilotmyndigheter Pilotmyndigheter ansluts Övriga myndigheter ansluts Sid 32

33 Samverkan Nätverk av statens större myndigheter Deltagande i kommuner och landstingens grupp för leverantörsanslutning Möten med ramavtalsleverantörer e-faktura Möten med systemleverantörer Möten med VAN-operatörer Samverkan med Nutek kring HIT-programmet Sid 33

34 Vanliga frågor Hur många leverantörer har ESV kontaktat? Vilka leverantörer kommer att kunna skicka Svefaktura? Vilka kan skicka Svefaktura idag? När ska jag kontakta leverantörerna? Var hittar jag kontaktinformation? Sid 34

35 Var hittar jag info? Status på statens 500 största leverantörer publiceras på ntorsbearbetning Status på myndigheter publiceras på Sid 35

36 Hur påverkas leverantörerna? + Ingen förändring - Inget mervärde Pappersfaktura till skanningscentral Möter krav vid upphandling + Uppfyller krav - Manuell inmatning Fakturaportal + Billig teknik - Mindre flexibelt Virtuell fakturaskrivare + Flexibelt - Kan kräva investering e-faktura från eget system eller VAN Ökad mognad att e-fakturera Sid 36

37 Hur påverkas leverantörerna? (forts) Staten tar emot e-faktura utan någon kostnad Svefaktura till alla myndigheter Mindre leverantörer väljer ofta virtuell fakturaskrivare eller fakturaportalen Större leverantörer väljer ofta att skicka antingen via fakturaväxel (VAN-tjänst) eller direkt från faktureringssystem Sid 37

38 Hur påverkas leverantörerna? (forts) Sid 38

39 Nästa steg Öka andelen riktiga e-fakturor Öka mervärdet genom högre automatik i processen E-inköp Sid 39

40 Sammanfattning Staten gör ett samlat införande av e-faktura Ekonomistyrningsverket leder och samordnar införandet 1 juli 2008 ska alla statliga myndigheter vara redo Svefaktura är statens standard Lösningar erbjuds för företagens olika behov ESV kontaktar statens 500 största leverantörer Enhetliga lösningar för alla myndigheter Kontakter direkt mellan företag och myndigheter i övrigt Nästa steg e-inköp Sid 40

41 Mer information på Målgrupp myndigheter företag alla Maila frågor till: ESV: SFTI: statens frågor Svefakturafrågor Sid 41

42 Eva Wern (projektledare) Tfn: E-post: Sören Pedersen Tfn: E-post: Sid 42