Periodisk fakturering i Malmö stad

Transkript

1 Periodisk fakturering i Malmö stad Carl-Johan Rasch carl-johan.rasch@malmo.se Tel Historik 2002 Införande av skanning på samtliga förvaltningar 2002 Successivt införande av e-handel 2003 Interna fakturor elektroniskt Byte av e-handelslösning 1

2 Elektronisk handel och elektronisk fakturahantering i Malmö stad Elektroniska prislistor, avrop, bekräftelser och fakturor till/från externa leverantörer. Elektroniska fakturor från interna leverantörer. Pappersfakturor som skannas in och tolkas. Marakanda Inköp (MI) e.fact A+ Fakta Malmö stads e-handel och fakturahantering Elektronisk handel sedan 2002 Totalt leverantörsfakturor/år varav från externa leverantörer 22 leverantörer anslutna till Marakanda Inköp skickade elektroniska fakturor under Under skickade olika användare order till ett värde av totalt 132 Mkr 7 leverantörer skickade periodiska fakturor elektroniskt under 2

3 Fördelning fakturatyper 100% 80% Andel 60% 40% % 0% Elektroniska MI Elektroniska e.fact Skannade Fakturatyp Periodiska e-fakturor E-faktura Papper Totalt Andel elektroniskt El, nät % 2% Hyra Fast telefoni % 43% 61% 14% Mobiltelefoni % 21% Fast telefoni % 42% El, förbrukning Totalt % 47% 74% 35% 3

4 Elektronisk periodisk (orderlös) faktura från ramavtalsleverantör (SFTI Sc 9.1) Till pg/bg AT & (9.1.4) Pris-/artikelinformation Lev.reskontra Redovisning Köpare AT Faktura Leverantör ankomstreg attestreg attest Kan/bör vara automatisk Sc = Scenario, AT=Affärstransaktion Så hänger systemen ihop SFTI Inhouseformat EDI-fil (t ex EDIfact eller XML) Inhouseformat Prislistor Användare Affärssystem (handelsapplik ation) Fakturor Funktion för formatkonvertering Kommunikationsfunktion Funktion för formatkonvertering Kommunikationsfunktion Affärssystem (handelsapplik ation) Användare Köpare Leverantör 4

5 Vinster med e-fakturering enligt Sc. 9.1 Bättre affärer Effektivisering Kvalitetsvinster Bättre affärer Bättre affärer Effektivisering Kvalitetsvinster Spridning av information om avtal och priser => ramavtalstrohet och ökad prismedvetenhet Förteckning över faktureringsobjekt genom inventering och kontinuerlig komplettering. Ger bättre möjligheter till uppföljning av avtalen och underlag för kommande upphandlingar Förenklar leverantörsbyten 5

6 Effektivisering Bättre affärer Spar tid Kvalitetsvinster Tidsbesparingar i fakturahanteringen (även på leverantörens sida) Sekundsnabb automatisk kontroll av fakturans rader Förbättrade möjligheter till uppföljning och planering. Kvalitetsvinster Bättre affärer Spar tid Kvalitetsvinster Moderna rutiner Aktuella och mer rättvisande räkenskaper Mer tid för kärnverksamheten 6

7 Malmö stads fortsatta arbete med e-handel och e-fakturor Byte av teknisk lösning Nyanslutning av leverantörer enligt Sc 9.1 Fortsatt inventering öka volymen hos redan anslutna leverantörer Elektronisk hantering av telefonispecifikationen Påverka utvecklingen av standarden SFTI Elektronisk handel och elektronisk fakturahantering i Malmö stad 2007 Elektroniska prislistor, avrop, bekräftelser och fakturor till/från externa leverantörer. (Orderbaserad handel/ orderlösa fakturor) Elektroniska fakturor från interna leverantörer. (Orderbaserade och orderlösa fakturor) Pappersfakturor som skannas in och tolkas + på sikt SVEFAKTURA 7

8 Kontinuerligt förbättringsarbete Fakturering Färre tekniska fel Utveckla prislistehanteringen tillsammans med leverantörerna Effektivare rutiner Informationssynkronisering Inventering Uppföljning Problem vi har stött på Många leverantörer har svårt att ta ut informationen för att kunna skapa en korrekt prislista Varken köpare eller säljare har från början en komplett bild av vilka faktureringsobjekt som finns Systembyten får ofta större konsekvenser än beräknat 8