Regelbunden e-fakturering av mätbara tjänster

Transkript

1 Regelbunden e-fakturering av mätbara tjänster Regelbunden fakturering av mätbara tjänster Seminariet tar upp hur köpare kan hantera mottagning och behandling av elektroniska fakturor som regelbundet eller periodiskt tas emot och som baseras på uppmätt förbrukning. I och med att en faktura tas emot periodiskt sägs den också vara orderlös men i själva verket baseras den på en överenskommelse eller avtal och faktureras så länge köparen använder tjänsten och leverantören levererar tjänsten. Vi kommer också visa att detta enbart är vara möjligt om det finns ett standardiserat sätt att förpacka och förmedla den elektroniska fakturan och andra meddelanden som används för att utbyta information. Erfarenheter från både köpare och leverantörer kommer att redovisas på seminariet och visa vilka vinster som kan uppnås. Målgrupp är de företag och organisationer som utnyttjar sådana tjänster, tex el och telefoni, och som önskar rationalisera hanteringen och förbereda betalningen samt leverantörer av sådana tjänster som vill rationalisera framställningen av betalningsunderlag till sina kunder och uppnå konkurrensfördelar. 2 1

2 Vad vill vi uppnå med seminariet Informera om periodisk fakturering Visa både kund och leverantörsperspektiv Konsekvenser om man gör speciallösningar Framtida utveckling blir lättare om man utgår från en etablerad standard 3 Agenda Vad När Vem Vad är periodisk fakturering - Process - Scenario - Köparens kontroll Erfarenheter från en köpare GS1 Malmö Erfarenheter från en leverantör Vattenfall Vinster med periodisk fakturering

3 Kort om GS1 GS1 - En global organisation med lokal närvaro Fler än 1,3 milj företag som kunder Mångdubbelt fler använder lösningarna Säkerställer användarstyrt globalt system inkl lösningar (kärnverksamhet) baserat på standards Numreringssystem Informationsbärare E-affärsmeddelanden Tillhandahåller globala tjänster Global Data Synchronization Network - artikelinfo EPCglobal Network - RFID GS1 Net solutions (GEPIR) information om parter 6 3

4 GS1 - affärsidé Vi ska tillsammans med alla parter på ett lönsamt sätt utveckla, paketera och sprida lösningar som effektiviserar informationsoch produktflöden för varor och tjänster. 7 GS1 har kunder Storhushållsgrossister Sjukvårdsmaterialleverantörer Läkemedelsleverantörer Läkemedelsdistributörer Kontorsmaterialgrossister Kem-tek leverantörer Kommuner Landsting Elnätsägare Elleverantörer Byggvaruleverantörer Byggvaruhandel Apoteken Dagligvaruhandel Livsmedelsleverantörer Fackhandel Telekomoperatörer Transportörer Konsumentelektronikleverantörer Myndigheter Tredjepartslogistikoperatörer Systembolaget Klädleverantörer Verkstadsindustri Etc, etc 8 4

5 GS1-systemet Affärsrelationsnummer Individnummer Returlastbärare EAN13 ITF14 Produktklass Kollinummer RSS EAN128 Lokaliseringsnummer Artikelnummer EAN8 RFID/EPC Affärsprocesser Periodisk fakturering Materialanskaffning Avrop mot ramavtal Handelsflöde DATA MATRIX 9 Processyn på periodiska fakturor 5

6 Användningsområden Abonnemang för periodiska telefonifakturor Taxikort för Taxiresor Kontrakt för inhyrd personal Energiförbrukande anläggning för periodiska elfakturor Rekvisition för hämtköp tex i byggvaruhandel, järnaffär Hyresobjekt för hyror av lägenheter och lokaler Inköpskort för tex hämtköp 11 Mål vid utveckling av verksamheten Skapa avtalstrohet! 12 6

7 Mål vid utveckling av verksamheten Automatisk kontroll och attest av faktura! 13 Leverantören Periodisk fakturering mot befintliga ramavtal Affärsscenario 9 Säljaren Kundkontakt ansvarig ansvarig Avtal Objekt Förbruknings kontroll hantering Upphandlaren Köparen Abonnemangssamordnare Avvikelsekontrollant handläggare 14 7

8 Behandla periodisk faktura Periodisk fakturering mot befintliga ramavtal Beställare attest Objekt (avtal, abonnemang) Leverantör Prislista Klar för Betalning BG/PG Betalning Affärsscenario 9.1 och

9 Avstämning periodiska fakturor 17 IV nr Prislista III Köpare: Säljare: Avtal: Objekt Artikelnr Pris Kvantitet Radbelopp , , ,20. II Automatisk attest av fakturan Summa radbelopp 895,20 Skattepliktigtbelopp 895,20 Skattebelopp 25% 223,80 Belopp att betala 1119,00 I I IV I III Prislista Avtal Köpare: Säljare: Artikelnr Benämning Kontraktspris Moms Konto Abonnemang 90 25% Samtal 0,45 25% 4010 Objekt Objektnummer: Innehavare: Kent Karlsson Avdelning: Marknad Kostnadsstä lle: 1934 I) Belopp att betala inom min/max värde II) Fakturerat enhetspris enligt ramavtal III) Fakturerad kvantitet inom min/max-värde IV) Fakturerad artikel enl ramavtal Affärsscenario 9.1 och 9.2 Avtal: Belopp: Min 20 kr Max kr Kvantitet: Min 6 II Max 1500 Minuter Förutsättningar för automatattest av faktura Objektet attesteras innan den används för kontroll mot fakturan Kända artiklar och nettopriser enligt affärsavtalet faktureras Mottagningskontroll av leverans Utförd tjänst kontrolleras Automatiskt kontroll av fakturan Kvantiteter enligt vad som rapporterats efter leverans Priser de som gäller enligt avtal 18 9

10 Processkartläggning Periodiska fakturor Processkartläggning, Telefonifaktura inom en medelstor kommun Kartläggning av processer som utgår vid införande av e-handel enligt scenario 9.1 (orderlöst) Process start Posten AB levererar dagens post till kommunhuset. Vaktmästare Vaktmästaren öppnar, delar ut posten till ankomsstäm resp. avdelning i kommunhuset. plar, sorterar. Post Post på 1 min+30 min klar för 1 min+30 min klar att 1 min+1 min plats utdelning hämtas i Fakturor till resp. internfack Ankomstregistreri mottagares hämtas av ng, Vernr, internfack eller resp mottagare avstämning och rum sorteringav fakturor Fakturor klara Fakturor Post klar klar för 3 min+30 min klara för 1 min+1 dag för atthämtas i 1 min+1 min för kontering och ankomstreg. interndistribution internfack attestering 1 min+1 min överlämnas till Fakt. Konteras läggs beslutsattestant, i och slutattesteras. antingen direkt ekonomiavdelninge eller via ns internfack internfack. klar för Fakt. Klar Attesterad klar interndistribution till för kontering 2 min +2 min faktura 1 min + 3 dagar vidare bearbetning 1 min+10 min beslutsattestant 1 min+1 dag och beslutsattest hämtas i internfack av assistent till arbetsplats. kontrolleras och mottagningsattest eras Sorteringmm slutreg. Ver.nr stämplas avst.lista körs ut Fakturor sätts in i pärm inne i arkivet. Fakturor färdigbehandlad klar för 1 min+30 min klara att sättas 1 min+5 min klar för betalning slutregistrering in ipärm 19 Copyright 2002 DALESJÖ KONSULT AB Process start Posten AB levererar dagens post till kommunhuset. Ankomstregistreri ng, Vernr, avstämning och sorteringav fakturor Processkartläggning Periodiska fakturor Vaktmästare öppnar, ankomsstämp lar, sorterar. Vaktmästaren delar ut posten till resp. avdelning i kommunhuset. Post Post på 1 min+30 min klar för 1 min+30 min klar att 1 min+1 min plats utdelning hämtas i Fakturor till resp. mottagares internfack eller rum hämtas av resp mottagare internfack Fakturor klara Fakturor Postklar klar för 3 min+30 min klara för 1 min+1 dag för att hämtas i 1 min+1 min för kontering och ankomstreg. interndistribution internfack attestering 1 min+ 1 min överlämnas till beslutsattestant, antingendirekt eller via internfack. Fakt. Konteras och slutattesteras. läggs i ekonomiavdelninge ns internfack klar för Fakt. Klar Attesterad klar hämtas i internfack av assistent till arbetsplats. kontrolleras och mottagningsattest eras Sortering mm interndistribution till för kontering 2 min +2 min faktura 1 min +3 dagar vidare bearbetning 1 min+10 min beslutsattestant 1 min+1 dag och beslutsattest slutreg. Ver.nr stämplas avst.listakörs ut Fakturor sätts ini pärm innei arkivet. Fakturor färdigbehandlad klar för 1 min+30 min klara att sättas 1 min+5 min klar för betalning slutregistrering in ipärm Copyright 2002DALESJÖ KONSULT AB 20 10

11 Exempel på fakturarutin för periodisk faktura Kontoansvarig Godkänna villkor, gränsvärden, kontering Beslutsattest Systemadmin Kontoansvarig Systemadmin Indata: Avtalsvillkor, abonnemang, gränsvärden, kontering granskning (om ej inom gränsvärden) Ktrl och attest Arkiv attesterad faktura System för hantering Automatisk kontroll av villkor, abonnemang, gränsvärden samt attest Leverantör Ekonomisystem fil Betalning Exempel på utvecklingsarbete av periodisk fakturering (ESAP 9) Användargrupp Landstinget Uppsala län, Landstinget Östergötland, Telia, Härnösand kommun, Munkedahls kommun, Borås kommun, Vänersborgs kommun, Örnsköldsviks kommun, Malmö stad, Stockholms stad Ventelo, Tele2, Telenor, TeliaSonera, Vodafone, Fortum, Eon, Vattenfall, Telgekraft, Svenska Kraftnät, Graninge, Katrinehom energi, 10 st Leverantörer, > 8 st Kunder Förtydliga tillämpningen med - Legala krav; Skattelag, Bokföringslag, LOU - Praxis: En faktura per objekt, Hantering preliminär och slutlig debitering, energiskatt, identifiering av mätpunkter, mm - Språk: Svenskspråkig handledning Restriktioner: Ej samlingsfaktura, endast nettopriser mm Återfört till global standard: Fakturering av el. 11