Handledning om krav på e-handel

Transkript

1 Krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster Handledning om krav på e-handel Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Ulla Karin Josefsson, Statens inköpscentral (SIC) vid Kammarkollegiet Upphandlingsdagarna januari 2017

2 E-handel är en prioriterad fråga E-faktura till statliga myndigheter obligatoriskt sedan 2004 Sedan 2014 ska beställningar i staten göras elektroniskt Inga lagkrav för kommuner och landsting, men många har infört e-handel och flertalet har e-fakturering Nya e-fakturadirektivet ska nu implementeras; innebär att alla upphandlande myndigheter ska kunna ta emot e- fakturor 2018 Regeringen utreder även om ev. obligatorium att skicka e- fakturor Hur kan vi då stödja införandet?

3 Viktigt att kunna ställa krav redan vid upphandlingen En nyligen uppdaterad handledning finns nu till stöd för detta Bakom handledningen står SFTI; dvs ESV, Upphandlingsmyndigheten och SKL I arbetet har Kammarkollegiet och SKL Kommentus även deltagit Stöd för upphandlande myndigheter för dels egna förberedelser men även förslag på texter kring krav Handledningen finns på

4 Hur kan vi arbeta med kravställning? Börja med analys av egna verksamheten. Hur ser våra rutiner ut i egna organisationen? Hur vill vi beställa de aktuella varorna eller tjänsterna? Finns höga krav på automatiserad hantering eller är det bra nog med att få in leverantörer på enkelt sätt för effektiv inköpsprocess och bra möjligheter till uppföljning? Behöver vi komplettera med leverantörsportal för att underlätta för leverantörerna?

5 Bedöm branschens vana vid e-handel och välj affärsprocess Dagens e-handelssystem kan hantera olika affärsprocesser; Produktkataloger kan läsas in mer eller mindre automatiskt i e- handelssystemet, men kommunikation kan även ske genom manuell registrering av leverantör i portal Kraven kan därför ställas utifrån den aktuella branschens e-handelsmognad Viss miniminivå kan vara motiverad, men flexibilitet för även de som kan mer Tänk på proportionalitetsprincipen och ställ inte högre krav än motiverat Handledningen ger därför förslag som är flexibla utifrån olika mognadsgrad

6 Välj tilldelningskriterier eller avtalsvillkor Alla leverantörer inte mogna för e-handel, därför inte lämpligt med obligatoriska krav som ska uppfyllas direkt Vi rekommenderar e-handel som tilldelningskriterium eller som avtalsvillkor Leverantörer ska behandlas på likvärdigt och ickediskriminerande sätt Flexibilitet viktigt med olika sätt för e-handel

7 Viktigt med olika affärskrav för fungerande e-handel, t.ex. Produktkataloger och prislistor ska visa de avtalade nettopriserna Produktkataloger ska innehålla det upphandlade sortimentet Avropsdagens pris ska faktureras Alla fakturor ska märkas med ordernummer Behov kan finnas av länk till produktinformation m.m

8 Mallar med exempel som stödjer beskrivna affärsprocesser Varje organisation kan behöva göra anpassningar Exempel inledning: Introduktionstext i förfrågningsunderlag Exempel A: Beställning från produktkatalog Exempel B: Beställning via webbshop (punch-out) Exempel C: Orderöverenskommelse Exempel D Beställning av tjänsteuppdrag Exempel E: Beställning med rekvisition Exempel F: Periodisk fakturering för abonnemang mm. Exempel G: Fristående fakturering Exempel H: E-handel som avtalsvillkor

9 Exempel A: Beställning från produktkatalog

10 SIC:s arbete med krav på e-handel Statens inköpscentral (SIC) ställer krav på e-handel i upphandlingar av ramavtal sedan 2015 Följer SFTI:s handledning Förutsättningarna varierar mellan olika ramavtalsområden (SIC upphandlar mest tjänster) Leverantörer har olika förutsättningar för att ansluta sig till e-handel Myndigheter har olika förutsättningar för e-handel, har olika system och vill själva kunna välja vilken typ av e-handel de vill tillämpa

11 SIC:s arbete med krav på e-handel SIC utreder förutsättningar för e-handel i förstudier inför varje nytt ramavtal som ska upphandlas (involverar både leverantörer och myndigheter och referensgrupp för e-handel) SIC måste lägga kraven på en generell nivå (ge myndigheter det stöd de behöver för att tillämpa e-handel utan att peka på specifikt system eller affärsprocess) Utgår från exempel i SFTI:s handledning istället för att utforma kraven utifrån affärsprocesser (exempel A-H) utgår vi ifrån meddelanden Förslag på e-handelskrav är inlagda i kravmallar i SIC:s upphandlingsverktyg och anpassas för varje upphandling

12 Krav i SIC:s förfrågningsunderlag Ställer krav på följande meddelanden: Elektronisk katalog Punch-out Elektronisk order Elektroniskt ordersvar/erkännande/bekräftelse Elektronisk faktura Anger flera alternativa affärsprocesser och format för varje typ av meddelande krav att leverantören ska stödja minst ett alternativ (ibland fler) Avropande organisation anger aktuell affärsprocess och format i sitt avrop

13 Krav i förfrågningsunderlag exempel, krav på e-katalog (motsv. exempel A i handledningen) Avropande organisation anger krav på aktuell affärsprocess och format i sitt avrop (kan använda handledningen)

14 Krav i förfrågningsunderlag exempel, krav på e-order (exempel A) Avropande organisation anger krav på aktuell affärsprocess och format i sitt avrop (kan använda handledningen)

15 Frågor? Kontaktuppgifter Kerstin Wiss Holmdahl, SKL , Ulla Karin Josefsson, Kammarkollegiet Tack!