E-handel nyttan med en digital inköpsprocess. Offentlig Chef 17 januari 2018

Transkript

1 E-handel nyttan med en digital inköpsprocess Offentlig Chef 17 januari 2018

2 E-handel nyttan med en digital inköpsprocess Agenda 1. Varför digitalisering av inköpsprocessen? 2. Vad menas med e-handel och hur går det till? 3. Vad är nyttan med e-handel? 4. Hur kan man komma igång?

3 Varför digitalisering av inköpsprocessen?

4 Digitalisering av inköpsprocessen är prioriterat inom EU 2012/2013: Komissionens meddelanden: A strategy for e-procurement End-to-end e-procurement to modernise public administration Digital single market The ultimate goal is straight through e-procurement commonly report savings of 5-20% 0,1-0,2% of GDP

5 Användningen av befintliga och nya elektroniska verktyg måste öka för att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den offentliga upphandlingen och den efterföljande beställningsprocessen. Källa: Regeringens nationella upphandlingsstrategi, mål 2

6 En digital inköpsprocess är prioriterat nationellt Nya regler om elektroniska metoder vid upphandling i de nya nationella upphandlingslagarna Finansdepartementet föreslår ny lag om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling. EU direktiv behöver införas senast 18 april Införande av e-handel i statlig sektor är tvingande Många kommuner och landsting/regioner arbetar med e-handel och e-faktura.

7 Vad menas med e-handel och hur går det till?

8 Vad menas då med e-handel? SFTI definition * : Med elektronisk handel menas ett sätt att skapa en effektiv inköpsprocess med IT som stöd. Elektronisk affärskommunikation ersätter den pappersbaserade kommunikationen. *SFTIs definition, SFTI = Single Face to Industry, huvudmän: SKL, ESV, Upphandlingsmyndigheten

9 Illustration av inköpsprocessen vid e-handel

10 Exempel: så här har Stockholms stad förklarat e-handel för sina medarbetare

11 Vad är nyttan med e-handel?

12 Varför E-handel? Lätt att göra rätt lättare att handla rätt vara / tjänst från rätt leverantör till rätt pris öka avtalstrohet inköpet attesteras innan beställningen går till leverantören delegationsordningen/ arbetsordningen följs

13 Varför e-handel? Effektiva processer Minskad manuella hantering. Komplett elektronisk dokumentation som är spårbar och sökbar. Högre kvalitet Rapporter och uppföljningsmöjligheter kan bidra till god intern kontroll. Ökad effektivitet Faktureringsprocessen kan bli mer effektiv med snabbare hantering, färre fel samt att fler fakturor betalas i tid. Digitalisering Bidra till en bättre miljö.

14 Varför e-handel? Kostnadsbesparingar Billigare inköp mer köp på anbudssortiment billigare inköp vid ökad avtalstrohet ökad prismedvetenhet effektiva priskontroller bättre priser på längre sikt i nya avtal - när vi använder egen inköpsstatistik vid upphandling digitala beställningsprocesser ger tidsbesparingar och minskar kostnader på sikt elektroniska fakturor bidrar till att minska organisationens kostnader

15 Varför e-handel? Förbättrade möjligheter till analys och uppföljning Strategisk nivå: möjliggör strategisk inköpsanalys Taktisk nivå: Input till upphandlingsplan Förutsättningar för intern styrning av inköp skapar förutsättningar för god intern kontroll Operativ nivå: mina inköp egen inköpsstatistik inför upphandling statistik per avtal för avtalsuppföljning

16 Hur kan man komma igång?

17 Ett bra it-stöd är en förutsättning för e-handel

18 Att inför e-handel är inte ett IT-projekt

19 Att införa e-handel är en stor förändring ett stegvis införande är bra

20 Det finns många goda exempel att inspireras av! Det finns många goda exempel som vi gärna sprider vidare, exempelvis: Länsstyrelsen Västra Götalands län Varbergs kommun Skövde kommun Stockholm Vatten och Avfall AB Lidingö stad

21 Tack för er uppmärksamhet! Frågor? Hitta mer information här: Upphandlingsmyndigheten.se SFTI.se ESV.se/e-handel Maria Lilja

22 Kontaktdetaljer; Maria Lilja Strateg, Upphandlingsmyndigheten Växel/Head office: +46 (0) Frågeservice: +46 (0)

23 Källhänvisningar, länkar Komissionens meddelanden: COM (2012)179: A strategy for e- procurement, COM (2013)453: End-to-end e-procurement to modernise public administration Nytt upphandlingsdirektiv (klassisk sektor): 2014/24/EU. Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU Om obligatorisk e-faktura: ESV.se, Direktiv om e-fakturering: Direktiv 2014/55/EU. Lagförslag om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling (DS 2017:31). SFTI: