Basware Experience Sverige 2012

Transkript

1 Basware Experience Sverige 2012 Framgångsfaktorer inköpsprojekt - vad kommer före resp. efter systeminförande? Matti Bjerking

2 En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och tjänster med syfte att maximera tillfört värde

3 Vad vill vi uppnå Ta kontrollen över vår inköpsprocess Minska konstnader för inköp av varor och tjänster Minska kostnader för hanteringen av inköp Säkerställa leverans

4 Att arbeta strategisk med inköp innefattar alla processer från upphandling, via beställning till betalning av faktura

5 Det är också viktigt att identifiera dina medspelare i ditt strategiska arbete dina leverantörer

6 Att införa systemstöd skapar förutsättningar för att nå målen Analys Projekt Produktion Spridning Uppföljning Analys Spridning Uppföljning Informationsinsamling Nuvarande inköpsprocess Inköpsbeteende Lönsamhetsbedömning Förslag på ny process Identifiera nyckeltal Rekommendationer Kategorustyrning, Spend Utveckla handeln internt Utveckla leverantörer Utveckla varusortiment Statistik Mäta finansiellt Mäta kvalitativt Leverantörsbearbetning Samverkan med leverantörer Som en del i ett ständigt strategiskt inköpsarbete

7 Så hur förbereder jag mig En verksamhetsanalys ger dig förutsättningar att på bästa sätt förbereda dig för ett systeminförande

8 Verksamhetsanalys varför? Syfte & Mål Mobilisera för e-inköp / e-handel Hur gör vi, hur matchar vi e-inköp mot vår organisation Identifiera möjligheter och problem Vart lägger vi fokus Lönsamhet, kostnadsfokus Säkra leveranser Effektivisera administration Skapa utrymme i känrverksamheten Vad är nästa steg

9 Verksamhetsanalys innehåll Nulägesanalys Kartläggning av inköp Att arbeta strategiskt med inköp Framtiden Inköpsorganisation Inköpsprocesser Rekommendationer Nästa steg

10 Verksamhetsanalys Nulägesanalys Se över nuvarande inköpsprocess Vilka beställer Centralt / Lokalt Styrning Gör vi rätt Finns regler Finns strategier Beskrivning av organisation Upphandling, (inköp), ekonomi, beställare Upplevda problem i dagens inköpshantering

11 Verksamhetsanalys Kartläggning av inköp Varför kartläggning Identifiera felköp Vart lägger vi fokus Hitta de stora flödena Möjlighet att minska antal leverantörer Vad köper vi från vem Hur mycket köper vi för Hur köper vi Ramavtalstrohet Vilda inköp

12 Verksamhetsanalys Att arbeta strategiskt med inköp Introduktion till e-inköp/e-handel Olika sätt att beställa Hur fyller vi vår varukorg Hur når vi våra leverantörer Vart lägger vi fokus Att tillsammans gå igenom ett antal tänkbara scenarier för att öka kunskapen och förståelsen för hur vi kan utveckla vår egen e-inköpslösning

13 Verksamhetsanalys Organisation Nya roller Processägare Förvaltare Hur ser organisationen ut Upphandling Ekonomi Beställare Inköp? Förvalta inköpsstöd & process Inköpsstrategi / Inköpspolicy (etablera, förnya)? Inköp????

14 Verksamhetsanalys Utforma policies Förankring i organisationen Så här fungerar det Varför skall vi göra så här Nya krav på organisationen? Styr inköp Avtal, sortiment Minska antal leverantörer Minska antal beställare (Certifiering, centrala inköpare) Systemstöd ger nya möjligheter Förankra nya processer i organisationen

15 Verksamhetsanalys Mäta & styra Varför mäta Styra bort dåligt beteende internt Öka kvalitet / effektivitet / lönsamhet Identifiera nyckeltal Kvantitativa/Kvalitativa Nyckeltal, KPI:er Vad handlas från systemet/utanför Avtal/Icke avtal Vad handlas, kategoriuppföljning Antal matchade fakturor

16 Tekniskt införande av system Projekt Produktion Spridning Uppföljning Projekt Produktion

17 Efter den tekniska implementationen Analys Projekt Produktion Spridning Uppföljning Spridning Uppföljning Utveckla handeln internt Utveckla leverantörer Utveckla varusortiment Statistik Mäta finansiellt Mäta kvalitativt Leverantörsbearbetning Samverkan med leverantörer Som en del i ett ständigt strategiskt inköpsarbete

18 Verksamhetsanalys Nya processer Förvalta inköpsstöd & process Processägare, Förvaltare Är organisationen på plats Upphandling, Inköp, Beställare Ekonomi Nya roller E-handelssamordnare Administrera, informera och uppdatera produktinformation i systemet Externt mot leverantörer Internt brygga mellan avdelningar Inköpsansvariga? Inköp????

19 En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och 5, E tjänster med syfte att maximera tillfört värde 1, A AGENDA 1 - Sourcing AGENDA A - Process AGENDA 1, A - Kombination 4, D 2, B 3, C

20 Den senaste tekniken stöder ditt införande Leverantör Basware Open Network Köparen Catalog 1. Kataloger i molnet e 2. ERP 3. extranet e e Gränssnitt för transaktion Punch-out The Open Network Basware Purchase 3 rd party procurement solution 4. operator e Partner nätverk Leverantörsanslutning som tjänst

21 Basware Catalogs underlättar utrullning Tung manuell kataloghantering kan sänka din utrullning Basware Catalogs Kataloger Papperskatalog PDF katalog Excel katalog xcbl katalog UBL katalog BMECat katalog XML katalog Skapa katalogstruktur Format konvertering Mjukvara Katalog Validering Versionshantering Katalog distribution Nätverk Felhantering Leverantörsaktivering

22 Sammafattning Ledningsstöd och förankring är grundförutsättningar för ett bra systeminförande. För att nå detta bör du också se över din verksamhet för att veta vad du pratar om, Verksamhetsanalys. Tekniken är viktig, men kan bara vara ett stöd, och i vissa fall förenkla ditt permanenta arbete med strategiskt inköp. En analys av dina inköp spend, ger dig det bästa verktyget för att prioritera dina leverantörer som ska kopplas på i systemet. Hitta din årliga agenda för att ständigt förbättra inköpsprocessen, ur ett sourcing perspektiv, men också ur ett rent praktiskt process perspektiv Hur många använder systemet, hur går det för dem, hittar de produkter och tjänster utifrån sina behov, etc

23 A Basware Presentation Frågor Matti Bjerking Principal Business Consultant Basware AB Gustavslundsvägen 141 A SE Bromma, Sweden Phone Mobile Fax matti.bjerking@basware.com