Den intelligenta hanteringen av Managed Print Services

Transkript

1 Sharp Optimised Services kontroll l effektivitet I produktivitet Den intelligenta hanteringen av Managed Print Services

2 Möjligheterna med Managed Print Services Fakta: upp till 5 % av ett företags avkastning spenderas på utskrifter, enheter och driftskostnader.* Ta en titt på företagets olika funktioner: ekonomi, försäljning, HR, inköp, lager, vad som helst. Alla har en målsättning och en ansvarig. Allt mäts och utvärderas, eftersom du vill ha kontroll, effektivitet och produktivitet. Varför ska utskrifter som kan kosta så mycket som 5 % av din totala avkastning hanteras annorlunda? Väldigt få företag har en funktion eller person som ansvarar för kontroll av kostnaderna för utskrift, kopiering, scanning eller fax. Ofta köper individer och arbetsgrupper in utrustning efter hand som deras behov förändras. Detta leder till: Svårighet att bibehålla en långsiktig strategi vad gäller kontorsutrustning Ingen korrekt information om de faktiska kostnaderna för dokumenthanteringen Hantering av toner, drivrutiner och annat för olika märken och modeller Utrustning som är överdimensionerad och inte är en bra investering Utrustning som inte är anpassad för verksamhetens behov, vilket orsakar problem med tillförlitligheten Kostnader och hantering av stora lager med diverse förbrukningsmaterial Flera leverantörer och många fakturor Oförmånliga avtal Onödiga kostnader och ineffektivitet som skulle vara oacceptabelt i andra delar av företaget * Källa: Gartner, 2009 Sharp Optimised Services

3 kontroll l effektivitet I produktivitet Det här kan Sharps Optimised Services hjälpa dig med Fakta: företag som låter oss hantera skrivare, kopiatorer och faxenheter kan spara mellan 10 % och 30 % av sina utskriftskostnader.* De flesta företag vet helt enkelt inte hur mycket de lägger ut på utskrift, kopiering, scanning och faxning av dokument, eller hur de kan höja produktiviteten och minska kostnaderna. Sharps optimeringsexperter har erfarenhet, kunskaper och verktyg för att ge dig korrekt och detaljerad information, så att du kan fatta väl underbyggda beslut. Beslut som inte bara sparar pengar utan även ökar produktiviteten hos de avdelningar som använder skrivare, kopiator eller scanner. Och när besluten väl är fattade hjälper vi dig att implementera och förvalta dem. Belöningen är kontroll, effektivitet och produktivitet. Alla arbetsgrupper får exakt den teknik som krävs för optimal produktivitet, och din utskriftsstruktur blir en tillgång för företaget i stället för ett resursslöseri. Detta kan vi göra Sharp Optimised Services hjälper till med hela kontorets utskriftsbehov. Vi tar hand om alla skrivar-, kopiator-, multifunktionssystem-, scanner- och faxbehov, tillhandahåller förbrukningsmaterial, ansvarar för service och underhåll, levererar ny utrustning vid behov och, framför allt, hjälper dig hålla kostnaderna nere. Att minska kostnaderna är självklart en viktig drivkraft för Sharp Optimised Services. Men det finns många andra fördelar. Exempelvis: Få möjlighet till detaljerad användarinformation per användare, enhet och arbetsgrupp Förbättra din avkastning på investeringen genom att optimera användningen Spara utrymme och minska underhållskostnaden genom att byta ut dina äldre maskiner mot färre multifunktionssystem Minska onödiga kostnader och kontrollera dina kostnader Öka säkerheten kring information, dokument och nätverk Ta fram och implementera de bästa arbetssätten, för en ökad effektivitet på arbetsplatsen Minimerat arbete med underhåll, beställningar av toner och service samt hantering av lokalt lager med förbrukningsmaterial. * Källa: Gartner, 2009 Tillsammans med dig kan vi placera rätt utrustning på rätt plats och få ett effektivare arbetsflöde. KONTROLL

4 3 steg som optimerar dina utskrifter Fakta: företag har normalt upp till 10 gånger så många enheter som behövs.* Ofta kan man vinna mycket redan genom att byta ut äldre skrivare och kopiatorer mot moderna multifunktionssystem. Den senaste, energieffektiva tekniken är mer tillförlitlig, mer produktiv och betydligt billigare i drift. Men det är bara en av pusselbitarna. Faktum är att det finns ingen "one-size-fits-all" lösning inom managed print services. Det är därför Sharp Optimised Services skräddarsys för just din organisations behov och levereras i en beprövad 3-stegsprocess. Vi börjar med att lyssna. * Källa: IDC, 2009 Nulägesanalys Förslag på lösning genom Sharp Optimised Services EFFEKTIVITET Sharp Optimised Services

5 kontroll l effektivitet I produktivitet ANALYS Steg 1 KO NSULTATIO N Analys och konsultation Vi börjar med att besöka ditt företag och ta reda på vilken utrustning du har, hur den används och av vem. Vi analyserar dina utskrifts- och kopieringsvolymer, pratar med IT-personal och användare för att få inblick i deras behov och olika arbetsflöden, och ställer samman resultatet i en preliminär rapport. När de initiala resultaten är insamlade, kan vi gå vidare till en komplett granskning. Våra optimeringsexperter använder de senaste programvaruverktygen för att göra en komplett analys av dina användarvanor och kostnader, inklusive hur mycket varje arbetsgrupp spenderar på respektive färg och svartvita utskrifter. Vi tar också en titt på din leverantörsbas, din avtalssituation, din supportanvändning och dina säkerhetsbehov. Kort sagt, du får en helhetsbild. OPTIMERING Steg 2 FÖRBÄT TRIN G Optimering och förbättring I slutet av steg 1 presenterar vi en komplett rapport inklusive kostnadsanalys och användning per enhet och arbetsgrupp, som sedan kan kontrolleras mot planritningarna. Informationen, via anpassade och intelligenta programvaror, avslöjar i ett enda ögonkast de svaga punkterna och var man kan göra effektiva insatser. Vi visar vilka enheter som används för lite och var dessa i stället ska placeras för bästa effekt, och vilka enheter som överanvänds och därför blir otillförlitliga och oekonomiska. Med all information samlad på ett ställe och en tydlig insikt i varje arbetsgrupps behov, kan vi tillsammans formulera och implementera en plan som ger maximal utdelning med minimala avbrott. FÖRVALTNING Steg 3 UT VECKLIN G Förvaltning och utveckling När den nya infrastrukturen väl har införts fortsätter vi övervaka den, göra regelbunda kontroller att kostnaderna har minskat och produktiviteten ökat, jämfört med ursprungsplanen. De verktyg vi använder hämtar inte bara in mätaravläsningar från skrivarna och multifunktionssystemen i nätverket, utan tillhandahåller även information i realtid om deras driftstatus. Detta ger flera praktiska fördelar. Vi kan ta emot felmeddelanden och vidtar åtgärder (antingen på distans eller genom att skicka en tekniker), ofta innan du ens är medveten om att problem föreligger. Vi registrerar användningen av varje maskin och kan skicka exakt rätt förbrukningsmaterial, det vill säga du behöver aldrig bli stående utan och du har aldrig för mycket. Och när din verksamhet växer har vi all information vi behöver för att justera din utskriftsstruktur, kanske genom att uppgradera utrustningen eller införa ett nytt digitalt arbetsflöde. Den information vi får dokumenteras i rapportform och finns tillgänglig för dig via en webbportal, där du dygnet runt får tillgång till all information i realtid om samtliga multifunktionssystem och skrivare.

6 Sharp Optimised Services

7 kontroll l effektivitet I produktivitet 4 områden där Sharp Optimised Services kan förbättra din verksamhet Sänkta kostnader Ökad produktivitet Korrekt mätning, kontroll och rapport av kostnader per användare, enhet och arbetsgrupp Punktliga leveranser av förbrukningsmaterial och ingen kostsam lagerhållning Utskriftsregler minskar onödiga och felaktiga utskrifter Lägre supportkostnader Fjärrstyrda hanteringsverktyg som sparar tid och pengar Förstärker dina affärsprocesser och ger mer kostnadseffektiva arbetsflöden Effektiva inköp och avtal Rätt utrustning på rätt plats ger mer effektiva arbetsflöden En kontakt för support-, underhålls- och helpdeskfrågor Optimering av infrastrukturen ökar din produktion Förenklad hantering av förbrukningsmaterial och automatisk mätaravläsning Färre driftstopp tack vare automatiska service- och statusvarningar samt optimerade enheter Proaktiva och förebyggande serviceåtgärder Snällare mot miljön Ökad säkerhet Minska ditt koldioxidutsläpp med mer effektiva utskriftsprocesser Den senaste tekniken ger mindre miljöpåverkan och lägre energiförbrukning Nationella program för återvinning av förbrukningsmaterial Minimerat antal onödiga utskrifter och mer effektiv användning av förbrukningsmaterial Bättre arbetsmiljö Säkerhet i olika nivåer skyddar information, dokument och nätverk Rådgivning angående implementering av säkert arbetsflöde Användarkontroll och andra processer som skyddar konfidentiell information Effektiv kryptering av data under pågående överföring eller lagring PRODUKTIVITET

8 Sharp Optimised Services Välkommen till Sharp I flera decennier har Sharp tillverkat snabba, tillförlitliga skrivare och multifunktionssystem - och skapat nya, mer produktiva dokumenthanteringsmetoder. Flera av dem har fått utmärkelser av respekterade, oberoende testinstitut. Samtliga har levererat en enastående prestanda, som inte sällan har skapat en helt ny produktivitet på arbetsplatsen. Sharp är ett globalt företag med lokala representanter i alla större länder. Vår expertis sträcker sig långt utanför kontorsutskriftssfären. Idag hanterar vi hela företagets samlade behov, med innovativa LCD-skärmar, laserdioder, flashminnen, solceller, luftrenare med plasmacluster och projektorer, för att bara nämna några områden. Om du önskar mer information, besök gärna Sharp Electronics (Nordic) AB Box SE Bromma, SWEDEN Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) Design och tekniska specifikationer kan ändras utan föregående meddelande. All information var korrekt vid tryckningen. Alla företagsnamn, produktnamn och logotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive innehavare. Sharp Corporation augusti 2010 Ref: Sharp Optimised Services-BR Alla varumärken erkänns. E&OE. tryckhuset..com -11