Genom att optimera skrivarparken kan du minska dina kostnader /This is Why du behöver SafeQ för att upptäcka hur.

Transkript

1 SafeQ Output Management Software MAXIMERA POTENTIALEN FÖR HELA SKRIVARMILJÖN Genom att optimera skrivarparken kan du minska dina kostnader /This is Why du behöver SafeQ för att upptäcka hur.

2 Optimerade utskriftslösningar. Effektivitet börjar med effektiv styrning /This is Why SafeQ ger dig kontroll över skrivarhanteringen. Med SafeQ, som ingår i vår svit Optimised Software Solutions, kan du optimera företagets hela utskriftsmiljö. Oavsett om den består av ett fåtal multifunktionssystem och skrivare eller flera hundra, och oavsett fabrikat eller modell, hanterar du dem enkelt med SafeQ. Till att börja med kan du övervaka och styra vilka som kan skriva ut, kopiera och scanna (och få information om kostnaderna) utan att produktiviteten blir lidande. Dessutom kan SafeQ bidra till högre produktivitet, bättre säkerhet och lägre utskriftskostnader. Den modulbaserade strukturen innebär att du bara behöver anskaffa de funktioner du behöver. Tack vare fullständig skalbarhet kan systemet byggas ut med växande framtida behov. Optimeringsfördelar Lägre totalkostnad för utskrift och kopiering Kontroll av vem som skriver ut vad genom utdelning av rättigheter till individer och arbetsgrupper Detaljerad överblick över kostnader och effektivitet för hela parken med skrivare och multifunktionssystem Förenklad analys och reducering av kostnader Maskiner som över- respektive underutnyttjas kan identifieras och användas på ett mer effektivt sätt Bättre dokumentsäkerhet genom autentisering av användare med deras normala kod eller kort/bricka för passagekontroll Snabba och enkla scanningfunktioner OPTIMERA HELA SKRIVARPARKEN 2

3 Styr kostnaderna i hela organisationen. Tydliggjort företagsansvar Med SafeQ kan du inte bara skaffa dig bättre kontroll och lägre kostnader. Du kan även generera rapporter som visar hur stora avfallsmängder som har eliminerats i utskriftsmiljön, och dokumentera hur mycket företagets förbrukning av naturresurser har minskat. FÖRBÄTTRA KOSTNADSSTYRNINGEN OCH MINSKA KOSTNADERNA MED HJÄLP AV FÖRETAGSRAPPORTER OPTIMERA UTSKRIFTSTJÄNSTERNA I HELA ORGANISATIONEN 3

4 Analysera och övervaka kostnader. För verklig kontroll krävs detaljerad insikt /This is Why vi ger dig alla fakta. Oavsett hur många skrivare och multifunktionssystem du har, var de är placerade, och till och med om de består av många olika fabrikat och modeller, så kan SafeQ informera om den exakta kostnaden för dem. Via ett verktyg som hanterar centraliserade data får du detaljerad information om hela skrivarmiljön för alla anläggningar, avdelningar och kontor i ett valfritt format som är lätt att förstå och dela. De kraftfulla rapportfunktionerna informerar om sidkostnad, antal och storlek för utskrivna, kopierade och scannade dokument och fördelning på färg och svartvitt. Resultatet kan filtreras efter skrivare, plats, användare, projekt, avdelning och datum och tid. Faktabaserad optimering av maskinparken Över tid får du en klar bild av hur skrivarna och multifunktionssystemen används, samt kostnader. Detta är inte bara startpunkten för kostnadsminskningar och fastställande av regler för användning, utan du får även information om vilka maskiner som över- respektive underutnyttjas. I många fall är det möjligt att få maximal kontroll över skrivarmiljön, förbättra produktiviteten och göra stora besparingar enbart genom att omfördela de olika multifunktionssystemen och därmed optimera maskinparken. SafeQ ger dig all information du behöver för att fatta dessa beslut för hela företaget. Efter konfigurering genereras rapporter automatiskt vid valt intervall, eller skapas vid behov, och distribueras via e-post till valda mottagare. ÖVERVAKA ANVÄNDNING OCH TRENDER I ORGANISATIONEN 4

5 Regler och behörighet. Optimering av maskinparken är en pågående process /This is Why SafeQ ger dig verktyg för ständig förbättring. När maskinparken är optimerad kan du börja undersöka andra vägar till kostnadsstyrning. Det är också möjligt att konfigurera regler för hela företaget för att på så sätt styra hur vissa typer av dokument hanteras, till exempel att e-brev automatiskt skrivs ut i svartvitt och dubbelsidigt. Med SafeQ kan du styra vilka som har tillgång till specifika funktioner på varje multifunktionssystem, vilket gör det möjligt för användarna att skriva ut effektivt och bekvämt. Exempelvis har inte alla användare alltid behov av att skriva ut och kopiera i färg. Om du vet att en viss arbetsgrupp oftast producerar stora volymer textbaserade dokument kan det vara befogat att införa regler som framtvingar dubbelsidig utskrift och begränsar möjligheten till färgutskrift. Behörigheter kan ges till en individ baserat på dennes namn eller roll och efter arbetsgrupp eller avdelning, och du kan ange en gräns för antalet utskrivna dokument under en viss tidsperiod. Färre onödiga utskrifter SafeQ kan bidra till mindre avfallsmängder genom att tillfälligt lagra dokument i en säker utskriftskö. Om du behöver en utskrift av ett jobb behöver du bara logga in till önskad skrivare. Om inte, så kan du radera dokumentet eller vänta tills SafeQ raderar det efter en fastställd tid. Dokument kan också e-postas eller överföras till utskriftskön från en mobiltelefon, surfplatta eller bärbar dator, vilket ger autentiserad personal och gäster en bekväm och praktisk utskriftsresurs. Via en praktisk konverteringsfunktion kan dessutom dokument som inte kan öppnas, till exempel på grund av att en kompatibel app saknas, skrivas ut. Alla dessa funktioner, plus praktiska funktioner såsom förhandsgranskning, upprepad utskrift, favoriter och jobbradering, bidrar till enklare mobilt arbete och mindre avfallsmängder. 5

6 Rapportering och redovisning. Alla delar på skrivarna /This is Why SafeQ hjälper dig att dela på kostnaderna. Efter att alla nödvändiga steg har tagits för att eliminera avfall och göra maskinparken mer effektiv, kan rapporter av samma slag som användes för att optimera maskinparken användas för att fördela kostnaderna mellan olika kostnadsställen och budgetägare. Rapporterna, som kan genereras automatiskt eller vid behov, kan användas för att minska kostnaderna för utskrift, kopiering och scanning. De kan filtreras på valfritt sätt: efter användare, arbetsgrupp, avdelning eller kostnadsställe, eller efter kunder vid extern debitering. Det är också möjligt att skapa konton för grupper och individer och ge dessa ett visst antal krediter. När krediterna är slut kan du välja att fylla på kontot, eller vänta tills systemet återställer saldot vid valt intervall. Du kan dessutom anpassa priserna som du debiterar. För färgutskrift kan du debitera ett högre pris än för svartvitt, liksom ett högre pris för A3 än för A4. Du kan också välja att subventionera utskriften för vissa användargrupper. Du kan välja en av de fördefinierade rapporterna eller skapa en egen rapport i många olika format såsom HTML, PDF, XLS, XML och CSV. Ledningsteamet kan dra fördel av redovisning på flera nivåer som fördelar och debiterar varje utskrift, kopia och scanning på rätt kund, kostnadsställe och projekt. FÖRDELA KOSTNADER MELLAN INDIVIDER, ARBETSGRUPPER, AVDELNINGAR. KOSTNADSSTÄLLEN ELLER KUNDER 6

7 Säker utskrift, kopiering och scanning. Hög säkerhet ökar produktiviteten /This is Why SafeQ stöder autentisering via kort/bricka. Med säker autentisering kan användarna dra fördel av säker utskrift. De kan därmed logga in till valfri skrivare eller valfritt multifunktionssystem i nätverket genom att använda sitt ID-kort i kortläsaren och se vilka dokument de har skickat till utskriftskön. Därifrån kan de förhandsgranska och skriva ut önskade dokument. Genom att stanna kvar vid skrivaren tills jobbet är klart elimineras risken för att känsliga dokument lämnas obevakade. Användaren kan inte komma åt eller se andra användares jobb i utskriftskön. Det finns fler fördelar. När användaren har autentiserats tillämpas omedelbart de regler som har fastställts för personen, och rapport- och redovisningsfunktionerna registrerar detaljerna för varje jobb. SafeQ kan användas med alla vanliga typer av kort/ brickor. Om företaget redan använder ett kortsystem för passagekontroll så kan personalen använda samma kort för att logga in till en skrivare eller ett multifunktionssystem. Om du inte redan använder kort/bricka är det inte nödvändigt att införa detta. SafeQ ger samma fördelar även via inloggning med kod eller användarnamn och lösenord. Effektiv scanning SafeQ gör dessutom scanning effektivare. Nu kan alla dra fördel av enkel scanning direkt till sin e-postadress eller en nätverksmapp. Dokument som ofta scannas, till exempel leverantörsfakturor, kan snabbt scannas direkt till det aktuella arbetsflödet, med möjlighet att lägga till metadata. Vid förbetald, kreditbaserad utskrift görs en kontroll vid inloggning att användaren har tillräckligt med kredit för betalning av jobbet innan det skrivs ut. IDENTIFIERA OCH AUTENTISERA ANVÄNDARE INNAN DE SKRIVER UT, KOPIERAR ELLER SCANNAR. 7

8 Välkommen till Sharp Sharp har i årtionden tillverkat snabba, tillförlitliga skrivare och multifunktionssystem samt tagit fram nya, effektivare sätt att hantera dokument. Många av våra produkter har fått utmärkelser från respekterade, oberoende forskningsinstitut. Samtliga har unika prestanda som inte sällan fått stor betydelse för produktiviteten på en arbetsplats. Sharp är ett globalt företag med lokala representanter i alla större länder. Vår expertis sträcker sig idag långt bortom rena kontorsutskrifter. Idag ser vi till företagets totala behov, med innovationer inom professionella displayer, solceller och LED-belysning, för att nämna några områden. Anmärkningar Funktioner och specifikationer kan ändras utan föregående meddelande. All information var korrekt vid tidpunkten för tryckning. YSoft SafeQ är registrerade varumärken tillhörande Y Soft Corporation i EU och andra länder. Alla övriga företagsnamn, produktnamn, tjänstenamn och logotyper som används i denna publikation är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive innehavare Sharp Corporation. SafeQ 5 Output Management Brochure, maj Jobbnummer Med ensamrätt. Med förbehåll för eventuella fel och förbiseenden. Sharp Business Systems Sverige AB Box SE Bromma, SWEDEN Tel: +46 (0) Fax: +46 (0)