SIMPLIFYSCAN. För intelligent scanning

Transkript

1 SIMPLIFYSCAN För intelligent scanning

2 SIMPLIFYSCAN: FÖR INTELLIGENT SCANNING Med SimplifyScan kan användarna enkelt scanna in och och distribuera dokument vart som helst i nätverket, direkt från ett Sharp multifunktionssystem. Användarna integrerar snabbt och enkelt sina dokument med befintligt, digitalt arbetsflöde. SimplifyScan ser till att dokumentet lagras i rätt mapp, som en sökbar textfil. Det kan handla om filer som ska arkiveras, som PDFeller PDF/A-filer, eller redigerbara filer i Word- eller Excelformat. SimplifyScan skapar tvåvägskommunikation i realtid med nätverk, applikationer och databaser. Korrekt lagringsplats kan enkelt väljas via multifunktionssystemets display. Sådant som tidigare gjordes manuellt och tog flera minuter kan nu genomföras automatiskt på ett par sekunder. SimplifyScan är både genialisk och användarvänlig, med en lätthanterlig och intuitiv scanninglösning som enkelt integreras och förbättrar verksamhetens befintliga processer. FÖRDELAR Förbättrad integrering med befintligt arbetsflöde Användarvänlig Optimerar produktivitet och effektivitet Skapa sökbara filer för enklare sökning och hantering av dokument Scanna till valfri mottagare Kostnadseffektivt och tidsbesparande Scanna direkt in i valfri applikation SIMPLIFYSCAN För intelligent scanning

3 MED SIMPLIFYSCAN SÅ HAR DIGITAL DOKUMENTHANTERING ALDRIG VARIT ENKLARE! Scanna direkt till Windows filstruktur Den som vill scanna ett dokument placerar det helt enkelt i en Sharp multifunktionsskrivare. Dokumentets destination anges via systemets display. Användaren kan även bläddra igenom den egna Windows filstrukturen via multifunktionsenheten, för att på så sätt välja rätt mapp för lagring av dokumentet. Det går även att skapa nya mappar via multifunktionsenhetens display. SimplifyScan lägger automatiskt upp en ny mapp var som helst i filstrukturen, baserat på dokumentinformation som exempelvis datum, klockslag etc. Det går också att lägga till mer data vid scanningen. Dessa data används för att skapa ett filnamn eller för att notera dokumentets egenskaper. När startknappen väl har tryckts in lagras dokumentet som en sökbar textfil, i önskat format och på rätt plats. De här avancerade scanningfunktionerna innebär en avsevärt ökad effektivitet. Scanna till en annan applikation SimplifyScan kan scanna in och lagra dokument på rätt plats i Windows filstruktur. Men om en annan applikation används, som exempelvis en ekonomi-, dokumenthanterings-, CRM-, ERP- eller juridisk applikation, listas all information om affärsrelationer, fakturor etc. i applikationens databas. I det här fallet är det betydligt enklare att scanna in och lagra dokumenten direkt i applikationen i fråga. SimplifyScan kan lagra dokument på rätt plats i applikationen baserat på ett par frågor som besvaras via multifunktionssystemet. Mer information om anslutningar finns på vår webbplats:

4 FUNKTIONER OCH FÖRDELAR SCANNA TILL EN ANNAN APPLIKATION Scanna och lagra direkt i Windows filstruktur, SharePoint eller valfri applikation. SimplifyScan integreras i realtid med andra system i nätverket. SimplifyScan integreras enkelt med befintliga processer, för ökad produktivitet och effektivitet. - Ökad produktivitet och effektivitet - Integreras enkelt och förbättrar befintligt arbetsflöde - Scanna direkt till Windows mappstruktur, e-postadress, katalog eller valfri applikation - Scanna direkt till e-postadress via LDAP ANVÄNDARVÄNLIG Sharp multifunktionssystem och gränssnitt är exempel på användarvänlig design. SimplifyScan har fått samma utformning, för att underlätta scanningarbetet. Alla funktioner i SimplifyScan är baserade på Sharp OSA. - Användarvänligt - Välkänd design - Utseende och känsla från Sharp SÖKBARA PDF- OCH PDF/A-FILER (OCR) SimplifyScan kan konvertera scannade dokument till sökbara PDF- och PDF/A-filer för arkivering. Med optisk teckenigenkänning (OCR) omvandlas dokument till sökbar text. Det här gör inscannade dokument enkla att hitta. - Enklare att hämta dokument - Text i dokumenten blir sökbar - Komplettering av PDF-egenskaper - Bifoga nya scannade dokument till befintliga PDF-filer MULTIPLA UTDATAFORMAT SimplifyScan kan omvandla inscannade dokument till olika utdataformat, som PDF, JPG, TIFF, Word, Excel eller OpenOffice. Utdata i Wordformat kan användas för dokument som måste redigeras efter scanning och PDFformat för arkivering. - Utdata i form av redigerbara dokument - Utdata i arkiveringssyfte - Utdata i önskat format för bilder SIMPLIFYSCAN För intelligent scanning

5 STÄMPLINGSFUNKTION (BATES) OCH ÄNDRINGSLOGG Stämplingsfunktion används inom juridiken och i affärsverksamhet för att numrera eller datummärka bilder eller dokument då de scannas in, som ett äkthetsintyg. Det går att anpassa texten och/eller siffrorna som stämplas på dokumentet, samt stämpelns position och orientering. - Äkthetsintyg genom numrering eller datummärkning av dokument vid inscanning - Systemet kan även föra ändringslogg ANPASSNINGSMALLAR När en användare loggar in i en enhet öppnas dennes anpassade scanningmenyer. Man behöver inte mata in en e-postadress eller definiera en viss katalog; all information som behövs aktiveras vid verifieringsprocessen. Bättre kontroll och säkerhet för scanningdestinationer. - Anpassade scanningmallar - Bättre kontroll och säkerhet för scanningdestinationer - Scanna till privata destinationer utan att behöva mata in extra information STRECKKOD SimplifyScan klarar att läsa in och tolka sådana streckkodsfonter (av standardtyp) som används på dokument. När SimplifyScan hittar en streckkod läser den av värdet och extraherar de data som ska användas som metadata. Vid scanning av stora mängder (buntar) dokument kan dokumenten separeras och lagras på olika platser med hjälp av streckkodade separeringsark. Det går att lägga upp regler för streckkoderna och det går även att dela en streckkod. - Ingen datainmatning på multifunktionsenheten - Buntvis scanning INGEN KLIENTAPPLIKATION SimplifyScan ligger på en centralt placerad server och det är bara IT-administratören som har behörighet. Ingen programvara behöver installeras på användarnas arbetsstationer. Enkel installation för administratören och användaren går direkt till det befintliga multifunktionssystemet. - Ingen produktutbildning krävs - Central installation, ingen installation på respektive arbetsstation

6 INTELLIGENT ARKIVERING, STEG FÖR STEG STEG 1 STEG 4 Tryck på startknappen för att scanna in och lagra dokumentet. SimplifyScan kan leverera ett dokument i önskat utdataformat: PDF, TIFF, JPEG, Word, Excel eller OpenOffice. STEG 5 STEG 2 Det dokument som ska scannas placeras på ett Sharp multifunktionssystem. STEG 3 Välj destination för dokumentet via multifunktionssystemet. Använd SimplifyScans gränssnitt. Dokumentet lagras direkt på rätt plats i nätverket, genom den information som angetts i displayen på multifunktionssystemet. Det går att lagra dokument dels i Windows filstruktur och dels i många andra ekonomi-, dokumenthanterings-, CRM-, ERP- eller juridiska applikationer. SimplifyScan skapar tvåvägskommunikation mellan Sharp multifunktionsenhet och nätverket/applikationen/databasen. Välj via displayen korrekt lagringsplats i den lista som genereras av databasen. SIMPLIFYSCAN För intelligent scanning

7 SHARP OSA: ETT NYTT SÄTT ATT TÄNKA Allt som nämns i den här broschyren kan vi tacka Sharp OSA för (Open Systems Architecture). Sharp OSA är en utvecklingsplattform som gör att kontorets multifunktionssystem från Sharp kan användas som en port mot övrig verksamhet. Automatisering för ökad precision och effektivitet Sharp OSA är idealiskt för automatisering och rationalisering av rutinsysslor - som scanning, indexering och arkivering av dokument - för ökad effektivitet och färre fel. Det är därför den senaste generationens multifunktionssystem från Sharp klarar så mycket mer än bara skriva ut, kopiera, faxa och scanna. De nya multifunktionssystemen från Sharp med OSA ger omedelbar tillgång till alla applikationer i nätverket, för snabbare, enklare och mer effektiva arbetsflöden. Enkel att integrera och använda Sharp OSA-applikationer, som använder standardprotokoll och gränssnitt, kan användas av hela nätverket och ger snabb och felfri integrering. En enastående avkastning på din investering Med Sharp OSA-multifunktionssystem får alla mer gjort. Det här är inte slutet på dokumenthanteringsprocessen: det är själva informationsflödets hjärta.

8 X-Solutions Europe Amersfoortseweg LK Bunschoten The Netherlands Tel. +31 (0) Fax +31 (0) Sharp Electronics (Nordic) AB Box SE Bromma Sweden Tel. +46 (0) Fax +46 (0) Stöder följande enheter från Sharp För mer information om vilka Sharp system som stöds, kontakta din Sharp återförsäljare eller gå in på X-Solutions. Product appearance, build status and/or specifications are subject to change without notice. X-Solutions and SimplifyScan are trademarks of X-Solutions TM. SimplifyScan-se-basic-1.2