ARKIVERINGSLÖSNINGAR FÖR DIGITALA DOKUMENT AVANCERADE SYSTEM FÖR LAGRING OCH UPPHÄMTNING AV DOKUMENT SHARP DOCUMENT SOLUTIONS

Transkript

1 ARKIVERINGSLÖSNINGAR FÖR DIGITALA DOKUMENT AVANCERADE SYSTEM FÖR LAGRING OCH UPPHÄMTNING AV DOKUMENT SHARP DOCUMENT SOLUTIONS

2 ENKLASTE SÄTTET ATT HÄMTA, DELA DIN INFORMATION Sharp introducerar två effektiva lösningar för dokumentlagring. Vare sig du är en upptagen person som behöver hämta, lagra och hantera elektroniska dokument direkt i din pc, eller en avdelningschef som söker en snabb arkiveringslösning för hela företaget, är det här svaret på dina frågor.

3 ARKIVERINGSLÖSNINGAR FÖR DIGITALA DOKUMENT LAGRA OCH SHARPDESK EN PERSONLIG ARKIVERINGSLÖSNING Scanna dokumenten direkt till din pc, och arkivera, bläddra, notera, sortera, sök och dela dem omedelbart, över hela nätverket. 1 SHARPFIND EN ARKIVERINGSLÖSNING FÖR HELA FÖRETAGET 2 Scanna in dokumenten i den kraftfulla nätverksservern och sök, finn, organisera och återskapa alla dina dokument, från vilken pc som helst i nätverket.

4 SHARPDESK FÖRLAGAN TILL DE PERSONLIG DOKUMENTHANTERINGSPROGR 1 Sharpdesk innebär att du direkt i din pc får tillgång till ett personligt hanteringssystem för inscannade bilder och elektroniska filer och därmed minskar dramatiskt mängden papperskopior på ditt skrivbord. Dokumenthantering har aldrig varit enklare. Du scannar in dokumenten via din digitala kopiator/skrivare och kan därefter arkivera, bläddra, kommentera, sortera, söka och dela dokumenten med alla i nätverket. Och när allt finns på en plats, prydligt indexerat och tillgängligt i ett enda musklick, kommer din egen produktivitet och effektivitet att nå nya höjder. Enkel upphämtning Sharpdesk från Sharp kan självklart erbjuda mycket mer än bara enkel dokumentförvaring. Med hjälp av användarvänliga funktioner bläddrar du igenom dokumenten i ett fönster och med den kraftfulla fulltextsökningen med automatisk miniatyrgenerering hittar du exakt det dokument du letar efter, betydligt snabbare än tidigare. Effektiv redigering och layout När du har vant dig vid Sharpdesk kommer du att fråga dig hur du klarade dig utan det. Verktyget Imaging Pro Editor ger dig möjlighet att anteckna på scannade dokument och med Sharpdesk Composer kan du sammanställa flera olika filtyper, med full kontroll över layout, sortering och utskrift. Hämta Anteckna, arkivera, återanvända Utskrift BERTL Ett av tillverkarna oberoende testföretag på bl a kopiatorer, skrivare, multifunktionsmodeller och deras olika mjukvarulösningar. Rankar Sharps arkiveringslösning Sharpdesk som den bästa i sitt slag. PC och scanner Dokumentarkivering Utskrift på säker digital skrivare

5 ARKIVERINGSLÖSNINGAR FÖR DIGITALA DOKUMENT MMEN Sharpdesks fördelar i korthet Minskar mängden papperskopior på ditt skrivbord. Effektiv förvaring, sökning, återanvändning och hantering ger snabbare arbetsflöde och högre individuell produktivitet. Verktyget Advanced Document Composer hjälper dig att snabbt ställa samman komplexa rapporter baserade på olika filtyper. Ögonblicklig drag-och-släpp -distribuering av dina dokument till hela nätverket.

6 INUTI SHARPDESK 1 Produktivitetshöjande funktioner Intuitiv kontroll med praktisk förhandsgranskning av filerna Imaging Pro Editor för enkel kommentering av dokument Document Composer ger snabbare sortering, layout och utskrift av dokument i olika filformat Effektiv OCR-funktion omvandlar scannade dokument till redigerbar text Automatiska förbättringseffekter för scannade dokument, inklusive automatisk beskärning, fläckborttagning och riktningsjustering Output Zone fördelar inscannade dokument till skrivare, e-post och andra applikationer Fulltexts filindexering ger snabbare filsökning och -upphämtning Pc-funktioner Scanna dokument direkt till användarens pc, som automatiskt startar Sharpdesk Visa miniatyrer i alla kataloger (stöd för över 200 filtyper) Arrangera miniatyrerna i din pc, efter namn, datum, typ och storlek Drag-och-släpp filer i pc-mappar eller i mappade skivenheter Bildhanteringsfunktioner Visa bilderna i fullskärmsläge, endast miniatyr eller fullskärm plus miniatyr Öppna LZW-komprimerade TIFF-bilder Zooma in och zooma ut Gör noteringar i TIFF-bilder Spegelvänd eller rotera bilder Funktioner avseende dokumentsammanställning Kombinera dokument med olika format (t ex Word, Excel, scannade bildfiler) och skapa ett integrerat dokument för utskrift och distribution Organisera om sidordningen inför utskrift med hjälp av drag-och-släpp-metoden Infoga och ta bort sidor eller bilder från andra dokument Exportera integrerade dokument som en pdf-fil Utskriftsfunktioner Skriv ut dokument enkelt och snabbt genom att dra och släppa dokumentet på skrivarikonen Skriv ut flerformatsdokument som skapats med Composer

7 ARKIVERINGSLÖSNINGAR FÖR DIGITALA DOKUMENT E-postfunktioner Öppna e-postapplikationer automatiskt och lägg till bilder eller filer genom att dra och släppa dem på e-postikonen OCR-funktioner Konvertera scannade dokument till redigerbara textfiler som kan öppnas i andra applikationer (t ex. Word, Excel, WordPerfect, Microsoft Outlook) Stöd för filformaten TIFF, BMP, PCX, DCX och JPG Anpassningsbara ordlistor i alla viktigare språk ger en optimal OCR-precision Scanna dokument med linjer, tabeller, rutor etc och öppna dem utan att tappa originalformatet (medföljer Sharpdesk från version 3.1) Indexeringsfunktioner Känner automatiskt igen bildformaten när du skapar index Bakgrundsindexering ger maximal prestanda Automatisk planering (dagligen eller en gång/vecka) av dokumentindexering, vid av användaren angivna tidpunkter eller vid behov Sökfunktioner Fulltextssökning av indexerade bilder och elektroniska filtyper Sök på nyckelord, filnamn, ändringsdatum eller filegenskaper (titel, författare, ämne, nyckelord) Booleansökning (t ex. AND, OR, NOT och NEAR) Sökresultaten presenteras i miniatyr eller som en översikt, vilket underlättar vid filidentifiering Visa sökresultat efter filnamn, adress, typ, storlek eller senaste ändring Kompatibilitetsfunktioner Fullt kompatibel med Sharp Network Scan Tools Tillval för utbyggnad Utbyggnadspaket för nätverksscanner förvandlar din digitala kopiator/skrivare till en nätverksscanner som kan användas ihop med Sharpdesk

8 SHARPFIND EN AVANCERAD AR 2 SharpFind är baserat på beprövad teknik från Zylab, branschledande med 20 års erfarenhet som leverantör av robusta, pålitliga lösningar för digital arkivering av miljontals pappers- och elektroniska dokument. Detta flexibla, helt integrerade elektroniska system för dokumentarkivering befriar ditt kontor från besväret och kostnaden för förvaring av pappersdokument. Det kan inte bli enklare. Du scannar bara in originalen via någon av Sharps digitala nätverkskopiatorer/-skrivare med scanner, så indexeras dokumentet automatiskt och kan snabbt hämtas upp igen via en intuitiv webbläsare.

9 ARKIVERINGSLÖSNINGAR FÖR DIGITALA DOKUMENT IVERINGSLÖSNING Avancerad indexering och upphämtning SharpFinds system för återanvändning av text placerar automatiskt varje ord i samtliga dokument i ett allmänt index, vilket innebär att samtliga dokument är fullt sökbara. Dessutom finns en avancerad, fuzzy logic - sökning med vilken alla medarbetare på avdelningen kan hitta rätt dokument, felstavade och av dålig kvalitet, på ett ögonblick. Och som om det inte vore nog levereras SharpFind med en mängd andra sökverktyg inklusive nyckelord, Booleanoperator, ungefärligt sökresultat och progressiv sökning, samt markering av ev. träffar. Alla elektroniska och scannade dokument går att söka även e-postmeddelanden och deras bilagor. En lösning för alla miljöer SharpFind har kapacitet och är skalbart nog för att fylla alla dagens och eventuella framtida behov hos din organisation. Vare sig det rör sig om ett litet kontor som är i behov av en central dokumenthantering, en avdelning där olika personer i nätverket behöver kunna söka och visa lagrade dokument, eller ett större bolag som behöver en komplett nätverksbaserad lösning med förvaltning av hela arkivet, heter lösningen SharpFind. SharpFinds fördelar i korthet Hämtar snabbt upp scannade dokument i en knapptryckning Förhöjer kontorets utrymmeseffektivitet Centraliserar dokumentarkiveringen Distribuerar dokument till fristående system med cd-rom Smidig integration med befintligt IP-nätverk Intranetbaserat system

10 INUTI SHARPFIND Sökfunktioner 2 Med avancerad fuzzy logic -sökning kan du hitta ord i alla dokument inklusive elektroniska, scannade, e-post och bilagor även om dokumenten är felstavade eller håller låg kvalitet. Sökresultaten markeras tydligt med gul text på en identisk kopia av originalet. Scanning- och OCR-funktioner Professionell OCR-kapacitet som stöder både färg och gråskala, med export till XML/TIFF-filer och möjlighet till flerspråksalternativ. Funktioner för dokumenthämtning Filerna kan dras och släppas på en enkel pc-ikon eller importeras/laddas över via HTTP till en katalog för indexering. Indexeringsfunktioner Lätthanterliga indexeringsmallar och avancerad XML-filtrering både för online- och offlinebruk.

11 ARKIVERINGSLÖSNINGAR FÖR DIGITALA DOKUMENT Säkerhetsfunktioner Stöder användarprofiler för dokumentsäkerhet i flera nivåer, med helt sökbar spårning. Ärende-, dokument- och posthanteringsfunktioner Lagrade dokument kan kommenteras, skrivas ut eller sökas via webben, samt integreras med Microsoft Word via ODMA från version 1.0. Integration Möjligt att integrera med befintliga arkiveringssystem och även synkronisera data med befintliga ODBC-kompatibla databaser. Anpassa En helt skalbar och anpassningsbar lösning som kan skräddarsys efter din befintliga arbetsmiljö. Fönster som anpassas efter användarnas behov. Verifiering Säker tidsstämpling av alla arkiverade dokument ger en tillförlitlig reproduktion av originaldokumentet.

12 ÖVERSIKT ARKIVERINGSFUNKTIONER Produktegenskaper AR-M155 AR-M160 AR-M165 AR-M236 AR-M351 AR-M550 AR-C172M AR-C262M AR-C330 AR-M207 AR-M276 AR-M451 AR-M620 AR-M700 Sharpdesk Utbyggnadskit för nätverksscanner AR-NB2 N NB2 N NB3 NS2 NS3 NS3 NS2 NS2 PE3 EB7 Antal licenser Sharpdesk Maximalt antal förprogrammerade profiler * ( , Desktop, FTP, Fax, i-fax) Namngivning av filer i LCD-panel Nej Nej Nej Nej Nej Nej Filformat TIFF (s/v) (s/v) PDF (färg,s/v) (färg,s/v) JPEG (färg) (färg) Färg Svart/vit Upplösning 600 dpi 600 dpi 600 dpi 600 dpi 600 dpi 600 dpi 600 dpi 600 dpi 600 dpi * N-modell = 900, U-modell = 500 Sharp Electronics (Nordic) AB Box BROMMA Telefon Telefax Utformningen och de tekniska specifikationerna kan ändras utan föregående information. All information var korrekt då texten trycktes. Windows och Windows NT är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Samtliga övriga företagsnamn, produktnamn och logotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive innehavare. Sharp Corporation Ref: DAS_01 Alla varumärken beaktas. E&OE.