Cloud Portal Office MOLNBASERAD DOKUMENTHANTERING

Transkript

1 Cloud Portal Office MOLNBASERAD DOKUMENTHANTERING Optimering av din dokumenthantering kan öka effektiviteten med upp till 30 % /This is Why småföretag använder Cloud Portal Office för att skapa en lönsam tillväxt.

2 Cloud Portal Office Ju mer du vet, desto bättre presterar du /This is Why Cloud Portal Office ger dig snabb tillgång till all din information. Välkommen till Cloud Portal Office vårt prisbelönta molnbaserade dokumenthanteringssystem med vilket du säkert och tryggt kan scanna, lagra, hantera, dela och hämta alla dina affärsdokument. Cloud Portable Office är prisvärt, skalbart och lättanvänt, och ger små och medelstora företag en övergripande dokumenthanteringslösning som optimerar arbetsflödet och: Gynnar tillväxt Ökar effektivitet Minskar kostnader Optimerat arbetsflöde Cloud Portal Office ger en strukturerad och aktuell lagringsplats för alla dina affärsdokument oavsett om de har skapats digitalt eller scannats från pappersdokument i ditt eget privata moln. Använd det för att lagra information om dina produkter, tjänster, kunder, marknader, konkurrenter, avtal, redovisningsdata, marknadsföringskampanjer eller något annat. Men Cloud Portal Office är avsett för mer än enbart dokumentlagring. Betrakta den som ett kraftfullt, mångsidigt informationsnav. Alla behöriga gruppmedlemmar har alltid och oavsett var de befinner sig tillgång till allt de behöver för effektivt beslutsfattande och smidigt samarbete. Hur hämtar jag dokument? På vilket sätt du vill! Allt du behöver är en giltig prenumeration och valfri webbanpassad enhet såsom stationär eller bärbar dator, surfplatta, smartphone, Sharp multifunktionssystem eller, för teammöten, vår interaktiva BIG PAD-skrivtavla. Samarbeta på plats eller på distans, med en kollega eller hela arbetsgruppen; allt är möjligt. 2

3 Kostnadsminskningar Bortslösad tid är förlorad produktivitet /This is Why de mest framgångsrika föredrar Cloud Portal Office. Marknadsundersökningsföretaget Gartner rapporterar att de flesta anställda ägnar upp till 30 % av arbetstiden åt att leta efter information. Det betyder timmars förlorad produktivitet varje arbetsvecka för varje anställd, orsakad av ostrukturerade data och dokument som arkiveras i utspridda, isolerade och dåligt indexerade dokumentlager. Cloud Portal Office återställer den produktivitet som krävs för att företaget ska uppnå och bibehålla en lönsam tillväxt genom att ge hela arbetsgruppen möjlighet att använda och dela den senaste versionen av alla dokument. Oavsett om du befinner dig på kontoret eller på resa så är hela ditt informationslager alltid tillgängligt. Det råder inga tvivel, ingen förvirring och inget kommer bort. Istället ögonblicklig onlinetillgång till allting, oavsett var du råkar befinna dig och hur du föredrar att arbeta. Lägre driftkostnader Cloud Portal Office kan även minska kostnaderna. En vidare användning av digitala dokument betyder mindre utskrift, mindre papper och färre pärmar och arkivskåp. Med all behövlig information omedelbart tillgänglig oavsett plats blir alla effektivare och, eftersom Cloud Portal Office tillhandahålls i form av en molnbaserad SaaS-tjänst (program som en tjänst), krävs inga omedelbara kapitalinvesteringar och inga nya servrar. Eftersom allt är säkert lagrat i molnet behövs heller inga externa dokumentarkiv eller kostnadskrävande tjänster för återställning efter haveri. FÖRETAG SPENDERAR I GENOMSNITT 6 % AV INTÄKTERNA PÅ DOKUMENTHANTERING. (INFOTRENDS) 3

4 Lönsam tillväxt Information är fröet till framgång /This is Why arbetsgruppen ska ansluta till Cloud Portal Office. Första steget till en lönsam tillväxt är att anställa de största talanger som går att uppbringa. Som steg två ger du dem all information de behöver för att ta de bästa besluten för företaget. Det är därför du behöver Cloud Portal Office. Med Cloud Portal Office kan du ersätta en fragmenterad och ofta mycket utspridd dokumentmiljö med ett säkert, centraliserat dokumentlager. Det betyder att personalen kan ägna betydligt mindre tid åt att leta efter information och mer tid åt att använda den. Behöriga gruppmedlemmar kan lagra data genom att spara filerna direkt i dokumentlagret eller scanna dem från ett Sharp multifunktionssystem. Scannade dokument kan indexeras vid multifunktionssystemet för smidig hämtning. Med Desktop Sync kan du dessutom indexera dokumenten för snabb och noggrann arkivering. Fulltextsökning är inkluderad, vilket gör det enkelt att hitta och hämta dokument. Tillgång till viktig affärsinformation när som helst oavsett var du befinner dig möjliggör bättre affärsbeslut som främjar verksamhetens tillväxt, samt snabbare reaktioner på marknadssvängningar och nya affärsmöjligheter. Detta resulterar på ett naturligt sätt i lönsam tillväxt. Det är dessutom en tillväxt som är hållbar. Eftersom arbetsgruppen är bättre informerad och mer produktiv är den ekonomiska risken liten och budgeten mindre belastad. ENLIGT VISSA UNDERSÖKNINGAR ÄR SÅ MYCKET SOM 80 % AV ALLA AFFÄRSDATA OSTRUKTURERADE. 4

5 Lönsam tillväxt Lägre kostnader leder till högre lönsamhet /This is Why Cloud Portal Office ger dig kontroll. Genom att använda ett Sharp multifunktionssystem för scanning av fakturor och andra pappersdokument till Cloud Portal Office kan manuella dokumentrutiner rationaliseras. Detta har en positiv effekt på kassaflödet plus att det ger smidig åtkomst till lagrad information. En lösning som växer med din verksamhet Tack vare att Cloud Portal Office är skalbar behöver du bara köpa det antal prenumerationer som behövs för tillfället, och du behöver aldrig slösa pengar på outnyttjade prenumerationer. Om en person inte längre behöver använda Cloud Portal Office avbryter du helt enkelt prenumerationen och debiteringen*. Vid behov av ytterligare prenumerationer beställer du enkelt fler. Du har alltid full kontroll över prenumerationer, och kan hantera dem via en säker webbplats. Cloud Portal Office kan användas som allt från ett ovärderligt verktyg för arbetsgruppen till ett globalt informationssystem för hela företaget. Börja i liten skala eller tänk stort du väljer. Pålitlig säkerhet Om du är noga med säkerheten kan du lita på att de servrar vi använder för att lagra dina data finns enbart i Europa och efterlever EU-bestämmelserna för datasäkerhet. Cloud Portal Office är utvecklat för företag och gör det möjligt för företaget att bibehålla kontrollen över sina immateriella rättigheter genom hantering av användaråtkomst via modulen för prenumerationshantering. Alla data är skyddade av behörighetskontroller, kraftfulla brandväggar, den senaste krypteringstekniken och robusta felsäkra system. Lösenordspolicy kan fastställas i enlighet med de krav som gäller för företagets egen interna säkerhetspolicy. Med Cloud Portal Office är dina data alltid säkra och trygga. Administratören kan på några ögonblick konfigurera, ändra eller återkalla behörigheter efter användare eller arbetsgrupp, och dela exakt så mycket information som bedöms lämpligt. Cloud Portal Office ger företaget kontroll över sina informationstillgångar. SCANNA DOKUMENT TILL CLOUD PORTAL OFFICE FRÅN ETT SHARP MULTIFUNKTIONSSYSTEM. * Gäller eventuellt inte tidsbegränsade avtal. Kontrollera gällande villkor. 5

6 Organisationseffektivitet Inspiration kan du få var som helst /This is Why Cloud Portal Office följer dig överallt. Utöver att scanning av dokument och arkivering görs snabbt och effektivt med Cloud Portal Office, så kan du också synkronisera Cloud Portal Office med din dator. Denna funktion säkerställer att du alltid arbetar med den senaste versionen av dina dokument, till och med om du växlar mellan din stationära dator, din bärbara dator och datorn i hemmet. Effektivt lagarbete och samverkan Samarbets- och aviseringsfunktionerna i Cloud Portal Office säkerställer att alla arbetsgrupper eller avdelningar i organisationen kan kommunicera snabbt och effektivt. Du kan till exempel prenumerera på fil- och mappaviseringar så att du alltid informeras om den senaste versionen av, eller ändringar i, ett dokument. Du kan också lägga till egna anteckningar för filer och mappar för att avsluta projekt, bidra med ny information eller göra en ändringsbegäran. Aviseringar och meddelanden kan också användas för att skapa smidiga arbetsflöden för användning inom avgränsade avdelningar eller mellan företagets projektgrupper. När du behöver dela innehåll med andra kan du ge varje person eller grupp specifik behörighet till din mapp. Du bibehåller kontrollen, kan dela många eller bara några få filer, och tillåta full åtkomst eller ge endast visningsbehörighet efter behov. Om filer är för stora att skicka via e-post kan du använda funktionen för att skicka länkar från Cloud Portal Officewebbplatsen eller din mobila enhet när du vill dela information med Cloud Portal Office-användare och externa mottagare. Du kan även specificera att länken av säkerhetsskäl ska förfalla efter en viss tid. SAMARBETS- OCH AVISERINGSFUNKTIONER SOM HÖJER ORGANISATIONENS EFFEKTIVITET. 6

7 Organisationseffektivitet Uppkopplade arbetsgrupper är mer effektiva /This is Why ditt företag behöver Cloud Portal Office. I dessa dagar använder alla surfplattor och smartphone, även om vi har tillgång till bärbara datorer. De är helt enkelt mycket mer portabla och praktiska. På Sharp är vi övertygade om att den här typen av utrustning bör integreras med dokumenthanteringssystem och samverkansinfrastruktur för att mobil personal ska bli maximalt effektiv. Med ett standardiserat gränssnitt för mobil personal känner alla igen sig oavsett vilken plattform de använder. Du kan dessutom konfigurera tillfälliga gästkonton exempelvis när du behöver arbeta närmare en kund eller leverantör och därmed göra Cloud Portal Office tillgänglig för ännu fler användare. Möjligheter för den mobila arbetsstyrkan Ingen behöver befinna sig på kontoret för att vara uppdaterad. Det är enkelt att bidra med idéer oavsett var du får inspirationen: hemma, på vägen, på hotellet var som helst. Från kontoret får du tillgång till molnet direkt från ett Sharp OSA-multifunktionssystem*. Om du till exempel vill ha den senaste versionen av en fil går du bara dit, loggar in, bläddrar och skriver ut. Allt ligger klart och väntar. Du kan visa, överföra, hämta, hantera och skriva ut filer från din telefon eller surfplatta, skapa nya mappar, samarbeta och dela. Med hjälp av Cloud Portal Office kan du ta med dig din arbetsgrupp vart som helst, vilket sparar pengar och minskar mötesrestid. Allt som behövs är en Internet-anslutning och en webbanpassad utrustning. *Multifunktionssystemet måste ha Sharp OSA 4.0 eller senare. 7

8 Specifikationer Allmänt Åtkomstmöjligheter Operativsystem som stöds Windows Windows 7/8/10 (32- eller 64-bitars) Internet Explorer (v9 eller högre) Firefox (v14 eller högre) Chrome (v18 eller högre) Mac OS X (10.7 eller högre) Mobil enhet Desktop Sync Säkerhet Filkryptering Webbläsare (PC/Mac), mobil enhet (ios/android), multifunktionssystemets manöverpanel, BIG PAD (med/utan PenSoft-programvara), Desktop Sync programvara Högsta antal anslutna enheter Ingen gräns för multifunktionssystem, BIG PAD, mobila enheter, datorer (via webbläsare), 3 Desktop Sync-klienter per prenumeration Nätverkshastighet inklusive ADSL/bredband (Mbit/s) Filstorlek för överföring (max) Webbläsare Mobil-app Scanning-/utskriftsapp för multifunktionssystem 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB Filstorlek för hämtning (max) Webbläsare 2 GB Mobil-app Scanning-/utskriftsapp för multifunktionssystem 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB 5 (minst) Mer än 10 (rekommenderas) Safari (6.0.2 eller högre) Firefox (v14 eller högre) Chrome (v18 eller högre) Apple ios 7.0, 8.X (eller högre) Android 4.0 (eller högre) för smartphone och surfplattor Windows 7/8/8.1 (32-bitars och 64-bitars) OS X 10.8 (eller högre) Automatisk kryptering av alla överförda dokument 128- eller 256-bitars AES-kryptering Multifunktionssystem som stöds Molnanslutna multifunktionssystem med Sharp OSA 4.0 (eller högre) MX-AMX2 PostScript-stöd (för utskrift av PDF-filer) Utskriftsstöd vid multifunktionssystemet Filformat PDF, TIFF, JPEG, XPS Färgläge Auto Antal kopior (max) 999 Pappersstorlek A4, A3, auto, Legal Orientering Stående, liggande Anpassning till pappersstorlek På Dubbelsidig utskrift Enkelsidig, dubbelsidig (bok), dubbelsidig (block) Häftning Ja Hålslag Ja Förskjutning Ja Sortering Sortera, gruppera Scanningstöd vid multifunktionssystemet Filformat PDF, TIFF, JPEG, krypterad PDF, PDF/A, XPS Förhandsgranskning av scanning Ja (10,1-tumsskärmar och större) Möjlighet att namnge filer Ja Scanningupplösning (dpi) 100, 150, 200, 300, 400, 600 Sv/v komprimering Ingen, MH, MMR, JPEG-färgkomprimeringsförhållande mellan som standard Möjlighet till PDF-lösenord Ja (om filtypen komprimerad PDF har valts) Sändningsstorlek A4, A3, auto, Legal Dubbelsidig scanning Enkelsidig, dubbelsidig Exponeringsläge Text, text-tryck-foto, tryckt foto, foto, karta Exponeringsnivå 0 (auto), 1, 2, 3, 4, 5 Jobbköfunktion Ja Hoppa över tom sida Ja Säker dokumentöverföring Multifunktionssystem Android-appar Apple-appar BIG PAD-anslutning Windows/Mac SSLv3.0 / TLS v1.0 AES256-SHA SSL v3.0/tls v1.2 AES256 SSL v3.0/tls v1.2 AES256 SSL v3.0/tls v1.2 AES256 Beroende på aktuell webbläsares funktioner BIG PAD som stöds BIG PAD lanserade efter mars 2013 med stöd för PenSoft-programvara Programvaran Cloud Portal Office BIG PAD connector krävs om PenSoft inte stöds Stöd för datorer med Windows 7 (eller högre) Anmärkningar Funktioner och specifikationer kan ändras utan föregående meddelande. All information var korrekt vid tryckningen. Windows är ett registrerat varumärke tillhörande Microsoft Corporation. Alla övriga företagsnamn, produktnamn och logotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive innehavare. Sharp Corporation december 2015 Ref: Cloud Portal Office v2.0-broschyr (16550). Alla varumärken tillerkänns. Med förbehåll för eventuella fel och förbiseenden. Sharp Business Systems Sverige AB Box SE Bromma, SWEDEN Tel: +46 (0) Fax: +46 (0)