Archiving. SaaS Archiving. Användarhandbok Version D

Transkript

1 Användarhandbok Version D SaaS Archiving Archiving Archiving är en molnbaserad tjänst som arkiverar din e-post på en säker, centraliserad plats automatiskt. Dessutom kan du med Archiving söka bland dina arkiverade e-postmeddelanden så att du snabbt kan hitta och hämta meddelanden när du behöver dem. Figur 1 Arkitekturen i Archiving 1

2 Söka i arkivet Du kan hitta, visa och exportera e-postmeddelanden som för närvarande lagras i arkivet. När du vill skapa en sökning ska du skriva in det du vet om meddelandet (eller meddelandena) i kriteriefälten och klicka på Sök. Förbättra sökresultaten Du kan förbättra sökresultaten genom att följa några enkla tips och riktlinjer. Använd rätt kombination av söktermer och filtreringsfunktioner för att snabbt hitta de e-postmeddelanden du behöver. Grundläggande sökregler Fyll i minst ett sökfält för att påbörja en ny sökning. Ju fler fält du fyller i desto mer specifik blir sökningen och desto mer begränsat blir antalet resultat. Sökfält är inte skiftlägeskänsliga. En sökning efter Försäljningsrapport är samma som för försäljningsrapport. Välj söktermer noga. Använd ord eller fraser som är unika för de meddelanden du vill hitta. Undvik vanliga ord eller fraser som en, ett och det. Fler regler för avancerade sökningar De flesta specialtecken (inklusive +-&!><) tolkas som oformaterad text när de används i ett ord eller i en fras. Andra specialtecken (inklusive #) ignoreras. Det går att söka med jokertecknen asterisk (*) och frågetecken (?) i slutet av en sträng. En sökning med asterisk söker efter ett eller flera tecken. Ett frågetecken söker efter ett enda tecken. Du kan söka efter e-postadresser med hjälp av en fullständig adress, enbart domänen eller en annan valfri del av adressen. Välj Fras, Valfritt ord eller Alla ord för att bestämma hur sökningen ska tolka texten du anger. Riktlinjer för specialtecken Använd inte specialtecken fristående. Vissa specialtecken är tillåtna och kan tolkas som oformaterad text när de uppträder som en del av en alfanumerisk sträng. Specialtecken i början eller slutet av en sträng ignoreras ofta. Tabell 1 Specialtecken som tolkas som oformaterad text Specialtecken Namn + Plustecken - Bindestreck & Och-tecken Stång! Utropstecken ) Högerparentes ( Vänsterparentes { Vänsterklammer 2

3 Tabell 1 Specialtecken som tolkas som oformaterad text (fortsättning) Specialtecken Namn } Högerklammer [ Vänster parentes ] Höger parentes ^ Inskjutningstecken " Citattecken ~ Tilde : Kolon Sökningar med jokertecken Arkivsökning stödjer två typer av jokertecken: asterisk (*) och frågetecken (?) när de placeras i en sträng eller avslutar en sträng. Ett jokertecken kan inte placeras i början av en textsträng. Det är bäst att undvika att placera ett jokertecken alltför tidigt i en sökterm, eller ihop med för få tecken. En sökning med exempelvis häst* ger ett bättre och snabbare resultat än h* eller h*r. Jokertecken kan inte användas i en frassökning. Att kombinera jokertecken med specialtecken kan ge inkonsekventa sökresultat. Till exempel ger.doc* och doc* olika resultat. Exempel på jokertecknet asterisk (*) Asterisk (*) söker efter ett eller flera tecken. Tabell 2 Exempel på jokertecknet asterisk (*) Sökterm Returnerar... greg* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian gre* greg, gregs, greger, gregory, gregoriansk grej, grek, greppa etc gr*n *gre gran, gren, grin, grön är inte tillåtet Exempel på jokertecknet frågetecken (?) Frågetecknet (?) söker efter ett enstaka tecken. Tabell 3 Exempel på jokertecknet frågetecken (?) Sökterm Returnerar... greg? gregs, gregg gre? gren, grep, grek gr?n grin, grön, gran, gren gru??a grunda, grunna, grunka?gre är inte tillåtet 3

4 E-postadresser Med fälten Från och Mottagare kan du söka efter e-postadresser i fälten till och från i meddelandehuvudet. Du kan söka efter en fullständig e-postadress som John.Smith@example.com, bara den lokala delen (John.Smith) eller bara domänen (example.com). Du kan också söka inom den lokala delen och domänen med delar av varje fras, t.ex. John, Smith, example eller com. Använd de olika sökalternativen strategiskt för att utvidga eller förfina sökresultaten. Använd den fullständiga adressen om du vill begränsa resultaten till en viss adress. Använd den lokala delen om du vill hitta alla meddelanden som hör till ett visst användarkonto eller namn. Använd domändelen om du vill hitta alla meddelanden som hör till en viss domän. Använd delar av en adress om du vill utöka sökningen för att hitta alla adresser som hör till en eller flera termer. Du kan söka inom en e-postadress för någon del eller term som finns på grund av ett byte av skiftläge eller texttyp. Text som avgränsas av ett specialtecken. En växling mellan stora och små bokstäver. En växling mellan alfabetiska och numeriska tecken. Du kan använda jokertecken med söktermer inom en e-postadress. Du kan inte söka på någon kombination av söktermer som inte utgör en fullständig lokal del, domän eller adress. Tabell 4 Söker efter e-postadressen: JohnH.Smith7@sub.example.com Söker delar av e-postadressen... Giltiga söktermer omfattar... Ogiltiga söktermer omfattar... Hela e-postadressen JohnH.Smith7@sub.example.com JohnH.Smith7@sub.example Smith7@sub.example.com Den lokala delen JohnH.Smith7 Smith John 7 H JohnH Smith7 JohnH.Smith Domänen sub.example.com sub example com sub.example example.com 4

5 I vissa fall visas ett skärmnamn med e-postadressen. Exempel: John Smith Här ger en sökning efter förnamnet John eller efternamnet Smith meddelanden som rör John Smith och e-postadressen Exempel på sökningar av e-postadresser Tabell 5 Exempel på sökningar av e-postadresser Sökterm Returnerar... greger Greger Svensson greger@företag.co Greger Persson <greger.persson@ annat.co Greger Persson <gpersson@test.co Greger Johansson greger99@test.co GregerJohansson <gj99@special.com > Johan Persson <greg111@special.co Johan Johansson greger persson Greger Svensson greger@företag.co Greger Persson <greger@annat.co Greger Persson <gpersson@test.co Greger Johansson <greg99@test.co GregerJohansson <gj99@special.com > Johan Persson <greg111@special.co Johan Johansson Johan Persson <jpersson99@test. co Johan Persson <jpersson@företag.co FredrikP Johan Svensson <j.svensson@pers son.co företag.com underdomän.företag.com Greger Svensson <greg@företag.co Johan Persson <jpersson@företag.co Greger Svensson <greger@underdomän.företag.co John Smith <jsmith@underdomän.företag.co 5

6 Tabell 5 Exempel på sökningar av e-postadresser (fortsättning) Sökterm Returnerar... greger@företag.com Greger Svensson greger@företag.co Tom Jones <greger@företag.co gr* GregerJohansson <gj99@special.com > Gry Carlsson <gc@test.co Johan Persson <greg111@special.co Bo Göransson <göransson333@f öretag.co Johan Johansson Mattias Nilsson <mnilsson@grego riansk.co Sökning med fras, valfritt ord eller alla ord Med arkivsökning kan du söka efter specifika ord eller fraser i ett e-postmeddelande. Du kan också tillämpa regler på vissa textfält för att filtrera resultaten. När du anger flera söktermer i ett textfält kan du antingen behandla dem som en exakt fras, enskilda ord eller en grupp av ord. Undvik vanliga ord eller fraser som en, ett eller det i sökningarna. Sökningen hoppar vanligtvis över vanliga ord. Använd i stället ord och fraser som förekommer i de e-postmeddelanden du söker efter. Sökning med fras: söker efter e-postmeddelanden som innehåller den exakta frasen i ordens exakta ordning. Sökning med valfritt ord: söker efter e-postmeddelanden som innehåller ett eller flera av orden, oavsett ordning. Sökning med alla ord: söker efter e-postmeddelanden som innehåller alla ord i valfri ordning. Du kan inte använda jokertecken i en frassökning. Exempel med fras, valfritt ord och alla ord Sökning med termerna phoenix memo ger olika resultat beroende på hur du tillämpar reglerna. 6

7 Tabell 6 Sökning efter phoenix memo med fras, valfritt ord eller alla ord. Regel Returnerar texten... Men inte... Fras tisdag, phoenix memo feedback om phoenix memo memo om phoeni x transp ort memo om transp ort denver memo denver transp ort memo för phoeni x Valfritt ord tisdag, phoenix memo denver memo denver transport feedback om phoenix memo memo för phoenix memo om phoenix transport memo om transport Alla ord tisdag, phoenix memo feedback om phoenix memo memo om phoenix transport memo för phoenix denver memo denver transport memo om transport Undvika stoppord Stoppord inbegriper vanliga ord som ignoreras av systemet när du gör en sökning, eftersom de troligen inte skulle ge unika resultat. När du gör en sökning bör du använda ord och fraser som är specifika för de e-postmeddelanden du letar efter, och undvika allmänna eller ofta använda ord och fraser. Archiving stödjer ett flertal språk och har en lista med stoppord för vart och ett av dem. Visa ett meddelande Öppna och visa e-postmeddelanden om du vill läsa innehållet, hämta bilagor och titta på huvudinformation och metadata. Innan du börjar Du måste först köra en sökning och sedan sortera resultaten för att hitta e-postmeddelandet som du vill visa. 7

8 Öppna meddelandet från panelen Resultat genom att göra något av följande: Dubbelklicka på meddelandet om du vill visa det i fönstret Meddelande. Välj ett alternativ i menyn Förhandsgranska om du vill öppna meddelandet i fönstret Meddelande. Om du har valt Förhandsgranska visas meddelandet i fönstret Meddelande. Annars visas meddelandet i ett separat fönster. Visa ett arkiverat e-postmeddelande Du kan öppna och visa vilket e-postmeddelande du vill som finns lagrat i arkivet direkt från panelen med sökresultat. Både fönstret för förhandsgranskning av meddelanden och meddelandefönstret gör så att du kan visa innehållet i meddelandet, meddelandehuvuden, bilagor som hör ihop med meddelandet och arkivspecifik information, inklusive ID och förfallodatum. Hitta e-postmeddelanden med sökning Använd sökformuläret för att hitta e-postmeddelanden baserat på en e-postadress, ett datumintervall eller text. Följ dessa riktlinjer: Fyll i ett fält om du vill hitta meddelanden som matchar endast ett värde. Fyll i flera fält om du vill hitta meddelanden som matchar alla värden. Kombinera ytterligare fält med en Meddelandetext-sökning om du vill filtrera resultaten i en sökning på Fras, Valfritt ord eller Alla ord. Du kan inte använda jokertecken när du väljer Fras. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Archiving Arkiverade meddelanden. Sökningen visas som standard. 2 Fyll i något eller några av följande fält: Från Mottagare Datumintervall Meddelandetext 3 Klicka på Sök. E-postmeddelanden som matchar sökkriterierna visas i panelen Resultat. Exempel på sökningar Följande exempel jämför resultaten av två liknande sökningar, en som använder Fras och en som använder Valfritt ord i en Meddelandetext-sökning. 8

9 Tabell 7 Exempel på sökningar Kriterier Returnerar... Inte... Mottagare: johan@domain.com Datumintervall: till Meddelandetext med Fras: phoenix memo Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller frasen phoenix memo. Johan i juni 2009 som innehåller frasen phoenix memo. Johan i augusti 2009 som innehåller frasen memo för phoenix. Stefan mellan juli och oktober 2009 som innehåller frasen phoenix memo. Mottagare: johan@domain.com Datumintervall: till Meddelandetext med Valfritt ord: phoenix memo Mottagare: johan@domain.com Datumintervall: till Meddelandetext med Alla ord: phoenix memo Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller orden phoenix eller memo, inklusive: phoenix memo resa till phoenix denver memo Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller orden phoenix och memo i ämnesraden, inklusive: phoenix memo memo till phoenix-kontor memo angående phoenix programvara Johan i juni 2009 som innehåller orden phoenix eller memo, inklusive: phoenix memo, resa till phoenix,denver memo. Stefan mellan juli och oktober 2009 som innehåller orden phoenix eller memo, inklusive: phoenix memo, resa till phoenix, denver memo. Johan i juni 2009 som innehåller båda orden phoenix och memo i ämnesraden, inklusive: phoenix memo och memo till phoenix-kontor. Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller endast ett av orden phoenix eller memo i ämnesraden, inklusive: phoenix-sammankomst, resa till phoenix, denver memo. Stefan mellan juli och oktober 2009 som innehåller båda orden i ämnesraden, inklusive phoenix memo, memo till phoenix-kontor och memo angående phoenix programvara. Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller ordet phoenix i ämnesraden och memo i meddelandetexten. 9

10 Exportera meddelanden Du kan hämta ett eller flera av meddelandena som du hittar i en sökning och visa dem i en e-postklient. När du exporterar meddelanden komprimeras de i en zip-fil. Meddelanden kan exporteras från antingen panelen Resultat eller vyn Meddelande. Riktlinjer för zip-filer Reglerna som styr zip-filen som du hämtar när du exporterar meddelanden avgör den totala filstorleken, vilka e-postmeddelanden som inkluderas, hur e-postfilerna namnges och formatet på e-postmeddelandena. Den totala storleken på filen du hämtar får inte överskrida 2 GB. Om resultaten blir större ska du omdefiniera sökkriterierna för att begränsa resultaten. Vid hämtningen kör systemet din ursprungliga sökning igen. Som ett resultat av detta kan uppsättningen meddelanden i zip-filen skilja sig från det ursprungliga resultatet på grund av ändringar i arkivet. Meddelandena lagras som EML-filer. Varje filnamn matchar meddelandets unika arkiv-id. Formatet på varje e-postmeddelande varierar beroende på din användarroll: Användarrollen får det ursprungliga meddelandet. Kundadministratörsrollen tar emot kuvertjournalen samt originalmeddelandet som är inkluderat som en bilaga. E-postfilerna måste packas upp med ett zip-fil verktyg. Visa EML-filer E-postfiler som du hämtar har filformatet.eml och kan bara användas med en kompatibel e-postklient. McAfee rekommenderar Microsoft Outlook Express eller en ny version av Microsoft Outlook. Tabell 8 E-postklienter som kan visa EML-filer Operativsystem Bland andra följande e-postklienter kan användas... Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 med KB Mer information hittar du i Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird 10

11 Exportera meddelanden Du kan hämta e-postmeddelanden från arkivet och visa dem i din e-postklient. Detta alternativ är tillgängligt både från resultatpanelen (för flera meddelanden) och från meddelandevyn (för enskilda meddelanden). Innan du börjar Du kommer att behöva följande: Ett zip-verktyg som kan packa upp e-postmeddelandena när de har hämtats. En e-postklient som kan visa.eml-filer Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Kör en sökning i panelen Kriterier. 2 Gör något av följande för att välja vilka meddelanden som ska hämtas. Alternativ Exportera alla i panelen Resultat Definition Klicka på Exportera Exportera alla för att hämta alla dina sökresultat. Exportera markerade i panelen Resultat Klicka i kryssrutan för varje meddelande och välj Exportera Exportera markerade för att hämta de valda sökresultaten. Exportera i vyn Meddelande Dubbelklicka på meddelandet eller markera det och klicka på Förhandsgranska. Klicka sedan på Exportera för att hämta det enskilda meddelandet. En dialogruta visas i webbläsaren. 3 Följ webbläsarens instruktioner för att öppna eller spara filen. Filen sparas i ditt lokala system. 4 Leta upp filen och öppna den med hjälp av zip-verktyget. Zip-filen och innehållet visas. 5 Packa upp meddelandena från zip-filen och spara dem i en mapp. De enskilda meddelandena finns nu sparade i ditt lokala system. Härifrån kan du nu öppna och visa meddelanden i din e-postklient. 11

12 Copyright 2014 McAfee, Inc. Kopiera inte utan tillstånd. McAfee och McAfee-logotypen är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör McAfee, Inc. eller dess dotterbolag i U.S.A. och andra länder. Övriga namn och varumärken kan tillhöra andra. 12 SEWS-ARC- UG-8.1.0D32