Dokumenthantering för RA-dokument

Transkript

1 Dokumenthantering för RA-dokument 1 (23)

2 Innehåll 1. Syfte Övergripande RA-, TKA- och GBP-info RA TKA GBP Uppdateringsfrekvens för RA-dokument Dokumenthantering av RA-dokument i GBP-databasen Skapa nytt RA-dokument Skapa ny version (uppdatera befintliga RA-dokument) Hitta RA-dokument under utveckling i GBP-databasen Redigera RA-dokument Fliken Innehåll Fliken Egenskaper (taggning) Fliken Inställningar Fastställa dokument Remissflöde för dokument under utveckling Ändrings-PM och konsekvensanalys Arkivera dokument Rutiner m.m. för publicering av RA-dokument på 22 Bilaga 1 Dokumentroller Granskare Controller Fastställare (23)

3 1. Syfte Syftet med dokumentet är att ge dokumentansvariga kunskaper i hur man lägger in, uppdaterar, och tar bort RA-dokument från GBP-databasen och RA-webben. 2. Övergripande RA-, TKA- och GBP-info 2.1 RA RA (Råd & Anvisningar) är Lokalförvaltningens gemensamma benämning för tekniska krav och anvisningar (TKA) samt CAD. Lokalförvaltningens RA-dokument publiceras på en extern webbplats med adressen Se vidare under kapitel TKA Tekniska Krav och Anvisningar ska ses som ett för Lokalförvaltningen specifikt komplement till lagar, förordningar och normal projekteringspraxis. 2.3 GBP GBP är främst en dokumentdatabas med styrande och stödjande dokument för byggprocessens genomförande. I GBP-databasen förvaras, utvecklas och versionshanteras även RA-dokument (TKA och CAD). Se vidare under kapitel 5. GBP nås via För anställda i Göteborgs Stad med ett GBG 3000-konto behövs ingen inloggning till GBP-databasen. För att få direktinloggning till GBP-databasen kan i dagsläget endast webbläsarna Internet Explorer och Google Crome användas. Dokumentansvariga har högre behörighet i GBP-databasen än vanliga användare. Bl.a. har dokumentansvariga tillgång till utvecklingsvyn under fliken Dokument. 3. Uppdateringsfrekvens för RA-dokument Uppdatering av RA-dokument ska ske en (1) gång per år, oavsett om det skett förändringar i dokumenten eller inte. Detta för att alla dokument ska få en enhetlighet med samma fastställandeår. Tre (3) månader före dokumentets giltighetstid går ut får dokumentansvariga automatisk en påminnelse via e-post att det är dags att skapa en ny version. Kontinuerliga påminnelser skickas till dokumentansvariga. RA-dokument ska uppdateras med ny version senast 31 januari varje år. Tidplanen för remisstegen under januari, se figur 1. 3 (23)

4 Figur 1. Tidplan för publicering av ny version av RA-dokumet. 4 (23)

5 4. Dokumenthantering av RA-dokument i GBPdatabasen 4.1 Skapa nytt RA-dokument Logga in i GBP-databasen via Nya RA-dokument skapas genom att först klicka på dokumentfliken (1) och därefter på Nytt dokument (2) och därefter på Tekniskt dokument (3) i rullisten enligt figur 2a och 2b. Figur 2a. Skapa nytt dokument. 1 Figur 2b. Skapa nytt dokument. 2 3 När man klickat på Tekniskt dokument visas rutan med Guide för nytt dokument enligt figur 3. 5 (23)

6 Figur 3. Guide för att skapa nytt dokument, grundläggande formalia På denna sida ska följande grundläggande dokumentformalia anges: dokumentets titel (1) vilken typ av malldokument som ska användas (2) o anvisning (stående eller liggande Word-format) o mall/checklista/exempel (stående eller liggande Word-format samt stående i Excel-format) o ändrings-pm (stående Word-format). Dokumenttypen (3) Tekniskt dokument är förvalt och ska inte ändras. Dokumentspråket (4) är förvalt Lokalförvaltningen och ska inte ändras. Kryssrutan för Globalt (5) ska inte vara ikryssad och ska inte ändras. Funktionen Ladda upp en fil används normalt inte för nya dokument. Avsluta genom att klicka på den gröna pilknappen (6) för att gå vidare till nästa steg. Pilen övergår från grå till grön färg först när tillräckligt med uppgifter är angivna. 6 (23)

7 När vyn enligt figur 4 visas är ett nytt tomt dokumentet skapat och är s.k. under utveckling. Figur 4. Nytt dokument är skapat Vyn enligt figur 4 är grunden till mycket av dokumentets utseende och formalia. (1) och (2) anger dokumentets ID och titel. (3) anger i vilket remissteg dokumentet befinner sig i. Se kap (4) används för att arkivera dokumentet. Se kap (5) fliken används för att ange dokumentets egenskaper (taggningar, m.m.). Se kap (6) fliken används i de fall dokument ska publiceras i redigerbart format. Se kap (7) fliken används inte (8) fliken används inte (9), (10) och (11) funktionerna Redigera, Ladda ner och Ersätt fil beskrivs i kap (12) och (13) funktionerna Checka in och Spara beskrivs i kap Se vidare under kapitel 4.4 Redigera RA-dokument. 7 (23)

8 4.2 Skapa ny version (uppdatera befintliga RA-dokument) Uppdatering (skapa en ny version) av befintliga RA-dokument görs genom att först klicka på dokumentfliken (1) och därefter på fliken Bibliotek (2) så att trädstrukturen (3) visas enligt figur 5a och 5b. Klicka på det område som dokumentet avser. För RA finns endast Tekniska krav och anvisningar (4) och CAD (5). Övriga områden har med GBP att göra och ska inte användas för RA. Figur 5a. Dokumentfliken. 1 Figur 5b. Trädstruktur för dokumentmappar (23)

9 Markera den av katalogerna som dokumentet finns i (6). I exemplet enligt figur 5c så är ett mappen Tekniska krav och anvisningar markerad. Markera sen vilken dokumenttyp som ska ändras (7). Figur 5c. Trädstruktur och dokumentgrupper för Tekniska krav och anvisningar 7 6 I exemplet enligt figur 5d så ska ett anvisningsdokument ändras. Klicka på aktuellt dokument (8). Figur 5d. Lista med del av fastställda RA-dokument av dokumenttypen Anvisning. 8 9 (23)

10 När sidan laddats ser den ut som i figur 5e. För att skapa en ny version av dokumentet klicka på ikonen (9). Figur 5e. Skapa ny version av ett dokument (23)

11 Dialogruta Ny version enligt figur 5f dyker upp. Figur 5f. Dialogruta Ny version. Lämna dialogrutan tom och klicka på Skapa ny version. När vyn enligt figur 5g visas har systemet skapat en ny version av dokumentet, eller som det kallas i GBP, dokument under utveckling. Att dokumentet är under utveckling ser man enklast genom att dokumentets-id:ts utkastsnummer är ett (10). Figur 5g. Innehållsfliken Se vidare under kapitel 4.4 Redigera RA-dokument. 11 (23)

12 4.3 Hitta RA-dokument under utveckling i GBP-databasen För att nå RA-dokument under utveckling klicka på dokumentfliken (1) och därefter på Utveckling (2) och därefter på Mina att göra (3) enligt figur 6. Figur 6. Utvecklingsvyn för Mina att göra Dokument som är under utveckling är arbetsmaterial och är endast synliga för dokumentansvarig. Dokument är under utveckling tills fastställaren fastställt dokumentet. I vyn enligt figur 5 sammanställs överskådligt samtliga (för dokumentansvariga) dokument under utveckling med bl.a. var i remissflödet (5) dokument ligger samt vilka roller som är angivna (6). Kolumnen Handläggare ska vara tom. För att öppna ett dokument under utveckling klicka på dokumentets titel (4) eller ID. Se vidare under kapitel 4.4 Redigera RA-dokument. 12 (23)

13 4.4 Redigera RA-dokument Fliken Innehåll Den första vyn man kommer till när man klickat på ett dokument under utveckling är fliken Innehåll. Följande information för det aktuella dokumentet redovisas i figur 7. Figur 7. Fliken Innehåll. Dokumentroller Dokument-ID, version och dokumentnamn Dokumenthistorik Kopiera dokument (används ej) Radera (arkivera) dokument Redigera on-line Redigera lokalt Från vyn enligt figur 7 kan dokumentansvariga välja att antingen redigera dokumentet online genom att klicka på Redigera (rekommenderas) eller välja att redigera dokumentet lokalt på datorn. Redigera dokument on-line För att redigera dokument on-line, klicka på Redigera. Filen laddas ner till aktuell dator och öppnas i Microsoft Word via länk mellan GBP-databasen och aktuell dator. Hur innehållsmässiga förändringar ska hanteras beskrivs i dokumentet Skrivinstruktioner för RA-dokument. Under redigeringen rekommenderas att regelbundet spara dokumentet med Word:s sparafunktion. 13 (23)

14 När dokumentet inte ska redigeras mer, spara dokumentet en sista gång med Word:s sparafunktion och stäng ner Word. En dialogruta från GBP-databasen enligt figur 8 frågar om dokumentet ska laddas upp och sparas till GBP-databasen. Svara alltid Ja. Figur 8. Dialogruta för att ladda upp och spara dokument till GBP-databasen. Glöm inte att Checka in dokumentet! Redigera dokument lokalt För att ladda ner dokument lokalt klicka på filnamnet och spara filen på valfri plats på användarens dator. Observera att du även kan öppna dokumentet i t.ex. Word. Om du göra några förändringar i dokument i detta läge kommer detta inte sparas till databasen. Rekommendationen är att bara använda denna funktion för att spara lokalt. Se figur 9. Figur 9. Dialogrutan öppna eller spara. För att ladda upp dokument använder man uppladdningsfunktionen Ersätt fil. Klicka på Ersätt fil, klicka på Bläddra och markera aktuell fil och klicka på Spara. Glöm inte att Checka in dokumentet! Dokument-ID Varje dokument har ett unikt dokument-id. Dokument-ID används bara för att hålla reda på dokumenten och har ingen inbördes betydelse mellan dokumenten. Versionshantering För att hålla reda på versioner har varje dokument ett versionsnummer och ett utkastnummer. Nya dokument som skapas får automatiskt versionsnummer noll (0) och utkastnummer ett (1). Exempel: RA-0196-v.0.1_Storkök_tekniska_krav. Versionsnummer Utkastnummer 14 (23)

15 När dokument är fastställt (publicerat) första gången får dokumentet versionsnummer ett (1) och utkastnummer noll (0). Exempel: RA-0196-v.1.0_Storkök_tekniska_krav. När dokument ska uppdateras (skapa ny version) får dokumentet automatiskt utkastnummer ett (1). Utkastnumret ändras varje gång dokumentet ska redigeras. Kom-i-håg: Dokument med utkastnummer noll (0) är fastställda och dokument med utkastnummer annat än noll (0) är under utveckling. Funktionerna Checka in och Redigera I det fall man vill skapa en remiss med unikt utkastnummer klickar man på Checka in (1) enligt figur 10a, så låses dokumentet och en pdf-fil skapas med aktuellt och unikt versionsoch utkastnummer enligt figur 10b. Figur 10a. Dokument i redigeringsläge (utcheckat). 1 Om ett incheckat dokumentet ska ändras klicka på Redigera (2) enligt figur 9b, så öppnas dokumentet i redigeringsläge enligt figur 9a och förses med nytt (löpande) utkastnummer. Figur 10b. Dokument i visningsläge (incheckat) (23)

16 4.4.2 Fliken Egenskaper (taggning) Under fliken Egenskaper utförs taggningen för respektive dokument. Egenskapstaggningen är en viktig förutsättning för att kunna sortera dokument i GBP. RAdokument hämtar automatiskt även vissa taggar för publiceringen av dokument. Respektive dokument ska taggas enligt följande: TKA eller CAD område (disciplin) typ av projekt (nybyggnad och/eller ombyggnad) typ av verksamhet(er) (förskola, BmSS, o.d.) dokumentansvarig (skapare) granskare (se bilaga 1) controller (se bilaga 1) fastställare (se bilaga 1). Dokument som ska taggas för fler än en egenskap (t.ex. förskola, grundskola, BmSS, o.s.v.). Håll ner CRTL-knappen samtidigt som man markerar respektive tagg. Det är bara typ av projekt och typ av verksamhet som kan ange mer än en egenskap. Områden För området Tekniska krav och anvisningar finns följande områden: miljö energi fuktsäkerhet bygg mark och utemiljö rörsystem sprinklersystem kylsystem luftbehandlingssystem el- och hissystem tele- och datasystem SRÖ-system storkök För området CAD finns inga separata områden utan alla CAD-dokument taggas bara CAD. 16 (23)

17 Roller I GBP-databasen finns det fyra roller: dokumentansvarig (skapare) granskare controller fastställare Dokumentansvarig är den som upprättar dokument och ansvarar för att dokument hålls ajour. Granskaren tittar på det tekniska innehållet i dokument. Controllern tittar på dokument ur systemsynpunkt (egenskapstaggningar m.m.). Fastställaren fastställer dokument. Figur 11. Fliken Egenskaper. Egenskapsfliken Filnamn (dokumentnamn). Ange typ av tekniskt dokument. Ange TKA eller CAD. Ange område. Ange typ av projekt. Markera de verksamheter dokumentet gäller för. Om dokumentet gäller för samtliga verksamheter ska samtliga verksamheter markeras. Ange namn på dokumentansvarig. Ange namn på granskare. Ange namn på controller. Ange namn på fastställare. 17 (23)

18 4.4.3 Fliken Inställningar Under fliken inställningar anges i vilket format dokumentet ska publiceras i, som pdf eller i det filformat som dokumentet är skapat i. Figur 12. Fliken Inställningar. Inställningsfliken. Används inte. Ikryssad ruta ger läsversion i pdf. Om rutan är ikryssad visas läsversionen i pdf (standard). Om rutan inte är ikryssad visas dokumentet i det filformat som dokumentet är skapat i. Normalt ska rutan vara ikryssad för anvisningar, ändrings-pm, informations- och nyhetsbrev, exempel. Normalt ska rutan inte vara ikryssad för mallar, checklistor. 18 (23)

19 4.5 Fastställa dokument Remissflöde för dokument under utveckling Remissflödet för RA-dokument i GBP är uppdelad i fyra (egentligen fem steg), nämligen Utveckling Utveckling Granskning Systemkontroll Fastställande Roll: Dokumentansvarig Granskare Controller Fastställare Anledningen till att dokumentansvariga har två remissteg är av ren teknisk natur och beror på att resmissflödet är fem steg. Remissteget är gråmarkerat i dokumentet och fyller ingen funktion Tidplan för remisstegen, se figur 1. Utveckling Utveckling Utveckling Granskning Systemkontroll Fastställande Under utvecklingsfasen (d.v.s. då dokument är under utveckling) ser remissflödet ut som figur 13. Figur 13. Remissflödet i handläggningsfasen. Dokument i utvecklingsfasen Under utvecklingsfasen kan avstämning göras med teknikområdets utsedda granskare avseende ändringar och konsekvenser innan dokument skickas för granskning. När TFT-gruppen är klar med dokument klickar dokumentansvarig på den gröna knappen två gånger för att skicka stafettpinnen vidare för granskning. 19 (23)

20 Granskning Utveckling Utveckling Granskning Systemkontroll Fastställande Granskaren (TST-representanten) får mail från systemet om att nytt dokument finns att granska. I granskningsskedet kan granskaren få information om förändringar via ändrings-pm och konsekvensanalys. Se vidare under När granskaren är överens om förändringarna klickar granskaren på den gröna knappen för att skicka stafettpinnen vidare för systemkontroll. Om granskaren däremot har synpunkter på innehållet klickar granskaren på den röda knappen för att skicka stafettpinnen tillbaka till dokumentansvarig med kommentar. Systemkontroll Utveckling Utveckling Granskning Systemkontroll Fastställande Controllern får mail från systemet om att nytt dokument finns att kontrollera. Om controllern inte har några synpunkter klickar systemcontrollern på den gröna knappen för att skicka stafettpinnen vidare för fastställande. Om controllern däremot har synpunkter på innehållet klickar controllern på den röda knappen för att skicka stafettpinnen tillbaka till dokumentansvarig med kommentar. Fastställande Utveckling Utveckling Granskning Systemkontroll Fastställande Fastställaren får mail från systemet om att nytt dokument finns att fastställa. Om fastställaren inte har några synpunkter klickar fastställaren på den gröna knappen för att fastställa (publicera) dokumentet. Om fastställaren däremot har synpunkter på innehållet klickar fastställaren på den röda knappen för att skicka stafettpinnen tillbaka till dokumentansvarig med kommentar Ändrings-PM och konsekvensanalys När ett eller en grupp av dokument inom samma område ändras ska ytterligare två dokument ändras/skapas, nämligen ett ändrings-pm och en konsekvensanalys för respektive område. Ändrings-PM När ett eller flera dokument i ett område tillkommer, ändras eller utgår ska detta beskrivas i respektive områdes ändrings-pm. Ändrings-PM ska ses som ett kompletterande hjälpdokument till publicerade RA-dokument. 20 (23)

21 Fastställda och publicerade dokument ska vara rena, d.v.s. inte försedda med markeringar om tillkommande, ändrad eller borttagen text och/eller bild som är vanligt förekommande i t.ex. tekniska beskrivningar o.d. Exempel på ändrings-pm finns för bl.a. rör, kyla, luft och SRÖ. Ändrings-PM ska publiceras i samband med att nya, ändrade, raderade eller uppdaterade dokument blir fastställda. Om det saknas ett ändrings-pm för det aktuella området skapas ett nytt ändrings-pm. Se kap Konsekvensanalys Som komplement till ändrings-pm ska separat konsekvensanalys upprättas. Konsekvensanalysen ska beskriva (motivera) respektive ändrings konsekvens och kostnad. Konsekvensanalysen utgör underlag för VSG att bifalla eller avslå respektive förändring. Konsekvensanalys upprättas av respektive TFT-grupp. Konsekvenserna ska vara förankrade med gruppens granskare. Konsekvensanalyser är LF-interna dokument och ska inte publiceras i RA. 4.6 Arkivera dokument För att arkivera (radera) ett dokument från GBP-databasen klicka på den markerade ikonen enligt figur 14. Figur14. Arkivera (radera) dokument ur databasen. Arkiverade (raderade) dokument går att återskapa av respektive dokumentansvarig. 21 (23)

22 5. Rutiner m.m. för publicering av RAdokument på Fastställda RA-dokument i GBP-databasen kopieras och skickas (pushas) automatiskt till som är den publika webbplats dit RA-dokument skickas till. Se figur 15. Figur 15. Princip dokumenthantering. LF-internt GBP gbp.goteborg.se RA Gräns mellan internt och externt Automatisk push-funktion Externt RA ra.goteborg.se Dokumentansvariga RA-användare I de fall ett RA-dokument är nytt, har ändrat filnamn, eller är borttaget ur GBP-databasen ska webbredaktören kontaktas. Detta då underhållet av den externa webbplatsen kräver viss manuell hantering. Om dokument endast har ändrat innehåll behövs ingen kontakt tas med webbredaktören. Webbredaktör är (johan.edlund@lf.goteborg.se, ). 22 (23)

23 Bilaga 1 Dokumentroller Här anges vilka dokumentroller som ska anges för respektive område/disciplin. Granskare RA-område TKA Miljö TKA Energi TKA Fuktsäkerhet TKA Bygg (inkl. tillgänglighet) TKA Mark- och utemiljö TKA Rörsystem TKA Sprinklersystem TKA Kylsystem TKA Luftbehandlingssystem TKA El- och hissystem TKA Tele- och datasystem TKA SRÖ-system TKA Storkök CAD Namn Nina Jacobsson Stålheim Nina Jacobsson Stålheim Nina Jacobsson Stålheim Fredrik Sabel Stefan Samuelsson Dan Ervall Robert Peters Dan Ervall Aleksandra Stojcevska Pedro Batista Robert Peters Dan Ervall Aleksandra Stojcevska Pedro Batista Controller RA-område Samtliga områden Namn Fastställare RA-område Samtliga områden Namn Charlotta Hansson 23 (23)