Konica Minolta Unity Document Suite. Kraftfull dokumentbearbetning. Dokumentdigitalisering och distribution Unity Document Suite

Transkript

1 Konica Minolta Unity Document Suite Kraftfull dokumentbearbetning Dokumentdigitalisering och distribution Unity Document Suite

2 Unity Document Suite, dokumentdigitalisering och distribution Effektiva dokumentflöden direkt via datorn På många kontor hanterar de anställda stora mängder pappersbaserad och elektronisk information dagligen. Utmaningen i detta sammanhang är att fastställa ett tillförlitligt, personligt och flexibelt dokumenthanteringssystem för effektiv digitalisering, organisation, redigering, hämtning och delning av dokument. De flesta företag som använder multifunktionsmaskiner vill effektivisera sina dokumentflöden för att öka produktiviteten och sänka kostnaderna. Unity Document Suite är den idealiska dokumenthanteringslösningen som erbjuder skanning, organisering och sök- och arkiveringsfunktioner som effektiviserar dokumentflödet. n Unity Document Suite är en användarvänlig svit med program som kan integreras i befintliga applikationer och verksamhetsprocesser. Den personligt anpassade skanningsplattformen gör det enkelt att digitalisera, konvertera, skicka och hantera dokument direkt från en Konica Minolta bizhub-multifunktionsmaskin. n Unity Document Suite är en kraftfull dokumenthanteringslösning som gör det enkelt för användarna att skapa och konvertera PDF-filer, sammanställa dokument av alla slag, utföra OCR (optisk teckenigenkänning), annotera filer och redigera bilder. Unity Document Suite erbjuder bl.a. följande: n PDF-generering från alla applikationer. Användarna kan skapa egna PDF-dokument genom att dra och släppa dokument n Konvertering av pappersdokument och PDFdokument till redigerbara Microsoft Officedokument n Skanning och konvertering av dokument till XML, PDF, TIFF och andra format n Smidig generering av sökbara PDF-filer, sökning av skannade dokument, arkivering av elektroniska blanketter, delning av dokument via e-post och mer.

3 Med den kompletta dokumenthanteringslösningen kan användarna utnyttja sina multifunktionsmaskiner optimalt. Unity Document Suite: n Arbetar tillsammans med bizhub-maskinens dokumentdigitaliseringsfunktioner så att användarna kan konvertera, redigera, organisera, slå samman, söka och dela skannade dokument, samt Microsoft Office- och PDF-filer. n Utgör ett användarvänligt gränssnitt mellan bizhub-multifunktionsmaskiner och kontorsprogram, inklusive arkiv och dokumenthanteringssystem, för att optimera sättet på vilket användarna digitaliserar, hanterar och delar dokument. n Optimal dokumentsäkerhet och -kompatibilitet. n Användaren har möjlighet att implementera Unity Document Suite i arbetsmiljön via "skanning till SMB" eller via den dedikerade Scan-to-Unitymodulen (se sidan 7). Denna modul integrerar applikationen med befintliga arbetsflöden för skanning och distribution och ger direktåtkomst via multifunktionsmaskinens kontrollpanel. Arbetsflöde Källor Klient-PC Utskrift Skanning till e-post Skanning till FTP Dokumenthantering Sökning Virtuella pärmar Manuell distribution med dra och släpp Print Inställning av skanningsknapp Skanning till SMB krävs OCR Dokumentkonvertering & OCR 127 OCR-språk Konvertering av dokumentformatering Automatisk och manuell textkorrigering best-integrering (tillval) Synkronisering av arbetsflöden Mappsynkronisering ecopy ShareScan Server med Unity Connector PDF PDF-hantering/-bearbetning PDF-redigering Sammanslagning/uppdelning av PDF Extrahering av sidor Store Sharepoint ERP-system FTP Nätverk Skräddarsydda arbetsflöden Källa Konvertering/bearbetning Sändning/distribution/utskrift Send

4 Unity Document Suite, dokumentdigitalisering och distribution Effektivitet och flexibilitet för kontoret Unity Document Suite:s kraftfulla funktioner gör det möjligt för företag att ersätta opraktisk och tidsödande pappersbaserad dokumenthantering med högeffektiva elektroniska arbetsflöden. De anställda får fördelarna med ett personligt anpassat och flexibelt dokumenthanteringssystem som tillgodoser individuella behov samtidigt som det erbjuder maximal tillförlitlighet och säkerhet. Konvertera pappersdokument och PDF-dokument till redigerbara och sökbara dokument Med Unity Document Suite får användarna tillgång till information i pappersdokument genom att konvertera dem till elektroniska filer som är sökbara och redigerbara. Tack vare Unity:s omfattande OCR-funktioner ser de konverterade dokumenten ut precis som originalen komplett med formaterade kolumner, tabeller, punktlistor och grafik och användarna slipper skriva in texten på nytt. Unity Document Suite erbjuder funktioner med vilka användarna kan: n Konvertera pappersdokument och PDF-dokument till redigerbara Microsoft Office- och Corel WordPerfect-filer n Korrigera skrivfel, ändra textfärg, teckensnitt och teckenstorlek n Söka efter alfanumeriska mönster eller text i innehållet i skannade och konverterade dokument n Använda Logical Form Recognition för att konvertera pappersblanketter till ifyllbara PDFeller Microsoft Word-blanketter n Kopiera grafik, diagram och text från PDF-filer till Microsoft Office-dokument n Extrahera data från ifyllda PDF- eller utskrivna blanketter för användning i kalkylblad och databaser n Konvertera pappersdokument och PDF-dokument till.wav-ljudfiler Skapa standardiserade PDF-filer Med Unity Document Suite kan användarna snabbt skapa 100 % standardiserade och universalt användbara PDF-filer, inklusive samtliga PDF- och PDF/A-versioner direkt från valfri PC-applikation och på så vis undvika kompatibilitetsproblem som påverkar produktiviteten. Ett enkelt klick i Utforskaren i Windows konverterar Microsoft Office-dokument till PDF-dokument eller genererar PDF-filer från valfritt dokument. Unity Document Suite erbjuder också exakt konvertering av PDF-filer till XPS-, Corel WordPerfect och Microsoft Office-dokument. Stöd för Windows 7 Jump Lists ger snabb åtkomst till nyligen öppnade filer såväl som vanliga rutiner för PDF-generering och konvertering. Användarna kan till exempel:

5 n Skapa standardiserade PDF-filer som kan visas i alla typer av PDF-visningsprogram n Kombinera skanning och foton med ordbehandlings-, kalkylblads- och presentationsfiler för automatisk konvertering till PDF-format n Kombinera alla sidor i ett PDF-dokument till ett och samma Microsoft Excel -kalkylblad Samarbeta effektivt och säkert Unity Document Suite gör det enklare än någonsin att samarbeta. Programsvitens omfattande annoteringsverktyg gör det enkelt för användarna att markera ändringar, utbyta idéer och hjälpa varandra. Det finns även en kommentarpanel som användarna använder för att visa, organisera, prioritera och uppdatera sina kommentarer. Det är möjligt att: n Lägga till anteckningar, annoteringar, stämplar, vattenstämplar och Bates-stämplar n Stryka eller markera viktig information n Säkra dokument med lösenord och digitala signaturer Flexibla personliga skanningsflöden Med Unity Document Suite kan användarna anpassa multifunktionsmaskinens skanningsdestinationer, dokumentformat och mer direkt via datorn. När användaren loggar in på multifunktionsmaskinen visas en personligt anpassad uppsättning alternativ. Användaren behöver bara trycka på skanningsknappen för att digitalisera dokumenten och spara dem i en mapp på skrivbordet eller i någon annan angiven destination som t.ex. webbkataloger, e-post, FTP eller dokumenthanteringssystem i önskat format. Processen är snabb, säker och tillförlitlig. Användarna kan även kombinera olika alternativ, destinationer och format till ett kommando som utförs av multifunktionsmaskinen med ett knapptryck, vilket spara tid och effektiviserar användningen av maskiner med hög beläggning. Med Unity Document Suite är det enkelt att: n Ange och ändra skanningsinställningar som filformat, destinationer och andra inställningar direkt från datorn n Skicka skannade filer till en specifik mapp på datorn där de är lätta att hitta n Anpassa skanningsalternativen och flerstegsknapparna på multifunktionsmaskinen

6 Unity Document Suite, dokumentdigitalisering och distribution Heltäckande funktionalitet till fördel för alla användare Unity Document Suite:s många funktioner effektiviserar och snabbar på arbetet för hela företaget. IT specialister och administratörer har lika mycket nytta av funktionerna som de vanliga användarna. Och ledningen kommer att märka av företagets effektivisering! Huvudfunktioner n Enkelt installation och konfiguration n Kompatibelt med många dokumenttyper och mängder av elektroniska skanningsformat n PDF-lösning för företag Heltäckande funktionalitet för generering av PDF, redigering och konvertering Enkel generering av ifyllbara PDF-blanketter, PDFportföljer, o.s.v. n Snabb sammanslagning av dokument genom att dra och släppa dokument av alla typer genom att kombinera elektroniska dokument och pappersdokument i virtuella pärmar n Optisk teckenigenkänning (OCR) Automatisk konvertering av pappersdokument och PDF-dokument till elektroniska dokument som är sökbara och redigerbara samtidigt som de bibehåller formateringen Separata ordböcker för juridik/hälsovård/finans för ökad precision vid konvertering Praktisk sökning i dokument enligt innehåll eller nyckelord n Automatiska personligt anpassade arbetsflöden för konvertering och skanning n Panelintegrering på bizhub-modeller med best OpenAPI, med hjälp av programmodulen Scan-to- Unity Huvudfördelar n Ökad flexibilitet tack vare en programsvit som innehåller funktioner som annars kräver inköp och installation av flera programpaket n Ökar effektiviteten genom snabb konvertering av dokument till redigerbara filformat och praktisk sammanslagning av både elektroniska dokument och pappersdokument i virtuella pärmar n Möjliggör integrerade dokumentflöden som sparar tid och pengar genom enkel konvertering av pappersbaserade dokument och PDF-dokument till redigerbara filformat, samt smidig sammanslagning och distribution av alla dokumenttyper n Exakt och tillförlitlig OCR minimerar antalet konverteringsfel n Underlättar effektivt, tillförlitligt och säkert samarbete n Ger användarna större frihet, personlig anpassning och möjlighet att styra den egna dokumenthanteringen, konverteringen och distributionen n Maximerar returen på investeringen i multifunktionsmaskinen

7 Fullständig integrering med programmodulen Scan-to-Unity Unity Document Suite effektiviserar skanningsprocesserna vid skanning från Konica Minolta multifunktionsmaskinen till Unity Document Suite programmet. För detta ändmål finns ett hjälpprogram som heter Scan to Unity. Programmodulen gör det möjligt för användarna att skicka sina egna inställningar från sina datorer till multifunktionsmaskinen via servern. n Programmodulen Scan-to-Unity är en personligt anpassad skanning-gateway som möjliggör smidig dokumentdigitalisering, konvertering, sändning och hantering direkt från en integrerad bizhub-maskin. Denna komponent av Unity Document Suite installeras på en server hos kunden och bygger på Nuance ecopy ShareScanplattformen. n Denna kraftfulla skanning-gateway är utvecklad specifikt för integrering med Konica Minoltas multifunktionsmaskiner. Det lättanvända plugin-programmet arbetar med bizhub-maskinens dokumentdigitaliseringsfunktioner och gör det möjligt för användare att starta dokumentskanning, konvertering, OCR (optisk teckenigenkänning) och lagra filerna i olika dokumenthanteringssystem. n Med Scan-to-Unity kan användarna anpassa skanningsdestinationerna och sina arbetsflöden direkt från datorn. Efter inloggning på multifunktionsmaskinen visas en personligt anpassad uppsättning alternativ. Användaren väljer helt enkelt bland de färdiga personliga skanningsdestinationerna, trycker på skanningsknappen: dokumenten skickas direkt till en mapp på datorn eller någon annan specificerad destination i önskat format snabbt, säkert och tillförlitligt. n Användarna kan även kombinera olika alternativ, destinationer och format till ett kommando som utförs av multifunktionsmaskinen med ett knapptryck, vilket sparar tid och effektiviserar användningen av maskiner med hög beläggning. Med Scan-to-Unity kan användarna: n Ange och ändra skanningsinställningar som filformat, destinationer och andra inställningar direkt från datorn n Enkelt tillämpa OCR-arbetsflöden för ökad automatisering n Skicka skannade filer till en specifik mapp på datorn n Anpassa skanningsalternativen och flerstegsknapparna på multifunktionsmaskinen n Skicka dokument direkt till dokumenthanteringssystem som Microsoft SharePoint, Interwoven, Hummingbird, Open Text med flera för publicering inom företaget n Skydda känsliga dokument med kryptering och behörigheter

8 Tekniska specifikationer Minimikrav för komponenterna i Unity Document Suite: En dator med en Intel Pentium III -processor eller snabbare/motsvarande. Dubbel- eller fyrkärnig processor rekommenderas för högsta prestanda. Windows XP 32-bit SP3 eller senare och 400 MHzprocessor Windows Vista 32-bit eller 64-bit SP2 eller senare (64-bitars stöd endast för installation) Windows 7 32-bit eller 64-bit med 1 GHz-processor (64-bitars stöd endast för installation) Microsoft Internet Explorer 7 eller senare 512 MB minne (RAM), 1 GB rekommenderas för högsta prestanda. 1,21 GB ledigt hårddiskutrymme för programfiler och exempelfiler plus 70 MB temporär lagring under installation Färgskärm på x 768 pixlar och 16-bitars färg eller bättre Ljudkort för uppläsning av text genom talsyntes Ett Windows-kompatibelt pekdon Digitalkamera på 2 megapixel eller mer för fotografering av text En kompatibel skanner med separata drivrutiner om du planerar att skanna dokument. Se skannerguiden på Nuance webbplats för en lista över skanners som stöds. Tillgång till webben krävs för produktregistrering, aktivering, uppdatering av skannerdatabasen samt uppgradering av programvaran. För att kunna spara DOCX-, XLSX- och PPTX-filer (för Microsoft Office 2007 eller 2010 Word, Excel och PowerPoint) eller för att läsa in och spara XPS-filer (XML Paper Specification) måste Microsoft.NET Framework 3.0 finnas installerat. Nuance ecopy ShareScan v5 Server Minimikrav på programvara* Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows Vista Business Edition Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Windows Vista Enterprise Edition *Systemkraven för ecopy ShareScan Suite för inbyggda enheter kan variera beroende på konfiguration. Obs! Prestandan och hastigheten förbättras om datorns specifikationer (processor, minne, lagringsutrymme) överskrider minimikraven. Detta märks i synnerhet vid konvertering av mycket stora PDF-filer. Multitrådade eller system med flera processorer levererar högre prestanda. n 2010 Nuance Communications, Inc. Med ensamrätt. n Nuance och Nuance-logotypen är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Nuance Communications, Inc. eller dess dotterbolag i USA och/eller andra länder. Alla andra varumärken som nämns häri är varumärken som tillhör respektive innehavare. n Stöd för och tillgång till specifikationer och funktioner är beroende av operativsystem, program, nätverksprotokoll såväl som nätverks- och systemkonfigurationer. n Vissa produktillustrationer innehåller tillbehörsutrustning. n Specifikationer och tillbehör baseras på tillgänglig information vid publiceringen och kan ändras utan föregående meddelande. n Priser och specifikationer från Konica Minolta är angivna med förbehåll för eventuella fel. n Microsoft, Windows och Windows-logotypen är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. n Alla övriga varu- och produktnamn kan vara registrerade varumärken eller varumärken som tillhör respektive innehavare. Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee Langenhagen Tyskland Tfn: +49 (0) Fax: +49 (0) Konica Minolta Business Solutions Sweden AB E-post: business@konicaminolta.se, Solna HK: Box 9060 (Solna strandväg 96), Solna, Tfn: , Fax: Malmö: Box 181 (Jörgen Kocksgatan 9), Malmö, Tfn: , Fax: Helsingborg: Berga allé 3, Helsingborg, Tfn: , Fax: Göteborg: Olof Asklunds gata 6, Västra Frölunda, Tfn: , Fax: