OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben

Transkript

1 OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben Instruktion för OneDrive för företag Författare Thomas Holmén Version TH :001 Målgrupp Kanslipersonal, FS, Utskott Datum Sammanfattning Detta dokument ger information och instruktioner om OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben. DU KOMMER DU ÅT DIN ONEDRIVE GENOM ATT LOGGA IN PÅ Innehållsförteckning OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben... 1 Sammanfattning... 1 Vad är OneDrive för företag?... 2 OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben... 2 Användning av OneDrive inom organisationen... 2 Vad får jag inte göra med OneDrive för företag?... 2 Hur använder man OneDrive för företag?... 3 Alternativ 1 Via webbläsare... 3 Alternativ 2 Via programvara på datorn... 3 Alternativ 3 Via app på mobil enhet Hur kommer jag åt filer som delats av kansliet i min OneDrive för företag?... 4 Alternativ 1 - Åtkomst via webbläsare... 4 Alternativ 2 Via applikation... 4 Hur skapar och delar jag en mapp i OneDrive för företag?... 5 Hur ser jag vilka jag delat ut en mapp till och hur ändrar jag behörighet för dessa?... 7 Support av OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben Postadress: Box 4, Farsta - Besöksadress: Fryksdalsbacken 20, Farsta Tel: Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben

2 Vad är OneDrive för företag? OneDrive för företag är en personlig lagringsyta i molnet som möjliggör åtkomst av data från olika typer av enheter med Internetåtkomst. OneDrive möjliggör uppdatering och delning av dina filer till andra användare inom eller utanför organisationen. Du kan även jobba tillsammans med andra användare i samma dokument samtidigt. OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben I den licens du erhållit från Svenska Brukshundklubben har du tillgång till tjänsten med 1 TB lagringsutrymme. Vi kommer börja med att implementera OneDrive som en tillfällig, men snabb, lösning för att dela data mellan förbundsstyrelsen, utskott och kansli. Samtidigt utvärderar vi internt andra lösningar som t ex Office365-gruppwebbplatser och liknande inför framtiden. Användning av OneDrive inom organisationen Det är handläggaren på kansliet som delar data i sin OneDrive till andra användare inom organisationen. Handläggaren får fullständiga rättigheter medan övriga får läsrättigheter. Det är handläggarens ansvar att ombesörja förändringar av de medlemmar som har tillgång. Du får fritt spara eget data som är uppdragsrelaterat i OneDrive för företag. Delning av organisationsspecifikt data hanteras dock av handläggare på kansliet. Vad får jag inte göra med OneDrive för företag? Som användare av OneDrive inom Svenska Brukshundklubben får du inte: Lagra data i din OneDrive som strider mot svensk lag. Detta inkluderar hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen [SFS 1998:204] och dataskyddsförordningen [EU 2016/679]. Lagra data i din OneDrive som inte är relaterat till din tjänst eller ditt uppdrag inom Svenska Brukshundklubben. Försöka ändra eller manipulera inställningar och/eller rättigheter satta av administratören utan dennes medgivande. Utan administratörens medgivande dela gemensamma mappar och/eller data med externa parter. Som användare bör du känna till följande: All aktivitet i OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben kan komma att loggas. Du ansvarar personligen för allt data som du lagrar i din OneDrive för företag. Administratören kan komma strypa åtkomst om utrymmet nyttjas på sådant sätt som strider mot ovanstående. Vid uppdragets/anställningens slut avslutas åtkomst till OneDrive för företag per omgående. Backuper sker av tjänsteleverantören vilket gör att det en eventuell återläsning är kostsam och omfattande. Du uppmanas därför att spara original även på annat sätt än i OneDrive. sida 2

3 Hur använder man OneDrive för företag? Du kan med fördel använda OneDrive för företag via en webbläsare. Det finns stöd för drag-ochsläpp vilket gör att du lätt kan ladda upp, eller ladda ner, filer på det sättet. Internet Explorer/Microsoft Edge är att rekommendera för fullständig funktionalitet. Du kan även installera programvaran för OneDrive på din dator och/eller mobila enhet. Du kan då även synkronisera det data som är sparat på webben för åtkomst offline. Alternativ 1 Via webbläsare. 1. Öppna din webbläsare. Microsoft Internet Explorer eller Microsoft Edge rekommenderas för full funktionalitet. 2. Surfa till din webbportal hos Svenska Brukshundklubben, 3. Logga in med de inloggningsuppgifter du använder till din e-post hos Svenska Brukshundklubben. 4. Klicka på ikonen OneDrive Alternativ 2 Via programvara på datorn. Har du Microsoft Windows 10 så är OneDrive redan installerat på datorn. Har du inte detta så följer du instruktionen OneDrive för företag - Installation och konfiguration på Alternativ 3 Via app på mobil enhet. Du kan ladda ner appen OneDrive i App Store, Google Play eller Microsoft Store och installera den på din telefon eller surfplatta. Detta alternativ beskrivs inte i detta dokument. sida 3

4 Hur kommer jag åt filer som delats av kansliet i min OneDrive för företag? Alternativ 1 - Åtkomst via webbläsare 1. Följ instruktionen ovan Hur använder man OneDrive för företag?- Alternativ 1 Via webbläsare. 2. I menyvalen till vänster, klicka på Delas med mig. 3. Mitt på skärmen exponeras mappar du har tillgång till som delats av andra. Alternativ 2 Via applikation För åtkomst till OneDrive på datorn behöver du först synkronisera filerna från OneDrive på webben. 1. Följ instruktionen ovan Hur kommer jag åt filer som delats av kansliet i min OneDrive för företag? Alternativ 1 - Åtkomst via webbläsare 2. Klicka på menyvalet Synkronisera i det övre menyfältet. 3. Öppna OneDrive på din dator. 4. Den synkroniserade mappen syns nu i din mappstruktur. sida 4

5 Hur skapar och delar jag en mapp i OneDrive för företag? Notera att det enbart är handläggare på kansliet som delar organisationsspecifikt data. Vill du ha ett dokument etc upplagt i OneDrive för delningen inom förbundsstyrelsen/utskottet kontaktar du handläggaren. 1. Logga in på din OneDrive enligt instruktionen under Hur använder man OneDrive för företag?- Alternativ 1 Via webbläsare. 2. I menyvalen till vänster, klicka på Filer. 3. I den övre menyn, klicka på Nytt. 4. I undermenyn, klicka på Mapp. 5. I dialogrutan, namnge mappen och klicka sedan på Skapa. Tänk igenom ditt val av namn då en ändring av namnet bryter länkar du skickat ut. 6. Markera den mappen du vill dela. 7. I den övre menyn, klicka på Dela. sida 5

6 8. I dialogrutan länkinställningar, markera Vissa personer, skriv in namnet på den du vill dela mappen med. Notera att du måste klicka bort krysset i Tillåt redigering. Klicka sedan på Verkställ. 9. I dialogrutan Skicka länk, kontrollera att uppgifterna stämmer, skriv ett valfritt meddelande, klicka på Skicka sida 6

7 Hur ser jag vilka jag delat ut en mapp till och hur ändrar jag behörighet för dessa? 1. Markera den mapp du vill se behörigheterna i. 2. I det högra, övre hörnet. Klicka på ikonen med rund ring runt ett i. 3. Först ser du aktiviteter som utförts i den delade mappen. Klicka på Ändra behörigheter. 4. Under Hantera behörigheter ser du vilka behörigheter varje person har samt kan ändra dessa genom att klicka på pilen under respektive användare. sida 7

8 Support av OneDrive för företag hos Svenska Brukshundklubben Självsupport och instruktioner finns på: E-postsupport: sida 8