Förbättra samarbetet med hjälp av Adobe Acrobat X, Microsoft SharePoint och Microsoft Office

Transkript

1 Förbättra samarbetet med hjälp av Adobe Acrobat X, Microsoft SharePoint och Microsoft Office Snabba upp granskningarundorna genom att integrera PDF-baserade arbetsflöden i SharePoint- och Office-plattformen Innehåll 1: Överblick 1: Samarbetsutmaningar 2: Snabba upp granskningarna 3: En Adobe Acrobat X-lösning 6: Sammanfattning 7: Mer information Det här dokumentet beskriver olika sätt att förbättra samarbetet i team och granska projekt snabbare genom att använda Adobe Acrobat X tillsammans med Microsoft SharePoint och Microsoft Office. Acrobat X har stöd för SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007 och Office Upptäck hur det nya inbyggda stödet för SharePoint i Acrobat X kan ta samarbetet i ditt team till en högre nivå. Överblick På dagens konkurrensutsatta och globala marknad är det vanligt att man samarbetar över både företagsoch nationsgränserna. I många projekt krävs kontinuerligt feedback och godkännande från olika källor, i olika format och på olika platser före slutleverans. Via elektroniskt samarbete får geografiskt utspridda medarbetare direkt tillgång till projektmaterial, vilket gör hela arbetsprocessen effektivare tack vare snabbare granskning, beslut och godkännanden. Många IT-avdelningar har implementerat SharePoint tillsammans med Office, så att projektteam bestående av medarbetare, kunder, partners och underleverantörer kan samarbeta digitalt med dokument. Men möjligheterna att samarbeta effektivt med andra typer av standarddokument, som PDF, har hittills varit begränsade. PDF är en etablerad standard för säkert dokumentutbyte. Dokument i PDF-format kan innehålla ett brett spektrum av materialtyper samtidigt som de är originaltrogna och tillgängliga för alla via det universella, kostnadsfria programmet Adobe Reader. I och med lanseringen av Acrobat X öppnas möjligheten för projektteam att samarbeta med PDFdokument precis lika enkelt som med Office-dokument via SharePoint. Acrobat X utgör tillsammans med SharePoint och Office en helhetslösning för effektivare, storskaligt dokumentbaserat samarbete. Samarbetsutmaningar Enligt en färsk studie gjord av Forrester Consulting, Building the Future of Collaboration *, uppger över två tredjedelar av kunskapsarbetarna i USA och Europa att de regelbundet samarbetar med personer i andra regioner eller tidszoner. De flesta kommunicerar helst ansikte mot ansikte eller per telefon, men eftersom det kan vara svårt att hitta mötestider som passar alla använder man oftast e-post. Att samarbeta via e-post innebär dock en rad utmaningar: Filformat Dokument som skickas som e-postbilagor måste ha ett filformat som kan öppnas, redigeras och kommenteras av alla mottagare oavsett operativsystem. Driftsättning Support för och underhåll av flera program, inklusive extern användarsupport, blir betydande faktorer. Åtkomst till olika content management-system på företaget behöver administreras. Dessutom är storleken på e-postbilagor ofta begränsad eftersom stora filer tar för mycket plats på e-postservern. Säkerhet E-post är inget säkert sätt att utbyta information, särskilt inte när den färdas utanför företagets brandvägg. En krypteringslösning kan vara nödvändig om man behöver skicka känsligt material. Hantering av feedback Kommentarer från olika källor måste samlas ihop och hanteras. Vid e-postsamarbete finns inte heller någon metod för versionskontroll. * Building the Future of Collaboration, Forrester Consulting. Juli 2009, ww.futureofcollaboration.com

2 Snabba upp granskningarna Acrobat X utökar samarbetsmöjligheterna i Office och SharePoint med ett beprövat filformat som kan skapas från de flesta datorprogram och öppnas och kommenteras i Acrobat eller kostnadsfria Adobe Reader. Nära integrering med SharePoint Acrobat X har ett antal nya funktioner som passar perfekt in i gransknings- och kommenteringsarbetsflödet i SharePoint. PDF-filer i SharePoint-dokumentbibliotek kan nu öppnas och sparas direkt i Acrobat via dialogrutorna Öppna och Spara, precis som om de låg lokalt på datorn. När man öppnar ett PDF-dokument i ett SharePoint-bibliotek kan man checka ut PDF-filen och checka in den i SharePoint igen direkt från Acrobat, precis som med Office-dokument. Dessutom kan man lägga till och redigera versionsinformation och metadata om SharePoint-biblioteket. Bild 1. Med Acrobat X kan PDF-filer i SharePoint-bibliotek öppnas direkt i Acrobat. Bekväm åtkomst med ett klick från Office Acrobat X integreras smidigt med Office-programmen via medföljande add-in PDFMaker. Med ett klick kan användaren skapa fullt kompatibla PDF-filer av hög kvalitet med navigeringslänkar, som kan granskas och kommenteras i Acrobat helt utan att man behöver lämna Office-programmet. Med PDFMaker för Microsoft Word kan användaren t.ex. dra fördel av följande funktioner för digitalt samarbete: Göra om en Word-fil till ett PDF-dokument som uppfyller krav på säkerhet, optimering, taggning för ökad tillgänglighet samt standarder som PDF/A för arkivering eller PDF/X för prepress och tryck. Inställningarna kan göras av användaren eller förkonfigureras av IT-avdelningen enligt företagets IT-policy. Skapa och skicka PDF-dokument som bilagor i e-post. Skapa PDF-dokument och skicka dem för granskning. Importera tillbaka kommentarer från en PDF-fil till källdokumentet i Word, så att textändringarna inte behöver skrivas om i Word-dokumentet. Bild 2. Med Acrobat PDFMaker för Office kan användaren skicka filer för granskning med ett klick. 2

3 Enkel och snabb hantering av feedback Acrobat X ger effektivare samarbete och granskning genom att användarna kan: Skicka ut filer till flera granskare samtidigt och samla in kommentarerna via en SharePoint-server. Skicka ut inbjudningar att granska en skapad PDF-fil med en automatisk dokumentlänk. Samla in och sammanställa kommentarer från granskare automatiskt i ett och samma dokument. Låta granskarna läsa och komplettera varandras kommentarer. Ange en deadline för granskningen. Se vilka som har svarat och påminna de som inte har det. En Adobe Acrobat X-lösning Acrobat X utökar möjligheterna till digitalt samarbete för företag genom att komplettera SharePoint- och Office-plattformen och skapa en effektiv och integrerad helhetslösning för digitalt samarbete. Det finns två huvudprocesser i arbetsflödet. Först skapar dokumentägaren en PDF-fil och förbereder den för granskning. Sedan tar ägaren emot och sammanställer kommentarer från granskarna. Nedan följer en detaljerad beskrivning av alla steg i processerna. Starta en gemensam granskning PDF-dokumentet som ska granskas skapas från ett Office-program och laddas upp till SharePoint-servern, varefter granskarna bjuds in att kommentera dokumentet. 1. En användare erhåller eller skapar en källfil. I exemplet visas ett marknadföringsdokument som har skapats i Word. 2. Användaren klickar på knappen Skapa och skicka för granskning i Acrobat X PDFMaker-verktygsfältet i Word. Följande händer: Word-dokumentet konverteras till PDF-format. PDF-filen laddas upp till ett SharePoint-bibliotek direkt från Acrobat X. Bild 3. Acrobat har funktioner för delad granskning som är helt integrerade med SharePoint. Användaren uppmanas att skriva ett e-postmeddelande till granskarna med en länk till dokumentet. 3

4 Bild 4. Acrobat guidar användaren genom förberedelserna för en delad granskning. Hantera feedback från granskare Nästa steg omfattar granskningen av dokumentet. 1. Granskarna lägger in markeringar och kommentarer i PDF-dokumentet med hjälp av Acrobat eller kostnadsfria Adobe Reader (version 8 eller senare krävs för SharePoint-baserade delade granskningar). 2. Granskarna publicerar sina kommentarer i dokumentet. Kommentarerna samlas in och sparas automatiskt i dokumentbiblioteket i SharePoint. 3. Granskarna kan se och svara på kommentarer som har skickats in av andra, så att man undviker dubbelarbete och gör processen snabbare. Bild 5. Feedback från alla granskare infogas i dokumentet och kan enkelt ses på kommentarpanelen. 4

5 Bild 6. Spåraren i Acrobat visar dokumentets granskningsstatus, vilka granskare som har svarat och vilka som inte har svarat. 4. Med Spåraren i Acrobat kan den som startade granskningen: Skicka ett e-postmeddelande till granskarna. Lägga till fler granskare till en pågående granskning. Starta en ny granskning av en annan fil eller en ny version av en befintlig fil med samma granskare. Ändra deadline för granskningen. Öppna PDF-filen under en pågående granskning och se de senaste kommentarerna. Stoppa granskningen så att granskarna inte längre kan skicka in några kommentarer. 5. När granskningsperioden är slut kan den som startade granskningen importera vissa eller alla kommentarer från det granskade PDF-dokumentet till Word med hjälp av PDFMaker. 6. PDF-dokumentet med de olika granskarnas kommentarer med tidsstämplar kan sparas för arkivering eller för att uppfylla specifika bestämmelser. 7. Det slutliga Word-dokumentet kan sedan konverteras till en PDF-fil och lösenordsskyddas mot ändringar. Om det krävs fler dokument för att ge ett sammanhang kan användaren lägga ihop dem i en PDF-portfolio innan dokumenten skickas ut till beslutsfattare och andra intressenter. 8. Det slutliga PDF-dokumentet eller PDF-portfolion kan också arkiveras i SharePoint för framtida bruk. För att möjliggöra fritextsökning i PDF-filer i SharePoint kan administratören installera det kostnadsfria Adobe PDF ifilter, som kan laddas ned från 5

6 Bild 7. Med en PDF-portfolio kan mottagaren få bättre sammanhang och navigera enkelt mellan flera sammanhörande dokument. Sammanfattning Genom att komplettera SharePoint- och Office-arkitekturen gör Acrobat X att företag snabbt och effektivt kan implementera en flexibel och säker lösning för digitalt samarbete. 1. Filformat Acrobat är det mest tillförlitliga sättet att skapa PDF-filer från ett brett spektrum av program. PDF är ett universellt filformat som gör att digitalt innehåll kan visas på ett enhetligt och originaltroget sätt oberoende av datorplattform. Med Acrobat kan användaren lägga in ljud, Adobe Flash Player-kompatibel video och interaktiva medier i PDF-filer som är tillgängliga för visning online eller offline av alla som använder Acrobat eller kostnadsfria Adobe Reader. 2. Driftsättning Gemensamma granskningar i Acrobat minskar behovet av intern och extern IT-support och underhåll jämfört med processer som innefattar flera olika program. Nätverksbandbredden och lagringsutrymmet på e-postservern kan optimeras eftersom den delade granskningsprocessen länkar till dokument som sparas i SharePoint. 3. Säkerhet SharePoint ger säker lagring och åtkomst av dokument och Acrobat skyddar filerna även utanför SharePoint. Med lösenordsskydd och kraftfull 256-bitars AES-kryptering hjälper Acrobat till att begränsa åtkomsten av dokument och förhindrar att innehållet ändras, kopieras eller skrivs ut av obehöriga. Dessutom har Acrobat X förbättrade verktyg för dokumentsanering och bortredigering av känslig information vid behov t.ex. dolda metadata, noteringar, bilagor, formulärfält, lager och bokmärken. 4. Hantering av feedback Acrobat X ger den som startar en granskning möjlighet att samla ihop och arkivera de olika granskarnas kommentarer. Det betyder att man får tillgång till en fullständig revisionshistorik ifall frågor om dokumentets innehåll skulle uppstå senare. Under granskningen kan enskilda kommentarer tilldelas olika status för att ge granskarna feedback i realtid. Acrobat X, SharePoint och Office utgör tillsammans en effektiv och säker lösning för digitalt samarbete, som är lätt att driftsätta och har funktioner för att konvertera dokument, skicka meddelanden till granskare, hantera feedback, sammanställa kommentarer och arkivera de granskade dokumenten. 6

7 Mer information Adobe Systems Nordic AB Box 47, Kista, Sverige Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Sweden /11 7