Palette Arena Nyttan med att uppgradera - Inköpsperspektiv

Transkript

1 Palette Arena Nyttan med att uppgradera - Inköpsperspektiv

2 Palette produkt - framtid

3 Översikt Roadmap teman Facelift Expense Administration GDPR Invoice Documents KPI reporting Budget Buyer Contract Expense Contract Expense User authentication model (User/Role) Easy upgrade Master/Environment data storage Mobility Online Documentation Invoice Documents Budget Buyer Contract Expense

4 Uppdatering 2: Contract och Expense Funktionalitet för körersättning i Expense Förbättrad matchning mot avtal baserat på ett årligt schema Förändring av nuvarande autentiseringsmodell Uppdatering 3: Buyer och Budget Hantering av orderrespons på radnivå Jämförelse av artiklar i varukorgen Förbättrade sök och filtreringsmöjligheter Förenklad administration Uppdatering 4: Invoice och Documents Ny typ av fördefinierade matchningsregler för fakturarader som t.ex. kan användas för frakter och avgifter Nya KPI:er och mätvärden Verktyg för enklar utläggsanalys Uppdatering 5: Mobilitet Utökat funktionsstöd i PaletteMobile Enklare inköpsrutin One-click-buy även i PaletteMobile Native MobileApp (under utredning)

5 Palette Buyer

6 Vad vill vi uppnå nyttan med att uppgradera Få kontroll över våra inköp Minska kostnader för inköp av varor och tjänster Minska kostnader för hanteringen av inköp (process & administration) Ökad kontroll av kassaflöde Ökad leverantörsdialog Digitaliserad kommunikation ökar graden av automatisering

7 Att införa systemstöd skapar förutsättningar för att nå målen Analys Projekt Produktion Spridning Uppföljning Analys Informationsinsamling Nuvarande inköpsprocess Hur handlar vi idag Spendanalys Förslag på ny process Identifiera nyckeltal Möjliga besparingar Organisation Spridning Utveckla handeln internt Utveckla leverantörer Utveckla varusortiment Uppföljning Statistik Mäta finansiellt Mäta kvalitativt Leverantörsbearbetning Samverkan med leverantörer Som en del i ett ständigt strategiskt inköpsarbete

8 4 hörnstenar för att framgångsrikt implementera och rulla ut inköp Administration Avtal & Katalog administration Användarvänlighet Rapportering & uppföljning

9 Nyheter i

10

11 Förenkla skapande av rekvisition 6-5 förändringar i gränssnitt Endast 2 flikar Artiklar/Leverantörer Nya vyer för artiklar och leverantörer Filter och synonymer tillgängliga Aktuellt värde synligt i varukorgen Koppla avtal till artikel eller katalog

12 PaletteBuyer Produköversikt Nya vyer Lista eller vy Synonymer på artikel Lättare att hitta rätt artikel Finns som fält i artikelimport Filter Favoriter Bästa köp Avtal Miljömärkning Pris intervall Koppla avtal mot artikel

13 PaletteBuyer Leverantörsöversikt Utökad information om leverantör Lista eller vy Synonymer (Sökord) Lättare att hitta rätt leverantör Filter First choice leverantör Avtal Märkning (ISO/Miljömärkning) Värdefull textinformation synlig för köpare. Ex. Inköpsinstruktion, kontaktperson Fritext och punchout knapp synlig på kort

14 PaletteBuyer Formulär för fritext Formulär skapas för produkt eller artikeltyp Skapa formulär för fritextbeställning OBS! Artikel måste skapas för fritextleverantör

15 Förenkla skapande av rekvisition Version Skapa katalogträd tillägg leverantör Katalogträd kan vara styrande och vägledande Rätt artikeltyp -> rätt konto Förenkla administration genom användning av UNSPSC Stöd för wildcards, ex , Eller exakt

16 Förenkla skapande av rekvisition Version I är det möjligt att specificera om en artikeltyp ska vara tillgänglig för fritextbeställning Förhindrar att fritextköp görs mot leverantörer som endast ska handlas utifrån katalog I Admin vid sök efter artikeltyp kan man söka på artikeltyper som är tillgängliga för fritextbeställning eller inte

17 Rekvisition inställningar 4-eyes principle Version Parameter för att kräva attest enligt 4-eyes principle är nu satt på Bolag så att kravet gäller 2 fysiska personers attest

18 Godsmottag förändringar Version Behörighet i behörighetsgrupp sätts på leveransroll och inte rekvisitör 0 No access 1 Edit and delete where role is the delivery role 2 Edit and delete all

19 Godsmottag förändringar Version No access 1 - Authorized Behörighet i behörighetsgrupp sätts på leveransroll och inte rekvisitör Om fakturamatch i Invoice log felar pga. Icke godsmottagen rekvisition (eller avvikelse) så skickas till leveransroll

20 Inköpsrapporter Version Visa inköpsorder Verkligt leveransdatum finns med som sökkriteria

21 Andra nyheter i

22

23 Administrationen

24 Skapa ny som kopia Version Buyer Adress Alla värden kopieras utom nyckelvärdet som måste anges Artikelsort Alla värden kopieras utom nyckelvärdet som måste anges Expense Utläggstyper Alla värden kopieras utom nyckelvärdet Invoice Referensmatchning Alla värden kopieras Generellt Regelbaserad flödeskompletering

25 Behörigheter för vad som kan ses i rapporter Version Baseras på roll och inte längre användare Kom redan i ett sent SP för 6.5 Gäller i alla rapporter Limiterad behörighet

26

27 Contract Kopiera Avtal Version Värden som kopieras All huvud-data utom avtalsnummer och Leverantör Även behörigheter kopieras Fråga om även raderna (dokumenten) ska kopieras

28 Rensningsverktyg

29 Rensningsverktyg Typ av register Rensnings kriteria Borttagna referensvärden Dokument och filer Budget Giltig t.o.m. (tvingande) Order, rekvisitioner, dokument och loggar Budgetdokument och budgetbilagor Rekvisitioner Order fr.o.m. / Order datum Rekvisitioner, inleveranser, matchningar mot faktura, kopplingar till avtal, budget, koppling till dokument och loggar Avtal Giltigt t.o.m. (tvingande) Leverantörer, avtalsdokument, kopplingen till dokument, fakturor, rekvisitioner, order och loggar Bilagor till rekvisitioner, orderdokument och orderbilagor Avtalsdokument och avtalsbilagor Dokument Giltigt t.o.m. (tvingande) All kopplad information Dokument och dokumentbilagor Utlägg Version Bokföringsdatum - utlägg Transaktionsdatum - kort Utlägg, korttransaktioner, koppling till dokument och koppling till fakturor Faktura Bokföringsdatum - utlägg Fångad fakturainformation, information om kopplade fakturor, matchade inköpsorder och avtal, information om delbetalningar, kopplingar till utlägg och loggar Användare Inte kopplad till roll och inte del i flöde ChUser görs anonym, loggar, kopplingar till dokument och MessageQueue Roll Inte del av aktivt flöde Loggar, kopplingar till dokument och MessageQueue Utläggsdokument och utläggsbilagor Fakturadokument och fakturabilagor Utläggskvitton Leverantör Används inte i applikationen Kopplingar till dokument och MessageQueue Leverantörsloggor

30 Rensningsverktyg

31 Rensningsverktyg Version Urval Specifikt datum Alla poster äldre än detta daum ska tas bort. Relativt datum i år Alla poster äldre än X år från dagens datum ska tas bort. Typ av Post Välj i rutorna vilka poster som ska rensas Övervakning sker vid manuell rensning -> jmf. mätare Loggning Möjligt att automatisera med jobb i Master Fråga om även raderna (dokumenten) ska kopieras

32

33 Nyheter År 2018 Dashboard Även listade rapporter kan nu läggas till Dashboard-rapporter Stora/Viktiga värden kan läggas i Topp-noden Information om list rapporter kan enkelt presenteras Grafer och listor kan enkelt flyttas om Dashboard-rapporter kan skickas som med länk till rapport Endast till användare i systemet (säkerhet )

34 Nyheter År 2018 Spend Community En användare kan få rollen Spend Community Rollen knyts till en kostnadsställegrupp (1 n kostnadsställen) Förenklat gränssnitt med standardrapporter Endast med data för din kostnadsställegrupp

35 Molnet

36 Version PaletteArena som molntjänst Möjlighet att flytta sin gamla miljö med historik upp i molnet Beroende på lösning och ERP så inkluderas då uppgraderingar

37 LUNCH