Mer om Basware.Invoice (Contempus)..och lite Basware.Archive

Transkript

1 A Basware Presentation Mer om Basware.Invoice (Contempus)..och lite Basware.Archive Kent Westerlund och Roland Nilsson Basware AB 1

2 Innehåll enligt stora agendan - Optimera användandet - Matchning och andra funktioner - Steget framåt..men vad ska vi egentligen prata om.. Dialog! 2

3 Basware.Invoice senaste version Gällande version 2009 SP1 Basware.Invoice Basware utseende Basware användardokumentation Mindre nyheter och rättningar Några nya parametrar för inställning Matchningsförbättringar Bästa utgångspunkt för en senare uppgradering till Next Generation 3

4 Vad har vi gjort hos andra kunder 4

5 Några som kanske kan vara intressanta för fler Fristående arkivering av fakturor ArchPsmith Gör en sökning i Contempus flytta resultatet till arkiv-area Kopiera arkiv-arean till t.ex. CD/DVD Denna blir fristående arkiv Om ni säljer ett av era bolag Om Ekobrottsmyndigheten vill se alla fakturor från en lev under de senaste 5 åren 5

6 Sök-applikation 6

7 Visa faktura 7

8 Exportera till andra system 8

9 Andra bra-att-ha funktioner 9

10 Anpassade konteringsregler Funktion för att ej applicera kontoregel när konto sätts i förkontroll Kan används om ekonomi endast vill kontera med konto i förkontroll och låta användarna själva kontera övriga begrepp Ingen konteringskontroll vid hanteringskod Vidare eller Till Ekonomi Gör det möjligt att frångå kontoregler vid hantering Vidare och Till ekonomi

11 Tolkning av referens för att sätta mottagare på konteringsraden Kan konfigureras på olika sätt mot extra fält på användare (Kod1-3, Käll-id) Kan utläsa referens utifrån prefix eller fasta positioner

12 Hämta del av kontering från Lev-register T.ex. Konto eller Motpartskontering utifrån vald leverantör Om ek-system kan lägga ut informationen i leverantörsregistret till Contempus

13 SQL rapporter Möjlighet att lägga in egen-designade rapporter. Körs OnDemand

14 Ny typ av rapport

15 Möjlighet att ange parametrar

16 Klicka på länken för att ladda ner.xls filen

17

18

19

20 Öppna stängda fält Ändra referensfält i Förkontroll Ändra Momsbelopp i Atteststeg Ändra Förfallodatum Bokföringsdatum i Attest Kanske bara om Attestant också har Master rättighet.. 20

21 Utvidgade systemmallar Lägg automatiskt på konteringsmall utifrån Leverantör OCH Referens Anpassning När Systemmall skapas, lägg referensvärde i KOD-fältet Lägg upp flera systemmallar på samma leverantör med olika referens När faktura kommer in, kolla både mot lev + referens efter konteringsmall 21

22 22 Basware.Archive for Contracts

23 Några av våra Basware.Archive kunder Några av våra kunder

24 Hur används Basware.Archive i dag? Basware EPPAS Transactions Archive for e-invoicing, e-signatures etc. SF Bio Avtalsarkiv; Varumärkesregister Dalkia Utgående fakturor, Avtalsarkiv. Svenska Orient Linien Fartygsdokument Bergen Energi Utgående fakturor Bladcentralen Utgående fakturor, transportdokument Elkøp/Elgiganten Försäkringsavtal Låsgruppen Teknisk dokumentation, ritningar OBOS Försäkringsdok, Korr, Låneavtal, Inkassodok. mm. Patentstyret Patent, mönsterskyddsdokument. Via Travel Utgående fakturor Stortinget Avtal integrerade med fakturahantering Vital Forsikring Försäkringsdokument Storebrand Försäkringsdokument

25 Stöder alla dokumenttyper Personaldokument Kunddokument Protokoll Inköpsordrar (PO) Följesedlar Offerter Kontrakt Blanketter Ingående faktura Utgående faktura

26 Flexibel arkivstruktur Basware.Archive Logiskt arkiv 1 Logiskt arkiv 2... Logiskt arkiv X Dokument kategori A Attribut A 1 Attribut A 2... Attribut A X Dokument kategori B Attribut B 1 Attribut A 2... Attribut B X... Dokument kategori X Attribut X 1 Attribut A 2... Attribut X X Dokument Dokument Dokument Kraftfull datamodell: Definiera valfritt antal attribut - numeriska, text, datum, flervärdes Stöder attribut från standardlistor - postnr, bolag, status, avdelning, projekt etc. Stöder 1-till-1, 1-till-många och många-till-många relationer - t.ex. koppla ett villkorsdokument till många kunder Attribut = index = söknyckel = metadata = sökfält 26 26

27 Contract Management Paketerad lösning i Basware.Archive Färdig konfigurering för hantering av alla typer av avtal; bl.a: Relevanta fält för att registrera vanliga grunddata till avtal Register med kontrakts-/avtalstyper Kunden kan själv underhålla och t.ex. Lägga till nya avtalstyper Pminnelse via mail Man kan styra påminnelser från t.ex. Omförhandlingsdatum Förberett för flexibla behörighetsregler T.ex. Värdebaserad behörighet kan styra åtkomst till konfidentiella avtal, avtalsägande på t.ex. Geografisk eller kostnadsställenivå etc.

28 Bra B.A funktioner vid kontraktshantering Många sökmöjligheter Logg av alla ändringar Fritext Indexdata / Metadata Sparade sökningar Versionshantering Relaterade (länkade) dokument E-post-avisering T.ex avtal som närmar sig utgång/omförhandling etc Utskrifter Excel-rapporter 28

29 Basware.Archive välkomstskärm 29

30 30 Basware.Archive sökning i kategori Avtalsarkiv

31 31 Sökresultat

32 32 Basware.Archive dokumentvisning

33 33 Tack för oss