Hur kan jag arbeta mer effektivt i Ascendo Invoice under bokslutsarbetet? Lars Gimbring, Viola Keita

Transkript

1 Hur kan jag arbeta mer effektivt i Ascendo Invoice under bokslutsarbetet? Lars Gimbring, Viola Keita

2 Koll på läget 1: Sent inkomna fakturor som inte hinner skannas/tolkas Repetition från tidigare seminarium: Manuell registrering via knappen i kön Ankomstregistrering

3 Få koll på läget 2: Hur kan jag enkelt se de fakturor som ligger i flödet? Alt. 1: NYHET - Från Jonas seminare (Torsdag): Dashboardens nya funktion för att enkelt se vilka användare som har fakturor för sakgranskning resp. attest, vilka fakturor användaren har samt med möjlighet att skicka mail direkt till användarna för påminnelse. Alt. 2: Använda rapporten Preliminärbokade ej definitivbokade fakturor vilken listar fakturor i sakgranskning, attest, utredning samt kontroll efter attest. Alt. 3: Söka alla fakturor med fakturastatus Under handläggning ger en lista på alla fakturor som inte är definitivbokade dvs. omfattar utöver fakturor i sakgranskning/attest även följande steg: Leverantörsregistrering Ankomstregistrering Utredning Kontroll efter attest Kontrollera order (inköpsorder) Kopia OBS: Kom ihåg att fakturor som ligger i felkön visas aldrig i sökresultat eller rapporter!

4 Andra åtgärder som påskyndar handläggningen Tas upp specifikt i Bert Perssons parallella seminarium nu fredag morgon, bland annat: Automatisk distribution av fakturor direkt till sakgranskare, stäng av ankomstregistrering Automatisera konteringsförslagen med förslag, vanligaste, mallar, hämta från föreg. faktura. Använd mobila gränssnittet! Buntattestera Avtalsfakturafunktionen för repetitiva kostnader

5 Preliminärbokningens vara eller inte vara hur påverkar den? Beroende på vilken metod/princip ni tillämpar för bokning av fakturor så finns några ytterligare funktioner: Tillämpning av endast definitivbokning Ett fåtal ekonomisystem stödjer endast denna typ av bokföring Ingen information finns i reskontra eller huvudbok förrän fakturan är attesterad och definitivbokningen är genomförd. I princip finns två alternativ: Antingen ska alla fakturor som tillhör period som ska stängas jagas in och bli definitivbokade Eller så kan standardrapporten Preliminärbokade ej definitivbokade fakturor användas för att ge ett underlag i excel, filtrera bort de fakturor som tillhör senare period/perioder och med på de återstående fakturorna som underlag skapa en manuell bokföringsorder som summariskt bokar upp preliminära leverantörsskulder. Bokningen reverseras med ny bokföringsorder direkt i nästa period!

6 Preliminärbokning av fakturorna Preliminärbokning är inte möjligt i integration med alla ekonomisystem, om det är möjligt så är det inte säkert att båda nedanstående metoder stöds (oftast bara interimskonto metoden) Preliminärbokning på interimskonton Stöds av de allra flesta ekonomisystem Innebär att leverantörsskulden bokförs temporärt direkt när fakturan lämnat ankomstregistrering. Denna temporära bokning reverseras bort i samband med att den slutliga definitivbokningen görs när fakturan är färdigattesterad. Förutsatt att alla fakturor som tillhör perioden har preliminärbokats så behöver inget ytterligare göras i Ascendo. Nackdelen är att preliminärbokning på interimskonton inte återspeglar den rätta kostnadsfördelningen. Preliminärbokning med konteringsraderna som finns skapade på fakturan Fungerar inte med alla ekonomisystem Ger en (nästan) korrekt redovisning även av preliminärt bokade leverantörsskulder i huvudboken Fakturor kan dock komma att konteras om mellan preliminär- och definitivbokning.

7 Hur kan jag styra bokföringsdatum på fakturorna som bokförs i samband med bokslut Bokföringsdatum föreslås automatiskt som standard i Ascendo Invoice till samma datum som fakturadatum från leverantören. Förslaget kan ändras manuellt i ankomstregistrering (eller Kontrollera order för orderfakturor). Därutöver kan systemet utföra kontroller och ev. justeringar av fakturornas bokföringsdatum per automatik beroende på hur följande systemparametrar är inställda: MinAccountingDate ges ett datumvärde för att definiera äldsta tillåtna bokföringsdatum som får förekomma på en faktura. Om inget datum är angivet i parametern så kommer inte Ascendo Invoice att protestera eller ändra bokföringsdatum utan skicka fakturan för bokning med det bokföringsdatum som den har. ChangeBookingDate aktiveras om Ascendo Invoice automatiskt ska ändra på en fakturas bokföringsdatum om det är äldre än MinAccountingDate i samband med att en bokning ska ske. UseCurrDateForBookingDate kan aktiveras om man önskar att systemet vid definitivbokning ska använda dagens (transaktionsdagens) datum som bokföringsdatum istället för fakturans bokföringsdatum (ändring görs både på faktura och i bokningstransaktionen till ERP) DefaultAccountingDate används om man vill att under en period så ska fakturornas bokföringsdatum föreslås till detta datumvärde istället för att fakturadatum ska föreslås. MaxAccountingDate används för att skapa en begränsning framåt i tiden och förhindra att en faktura bokförs på period framåt i tiden av misstag

8 } Vad innebär det här hur ser en rekommenderad rutin ut? Det är framförallt parametrarna MinAccountingDate som i kombination med ChangeBookingDate som kan användas för att hantera bokningen av fakturor i samband med periodskifte och stängning av föregående period. X Period 1=December 2017 Period 2=Januari 2018 Period1=period som ska stängas Period2=nästa öppna period X=antal dagar in i period2 som det fortfarande är öppet att bokföra fakturor i period1 T1=periodskifte T2=tidpunkt när period1 stängs T1 T2 Rutin: Inkommande fakturor som tillhör period1 hanteras med bokföringsdatum=fakturadatum från leverantören i period1. Parametern MinAccountingDate har värdet ex. vis , parametern ChangeAccountingDate ska vara aktiverad dvs. om det skulle inkomma en faktura med bokföringsdatum i period1 eller tidigare så kommer dessa att automatiskt bokföras i period1. Vid tidpunkt T2 ändras MinAccountingDate till vilket innebär att om en decemberfaktura inkommer så kommer den att automatiskt bokföras i Januari period2. För fakturor i flödet som är preliminärbokade i period 1 men som inte definitivbokas förrän efter T2, gäller att dessa kommer vid definitivbokning att bokföras i period2. (Vändningen av den preliminära bokningen sker också i period2)