Tips & trix från supporten för MediusFlow XI-användare

Transkript

1 Tips & trix från supporten för MediusFlow XI-användare Lotta Annell & Patrik Wilhelmsson, Medius Service Center

2 Agenda - Kort presentation av Medius Service Center - Ny meny och bildvisare - Benämn en kollega i en faktura - Klipp och klistra kontering från Excel - Automatisk attest av undantag, toleransnivåer, valideringsregler - Kopplingsstatus. Varför kopplas inte min order till fakturan? - Ha koll på din grunddata och fakturaimport - Mobile web - Temporär delegering

3 Medius Service Center

4 Ny meny och bildvisare Nytt menyutseende med knappar istället för text Snabbsök och inboxsök/filter Genvägar till onlinedokumentation och releasenotes Ny bildvisare med enklare navigation och bättre hantering för fakturor med många sidor.

5 Benämn Ny bildvisare en kollega i en faktura Behöver du hjälp av en kollega som du vill ska titta på fakturan och inte vill skicka den för granskning finns det nu ett nytt alternativ. Om man i kommentarsfältet skriver så kan man benämna en användare. Den valda användaren får ett mail och om det behövs så får man även läsrättigheter till fakturan om man inte har rättigheter sedan tidigare. Detta fungerar dock inte I Mobileweb i dagsläget.

6 Klipp Ny bildvisare och klistra kontering från Excel Det finns möjligheter att kopiera en kontering från excel och klistra in det till en faktura. Det finns några begränsningar för funktionaliteten som man måste ta hänsyn till. Läs dokumentationen först; 6/user_guide/expense_invoice/codi ng.html?highlight=excel#codingfrom-excel

7 Automatisk Ny bildvisare attest för undantag För omkostnadsfakturor kan man nu ställa in så undantagstyper atuomatiskt blir godkända i samband med den automatiska konteringen. Det är bara belopp inom de definierade gränsvärdena som blir automatiskt godkända.

8 Toleransnivåer För varufakturor kan man ställa in toleransnivåer så att små differenser inte behöver analyseras. Notera att det är olika inställningar för positiv eller negativ tolerans. Inställningarna kan antingen göras för bolag eller specifik leverantör. Hur konteringen ska bli för dessa rader kan man även ställa in genom automatkontering.

9 Valideringsregler Ny bildvisare Ibland vill man att en faktura inte ska gå igenom flödet utan att någon tittar på den lite extra. Man kan då sätta upp regler för att få dessa fakturor att stanna. Det kan vara om det överstiger ett visst belopp eller fakturan har konterats på ett visst konto tex.

10 Kopplingsstatus Ibland kan det vara svårt att veta varför en orderrad har stannat för analys. En ny kolumn har utvecklats som visar varför. Det är valbart per användare om man vill visa den nya kolumnen på raden eller inte.

11 Varför Ny bildvisare kopplas inte min order till fakturan? Vi får in ganska många ärenden med frågan Varför kopplas inte min order till fakturan?. Det kan bero på många olika anledningar och vi har listat de vanligaste orsakerna nedan: Inleveransen har inte blivit inläst till MediusFlow Ordern är gjord för en leverantör medan fakturan är för en annan Olika valutor på ordern mot vad det är på fakturan Allt underlag finns men system kopplar inte automatiskt, varför? Om fakturan har returnerats till koppling från Analyssteget så inkluderas inte dessa i det automatiska jobbet som finns.

12 Ha Ny bildvisare koll på din grunddata och fakturaimport Det är bra att ha koll på den grunddata som kommer in till MediusFlow. Det kan tex vara att inköpsorder läses över innan en leverantör läggs in. Det kan man ha koll på i meddelandehantering och när det går fel kan man få mail. Fakturor som går in fel hamnar I dokumentimporten. Det är bra att ha någon ansvarig som även ser över dessa.

13 Mobile Ny bildvisareweb Temporär delegering Semestertider, sommar, jul eller när man är på konferens så är det bra att man ändå kan utföra sina dagliga sysslor med Mobile web. Men vill man ändå vara ledig så är det bra att lägga in temporär delegering. Har fakturor hanterats med temporär delegering syns det även i historiken.