LiU-Inköp. Godkänna/neka beställningar. Manual för att: Linköpings universitets system för elektroniska beställningar. Uppdaterad:

Transkript

1 LiU-Inköp Linköpings universitets system för elektroniska beställningar Manual för att: Godkänna/neka beställningar Uppdaterad:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING MANUAL GODKÄNNA BESTÄLLNINGAR Innehåll 1. LiU-Inköp webbaserat beställningssystem för varor och tjänster Roller i LiU-Inköp Inloggning Logga in Logga ut Godkänn, neka eller ändra en beställning Logga in och hitta rätt Eskalering efter fyra arbetsdagar Godkänn en beställning Neka en beställning Ändra en beställning Utred en beställning Eget köp Söka tidigare godkända eller nekade beställningar Delegera din rätt att godkänna beställning Delegera Ta bort delegering Frågor

3 1. LiU-Inköp webbaserat beställningssystem för varor och tjänster LiU har genom upphandling tecknat avtal med systemleverantören Visma Commerce AB för leverans och drift av LiU-Inköp. LiU-Inköp är en s.k. ASP-lösning, vilket innebär att vi erbjuds tillgång till applikationer och andra relaterade tjänster via Internet. LiU hyr tillgången till en applikation, driften sköts av systemleverantören. LiU-inköp är en kombinerad avtalsdatabas och beställningssystem. Samtliga lokala ramavtal som LiU har tecknat finns tillgängliga och visas för alla anställda på LiU. Även statliga ramavtal där handlar frekvent ifrån finns med. Det finns också möjlighet för en institution att visa upp eventuella egentecknade avtal/leveransavtal. LiU-Inköp möjliggör för beställare (som utses av institutionen) att kunna lägga beställningar till leverantörer genom elektroniska kataloger, formulär och s.k. punch-out, vilket innebär att man slussas till leverantörens egen web shop. 2. Roller i LiU-Inköp I LiU-Inköp finns olika roller. För att underlätta administration har grupper skapats som tilldelats dessa roller. Avtalsbehörighet Alla anställda har tillgång till LiU-Inköp och har som grundinställning att kunna se alla avtal och de kataloger/produkter/priser som finns anslutna till systemet. Vid inloggning som avtalsbehörig visas Hem och Avtal i menyn. Beställare En anställd på LiU som har rättigheter att beställa produkter från en säljare och således är en för köparen behörig representant. Beställare utses av institutionen/enheten. Vid inloggning som beställare visas Hem och Inköp i menyn. Avtalen visas när man väljer Inköp. Om inställning har gjorts att beställaren endast får tillgång till vissa avtal, visas endast dessa. 3

4 Forts. Roller Godkännare Godkännaren är den person som skall godkänna att beställningen får skickas iväg till leverantören. En godkännare har också beställarrättigheter. Denne godkänner kostnaden och ansvarar för att varan/tjänsten är relevant för verksamheten och att utgiften ryms inom budget. När fakturan kommer genomgår den besluts- och slutattest i Palette. Om godkännaren själv beställer något går beställningen iväg direkt till leverantören (med undantag om beloppsgräns har satts och beställningen överskrider det beloppet, då går beställningen vidare för godkännande till person över godkännaren i strukturen). OBS! En beställare kan göra en efterregistrering av en redan inköpt vara/tjänst, denna beställning kommer också i flödet för godkännande men skickas inte vidare till leverantören efter godkännande. Beställer godkännaren något till sig själv, ska denne kryssa i rutan eget köp vid konteringen av beställningen och ordern går då för godkännande till person över denne i strukturen. Vid inloggning som godkännare visas Hem och Inköp, samma som för beställare, med tillägget Godkänn beställning som visas när man klickat på Inköp. Lokal administratör Ansvarar för institutionens/avdelningens användaradministration. - Ansvarar för att användare knyts till rätt roll och behörigheter - Tilldelar rättigheter till användare - Ger information och support till användare på den egna institutionen/avdelningen hur beställning/godkännande görs. - Är kontaktperson gentemot central administratör. Deltar på övergripande möten och utbildningar. Samlar in synpunkter och tankar om förbättringar. Sprider information vidare till sina användare. - Arbetar aktivt för att institutionens inköp görs genom systemet Vid inloggning som lokal administratör visas Hem, Inköp, Rapporter och Administration. Central administratör Övergripande ansvar för systemets uppsättning. Leverantörsanslutningar och upplägg av avtal, utbildning, stöd till institutionerna mm. 4

5 3. Inloggning LiU-Inköp är webbaserat och fungerar med de flesta webbläsare men kräver att Java finns installerat på din dator. Den senaste versionen av Java rekommenderas. OBS! Webbläsaren måste vara inställd på att acceptera cookies. Java Plug-in finns att ladda ned gratis, t ex från Logga in 1. Gå till direktlänken eller via länk från Inköp & Upphandlings hemsida, eller från Genvägar A-Ö Du kommer då till Linköpings universitets centrala autentiseringstjänst 2. Ange ditt LiU-ID 3. Ange ditt Lösenord = ditt LiU-IDs tillhörande lösenord Klicka på Logga In. Du loggas därefter automatiskt in i LiU-Inköp (det kommer att stå Proceedo, som är systemleverantörens namn under inloggningsprocessen). 3.2 Logga ut Logga ut från LiU-Inköp genom att klicka på Logga ut högst upp i högra hörnet. För att bli helt utloggad, stäng också webbläsarens samtliga fönster/flikar. 5

6 4. Godkänn, neka eller ändra en beställning Detta steg i inköpsprocessen inträffar då en beställare skapat en ny beställning och innan inköpsordern skapats och skickats till leverantör. 4.1 Logga in och hitta rätt Du meddelas via e-post om att en beställning skapats som du ska godkänna. I e-post meddelandet finns en länk för direktinloggning till LiU-Inköp, där godkännandet görs. I meddelandet ser du en sammanställning över vad som har beställts, vilket kostnadsställe och projektnummer som har valts och om beställaren har skrivit en kommentar till dig om beställningen. Du kan godkänna via smartphone eller surfplatta. Godkännandet görs via en mobilapplikation, klicka på Requisitions to approve. 6

7 4.2 Eskalering efter fyra arbetsdagar Eskalering innebär att tiden för godkännande har passerat och att godkännare en nivå upp i atteststrukturen meddelas samt tillåts godkänna beställningen. En eskalerad beställning kan dock alltid godkännas av den ursprungliga godkännaren. Att beställningen har eskalerat indikeras med pilikonen i transaktionshistoriken. Håll muspekaren över noden i flödet för att se till vem/vilka beställningen eskalerat. 4.3 Godkänn en beställning I den blå rutan på startsidan ser du vad du har att hantera. För att godkänna beställningar klicka på Beställningar att godkänna. Det går även bra att välja Inköp - Godkänn beställning i menyn överst på startsidan. 1. Markera den beställning du vill godkänna i beställningslistan (se bild på nästa sida). - Beställningen har status Avvaktar godkännande och flödet visar vem som ska godkänna beställningen. - Vill du se hur beställningen konterats tryck på den blå info-knappen. - Vad beställningen avser, leverantör, pris och antal beställda varor ser du i blocket mitt på sidan. - Vill du se information om hela beställningen, klicka på knappen Visa best. - Har beställaren skrivit en kommentar till dig som ska godkänna, visas den i rutan längst ned till höger Beställningens syfte. 2. När beställningen kontrollerats klicka på knappen Godkänn. När du har godkänt beställningen skapas en order till leverantören/leverantörerna. Ett inköpsordernummer genereras för varje order, som börjar med LIU och följs av en nummerserie, ex LIU Beställaren får också ett mejl med meddelande om att beställningen godkänts och en orderkopia. Beställaren kan se ordern i vyn Tidigare beställningar. 7

8 4.4 Neka en beställning Markera den beställning du vill neka i beställningslistan och klicka därefter på knappen Neka. När du klickar på Neka öppnas en ruta där du kan skriva en kommentar till beställaren varför beställningen blev nekad. Beställaren få ett mejl om att beställningen blivit nekad. 8

9 4.5 Ändra en beställning Vill du ändra en beställning klickar du på knappen Ändra. Du kan minska antalet beställda produkter eller helt radera en produktrad. Detta görs genom att klicka på Minus- respektive Kryss-knappen. (Det går inte att öka antalet beställda artiklar). Du kan ändra kontering klicka på knappen Kontering. Du kan ändra projekt. Du kan även ändra referens, projektnummer och attestant. Du måste därefter klicka på Godkänn, ordern går då vidare till den godkännare du valt i flödet. Flödet kommer fram längst ned. Andra ändringar måste göras av beställaren (neka beställningen och skriv en kommentar till beställaren där du beskriver vad som måste ändras se ovan hur du nekar en beställning). 5. Utred en beställning Ibland vill en godkännare parkera en beställning för att kontrollera något ytterligare innan godkännande. Genom att markera orderraden och klicka på knappen Utred eskaleras inte beställningen, vilket annars sker efter fyra arbetsdagar. För att släppa utredningen godkänner eller nekar godkännaren ordern. Om flera personer finns i flödet har dessa också möjlighet att sätta beställningen under utredning. Ett timglas i statusraden visar att beställningen är under utredning. 9

10 6. Eget köp Som Godkännare har du också rollen Beställare. Om du gör en beställning som gäller ett eget köp kryssa i rutan Eget köp som visas under knappen Kontering (mitt på sidan). Beställningen skickas då för godkännande till person över dig i atteststrukturen. 7. Söka tidigare godkända eller nekade beställningar Under fliken Inköp - Godkänn beställning kan du söka fram beställningar som: - Avvaktar godkännande - Godkända - Nekade - Samtliga beställningar som skickats till dig för godkännande 8. Delegera din rätt att godkänna beställning Under en tidsperiod (t ex under semester) är det viktigt att komma ihåg att delegera sina rättigheter. Man kan bara delegera till personer med samma behörighet. Delegering ställs in av användaren själv. Den lokala administratören kan också göra delegeringar för användare på sin institution/avdelning. 8.1 Delegera 1. Välj Inställningar i huvudmenyn 2. Välj därefter Delegera. 3. Klicka på Ny Delegering och sök den användare som du vill delegera till. 4. Ange vilken datumperiod som delegeringen ska gälla för samt om delegeringen gäller godkänna beställningar eller leveranskvittens. 5. Klicka på OK när du angett samtliga användare att delegera till. Du kan delegera till flera personer, det är då först till kvarn att hantera ärendet för dem man har delegerat till. En delegering kan också vara stående. Fyll då i Giltig t. o.m med en lång tidsperiod. Se bild nästa sida. 10

11 8.2 Ta bort delegering 1. För att återställa dig själv som innehavare av rättigheter under innevarande delegeringsperiod går du in under Inställningar-Delegera från huvudmenyn. 2. Klicka därefter på krysset under rubriken Avsluta till höger i listan för den användare du vill ta bort delegeringen för. 9. Frågor Behöver du hjälp eller har frågor kan du kontakta den lokala administratören på din institution/avdelning. På sidan finns en lista på vilka som är lokala administratörer. Central administration: E-post: liu-inkop@liu.se Telefon: , , Lycka till med att godkänna beställningar i LiU-Inköp! 11