Välkommen på bokslutsinfo

Transkript

1 Välkommen på bokslutsinfo Förbereda och arbeta med bokslut Gå igenom projekt Vänta inte med att bokföra periodiserad intäkt till slutet av juni, gör det gärna i majperioden Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Inventera handkassor Stäm av balanskonton, skriv specar Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen, förklara varför det ser ut som det gör Kontrollera att uttagna semesterdagar redovisats i Primula Säg till alla att lämna rese- och utläggsräkningar kontinuerligt Tis 3/7 Halvårsbokslut 2018 översikt tidplan Ons 4/7 Fönster Tor 5/7 Fre 6/7 BKVP-period V 28 Före kl 15 Attester klara Anläggn. def RD stänger kl 15 Bokslutkörningar Före kl 14 Kontroller, periodiseringar, avslut projekt mm RD stänger kl 14 Bokslutskörningar RD öppnar under dagen 5/7 Periodisering av intäkter, avslut av projekt med 89990/20900 RD stänger fre 6/7 kl 16 Bokslutskörningar EBLEXT EBLINT EBLEXT EBLINT EBLBKV AEU bokför: Avskrivningar AEU bokför: Indirekta kostn Medfinansiering Transfereringar Periodiseringar AEU bokför : Resultat på projekt med konton 89980/20910 AEU bokför: Eventuella justeringar 1

2 Detaljerad bokslutstidplan Hämta hela bokslutstidplanen på MP under Ekonomi / Bokslut / Tidplan bokslut Avsnittet Bokslut på MP innehåller nyttig information Kundfakturor/Rekvisitioner 15 juni Informera AEU om kundförlust Registrering av interna omföringar mellan org. 29 juni Registrering av kundfakturor och rekvisitioner i PM/KR Därefter hålls kundreskontran i PM/KR stängd t o m 3 juli. Lämnade bidrag / transfereringar 15 juni Rekvisitioner för lämnade bidrag/transferering till skanning för utbetalning. Ange förfallodatum till senast ! 27 juni Konterade/attesterade leverantörsfakturor för lämnade bidrag. Ange förfallodatum till senast ! Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten TRKOLL (motsv) 2

3 Leverantörsfakturor 2 juli Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor. 3 juli före 15:00 Alla leverantörsfakturor i portalen ska vara attesterade och alla preliminära anläggningar omhändertagna. 3 juli 15:00 Raindance stängs. Öppnar igen 4 juli. Fönstret 4 juli fram till kl 14:00 Analysera & kontrollera Sista möjligheten att boka med vertyp EBLEXT och EBLINT Är alla intäkter och kostnader bokförda på VSH och projekt? Finns det behov av omfördelning av intäkter och kostnader? Finns det något mer som ska periodiseras? Kan projekt avslutas och resultatföras? Är bokföringen på stödverksamheten korrekt? Obs! Ni kan själva avsluta projekt med konto 20900/ Raindance stänger ons 4 juli kl 14:00 5 juli-6 juli kl 16:00 endast EBLBKV öppen Sista justeringen Nu endast möjligt att bokföra med vertyp EBLBKV: Periodisering av intäkter Ni kommer även att kunna resultatföra avslutade projekt med 20900/

4 Stängning och bokning av resultat Raindance stänger fre 6 juli kl 16:00. Mån 9 juli AEU bokför resultat och kapitalförändring med 20910/ AEU vänder bokningen med bokföringsdatum Mer om LTK, projektavslut m m Lokaltjänstkostnader, LTK LTK juni bokförs senast den 15 juni AEU bokför på konto Steg 1 och 2: Bokföring görs på stödverksamhet och kärnverksamhet VSH 110, 131 och 210 enligt budget Fördelning på kärnverksamheten görs på projekt XXX , XXX och XXX Steg 3: Fördelas av institution/motsv 4

5 Justering LTK kärnverksamhet Om LTK-omfördelning mellan UTB och FO behövs: fyll i blankett ny EA37 Ny fördelning LTK steg 2 med den nya årskostnaden per VSH 110, 131 och 210 Skickas in till AEU senast 11 juni Efter detta är LTK steg 1-2 och konto klart Klart att fördela LTK steg 3 och 4! Vänta till senare i perioden om fördelning av LTK görs enligt fördelningsbasen LTK steg 4 och avstämning LTK ska fördelas till alla VSH och projekt inom kärnverksamheten som haft lokalkostnader. Görs med konto Fördelning lokaltjänstkostnader Kom ihåg: ingen korsning av projekt/vsh mellan utb ( ), uppdragsutb (131) och forskning ( ) på konto Justeringar ska ha gjorts på konto med ny EA37 istället, senast 11 juni. Resultatbokföring avslutade projekt Ev. återbetalningar av bidrag ska vara gjorda Oförbrukade bidrag ska inte finnas kvar när verksamheten är avslutad. Lös upp oförbrukade bidrag och övriga periodiseringar. Bokför resultatet med konto 20900/ Stäm av med 43. Avslut av RR! Båda stegen ovan måste göras i samma period för att periodiseringen inte ska vändas automatiskt. Justera över-/underskott med 20900/20900 (årets kapitalförändring) alt 20700/20700 (balanserad kapitalförändring) till/från annat projekt inom samma prestation. Se MP-sida: Redovisningsfrågor/ Avslut av projekt 5

6 Avgiftsfinansierade studenter Intäkter fördelas ut av resp. vetenskapsområde på konto 33260, VSH 111 Kostnader ska omföras från VSH 110 till 111 enligt fördelningsnyckel: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Målet är inte att saldot på VSH 111 ska bli noll Bokföring av intäkter sannolikt v 23 Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter Medfinansiering Behöver fler projekt medfinansieras? Uppdatera projektmodulen Projekt tom som behöver justeras avseende medfin, skicka in blankett EA34 Projektbudget medfinansiering Är den bokförda medfinansieringen felaktig i något projekt? Kontrollera och uppdatera projektmodulen Medfinansiering kan korrigeras även senare under året eller ännu längre fram vid projektavslut BKV-period 5 6 juli, vertyp EBLBKV Omföra FO-anslag till/från projekt xxx 030 x10 Periodisera upplupna intäkter manuellt vid behov Periodisera förutbetalda intäkter manuellt vid behov 6

7 Nollställning medfinansiering Projekt xxx 030 x10 Medfinansiering anslag Projekt xxx 030 x10 skall nollställas genom att: debitera/kreditera konto 305xx på relevant anslagsprojekt, 210 debitera/kreditera konto 305xx på projekt xxx , 210 Debetsaldo = kreditsaldo 305xx Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt om något ska periodiseras Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Ytterligare finansiering finns? Krav på avtal i W3D3 för att bokföra upplupen intäkt Ytterligare finansiering saknas? Resultatet kommer att bokföras K 89980/D Tillämpa försiktighetsprincipen! Inga överskott ska skapas med upplupna intäkter Var uppmärksam på att bortbokningar av upplupna intäkter sker automatiskt! DAGS ATT KOLLA INTPER! 7

8 Periodiseringar Belopp över 50 tkr ska periodiseras Belopp under 50 tkr får periodiseras men undvik att periodisera småbelopp Specifikation ska lämnas avseende alla periodiseringskonton i BR utom och Kontrollera utg saldo på konto som specas! Fakturorna behöver inte skickas in, men vårt fakturanummer eller annan hänvisning måste anges på specifikationen Vänd inte alla periodiseringar 1 juli utan när händelsen inträffar Tips! Använd Kontoplan för periodiseringar Tydliga verifikationstexter! Till slut AEU bokför resultatet per på alla projekt den 9 juli (vänds automatiskt med datum 1 juli) Om fel upptäcks kan AEU behöva bokföra juli. Bra om någon kan nås på institutionen men inget absolut krav Ladda upp periodiseringsspecifikationen senast 10 juli Kontaktpersoner bokslut Org-enheter Suzanne Borén Andersson Gunilla Knutson , 113, , Peter Persson , 265, , , Patrik Armuand , 600, , , 832 Daniel Johansson Shila Kermani 106, , Margareta Uvhagen 263, 810 ekonomisupport@uadm.uu.se 8