Ekonomiadministration av lokalprojekt

Transkript

1 O Om du ska skriva ut på framsida med förtryckt logotyp dubbelklicka på logotypen och tryck delete Glöm inte att skriv in dnr Ekonomiadministration av lokalprojekt, version 5, Denna revidering avser: pkt 1.2 pkt 2.3.1, ny kontaktperson avseende ersättningar för avskrivningar bokföring av förvaltningens räntor: avdelning, org och projektnummer Tidigare versioner av rutinbeskrivning av Ekonomiadministration av lokalprojekt. Handläggningsrutin för fakturahandläggare utgår. I detta dokument angivet institution kan vara avd/fakultet/område Denna rutinbeskrivning fastställd vid RS

2 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 2 (14) Innehållsförteckning 1 Inledning Förändring av ekonomiadministration av lokalprojekt 1.2 Ansvariga för rutinbeskrivningen samt kontaktpersoner 1.3 Beslut av lokalprojekt 1.4 Ekonomiadministration av lokalprojekt 2 : Projektnummer 74190XXXX 2.2 Fakturahantering Leverantörsfakturor Internfakturor Tillfälliga lokaltjänstkostnader Representation = kostnadsbokföring 2.3 Räntor under pågående lokalprojekt Kreditivkostnader (konto 5912, räntekostnader för utr lån) Kostnadsräntor (konto 5911, räntekostnader) 2.4 Bokslut 2.5 Ekonomiska projektavslut av lokalprojekt Del- och slutaktivering Utredning att kostnadsföra Ersättning till byggnadsavdelningen för kostnadsbokförda fakturor 3 Ekonomiavdelningen: Aktiveringstillfället 3.2 Ersättning för avskrivningar och räntekostnader Engångsbelopp Vem finansierar och bokför? 3.3 Avslutning av utredning 4 Institution: Representation undantag för bokföring av byggnadsavd 4.2 Ekonomisk projektuppföljning under projekttiden 4.3 Ekonomiskt projektavslut 4.4 Aktivering 4.5 Ersättning för avskrivningar och räntekostnader Vem finansierar och bokför? Räntor efter avslutat lokalprojekt (konto 5912 räntekostnader för utr lån) 4.6 Avslutning av utredning Bilaga 1 Konton och aktiviteter Bilaga 2 Projektuppföljningsblad Bilaga 3 Underlag till aktivering... 14

3 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 3 (14) 1 Inledning 1.1 Förändring av ekonomiadministration av lokalprojekt I samband med genomförande av elektronisk fakturahantering år 2007 övertog byggnadsavdelningen ekonomiadministrationen från, som det hittills varit, institution. Detta innebär att byggnadsavdelnings projektadministratör har ansvaret för ekonomihantering fr o m att lokalprojekt startar tills det ekonomiskt har avslutats (=aktiverats). Projektuppföljning under pågåendetiden enligt tidigare. Ny rutin beskrivs i denna nya rutinbeskrivning som är indelad enligt nedan för att lättare hitta sin ansvarsdel. byggnadsavdelningens hantering under projekttiden vid byggnadsavdelningen pkt 2, ekonomiavdelningens hantering vid aktivering av lokalprojekt - pkt 3, institutionens hantering vid och efter avslutat lokalprojekt pkt Ansvariga för rutinbeskrivningen samt kontaktpersoner Kontaktperson och ansvarig för rutinbeskrivning samt ekonomiadministration av lokalprojekt: Lotta Selander, projektadministratör tel: fax: e-post: lotta.selander@uadm.uu.se Ekonomiavdelningen Kontaktperson och ansvarig för rutinbeskrivning samt ekonomiadministration av lokalprojekt: Edrun Eriksson, systemadministratör tel: fax: e-post: edrun.eriksson@uadm.uu.se Kontaktperson avseende ersättning för avskrivningar och räntekostnader: Lena Holm, ekonom tel: fax: e-post: lena.holm@uadm.uu.se 1.3 Beslut av lokalprojekt upprättar nedanstående beslut. Besluten innefattar bl a budget samt beslutad finansiär/er. Beslut om utredning Beslut om projektering (förekommande fall) Beslut om genomförande Beslut om upplåtelse Rutin för tecknande av upplåtelseavtal tas ej med i detta dokument. Har du frågor kring detta kontakta byggnadsavdelningen, Lena Jacobsson. Beslut om ramändring Projektavslut ekonomi Byggnadsavdelning distribuerar beslutet till dem som ska underteckna. Om ärendet ska tas upp vid rektorssammanträde ombesörjer byggnadsavdelningen detta.

4 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 4 (14) När beslut är fattat distribuerar byggnadsavdelningen handlingen elektroniskt till de berörda och originalet lämnas till registrator. 1.4 Ekonomiadministration av lokalprojekt Ekonomiadministrationen vid ett genomförande av lokalprojekt skiljer sig lite från den normala ekonomiadministrationen. Alla kostnader, om inget annat anges, ska föras på pågående nyanläggningar, konto 1271/1272/1192/1194 samt aktivitet, se bilaga 1. Ett ekonomiskt projektavslut innebär att lokalprojektet aktiveras d v s förs till anläggningsregistret så att avskrivningar kan påbörjas. Lokalprojektets kapitalkostnader börjar löpa enligt tidigare beslutad finansiering och i förekommande fall börjar ersättning för avskrivningar och räntor utbetalas. OBS! - Inga kostnader kostnadsförs (förutom undantagen under punkt och 2.3.2). - finansierar inte några lokalprojekt. - Ingen ersättning utgår så länge lokalprojektet pågår.

5 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 5 (14) 2 : Ekonomiadministration av lokalprojekt 2.1 Projektnummer 74190XXXX Vid nytt lokalprojekt läggs ett specifikt projektnummer upp. Projektnumret får enbart användas för bokföring av transaktioner för det aktuella lokalprojektet. Ekonomiavdelningen kontaktas för upplägg av nytt projektnummer. Kostnadsställe 741 har alltid behörighet att bokföra i kf 7 Aktivitet. Bilaga 2 visar vilka konton och aktiviteter som gäller för lokalprojekt. 2.2 Fakturahantering Nedanstående gäller för samtliga fakturor som rör lokalprojekt: Leverantörsfakturor märks med ID 741LOS därefter lämnas de för scanning. Fakturor från leverantörer samt internfakturor konteras bl a med det objektsspecifika projektnumret och prestation 510. Fakturorna bokförs och betalas av projektadministratören. Innan betalning kan ske granskas och godkänns fakturan av projektledaren samt attesteras av byggnadschefen Leverantörsfakturor Så här bokförs fakturan, exempel: Lev. skuld kto 741 Lev. motpart ,00 Ev moms 741 Lev. motpart 5 000, / xxxx Lev. motpart xxxxxx 99xxxx , Internfakturor Internfakturor kan förekomma under projekttiden. Även dessa ska bokföras till lokalprojektet. Internfakturorna ska ställas ut på kostnadsstället 741. Internfakturan kostnadskonteras. Därefter ska kostnaden med en omföring flyttas till konto 1272 med passande aktivitet. Något av nedanstående periodiseringskonton ska användas i samband med att omföringen av kostnader förs till lokalprojektet: konto 5899 omföring av driftskostnader, varor och tjänster konto 4999 omföring av personalkostnader Se exempel nedan. Använd BOK-omföring. 5899/ xxxx kredit 1272/ xxxx xxxxxx debet

6 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 6 (14) Tillfälliga lokaltjänstkostnader I vissa lokalprojekt uppstår tillfälliga lokaltjänstkostnader för evakueringslokaler. Dessa ska omföras till lokalprojektet. Ekonomiavdelningen läser in fil med lokaltjänstkostnader. Därefter ska kostnaden flyttas till konto 1272 och med aktivitet Omföringen ska göras från konto 5099 som är ett periodiseringskonto som används för omföring av lokalkostnader till lokalprojekt. Se exempel nedan. Använd BOK-omföring Lokalprojekt kredit xxxx xxxxxx debet Representation = kostnadsbokföring Ibland kan det förekomma intern och extern representation samt förtäring t ex på interna byggmöten. Dessa kostnader är inte aktiveringsbara (d v s ej avskrivningsbara) varför de måste kostnadsföras. Dessa kostnader ersätts som ett engångsbelopp till byggnadsavdelningen vid det ekonomiska projektavslutet, se Dessa fakturor konteras i kf 1 med något av nedanstående konto samt i kf 7 aktivitet konto 4981 övriga personalkostnader konto 5521 extern representation konto 4961 intern representation Undantag: Om lokalprojektet finansieras av institution (skickas dessa representationsfakturor direkt till berörd institution eller motsv). Innan fakturan skickas godkänns den av berörd projektledare. 2.3 Räntor under pågående lokalprojekt Under projekttiden, fram till det ekonomiska projektavslutet, kommer kreditivkostnad (ränta) att uppstå för projektet. Denna kreditivkostnad är mycket viktigt att den förs till lokalprojektet så att hela projektkostnaden visas. OBS! Kreditivkostnaden måste påföras under innevarande budgetår Kreditivkostnader (konto 5912, räntekostnader för utr lån) Kreditivkostnad ska bokföras till lokalprojektet varje kvartal. Vid årsbokslutet måste detta göras under perioden för bokslutsomföring. OBS! Omföringen med BKV

7 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 7 (14) Förvaltningens räntor bokförs av ekonomiavdelningen på planeringsavdelningen. De kreditivkostnader (=räntekostnader) som tillhör pågående lokalprojekt ska omföras till projektet. Detta görs i flera steg enligt nedan. 1. Kreditivkostnaden (=låneränta) konto 5912 ska flyttas till respektive pågående lokalprojekt med en BIF-omföring kredit xxxx debet 2. Därefter ska kreditivkostnaden flyttas till konto 1272 och aktivitet Omföringen ska göras från konto 5999 som är ett periodiseringskonto som används för att flytta kreditivkostnader till lokalprojekt. Använd en BOK-omföring xxxx kredit xxxx xxxxxx debet Kostnadsräntor (konto 5911, räntekostnader) Om det är fakturor har kostnadsbokförts på konto 4981, 5521 och/eller 4961 (enligt punkt 4.4.2) kommer kostnadsräntor att uppstå samt på eventuellt saldo på konto Dessa kostnadsräntor ersätts som ett engångsbelopp till byggnadsavdelningen vid det ekonomiska projektavslutet, se Förvaltningens räntor bokförs av ekonomiavdelningen på planeringsavdelningen. Den kostnadsränta (=räntekostnader) som tillhör pågående lokalprojekt ska omföras till projektet enligt nedan med en BIF-omföring. Kostnadräntorna inte omföras till konto 1272 men påföras aktivitet kredit xxxx debet 2.4 Bokslut Inför bokslutet ska följande kontrolleras : att inga aktiviteter saknas på bokförda belopp, se punkt att ev representation har förts till projektet (eller institution) se punkt att ev internfakturor har omförts till projektet, se punkt att ev tillfälliga lokaltjänstkostnader har omförts till projektet, se punkt att upplupna kreditivkostnader har bokats till projektet, se punkt att ev upplupna kostnadsräntor har bokats till projektet. se punkt Om det finns kostnader för representation (se pkt 4.4.2) och kostnadsräntor (se pkt 4.5.2) avslutas projektet ( alternativt ). Inga andra åtgärder vidtas av byggnadsavdelningen vid bokslut så länge lokalprojektet pågår.

8 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 8 (14) 2.5 Ekonomiska projektavslut av lokalprojekt När det är dags för ekonomiskt projektavslut upprättas detta i samband med kvartalsskifte för att samtliga räntor tillhörande lokalprojektet ska komma med vid aktiveringen. I projektavslutets bilaga Avskrivningar och räntekostnader framgår ersättningarna under avskrivningstiden. Inför upprättande av avslutsdokument/en tas kontakt med berörd institutions ekonomiadministratör för ett nytt specifikt projektnummer, vilken prestation samt eventuell fördelning av lokalprojektkostnaden. Besluten undertecknas av projektledaren och byggnadschefen samt sänds ut för underskrift av berörd prefekt/er (eller motsv) och vetenskapsområde. När projektavslutet kommer undertecknat i retur till byggnadsavdelningen lämnas aktiveringsunderlaget (se bilaga 3) och projektavslutet till ekonomiavdelningen. Alla aktiveringar av lokalprojekt utförs av ekonomiavdelningen. I samband med aktivering överflyttas anläggningstillgången till berörd institution Del- och slutaktivering Vid stora, långvariga lokalprojekt upprättas besluten Ekonomisk delaktivering med efterföljande Ekonomisk slutaktivering. Vid delaktivering överförs anläggningstillgången till berörd institution. Ekonomiadministrationen av kvarvarande del av lokalprojektet är kvar hos byggnadsavdelningen tills slutaktivering kan upprättas då resterande anläggningsdel förs över till projektnumret för delaktiveringen. I övrigt lika handläggning som pkt Utredning att kostnadsföra Om lokalprojektet inte leder till ett beslut om genomförande kostnadsförs utredningskostnaden direkt med finansiering enligt utredningsbeslutet. Kontakt tas med berörd institutions ekonomiadministratör för ett nytt specifikt projektnummer. Underlag lämnas till till ekonomiavdelningen. Kostnaden flyttas till berörd institution. Alla kostnadsbokföringar av utredningar utförs av ekonomiavdelningen. 127x 741 Xxx 74190xxxx kredit 5773 Xxx Xxx xxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx debet Ersättning till byggnadsavdelningen för kostnadsbokförda fakturor Engångsbelopp ska omföras till byggnadsavdelningen för ev kostnadsbokförda fakturor och kostnadsräntor, se punkt och Det aktuella engångsbeloppet ska framgå i avslutsdokumentet samt aktiveringsunderlaget till ekonomiavdelningen.

9 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 9 (14) 3 Ekonomiavdelningen: Ekonomiadministration av lokalprojekt 3.1 Aktiveringstillfället Beslut om ekonomiskt projektavslut samt underlag till aktivering av lokalprojektets kostnader inkommer från byggnadsavdelningen. I aktiveringsunderlaget framgår vilken organisationsenhet/er och projektnummer som anläggningen ska ligga mot, prestation samt ev fördelningen mellan prestationer, se bilaga 3. Meddelar, per e-post, anläggningsnumren till berörd institution och byggnadsavdelningen. 3.2 Ersättning för avskrivningar och räntekostnader När lokalprojektet är aktiverat ska ersättning för avskrivningar och räntor omföras enligt avskrivningsplanen samt aktiveringsunderlag. Avskrivningsplanen finns med som bilaga Avskrivningar och räntekostnader i de ekonomiska projektavsluten Engångsbelopp De eventuella kostnaderna för kostnadsbokförda fakturorna och kostnadsräntor omförs som ett engångsbelopp till byggnadsavdelningen (2.2.4 och ). Det aktuella engångsbeloppet framgår i avslutsdokumentet samt aktiveringsunderlaget Vem finansierar och bokför? I de ekonomiska avslutsdokumenten under Finansiering står det angivet vem som ska finansiera avskrivningar och räntekostnader. Denna finansiering är enligt tidigare beslut om genomförande. Ibland finansieras lokalprojektet av flera parter. Finansiär: Universitetets VP (=centrala medel) Bokförs av ekonomiavdelningen i tolftedelar. Finansiär: Fakultet Bokförs av fakultet Finansiär: Institution Bokförs av institution 3.3 Avslutning av utredning Kostnadsbokför utredningen enligt avslutsdokument från byggnadsavdelningen och meddelar berörd institution/erna och byggnadsavdelningen. 127x 741 Xxx 74190xxxx kredit 5773 Xxx Xxx xxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx debet

10 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 10 (14) 4 Institution: Ekonomiadministration av lokalprojekt 4.1 Representation undantag för bokföring av byggnadsavd Om lokalprojektet finansieras av institution skickas dessa representationsfakturor direkt till berörd institution efter att projektledaren har granskat och godkänt. 4.2 Ekonomisk projektuppföljning under projekttiden Rapport ska skickas till berörd institution varje kvartal, se bilaga 2. Om så önskas även månadsvis. 4.3 Ekonomiskt projektavslut Ett ekonomiskt projektavslut innebär att lokalprojektet aktiveras d v s förs till anläggningsregistret så att avskrivningar kan påbörjas. Alla kostnader kommer att flyttas från byggnadsavdelningen till berörd institution. Ni kommer att bli kontaktade av byggnadsavdelningen för upplägg av nytt specifikt projektnummer, vilken/vilka prestation/er och ev fördelning mellan prestationerna anläggningarna ska ligga mot. Beslutet kommer att sändas till samtliga för underskrift. OBS! Viktigt att projektavslutet blir undertecknat och returnerat snabbt till byggnadsavdelningen. 4.4 Aktivering Ekonomiavdelningen aktiverar lokalprojektets kostnader enligt underlag från byggnadsavdelningen. Ekonomiavdelningen meddelar er, per e-post, anläggningsnumren som åsatts lokalprojektet. 4.5 Ersättning för avskrivningar och räntekostnader När lokalprojektet är aktiverat kommer ersättning för avskrivningar och räntor att omföras enligt avskrivningsplanen. Avskrivningsplanen finns med som bilaga Avskrivningar och räntekostnader i de ekonomiska projektavsluten. Om lokalprojektet finansieras med centrala och/eller från fakultet betalas inga ersättningar ut innan det ekonomiska projektavslutet är undertecknad av samtliga berörda Vem finansierar och bokför? I de ekonomiska avslutsdokumenten under Finansiering står det angivet vem som ska finansiera avskrivningar och räntekostnader. Denna finansiering är enligt tidigare beslut om genomförande. Ibland finansieras lokalprojektet av flera parter. Finansiär: Universitetets VP (=centrala medel) Bokförs av ekonomiavdelningen i tolftedelar. Finansiär: Fakultet Bokförs av fakultet Finansiär: Institution Bokförs av institution

11 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 11 (14) Räntor efter avslutat lokalprojekt (konto 5912 räntekostnader för utr lån) När lokalprojektet är avslutat ska räntor föras till projektet. Varje kvartalsskifte bokför ekonomiavdelningen internränta på prestationsnivå. För att föra räntekostnaden till lokalprojektet måste rapporten ERÄNTA tas fram. Räntekostnaden ska bokföras till lokalprojektet varje kvartal. Vid årsbokslutet måste detta göras under perioden för bokslutsomföring (BKV). Låneränta konto 5912 ska flyttas till projektet enligt nedan: 5912 Xxx xxx kredit 5912 Xxx xxx Lokalprojekt debet OBS! Inget mer ska till konto 1272/1192 efter att lokalprojektet aktiverats. 4.6 Avslutning av utredning Om lokalprojektet inte leder till ett beslut om genomförande kostnadsförs utredningskostnaden direkt med finansiering enligt utredningsbeslutet. Om detta blir aktuellt kontaktas institutionen av byggnadsavdelningen. Utredningskostnaden flyttas från byggnadsavdelningen till berörd institution och kostnadsbokförs. Alla kostnadsbokföringar av utredningar utförs av ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen meddelar, per e-post, till berörd institution och byggnadsavdelningen när kostnadsbokföringen är utförd.

12 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 12 (14) Bilaga 1 Konton och aktiviteter Förklaring till kontonummer: KONTO KF 1 TILLFÄLLIG KOLUMN Pågående nyanläggningar, annans fastighet, ackumulerade Pågående nyanläggningar, ackumulerade Pågående nyanläggningar, årets anskaffningar Pågående nyanläggningar, räntor och egen utveckling, årets utgifter Pågående nyanläggningar, annans fastighet, årets anskaffningar Pågående nyanläggningar, annans fastighet och egen utveckling, årets utgifter Lokaltjänstkostnader Omföring av lokalkostnader Omföring av driftskostnader Omföring av personalkostnader Övriga personalkostnader Extern representation Intern representation Räntekostnader för utr lån Omföring räntekostnader för utr lån Räntekostnader Förklaring till aktiviteter: KONTO KF 1 AKTIVITET KF 7 KOSTNADSSLAG Utredning: 1271 * * * AVSKRIVNINGS- TIDER Direktavskrivs om inte utredning leder till genomförande 1 år Om utredningen leder till genomförande ingår utredningen i investeringsbeloppet Byggåtgärder och lokalanpassning Tele/data Säkerhet, passersystem Inredning 10 år Skyltning 10 år Flyttning, evakuering 5 år Disponibelt 10 år Disponibelt 10 år Disponibelt 10 år Ej aktiveringsbara kostnader. Kostnadsförs direkt Anslutning inredning/utrustning 10 år * Kreditivkostnad 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år _ver5_rutin.doc/LS BILAGA 1

13 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 13 (14) Bilaga 2 Projektuppföljningsblad _ver5_rutin.doc/LS 13 BILAGA 2

14 UPPSALA UNIVERSITET EKONOMIADMINISTRATION AV LOKALPROJEKT Sid 14 (14) Bilaga 3 Underlag till aktivering _ver5_rutin.doc/LS 14 BILAGA 3