13. Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer

Transkript

1 13. Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer Bokslutsspecifikationerna och de förteckningar som uppgörs i samband med bokslutet är räkenskapsverkets interna bokslutsdokument, som inte skall inkluderas i bokslutsdokumentet. Bokslutsspecikationerna och de övriga förteckningarna är huvudsakligen mera detaljerade specifikationer av de uppgifter som lämnas i bokslutskalkylerna och bilagorna Specifikationen till balansräkningen Enligt 64 i förordningen om statsbudgeten skall man göra en specifikation av balansräkningen, som bestyrker bokslutskalkylerna. Balansspecifikationerna följer uppställningen av balansposter och rubrikerna i balansräkningen skall följas. Balansspecifikationens sidor skall vara löpande numrerade. 66 e i budgetförordningen stadgar följande om balansspecifikationerna: I specifikationen till balansräkningen skall detaljerat gruppvis upptecknas nationalförmögenheten och anläggningstillgångarna eller de ökningar och minskningar i fråga om dem som inträffat under finansåret, omsättningstillgångarna och finansieringstillgångarna vid finansårets utgång samt andra utgifter med lång verkningstid och andra långfristiga placeringar som upptagits i balansräkningen (aktiverats), liksom också främmande kapital. (600/1997) Specifikationer till balansräkningen kan med tillstånd av statskontoret uppgöras såsom mikroutskrift på film eller på annat sätt som möjliggör läsning med förstoringshjälpmedel och vid behov skriftlig återgivning i vanlig läsbar form. (600/1997) Specifikationerna till balansräkningen skall dateras och undertecknas av dem som uppgjort desamma. (600/1997) Balansspecifikationerna uppgörs kontovis för de poster som bildar saldona i bokslutet på de balanskonton som börjar på 10 13, och För nationalförmögenhetens och anläggningstillgångarnas del (konton som börjar på 10-13) kan specifikationen begränsas till förändringarna under räkenskapsperioden. Då skall även den ursprungliga förteckning till vilka dessa förändringar meddelas för respektive räkenskapsår ha uppgjorts. Om för klarhetens skull så krävs, skall en fullständig specifikation uppgöras. Balansspecifikationerna skall stämma överens med balansräkningen och uppgifterna i delbokföringssystemen och de sammandrag som presenteras i balansspecifikationerna skall stämma överens med inventarieförteckningarna (t.ex. för anläggningstillgångar och omsättningstillgångar). Handbok 3.0. Bokslut, ersätter kapitlet 13 publicerad

2 Om räkenskapsverket har fått tillstånd av Statskontoret att bevara balansspecifikationerna i elektronisk form, skall den som sammanställt specifikationen styrka att uppgifterna stämmer överens med huvudboken genom att underteckna dem elektroniskt. Om det inte går att göra en elektronisk underskrift, skall en förteckning över de uppgjorda balansspecifikationerna, som bevaras som pappersutskrift, undertecknas. Modell för exempelåret 2003 Konto 1749 Övriga kortfristiga fordringar (T) Verifikationsnummer Registreringsdag Förklaring Euro Lönerest Ville Virtanen 1000, EU-resa Maija Meikäläinen 250,21 Sammanlagt 1250,76 Avskrivningsplaner och ändringar i dem Enligt 66 g 4 momentet i budgetförordningen skall avskrivningsplanerna och ändringarna i dem uppgöras skriftligt och bifogas till balansspecifikationerna. De avskrivningsplaner som skall bifogas till balansspecifikationerna uppgörs på det sätt som anges i bokslutsbilaga 1. Dessutom skall den som gjort upp dem underteckna planerna Andra bokslutspecifikationer Specifikationer av utgifts- och inkomstresterna Specifikationerna av utgifts- och inkomstresterna är en sammanställning av uppgifterna i balansspecifikationerna för de konton på vilka räkenskapsverket har behandlat sina utgifts- och inkomstrester. Resterna presenteras enligt budgetår separat från utgiftsresterna och inkomstresterna. Budgetåret är det år då resterna uppstod. I de budgetårsspecifika kolumnerna upptas saldot på de rester som har uppstått respektive år vid tidpunkten för budgetårets bokslut. Utgiftsrester, som bokats på konton för övriga skulder upptas enligt affärsbokföringens konton. Till denna del skall specifikationen uppgöras så att ur den framgår till vilket år respektive utgiftsrest hänför sig. Informationen kan även upptas som en bilaga till balansspecifikationerna. Handbok 3.0. Bokslut, ersätter kapitlet 13 publicerad

3 Dessutom presenteras summorna enligt budgetår för de utgiftsrester som grundar sig på åtaganden. Malli: Excempel för år 2003 Utgiftsrester År 2002 År 2003 Sammanlagt Utgiftsrester 7 000, , ,70 Utgiftsrester som grundar sig på åtaganden Övriga skuldkonton: 1 000, , Övriga passiva resultatregleringar (T) , , Leverantörsskulder (T) 5 000, , ,50 Sammanlagt , , ,60 Inkomstrester År 2001 År 2002 Sammanlagt Inkomstrester , ,25 Inkomstrester bundna till avtal 503, , ,56 Övriga fordringskonton: fordringskonton: 1700 Försäljningsfordringar (T) 6 000, , , Övriga aktiva resultatregleringar 1 000, , ,50 Sammanlagt 7 504, , ,11 Specifikationer av budgetbokföringskonton som börjar med siffran 6 Om det vid budgetårets slut finns ett saldo på de konton som väntar på bokföring på budgetkonton (BBF-kontona 600 och 620) samt på konto 640 Delallokerade budgetinkomster skall en specifikation, som motsvarar balansspecifikationerna, göras av dessa poster. Handbok 3.0. Bokslut, ersätter kapitlet 13 publicerad

4 Modell: Specifikation av transaktioner som väntar på bokföring på budgetkonto eller remisskontot Verifikationsnummer Bokföringsdag 600 Budgetinkomster som väntar på bokföring på budgetkonto: Euro Finansieringsförskott EU, projekt xxx , Hyresförskott Ville Virtanen 2 500,00 Sammanlagt , Specifikation av bokslutets avstämningskalkyl Specifikationen av bokslutets avstämningskalkyl innehåller per konto kombination, dvs. per bokningssammanställning av kontot i affärsbokföringens kontoklass och kontot i budgetbokföringens kontoklass, en kalkyl som i allmänhet är många sidor lång Förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet Förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet 1. tillstånden att överskrida förslagsanslag 2. över tillstånd att använda de odelade anslag som statsrådet, statsrådets kansli eller ministerierna fattar beslut om (moment som försetts med sifferkoden 000 eller 001 i budgetens undergruppering av dem) 3. förordnanden enligt 19 BL att utgiftsrester skall hållas kvar i räkenskaperna 4. beslut om att avföra fordringar från konton. Förteckningarna över tillstånd att överskrida förslagsanslag och tillstånd att använda icke fördelade anslag uppgörs i första hand i samma ordning som budgetens kontofördelning och i andra hand enligt datum för tillståndet. I förteckningen antecknas anslagets kontokod, tillståndets datum, diarienummer, vem som beviljat tillståndet och beloppet. I förteckningen över utgiftsrester som skall hållas kvar i räkenskaperna antecknas ministeriets förordnanden i datumordning. I förteckningen anges förordnandets datum, diarienummer och avsändare samt summan av de i förordnandet beviljade överföringarna och slutligen deras totalsumma. Handbok 3.0. Bokslut, ersätter kapitlet 13 publicerad

5 I förteckningen över beslut om att avföra fordringar från kontona skall de fordringar som avförts från kontona upptas i kronologisk ordning fördelade enligt bokföringskonto i budgetbokföringen och i affärsbokföringen. Förteckningarna förses med datum och undertecknas av den som uppgjort dem och förvaras i räkenskapsverket på samma sätt som specifikationerna till balansräkningen Detaljspecifikation av icke värderad nationalförmögenhet Över icke värderad nationalförmögenhet som upptagits i en bilaga till bokslutet (bilaga 9) skall finnas en närmare utredning. Denna förteckning hör till bokslutsmaterialet. Om inga eller bara små förändringar har skett i nationalförmögenheten, och en detaljerad förteckning har fogats till exempelvis den bestående förvarade förmögenhets- och kapitalrapporten över läget , kan man alternativt i bilagan till själva bokslutsakten hänvisa till denna och uppge förändringarna i den Annat material som skall uppgöras i samband med bokslutet och förvaras en viss tid utan att sändas ut från räkenskapsverket Under räkenskapsperioden och bokslutsprocessen uppgörs också andra dokument som bekräftar bokslutet än de som nämns i denna anvisning. De hör inte till själva bokslutsakten och sänds således inte ut från räkenskapsverket. I Statskontorets föreskrift Förvaringstider för bokföringsmaterial nämns bland det material som skall förvaras delbokföringar (audit trail) och det interna planerings- och kalkyleringssystemet (t.ex. kostnadskalkylens samband med bokföringen, verksamhetsberättelsens arbetsdokument). Enligt Statskontorets föreskrift Uppgörande av kostnadsmotsvarighetskalkyl skall kalkyleringsgrunderna för kostnadsmotsvarighetskalkylerna och eventuella förändringar i dem dokumenteras eller annars vara tillgängliga samt fördelningsgrunderna för samkostnader som hänförts till den avgiftsbelagda verksamheten grunda sig på dokumenterade utredningar. Statskontoret har beviljat tillstånd till vissa räkenskapsverk till pappersfri bokföring. I varje tillstånd har givits bestämmelser angående arkiveringen av bokslutsmaterialet. I samband med sådana aktiveringar som görs i bokslutet t.ex. vid aktivering av utgifter som anläggningstillgångar via kontot tillverkning för eget bruk och egen tillverkning antingen som färdiga eller halvfärdiga omsättningstillgångar skall man i den enligt 66 b 3 momentet i budgetförordningen aktiverade anskaffningsutgiften kunna reda ut de utgifter som uppstått för anskaffning och tillverkning av tillgången ur en kostnadskalkyl eller kalkyler och kalkylerna skall sparas som verifikationsmaterial. Handbok 3.0. Bokslut, ersätter kapitlet 13 publicerad

6 Särskilt vid de räkenskapsverk som har stora omsättningstillgångar ges skriftliga anvisningar om exempelvis principerna vid inventering av halvfärdig tillverkning eller lager, om konstaterande av inkurans osv., vilket är att rekommendera för att bokslutets tillförlitlighet skall vara dokumenterad. De skriftliga anvisningarna är bevis på att balansspecifikationerna är riktiga och på att man eftersträvar sanningsenliga balansposter. Sådana anvisningar bör förvaras på samma sätt som bokföringsmaterialet. Handbok 3.0. Bokslut, ersätter kapitlet 13 publicerad