TUKAPITEL: SPECIFIKATIONER TILL BALANSRÄKNINGEN OCH ANDRA SPECIFIKATIONERUT... 2

Transkript

1 TU14UT Förvaltningens styrning TUKAPITEL: SPECIFIKATIONER TILL BALANSRÄKNINGEN OCH ANDRA SPECIFIKATIONERUT... 2 TU14.1UT TUSPECIFIKATIONEN TILL BALANSRÄKNINGENUT... 2 TU14.2UT TUAVSKRIVNINGSPLANER OCH ÄNDRINGAR I DEMUT... 3 TU14.3UT TUANDRA BOKSLUTSPECIFIKATIONERUT... 3 TU14.4UT TUFÖRTECKNINGAR SOM SKALL UPPGÖRAS I SAMBAND MED BOKSLUTETUT... 4 TU14.5UT TUFÖRTECKNING ÖVER ICKE VÄRDERAD NATIONALFÖRMÖGENHETUT... 5 TU14.6UT TUANNAT MATERIAL SOM SKALL UPPGÖRAS I SAMBAND MED BOKSLUTETUT... 5 Handbok om statens bokföring 3.1.2, ersätter kapitlet 14 Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer 1/5

2 14 KAPITEL: SPECIFIKATIONER TILL BALANSRÄKNINGEN OCH ANDRA SPECIFIKATIONER Bokslutspecifikationerna och de förteckningar som uppgörs i samband med bokslutet innehåller huvudsakligen mera detaljerade specifikationer av de uppgifter som lämnas i bokslutskalkylerna och bilagor till dem. Dessa specifikationer och förteckningar är räkenskapsverkets interna dokument, som bekräftar bokslutet. Under bokslutsprocessen uppgörs också andra material som bekräftar bokslutet och som sänds inte ut från räkenskapsverket. Uppgörandet av specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer grundar sig förutom relevanta normer på räkenskapsverkets administrativa förfaranden som understöder intern kontroll Specifikationen till balansräkningen Enligt 64 i förordningen om statsbudgeten skall man göra en specifikation av balansräkningen, som bestyrker bokslutskalkylerna. Balansspecifikationerna följer uppställningen av balansposter och rubrikerna i balansräkningen skall följas. Balansspecifikationens sidor skall vara löpande numrerade och den skall dateras och undertecknas av dem som uppgjort densamma. 66 e i budgetförordningen stadgar följande om balansspecifikationerna: I specifikationen till balansräkningen skall detaljerat gruppvis upptecknas nationalförmögenheten och anläggningstillgångarna eller de ökningar och minskningar i fråga om dem som inträffat under finansåret, omsättningstillgångarna och finansieringstillgångarna vid finansårets utgång samt andra utgifter med lång verkningstid och andra långfristiga placeringar som upptagits i balansräkningen (aktiverats), liksom också främmande kapital. (600/1997) Specifikationer till balansräkningen kan med tillstånd av statskontoret uppgöras såsom mikroutskrift på film eller på annat sätt som möjliggör läsning med förstoringshjälpmedel och vid behov skriftlig återgivning i vanlig läsbar form. (600/1997) Specifikationerna till balansräkningen skall dateras och undertecknas av dem som uppgjort desamma. (600/1997) Balansspecifikationerna uppgörs kontovis för de poster som bildar saldona i bokslutet på de balanskonton som börjar på 10 13, och Det är förenligt med god bokföringssed att uppgöra balansspecifikationer för saldona på alla balanskonton. För nationalförmögenhetens och anläggningstillgångarnas del (konton som börjar på 10 13) kan specifikationen begränsas till ökningarna och minskningarna i förmögenhetsposter under räkenskapsperioden, om tillräckligt omfattande balansspecifikationerna har uppgjorts tidigare och dessa specifikationer har utfyllts varje budgetår med specifikationerna för förändringarna i förmögenheten. En fullständig specifikation skall uppgöras för förmögenheten, om det är nödvändigt för lämnande av tydlig bild av förmögenheten vid utgången av finansåret. Balansspecifikationerna skall stämma överens med balansräkningen och uppgifterna i delbokföringssystemen. De sammandrag som presenteras i balansspecifikationerna skall stämma överens med inventarieförteckningarna (t.ex. för anläggningstillgångar och omsättningstillgångar). Om räkenskapsverken kan med tillstånd av uppgöra specifikationer till balansräkningen såsom en mikroutskrift på film eller på ett annat motsvarande sätt, skall de också i så fall förses med datum samt undertecknas t.ex. mikroutskrivit digital underteckning. Om det inte går att göra en digital underskrift, skall en förteckning över de uppgjorda balansspecifikationerna, som bevaras som pappersutskrift i samband med balansspecifikationerna, undertecknas. Handbok om statens bokföring 3.1.2, ersätter kapitlet 14 Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer 2/5

3 Konto 1749 Övriga kortfristiga fordringar (T) Verifikationsnummer Registreringsdag Förklaring Euro n Lönerest Ville Virtanen 1 000, n EU-resa Maija Meikäläinen 250,21 Sammanlagt 1 250, Avskrivningsplaner och ändringar i dem Enligt 66 g 4 momentet i budgetförordningen skall avskrivningsplanerna och ändringarna i dem uppgöras skriftligt och bifogas till balansspecifikationerna. De avskrivningsplaner som skall bifogas till balansspecifikationerna uppgörs på det sätt som anges i bilaga 6 till räkenskapsverkens bokslutskalkyler. Avskrivningsplanerna skall dateras och undertecknas på samma sätt som specifikationen till 14.3 Andra bokslutspecifikationer Specifikationer av utgifts- och inkomstresterna Specifikationerna av utgifts- och inkomstresterna är en sammanställning av uppgifterna i balansspecifikationerna för de konton på vilka räkenskapsverket har behandlat sina utgifts- och inkomstrester. Resterna presenteras enligt budgetår separat från utgiftsresterna och inkomstresterna. Budgetåret är det år då resterna uppstod. I de budgetårsspecifika kolumnerna upptas saldot på de rester som har uppstått respektive år vid tidpunkten för budgetårets slut. Utgifts- och inkomstrester upptas enligt affärsbokföringens konton. Också till denna del skall specifikationen uppgöras så att ur den framgår till vilket år respektive utgifts- eller inkomstrest hänför sig. Dessutom presenteras summorna enligt budgetår för de utgiftsrester som grundar sig på åtaganden. Sådana utgiftsrester kommer i fråga då en utgift som är orsakad för åtaganden är bokförd på ett budgetbokföringskonto, men kan inte bokföras på ett affärsbokföringskonto med anledning av regler i anslutning till periodisering. Specifikationerna av utgifts- och inkomstresterna skall dateras och undertecknas på samma sätt som specifikationen till Utgiftsrester År n-1 År n Sammanlagt n 2610 Utgiftsrester 7 000, , ,70 Utgiftsrester som grundar sig på åtaganden 1 000, ,00 Övriga skuldkonton: 2619 Övriga resultatregleringar (T) , , Leverantörsskulder (T) 5 000, , ,50 Sammanlagt , , ,60 Handbok om statens bokföring 3.1.2, ersätter kapitlet 14 Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer 3/5

4 Inkomstrester År n-2 År n-1 År n Sammanlagt n 1730 Inkomstrester , , ,25 Inkomstrester bundna till avtal 503, , ,56 Övriga fordringskonton: 1700 Försäljningsfordringar (T) 6 000, , , Övriga resultatregleringar (T) 1 000, , ,50 Sammanlagt , , , ,11 Specifikationer av budgetbokföringskonton som börjar med siffran 6 Om det vid budgetårets slut finns ett saldo på de konton som börjar med siffran 6, skall en specifikation, som motsvarar balansspecifikationerna, uppgöras för dessa poster. Denna specifikation säkrar budgethändelsernas behöriga kronologiska hänförande och riktighet. Dessa specifikationer skall dateras och undertecknas på samma sätt som specifikationen till Specifikationer av budgetbokföringskonton som har bestämt Verifikationsnummer Bokföringsdag 600 Budgetinkomster som väntar på bokföring på budget konto Euro n Finansieringsförskott EU, projekt xxx , n Hyresförskott Ville Virtanen 2 500,00 Sammanlagt ,00 Kontoredogörelse och avstämningskalkyl För säkerställande av att budgetbokföringen är fullständig och tillförlitlig skall enligt 54 i budgetförordningen uppgöras en kontoredogörelse varje kalendermånad samt enligt 42 e i budgetförordningen en avstämningskalkyl mellan affärsbokföringen och budgetbokföringen varje månad och i samband med bokslutet. Kontoredogörelsen och avstämningskalkylen skall dateras och undertecknas på behörigt sätt Förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet Enligt s föreskrift Förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet skall i samband med bokslutet uppgöras förteckningar för intern kontroll och revision över: 1. tillstånden att överskrida förslagsanslag, 2. tillstånden att använda sådana icke fördelade anslag vilkas användning fastställs av statsrådet eller ministerierna (moment som försetts med sifferkoden 000 eller 001 i budgetens undergruppering av dem) 3. förordnanden enligt 19 1 momentet i budgetlagen att utgiftsrester skall hållas kvar i räkenskaperna samt Handbok om statens bokföring 3.1.2, ersätter kapitlet 14 Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer 4/5

5 4. beslut om avlägsnande från räkenskaperna som räkenskapsverket fattat. Förteckningarna över tillstånd att överskrida förslagsanslag och tillstånd att använda icke fördelade anslag uppgörs i första hand i samma ordning som budgetens kontofördelning och i andra hand enligt datum för tillståndet. I förteckningen antecknas anslagets budgetkonto i enlighet med den detaljerade indelningen av budgeten, tillståndets datum, räkenskapsverkets diarienummer, vem som beviljat tillståndet och beloppet. I förteckningen över utgiftsrester som skall hållas kvar i räkenskaperna antecknas ministeriets förordnanden i datumordning. I förteckningen anges förordnandets datum, räkenskapsverkets diarienummer och avsändare samt summan av de i förordnandet beviljade överföringarna och slutligen deras totalsumma. I förteckningen över beslut om att avföra fordringar från kontona skall de fordringar som avförts från kontona upptas i kronologisk ordning fördelade i första hand enligt bokföringskonto i budgetbokföringen och i andra hand enligt bokföringskonto i affärsbokföringen. Förteckningarna skall förses med datum och undertecknas på samma sätt som specifikationen till 14.5 Förteckning över icke värderad nationalförmögenhet I räkenskapsverkens ingående balans var det möjligt att inte värdera och uppta den nationalförmögenhet som anskaffats före och som inte används som produktionsfaktorn liksom anläggningstillgångar. Över icke värderad nationalförmögenhet skall i samband med bokslutet uppgöras en förteckning, som motsvarar specifikationen till balansräkningen, bl.a. för intern kontroll. Denna förteckning hör till bokslutsmaterialet. Förteckningen skall förses med datum och undertecknas på samma sätt som specifikationen till 14.6 Annat material som skall uppgöras i samband med bokslutet I samband med bokslutet uppgörs också andra dokument som bekräftar bokslutet än de som nämns i detta kapitel. Dessa dokument sänds inte ut från räkenskapsverket. Sådana dokument är bl.a. i s föreskrift om Förvaringstider för bokföringsmaterial avsedda dokumenten som beskrivning av uppgörandet av verksamhetsberättelsen samt nödvändiga grunduppgifter och kalkyler för uppställning av räkenskapsverkets verksamhetsberättelse liksom erforderliga grundläggande uppgifter för att göra upp en beskrivning av resultaten av verksamheten inom ministeriets verksamhetsområde. Ytterligare är dessa andra dokument i s föreskrift Uppgörande av kostnadsmotsvarighetskalkyler för den avgiftsbelagda verksamheten och den samfinansierade verksamheten avsedda dokumenten om kalkyleringsgrunderna för kostnadsmotsvarighetskalkylerna och eventuella förändringar i dem samt dokumenterade redogörelser för fördelningsgrunderna för samkostnader. Dessutom finns det föreskrifter i räkenskapsverkens ekonomistadga om annat material som skall uppgöras i samband med bokslutet (t.ex. räkenskapsverkets interna, närmare anvisningar för bokslutet samt anvisningar för görande av inventeringen av omsättningstillgångar vid finansårets utgång). Handbok om statens bokföring 3.1.2, ersätter kapitlet 14 Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer 5/5