EKONOMISTADGA FÖR FÖRBUNDET DE UTVECKLINGSSTÖRDAS VÄL r.f.

Transkript

1 EKONOMISTADGA FÖR FÖRBUNDET DE UTVECKLINGSSTÖRDAS VÄL r.f. Kapitel I. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1. Förhållande till övriga bestämmelser Vid Förbundet De Utvecklingsstördas Väl r.f:s verksamhet, förvaltning av medel, bokföring och bokslut skall utöver lagar och förordningar, förbundets stadgar, de beslut och direktiv som givits vid förbundets möten samt de bestämmelser som eventuellt givits i reglementen och instruktioner, iakttagas bestämmelserna i denna ekonomistadga. 2. Ekonomiska och administrativa bestämmelser Förbundskongressen är förbundets högsta beslutande organ, som besluter om mandatperiodens (tre år) bokslut samt beviljar ansvarsfrihet åt styrelsen. Förbundskongressen bestämmer antalet fullmäktige- och styrelseledamöter, samt väljer ledamöter i stället för de avgående. Förbundskongressen fastställer medlemsavgiften för tre års verksamhetsperiod och besluter om eventuella ändringar av förbundets stadgar, samt övriga ärenden som styrelsen överlämnat till förbundets avgörande.förbundsfullmäktige väljer två revisorer för granskning av förbundets räkenskaper för kommande räkenskapsår och besluter om nästa års budget och verksamhetsplan. Förbundet företräds av styrelsen. Styrelsen skall enligt förbundskongressens beslut handha förbundets förvaltning inom ramen för verksamhetsplanen och budgeten. Styrelsen skall också ombesörja att kontrollen av bokföring och medelsförvaltning organiseras på vederbörligt sätt, samt att förbundets egendom är på vederbörligt sätt försäkrad. Styrelsen ansvarar tillsammans med verksamhetsledaren för att bokslutet uppgörs i enlighet med Bokföringslagen och andra bestämmelser och stadganden som berör uppgörande av bokslut, samt att bokslutet ger riktiga och tillräckliga uppgifter om förbundets resultat och ekonomiska ställning. Förbundets namn tecknar förbundsstyrelsens ordförande eller viceordförande endera tillsammans med styrelsens sekreterare eller annan medlem av styrelsen, som härtill av denna utsetts. För handhavandet av bank-, post-, och andra löpande ärenden kan förbundsstyrelsen befullmäktiga en eller flera funktionärer gemensamt att teckna förbundets namn. Vid anställning fastställer styrelsen verksamhetensledarens lön, och arbetsutskottet fastanställningar och lönejusteringar. I övrigt följs kollektivavtalets förhöjning. Styrelsen besluter även om betydande investeringar, långfristiga lån, samt beviljande av garantier och säkerheter.

2 3. Verksamhetsledarens och ekonomichefens uppgifter Verksamhetsledaren skall sköta förbundets förvaltning enligt styrelsens direktiv och bestämmelser, samt föredra ärenden för styrelsen. Verksamhetsledaren ansvarar också för verkställandet av besluten. Verksamhetsledaren skall ombesörja att förbundets bokföring är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt. Verksamhetsledaren är ansvarig för den operativa ledningen, samt besluter om vikariers och projektkoordinatorers anställning på viss tid samt om deras lön. Verksamhetsledaren och ekonomichefen skall försäkra sig om att styrelsen får tillräcklig och riktig information om ekonomiska beslut. 4. Funktionärernas uppgifter Alla förvaltande, styrande och övervakande organ och alla funktionärer inom förbundet skall sköta sina uppgifter med omsorg. De skall ombesörja att förbundets tillgångar förvaltas på ett tillförlitligt och ändamålsenligt sätt. 5. Jäv Styrelsemedlem, verksamhetsledare eller annan funktionär får inte delta i behandlingen av frågor som berör avtal mellan honom/henne och förbundet. Han/hon får inte heller delta i behandlingen av frågor som gäller avtal mellan förbundet och tredje person, om han/hon härigenom kan emotse en väsentlig förmån, som kan stå i konflikt med förbundets intressen. Vad här sagts om avtal skall på motsvarande sätt tillämpas på rättegångar och annan talan. Kapitel II. INKOMSTER, UTGIFTER SAMT MEDELSFÖRVALTNING 6. Betalningsrörelse och användandet av bankkonton Förbundets betalningsrörelse skall, frånsett smärre kassatransaktioner, skötas via bankkonton. Förbundets styrelse besluter om hur penningmedlen skall förvaltas. 7. Lönebetalning och -bokföring Förbundets lönebokföring skall organiseras enligt gällande stadganden. Lönerna skall utbetalas enligt gällande avtal och fattade beslut. Löner och arvoden betalas den femte varje månad till ett av löntagaren anvisat bankkonto. Kontant betalning är möjlig endast i specialfall. Anhållan om tjänsteledighet för (max 1 vecka) bör inlämnas skriftligt till den egna verksamhetschefen senast 10 dagar före löneutbetalningsdagen. Anhållan om längre tjänsteledigheter inlämnas till verksamhetsledaren senast 30 dagar före löneutbetalningsdagen. Godkända reseräkningar skall inlämnas minst 10 dagar före löneutbetalningsdagen.

3 8. Anteckning om kontroll Förrän en utgift betalas, skall utgiftsverifikationen granskas. Av denna bör framgå mottagaren av varan eller prestationen, siffer- och innehållsgranskare, samt utgiftens godkännare. Utgiftsverifikationen bör förses med mottagarens och granskarens namn eller initialer. Det egna teamets eurocard räkningar godkänns av verksamhetschefen. Administrativa kostnader, som inte hänför sig till teamen, godkänns av verksamhetsledaren och ekonomichefen. 9. Godkännande av inkomster och utgifter För inköp som inte är specifikt budgeterat för verksamheten har verksamhetscheferna befogenheter upp till euro. Verksamhetsledaren har befogenheter upp till euro. Inköp som överstiger euro skall behandlas av styrelseordförande eller arbetsutskottet. I övrigt granskar ekonomichefen verksamhetsledarens utgifter. Verksamhetsledaren granskar riktigheten av styrelseordförandens utgifter. Styrelsen godkänner stora anskaffningar eller extraordinära utgifter som avviker från budgeten. Ekonomichefen godkänner memorialverifikaten. 10. Indrivning av inkomster Indrivningen bör organiseras på ett sådant sätt, att intäkterna säkras och att indrivningen är effektiv. Eventuella kreditförluster bör bokföras enligt god bokföringssed. Kapitel III. BOKFÖRING OCH BOKSLUT 11. Bokföringens organisation Förbundet skall organisera och sköta sin bokföring enligt god bokföringssed såsom stadgats i bokföringslagen och -förordningen. Ytterligare bör Penningautomatförbundets anvisningar för redovisning av understöd följas. 12. Beskrivning av bokföringssystemet Bokföringen skall organiseras så, att den svarar mot arten och omfattningen av förbundets verksamhet. Därvid skall den interna kontrollen beaktas. Bokföringssystemet skall bygga på en beskrivande, skriftlig förteckning över de konton som används.

4 Räkenskapensperiodens inkomster och utgifter skall bokföras brutto på respektive konton utan att inkomster subtraheras från utgifter eller utgifter från inkomster, frånsett erforderliga korrigeringsposter. 13. Verifikationskrav De bokförda posterna skall grunda sig på ursprungliga, numrerade och daterade verifikat. Ur verifikatet bör framgå betalare, mottagare av betalningen, transaktion, tidpunkt, samt hur transaktionen sammanhänger med förbundets verksamhet. Till den del bokföringen baserar sig på kontoutdrag, bör motsvarande uppgifter framgå ur det eller ur kompletterande verifikat eller fakturor. 14. Bokslut Förbundet skall för varje räkenskapsperiod göra upp ett bokslut på det sätt som förutsätts i Bokföringslagen och -förordningen med iakttagande av god bokföringssed. Bokslutet omfattar en resultaträkning, en balansräkning jämte bilagor samt en verksamhetsberättelse. Bokslutet och verksamhetsberättelsen skall ge riktiga och tillräckliga uppgifter om förbundets verksamhet och ekonomiska ställning. Bokslutet skall uppgöras enligt prestationsprincipen. Om bokföringen under räkenskapsperioden har skötts enligt kontantprincipen, skall den före bokslutet kompletteras och korrigeras så att den överensstämmer med prestationsprincipen. 15. Resultaträkning Förbundets resultaträkning skall uppgöras med beaktande av bestämmelserna i Bokföringsförordningen. Resultaträkningen skall vara jämförbar med förbundets budget och föregående års bokslut. Intäkterna och kostnaderna skall upptas till bruttovärden, justerade endast med erforderliga korrigeringsposter. Dessa bör specifiseras i bilageuppgifterna. 16. Balansräkning Förbundets balansräkning skall till sin struktur och uppdelning i huvudgrupper följa balansschemat i bokföringsförordningen. Vid behov kan om enskilda balansposter användas benämningar som skiljer sig från schemat i förordningen. Intäkter och kostnader som under räkenskapsperioden uppstått i fonder, upptas till bruttovärden i resultaträkningen som en grupp för sig. Förändringar som under räkenskapsperioden skett i fonderna skall framgå såväl av resultaträkningen som av balansräkningen.

5 Offentliga bidrag skall bokföras som intäkt under den räkenskapsperiod, under vilken motsvarande prestation har levererats eller om villkoren för bidragets erhållande på annat sätt uppfyllts. I balansräkningen registreras under räkenskapsperioden utnyttjad men ännu outtagen del av bidraget som fordran, och uttagen, men outnyttjad del, som skuld. Balansräkningens aktiva skall uppta sådana utgifter för anskaffningar av anläggningstillgångar och övriga utgifter med lång verkningstid som tjänar förbundet under flera år. Anläggningstillgångar och andra utgifter med lång verkningstid skall avskrivas under sin verkningstid. Om offentliga bidrag har erhållits för anskaffande av anläggningstillgångar eller betalning av annan utgift med lång verkningstid, skall dessa i resultaträkningen anges som bidragsintäkter samt i balansräkningen som en minskning av ifrågavarande aktiverade anskaffningsutgift. Antingen resultaträkningen eller balansräkningen eller bilaga till dessa skall ge den information som förutsätts i Bokföringslagen. I bilaga till bokslutet skall dessutom anges beviljade, men outtagna och outnyttjade bidrag, samt sådana bidrag som är förknippade med återbetalningsvillkor. Över varje post i balansräkningen skall uppgöras en detaljerad specifikation. Vid behov skall motsvarande specifikationer uppgöras över posterna i resultaträkningen. 17.Underskrifter Bokslutet skall underskrivas av den beslutföra styrelsen samt av verksamhetsledaren. Bokslutet skall bindas in utan dröjsmål efter att det underskrivits. Kapitel IV. RAPPORTERING 18. Rapportering och kontroll Avsikten med ekonomifunktionens rapportering är att stöda beslutsfattarna i deras ekonomiska beslut. Kapitel V. INTERN KONTROLL 19. Intern kontroll Förbundet skall organisera den interna kontrollen av ekonomin på ett sätt som verksamhetens art och omfattning förutsätter. Enhetsansvariga ansvarar för organiseringen av den interna kontrollen på sina enheter.

6 Kapitel VI. REVISION 20. Revisorer Förbundets revisorer skall väljas på det sätt som förutsätts i Revisionslagen och stadgarna. Revisorerna bör ha erforderlig kännedom om och erfarenhet av redovisningsärenden och ekonomiska frågor, för att kunna fullgöra sin uppgift med beaktande av arten och omfattningen av förbundets verksamhet. Revisionen skall utföras i enlighet med vad som stadgats i Revisionslagen. 21. Revision Revisorerna skall, i den omfattning god revisionssed förutsätter, revidera förbundets bokslut och bokföring jämte förvaltning. Revisorerna skall ges möjlighet att förrätta revisionen i den omfattning, som de anser vara nödvändigt, samt få de utredningar och den hjälp, som de ber att få då de utför sin uppgift. Revisorerna skall för varje redovisningsperiod tillställa styrelsen en revisionsberättelse inom april månad. Om revisorena tillställer styrelsen ett revisionsprotokoll, där de framför anmärkningar om angelägenheter de observerat vid revisionen, är styrelsen skyldig att utan dröjsmål behandla protokollet, och förvara detta på ett tillförlitligt sätt. Kapitel VII. SÄRSKILDA BESTÄMMELSER 22.Särskilda bestämmelser Styrelsen kan ge kompletterande anvisningar och bestämmelser till denna ekonomistadga. Denna ekonomistadga träder i kraft