Den interna tillsynen är ett hjälpmedel vid ledningen av verksamheten. Landskapsstyrelsen ansvarar för ordnandet av den interna tillsynen.

Transkript

1 INTERN TILLSYN VID ÖSTERBOTTENS FÖRBUND 1. Bestämmelser i instruktioner Enligt 1 i revisionsstadgan för Österbottens förbund ordnas tillsynen av samkommunens förvaltning och ekonomi så att den externa och interna tillsynen tillsammans bildar ett heltäckande övervakningssystem. Den externa tillsynen ordnas oberoende av den operativa ledningen. För den externa tillsynen ansvarar revisionsnämnden och revisorn i enlighet med kommunallagen och revisionsstadgan. Övrig extern tillsyn utförs av statliga myndigheter gällande bl.a. projektadministration av EU-medel. Den interna tillsynen är ett hjälpmedel vid ledningen av verksamheten. Landskapsstyrelsen ansvarar för ordnandet av den interna tillsynen. 2. Vad intern tillsyn är Intern tillsyn är ett sätt för ledningen att vinna rimlig säkerhet om att de mål som uppställts kommer att uppnås. Ledningen ansvarar för att den interna tillsynen är ändamålsenlig och effektiv. Intern tillsyn, som är en del av den operativa ledningen av organisationen, handlar framför allt om att hantera risker. Med intern tillsyn avses alla sådana åtgärder och metoder som syftar till att bevara verksamheten resultatrik och till att främja och förbättra resultatet av verksamheten (lönsamhet, effektivitet och verkningsfullhet), trygga kontinuiteten inom verksamheten, säkerställa att bokföringen och de övriga informationssystemen är tillförlitliga, förebygga och konstatera misstag, fel och missbruk samt trygga en omsorgsfull och ekonomisk skötsel av finanserna. Genom intern tillsyn försäkrar man sig om att syftet med samkommunens verksamhet och de resultatmål som uppställts är kända på samtliga nivåer inom organisationen och att resultatmålen följs upp. Genom intern tillsyn strävar man också efter att säkerställa att den interna samverkan i organisationen är tillräcklig på samtliga nivåer. 3. Delområden inom den interna tillsynen Intern tillsyn består av intern kontroll, uppföljning på försorg av de förtroendevalda och intern revision. Intern kontroll innebär kontinuerlig tillsyn över de arbetsskeden och åtgärder som ansluter sig till verksamheten samt finansiell kontroll. Varje förman ansvarar för den interna kontrollen av den verksamhet han eller hon leder. Genom intern kontroll försäkrar man sig om att uppgifterna sköts vid rätt tidpunkt på det sätt man har avsett och godkänt samt inom ramen för de resurser som anvisats uppgiften. 50

2 Ansvar för uppföljning ankommer såväl på ledande tjänsteinnehavare som på de verksamhetsorgan som består av förtroendevalda. Uppföljning handlar till sina centrala delar om att ålägga tjänsteinnehavarna vissa förpliktelser att avge rapporter, övervaka rapporteringen och jämföra de resultat som beskrivs i rapporterna med de beslut som fattats. Intern revision är den synliga delen av den interna tillsynen; det är fråga om aktiv, systematisk och öppen verksamhet. Det är fråga om tillsyn i syfte att granska. Den som är föremål för granskning är medveten om att hans prestationer bedöms. Den interna revisionen leds av och sker under den operativa ledningen. 4. Genomförande av tillsyn Landskapsstyrelsen ansvarar för ordnande av intern tillsyn. När det gäller landskapsdirektören är det ordföranden för landskapsstyrelsen som har ansvar för genomförande och tillsyn. I övrigt åligger detta ansvar landskapsdirektören. Revisorn skall, när han reviderar samkommunens förvaltning och ekonomi, ta ställning till huruvida den interna tillsynen är ändamålsenlig, tillräcklig och fungerande samt rapportera om saken. 5. Redovisningsskyldig tjänsteinnehavare Landskapsdirektören är redovisningsskyldig tjänsteinnehavare vid förbundet. 6. Genomförande av intern kontroll Interna kontroller görs på samtliga verksamhetsnivåer. I denna anvisning behandlas såsom exempel endast de centrala verksamhetsområdena. Ledningsgruppen vid förbundet handlägger i regel varannan vecka de väsentliga verksamhets- och ekonomifrågorna, hur beredningen framskrider samt om beredning av ärenden till landskapsstyrelsen. Över ledningsgruppens arbete upprättas en promemoria. De praktiska frågor som hänför sig till skötseln av uppgifterna handläggs regelbundet på enhetsmöten, där man vid behov också ger landskapsdirektören respons i dessa frågor och gör framställningar hos honom. Vid behov upprättas promemoria över arbetet inom sektorerna. På personalmöten tar man upp de ärenden som landskapsstyrelsen har behandlat och övriga frågor som läggs fram av personalen. Personalmöten hålls i regel en gång per månad. Promemoria upprättas över personalmötena. Samtliga möteslistor och promemorior finns att tillgå i det interna adb-nätet vid förbundet. Landskapsstyrelsens och övriga organs föredragningslistor och protokoll finns tillgängliga på nätet. 6.1 Personalförvaltning 51

3 Vid intern kontroll av personalförvaltningen bör man fästa uppmärksamhet vid de risker som är förknippade med personalplanering, -rekrytering och -utveckling, lönefrågor och andra omständigheter som hänför sig till anställningsförhållandet, arbetarskydd, personalservice och samarbetssystem samt personalhandledning och -tillsyn. Vid fastställande av avlöning skall beslutsfattaren beakta de bestämmelser och anvisningar som ingår i tjänste- och arbetskollektivavtalen och som utfärdats av landskapsstyrelsen samt ställa avlöningen i relation till den övriga personalens avlöning. Vid beviljande av sådana i tjänste- och arbetskollektivavtalet avsedda personalförmåner som beror på prövning skall beslutsfattaren alltid beakta samkommunens fördel och behandla personalen jämlikt. För att försäkra sig om att de löner som betalas till personalen är riktiga skall den som godkänner löneutbetalningar se till att löneräkningskedjan från verksamhetsenhet till utbetalning övervakas i tillräcklig utsträckning. Löner och personalutgifter utgör den största enskilda utgiftsposten i samkommunen. 6.2 Beslut som fattats med stöd av delegerad beslutanderätt Förutom de uppgifter som direkt anges i de av landskapsfullmäktige godkända stadgorna kan landskapsstyrelsen besluta att till landskapsdirektören eller någon annan underlydande tjänsteinnehavare delegera sådan beslutanderätt som enligt förvaltningsstadgan tillkommer den. När det gäller beslut som fattats med stöd av sådan delegerad beslutanderätt skall man vid intern kontroll fästa uppmärksamhet vid bl.a. följande omständigheter: har besluten fattats inom ramen för beslutanderätten och är besluten tillräckligt specificerade och motiverade har besluten delgivits parterna hur har beredningen av ärendet delgivits vederbörande organ. När landskapsdirektören, en sektorchef eller landskapssekreteraren fattar ett beslut eller i övrigt deltar i beslutsfattande, skall de redan på förhand försäkra sig om att de inte är jäviga i ärendet. Det är skäl att observera att den som är jävig inte får delta ens i beredningen av ärendet. Det är vederbörande själv som bär det huvudsakliga ansvaret för anmälan om jäv. När det gäller jäv för en tjänsteinnehavare, arbetstagare eller förtroendevald i samkommunen skall förutom 52 kommunallagen iakttas även förvaltningslagen. 6.3 Finanser och redovisningsskyldighet Landskapsdirektören och enhetscheferna ska se till att verksamheten handhas i enlighet med den godkända budgeten och dispositionsplanen samt de därtill anslutna målen för verksamhet och ekonomi. 52

4 6.4 Redovisning och penningrörelse Ekonomisekreteraren skall se till att bokföringen och den interna redovisningen handhas i enlighet med bokföringslagen och god bokföringssed samt att rapportering sker vid de tidpunkter man har kommit överens om. Betalningsrörelsen och placeringen av likvida medel skall skötas i enlighet med de separata anvisningar som vid behov utfärdas av landskapsstyrelsen så att man inom all verksamhet tar hänsyn till de synpunkter som hänför sig till den interna tillsynen och beaktar riskerna. Granskning av de bankkonton och värdepapper som ingår i bokföringen utförs i enlighet med de anvisningar som landskapsstyrelsen har utfärdat. 6.5 Upphandling Vid upphandling av varor och tjänster iakttas lagen om offentlig upphandling (348/2007) och de allmänna upphandlingsanvisningar som landskapsstyrelsen utfärdat Egendomsförvaltning Den fasta egendomen skall katalogiseras. Samtidigt skall man se till att åtkomsthandlingarna och övriga dokument är i skick. De lösa anläggningstillgångarna skall katalogiseras. Dessutom hålls förteckning över samtliga maskiner och apparater, vilkas värde överstiger 300 euro. Beslut om avförande av maskiner och apparater från förteckningen fattas av landskapsdirektören eller av honom utsedd tjänsteinnehavare. Beslut om försäkrande av egendom fattas av landskapsdirektören. 6.7 Godkännande av säkerheter Beslut om godkännande av säkerheter fattas av landskapsdirektören. 6.8 Tillsyn över samkommunens egna projekt enligt budgeten En specificerad projektplan skall göras upp för varje enskilt projekt. Samtidigt skall man ange projektchefen (den projektansvariga) och vid behov även den övriga ansvariga personalen, fastställa ansvarsfördelning, tidsschema och kostnadskalkyl samt ange hur uppföljningen skall ordnas Tillsyn över projekt inom programmen för EU:s strukturfonder och projekt som beviljats landskapsutvecklingspengar 53

5 Vid beviljande av sådan projektfinansiering som avses ovan skall landskapsstyrelsen eller landskapsdirektören utse en särskild projektövervakare, som skall se till att projektet genomförs planenligt på det sätt som förutsätts i lagstiftningen om regional utveckling, bestämmelserna om programmen för strukturfonderna, de administrativa besluten och anvisningarna samt landskapsstyrelsens beslut. 7. Informationsbehandling Landskapsdirektören och enhetscheferna ska försäkra sig om att datasystemen är säkra med tanke såväl på den fysiska säkerheten som på datasäkerheten. Den som är ansvarig för adb-funktionerna skall se till att det i anslutning till de adb-program som används finns en uppdaterad metodbeskrivning samt en utredning om skydds- och säkerhetsåtgärderna. Den som är ansvarig för adb-funktionerna skall se till att användarrättigheterna till program och datafiler är ändamålsenligt ordnade och föra register över dem. 8. Rapportering Om en enhetschef eller landskapssekreteraren i samband med intern tillsyn upptäcker ett missförhållande eller en avvikelse från målen för verksamhet och ekonomi eller om ett sådant missförhållande eller en sådan avvikelse annars uppdagas, skall han eller hon utan dröjsmål underrätta landskapsdirektören om detta och göra en framställning om de åtgärder som situationen kräver. Landskapsdirektören skall minst tre gånger om året underrätta landskapsstyrelsen om utfallet i fråga om förbundets mål för verksamhet och ekonomi. 9. Allmänna skyldigheter Var och en som är anställd vid Österbottens förbund skall för egen del följa den lagstiftning som reglerar verksamheten, de stadgor som godkänts av landskapsfullmäktige samt landskapsstyrelsens och landskapsdirektörens beslut och anvisningar samt för egen del arbeta för att uppnå de vid förbundet uppställda målen för verksamhet och ekonomi. Vid ämbetsverket bör för personalens disposition finnas en fil i vilken samlats Österbottens förbunds stadgor och övriga direktiv som behövs vid organisering av arbetet. 10. Intern revision Köptjänster kan vid behov användas för intern revision. När det gäller ordnandet av den interna revisionen kan ändringar göras genom särskilda beslut. --- Godkänd av landskapsstyrelsen