Godkänd på stadsfullmäktiges sammanträde

Transkript

1 KONCERNDIREKTIV FÖR LOVISA STAD Godkänd på stadsfullmäktiges sammanträde Koncerndirektivets syfte och tillämpningsområde I detta koncerndirektiv upprättas ramarna för ägarstyrning av samfund som hör till kommunkoncernen i enlighet med Lovisa stads mål. Koncerndirektivet förenhetligar styrningen av samfunden, ökar transparensen i verksamheten, förbättrar kvaliteten på den information staden får från samfunden och effektiverar informationsförmedlingen. Koncerndirektivet gäller Lovisa stad och dess dottersamfund samt dessas dottersamfund. Stadens representant i samkommuner och Lovisa stads intressesamfund bör sträva efter att principerna i stadens koncerndirektiv tillämpas också i dem. Med dotterbolag avses sådana aktiebolag, föreningar eller andra samfund och stiftelser där staden ensam eller tillsammans med ett dottersamfund har bestämmande inflytande. Med intressesamfund avses sådana aktiebolag eller andra samfund där kommunen ensam eller tillsammans med andra samfund som hör till kommunkoncernen (dottersamfund) har minst en femtedel av samfundets aktiekapital eller motsvarande kapital eller betydande inflytande (20-50 % av röstetalet i samfundet). 2. Behandling och godkännande av koncerndirektivet Koncerndirektivet godkänns av stadsfullmäktige i Lovisa. Stadsstyrelsen i Lovisa leder och styr Lovisa stadskoncern. Stadsstyrelsens uppgift är att övervaka att samfund, där staden har bestämmande inflytande, i sin verksamhet följer de mål för verksamheten och ekonomin som stadsfullmäktige fastställt. Koncerndirektivet ska behandlas och godkännas vid bolagsstämman och i styrelsen för de dottersamfund som kommunen har bestämmande inflytande i och i övriga dottersamfunds motsvarande organ. Koncerndirektivet ändrar inte den rättsliga ställningen eller ansvaret hos ledningen för ett dottersamfund, ett intressesamfund eller en samkommun.

2 3. Ledning, styrning och tillsyn Stadsfullmäktige godkänner de allmänna målen och principerna för verksamheten för stadens koncernstyrning genom att godkänna detta koncerndirektiv. Stadsfullmäktige fastställer stadens ägarpolitiska riktlinjer. Stadsstyrelsens uppgift är att leda, styra och övervaka stadskoncernen så att sådana samfund där staden har bestämmande inflytande i sin verksamhet följer de mål för verksamheten och ekonomin som stadsfullmäktige ställt upp. Stadsstyrelsen väljer representanter eller kandidater till dottersamfundens förvaltningsorgan och ger dessa företrädare anvisningar vid behov. Representanternas uppgift är att säkra att målen för strategin, verksamheten och ekonomin samt ägarstyrningen genomförs i dottersamfunden. Ansvaret för den operativa ledningen av stadskoncernen bärs av stadsdirektören. Stadsdirektören kan med sitt beslut överföra uppföljningsansvaret för samfunden till en sektordirektör eller en annan utsedd tjänsteinnehavare. 4. Anvisningar till företrädarna Stadsstyrelsen eller stadsdirektören ger vid behov anvisningar till de personer som företräder staden i olika samfund i enlighet med kommunallagen. Dottersamfunden är förpliktade att be om koncernledningens anvisningar innan beslut med betydande konsekvenser fattas. Företrädarna och dottersamfunden ska kräva och stadsstyrelsen eller stadsdirektören ska ge anvisningar i bl.a. följande ärenden: - val av styrelsemedlemmar och verkställande direktör - val av revisor - ändring av bolagsordning eller stadgar - betydande upptagning av lån eller ingång av borgensförbindelse eller ställande av annan säkerhet

3 - betydande köp eller försäljning av egendom eller annan investering - delägarskap i andra samfund - försäkring och annan riskhantering - principiellt eller ekonomiskt betydande avtal och vittomfattande ändringar såsom att väsentligt utvidga eller dra in verksamheten Stadsdirektören och stadsstyrelsen har rätt att vid behov utnämna en representant till ett dottersamfunds styrelsesammanträden. Representanten har yttranderätt. 5. Räkenskapsperioden, ordnandet av bokföring och revision Räkenskapsperioden för samtliga samfund är ett kalenderår. Samfunden ordnar bokföringen på ett enhetligt sätt så att det utgående från boksluten är möjligt att upprätta koncernbokslutet. Stadens ekonomitjänster ger närmare anvisningar om de uppgifter som ska lämnas och tidsfrister för koncernbokslutet. Vid behov kan stadens ekonomitjänster också ge närmare anvisningar om hur samfundets bokföring ska ordnas. Dottersamfundet ska ha samma revisor som staden. 6. Rapportering Dottersamfunden ska lämna budgeten för den begynnande räkenskapsperioden till stadens ekonomitjänster senast I budgeten ska tas upp sådana mål för dottersamfundets verksamhet, ekonomi och kvalitet, i vilka de anvisningar som staden gett dottersamfundet ska beaktas. Rapport om väsentliga ändringar av budgeten under räkenskapsåret ska avges till stadsstyrelsen. Dottersamfunden ska minst två gånger om året avge rapport om sin verksamhet. Rapporten lämnas skriftligt och tillkännages stadsstyrelsen som en del av koncernrapporteringen i anslutning till delårsrapporterna. Dottersamfunden ska tillställa stadsdirektören, av stadsdirektören utsedd tjänsteinnehavare och stadsstyrelsen de uppgifter som behövs. Dottersamfunden ska lämna delårsrapporten för till stadens ekonomitjänster senast Delårsrapporten för ska lämnas senast I delårsrapporten ska ingå åtminstone uppgifter om utfallet för

4 ekonomin och de uppställda målen, slutsatser om situationen för samfundets verksamhet och ekonomi och ändringar i resurserna samt förslag till korrigerande åtgärder. För upprättandet av koncernbokslutet ska dottersamfunden senast 16.2 lämna nödvändiga bokslutsdokument enligt de anvisningar som stadens ekonomitjänster gett. Kopior av bolagsstämmornas protokoll ska lämnas senast i samband med bokslutsdokumenten. 7. Finansiering och riskhantering Konkurrensutsättning ska utnyttjas vid finansieringen av dottersamfunden. Om samfundet ber om stadens borgen för sina lån, ska samfundet presentera en realistisk återbetalningsplan, med tidtabeller för betalningarna, räntekostnader och amorteringar, enligt vilken det lånade kapitalet amorteras enligt en tidtabell som kan anses vara skälig. Försäkringstjänsterna skaffas genom ett gemensamt anbudsförfarande. Dottersamfunden är förpliktade att kartlägga sina risker samt att vidta sådana åtgärder med vilka de kan undvika ekonomiska eller andra förluster som förorsakas av riskerna. 8. Köp av tjänster och upphandling Dottersamfunden ska vid köp av externa tjänster utnyttja befintliga konkurrensmöjligheter och sträva efter det slutresultat som är mest fördelaktigt ur helhetsekonomiskt perspektiv. För att möjliggöra central upphandling ska dottersamfunden vara i kontakt med de instanser som ansvarar för stadens upphandlingar och med andra dottersamfund. Vid upphandling ska dottersamfunden utnyttja stadens upphandlingsavtal och anbudsförfrågningar. 9. Personalpolitik Grunderna för personalpolitiken ska utgå ifrån att principerna för stadens personalpolitik iakttas. Dotterbolagens grunder för avlöning och avtals-

5 bundna förmåner ska vara enhetliga med stadens. Personalchefen ger vid behov anvisningar om stadens principer och riktlinjer.