Justitiekanslersämbetets arbetsordning

Transkript

1 Justitiekanslersämbetets arbetsordning Given i Helsingfors den 17 december 2007 Med stöd av 12 2 mom. lagen om justitiekanslern i statsrådet (193/2000) och 3 statsrådets förordning om justitiekanslersämbetet (253/2000) fastställer jag följande arbetsordning för justitiekanslersämbetet, efter att ha hört biträdande justitiekanslern om dess 2 : Allmänt 1 Tillämpningsområde Vad gäller uppgifterna för och arbetsfördelningen mellan justitiekanslern och biträdande justitiekanslern samt för justitiekanslersämbetets avdelningar, enheter och personal skall, utöver grundlagen, lagen om justitiekanslern i statsrådet (193/2000) och statsrådets förordning om justitiekanslersämbetet (253/2000), denna arbetsordning följas. 2 Arbetsfördelningen mellan justitiekanslern och biträdande justitiekanslern Justitiekanslern avgör i första hand ärenden som gäller 1) riksdagen, 2) republikens president, 3) statsrådet och dess medlemmar samt ministerierna, 4) de högsta tjänstemännen, 5) justitiekanslersämbetet, 6) internationellt samarbete och internationella ärenden, 7) nationell beredning av ärenden som hänför sig till Europeiska unionen, 8) övervakning av advokater, 9) justitiekanslerns utlåtanden, samt 10) principiella och vittsyftande frågor. Biträdande justitiekanslern avgör ärenden som gäller 1) till justitiekanslern riktade klagomål som inte skall avgöras av justitiekanslern, 2) tjänsteåtal mot tjänsteman inom domstolsväsendet, 3) ådömda straff och av dessa föranledda åtgärder, 4) extraordinärt ändringssökande, samt 5) andra ärenden som inte i första hand ankommer på justitiekanslern. Biträdande justitiekanslern granskar statsrådets protokoll. Biträdande justitiekanslern inspekterar också domstolar och andra myndigheter. Justitiekanslern kan besluta att ett ärende eller en grupp av ärenden behandlas på ett sätt som avviker från det som föreskrivs ovan. I oklara fall bestämmer justitiekanslern vem som skall avgöra ett ärende. 3 Ledningsgruppen För behandlingen av ärenden som gäller justitiekanslersämbetet och dess verksamhet finns en konsultativ ledningsgrupp. Till ledningsgruppen hör justitiekanslern som ordförande och biträdande justitiekanslern som vice ordförande samt som medlemmar kanslichefen, avdelningscheferna, informatören och två av personalmötet för ett år i sänder valda representanter för personalen. Som sekreterare för ledningsgruppen fungerar personalsekreteraren. Ledningsgruppen sammanträder på kallelse av justitiekanslern. Ordföranden bestämmer vilka ärenden som behandlas vid ledningsgruppens sammanträden. Avdelningar och enheter

2 4 Avdelningen för statsrådsärenden Avdelningen för statsrådsärenden behandlar ärenden om gäller 1) övervakning av statsrådet, 2) klagomål som har samband med övervakningen av statsrådet, 3) övervakning av advokaterna och de offentliga rättsbiträdena, 4) internationella organisationer för laglighetsövervakning samt internationella ärenden som gäller grundläggande fri- och rättigheter samt mänskliga rättigheter, 5) nationell beredning av ärenden som hänför sig till Europeiska unionen, samt 6) beredning av utlåtanden inom avdelningens verksamhetsområde. 5 Avdelningen för rättsövervakning Avdelningen för rättsövervakning behandlar ärenden som gäller 1) till justitiekanslern riktade klagomål samt övervakning av domstolar och annan laglighetsövervakning, som inte ankommer på avdelningen för statsrådsärenden, 2) tjänsteåtal mot tjänsteman inom domstolsväsendet, 3) granskning av straffdomar, 4) extraordinärt ändringssökande, 5) beredning av utlåtanden inom avdelningens verksamhetsområde, 6) biträdande vid övervakningen av statsrådet, samt 7) biträdande i internationella ärenden, enligt vad som föreskrivs särskilt. 6 Administrativa enheten Administrativa enheten behandlar ärenden som gäller 1) ämbetsverkets interna förvaltning och ekonomi, 2) internationellt samarbete, som inte ankommer på någondera avdelningen, 3) personalutbildning, 4) utgivningen av justitiekanslerns berättelse, 5) information, samt 6) övriga ärenden som skall behandlas vid justitiekanslersämbetet och som inte ankommer på någondera avdelningen. 7 Särskild behandling Justitiekanslern kan bestämma att ett ärende skall behandlas av någon annan avdelning eller enhet än vad om föreskrivs i 4-6 eller gemensamt av flera. 8 Placering av tjänstemän Justitiekanslern bestämmer, efter att ha hört avdelningscheferna, på föredragning av kanslichefen placeringen av tjänstemännen i avdelningar och enheter. Tjänstemännens uppgifter och ställföreträdare 9 Kanslichefen Kanslichefen skall 1) leda justitiekanslersämbetets interna verksamhet samt se till att verksamheten ger resultat och utvecklas, 2) föredra justitiekanslersämbetets arbetsordning, 3) bereda ärenden som gäller justitiekanslersämbetets verksamhets- och ekonomiplan samt budget, 4) behandla ärenden som gäller tillsättande av tjänster, beviljande av tjänstledighet och avslutande av tjänsteförhållanden samt tjänstearrangemang och övriga personalärenden,

3 5) svara för beredningen av justitiekanslerns berättelse, 6) fördela ärendena mellan avdelningarna och administrativa enheten, 7) delta i beredningen av justitiekanslerns utlåtanden, samt 8) behandla de övriga ärenden som justitiekanslern på grund av dessas natur tilldelar kanslichefen. För kanslichefen i egenskap av chef för administrativa enheten gäller i tillämpliga delar 10 1 och 3 mom. Kanslichefen skall följa arbetssituationen vid avdelningarna och enheterna samt vid behov lägga fram förslag till omplacering av tjänstemän samt till andra arrangemang. 10 Avdelningscheferna En avdelningschef skall 1) leda och utveckla avdelningens verksamhet samt svara för att verksamheten ger resultat, 2) övervaka att avdelningens ärenden blir omsorgsfullt, snabbt och effektivt behandlade, 3) se till att avdelningens tjänsteman får den handledning som de behöver i sina uppgifter, 4) fördela avdelningens ärenden mellan tjänstemännen för beredning och föredragning, 5) bereda och föredra de viktigaste ärendena som ankommer på avdelningen, samt 6) utföra de uppgifter som han särskilt tilldelas av justitiekanslern. Avdelningschefen skall vid fördelningen av ärendena om möjligt tilldela ett referendarieråd de viktigaste ärendena och tilldela vissa personer samma typer av ärenden samt fördela avdelningens arbetsmängd jämnt mellan dess tjänstemän. Avdelningschefen skall vid behov ordna personalmöten för utveckling av avdelningens verksamhet samt för behandling av frågor som berör avdelningen. Chefen för avdelningen för statsrådsärenden skall också delta i övervakningen av statsrådets verksamhet samt bereda och föredra justitiekanslerns utlåtanden. Chefen för avdelningen för rättsövervakning skall också delta i övervakningen av statsrådets verksamhet enligt vad justitiekanslern bestämmer. 11 Föredragandena Föredragandena skall bereda och föredra de ärenden som tilldelats dem för avgörande av justitiekanslern eller biträdande justitiekanslern, enligt vad som föreskrivs ovan i Personalsekreteraren Personalsekreteraren skall bereda justitiekanslersämbetets personal-, ekonomi-, utbildnings- och övriga förvaltningsärenden, sköta ämbetsverkets bokföring samt föra ämbetsverkets matrikel. 13 Informatören Informatören skall sköta justitiekanslersämbetets externa och interna information och biträda vid beredningen av justitiekanslerns berättelse. 14 Informatikern Informatikern skall fungera som justitiekanslersämbetets bibliotekarie och för sin del ansvara för ämbetsverkets informationstjänst samt för planering, uppsökning och underhåll av informationskällor. 15 Notarierna Notarierna, av vilka två i första hand arbetar som sekreterare för justitiekanslern och biträdande justitiekanslern, biträder sin avdelnings föredragande i de ärenden som dessa bereder samt utför de uppgifter som avdelningschefen tilldelar dem. Vilka föredragande varje notarie i första hand biträder bestäms särskilt. 16

4 Registratorn Registratorn skall sköta justitiekanslersämbetets registratur- och arkivfunktioner samt i anslutning till dessa betjäna allmänheten. 17 ADB-planeraren ADB-planeraren svarar för justitiekanslersämbetets ADB-utrustning, upprätthåller datanät och databaser, håller kontakt med utrustningsleverantörer samt med statsrådets övriga ADB-personal, sköter ämbetsverkets pc-support samt deltar i den tekniska sammanställningen av justitiekanslerns berättelse. 18 Vaktmästerichefen Vaktmästerichefen skall sköta ämbetsverksservicen och materialanskaffningen vid justitiekanslersämbetet samt föra register över inventarierna. Vaktmästerichefen än förman för expeditionsvakten och vaktmästaren. 19 Övriga tjänstemän De övriga tjänstemännen skall utföra de uppgifter som ankommer på dem enligt tjänstens befattningsbeskrivning eller enligt särskilda förordnanden. 20 Särskilda uppgifter Justitiekanslern ger någon av föredragandena uppdraget att vara ADB-kontaktperson som företräder användarna. Alla tjänsteman är dessutom skyldiga att utföra de uppgifter som särskilt har ålagts dem. 21 Ställföreträdare Justitiekanslern förordnar ställföreträdare för kanslichefen och avdelningscheferna då dessa har förhinder. Ställföreträdare för övriga tjänstemän förordnas av kanslichefen eller av en avdelningschef. Avgörande av ärenden 22 Föredragning samt undertecknande av expeditioner Justitiekanslern och biträdande justitiekanslern avgör de ärenden som ankommer på dem efter föredragning, om de inte i något enskilt fall beslutar annorlunda. Kanslichefen avgör de ärenden som ankommer på honom utan föredragning. Föredragandena inhämtar upplysningar och utredningar i anhängiga ärenden, om ärendet inte är av en sådan natur ett beslutet fattas av den som avgör ärendet. I ärenden som avgörs efter föredragning skall expeditionen kontrasigneras av föredraganden. En föredragande undertecknar ensam sina brev. Om föredragandens brev är en expedition av justitiekanslerns eller biträdande justitiekanslerns avgörande, skall detta framgå av brevet. 23 Beslutanderätt i ärenden som gäller justitiekanslersämbetet Justitiekanslern avgör sådana ärenden gällande justitiekanslersämbetet om vilka det inte föreskrivs annorlunda i statsrådets förordning om justitiekanslersämbetet (253/2000) eller nedan i denna paragraf. Frågor som gäller handlingars offentlighet skall avgöras av den som avgör det ärende som begäran gäller. I andra fall och vad gäller arkiverade handlingar skall kanslichefen avgöra dessa ärenden. Kanslichefen avgör, med de undantag som nämns nedan, ärenden som gäller användning av tillbudsstående anslag för justitiekanslersämbetets verksamhet, reseräkningar och kostnadsersättningar, personalutbildning samt registrering och arkivering av handlingar. Avdelningscheferna avgör hur sådana anslag skall användas som har tilldelats respektive avdelning i justitiekanslersämbetets av justitiekanslern fastställda interna beslut om anslagsfördelningen. Vidare avgör

5 de ärenden som gäller reseräkningar och kostnadsersättning samt ärenden som gäller avdelningens personalutbildning. Särskilda bestämmelser 24 Inkomna ärenden Registratorn skall vid registreringen av de handlingar som har inkommit till ämbetsverket, på handlingarna och i diariet anteckna vilken avdelning eller enhet ärendet hör till. Efter att justitiekanslern och biträdande justitiekanslern har bekantat sig med de inkomma handlingarna skall kanslichefen kontrollera fördelningen av ärendena. Avdelningschefen, som tillställs de ärenden som överförs till hans avdelning, fördelar ärendena mellan avdelningens tjänstemän. Vid oklarhet om vilken avdelning eller enhet ett ärende ankommer på, bestämmer kanslichefen var det skall behandlas. 25 Beslutsförteckning Över de ärenden som avgörs vid ämbetsverket utan expedition, förs en beslutsförteckning. Av beslutsförteckningen skall framgå vad beslutet gäller, beslutsdatum och nummer, vilka som har föredragit och avgjort ärendet samt namnen på dem som har fått kopior av beslutsförteckningen. 26 Semesterordning Justitiekanslern fastställer semesterordningen på föredragning av kanslichefen efter att ha hört avdelningscheferna. 27 Tjänsteresor Över justitiekanslerns och biträdande justitiekanslerns tjänsteresor för justitiekanslerns sekreterare en förteckning i vilken resorna antecknas omedelbart efter resebeslutet. Den tjänsteman som förbereder resan gör en kostnadskalkyl som han tillställer personalsekreteraren. Kanslichefen gör tjänsteresor på justitiekanslerns förordnande eller med dennes tillstånd. Justitiekanslern och biträdande justitiekanslern ger medföljande tjänsteman reseförordnanden. I andra fall är det kanslichefen som ger tjänstemän reseförordnanden. 28 Samarbete I samarbetet mellan justitiekanslersämbetet och dess personal iakttas lagen om samarbete i statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988) samt de avtal som har ingåtts med stöd av lagen. 29 Övriga föreskrifter och anvisningar Utöver denna arbetsordning skall iakttas vad som föreskrivs i justitiekanslersämbetets arkivstadga samt vad som i statsrådets kanslis ekonomistadga föreskrivs justitiekanslersämbetet. I verksamheten skall dessutom iakttas justitiekanslersämbetets verksamhets- och ekonomiplan, resultatplan, arbetarskydds- och jämställdhetsprogrammet, utbildningsprogrammet för personalen, justitiekanslersämbetets kommunikationsplan samt övriga anvisningar som justitiekanslern har fastställt. 30 Ikraftträdande Denna arbetsordning träder i kraft den 1 januari Genom denna förordning upphävs justitiekanslersämbetets arbetsordning av den 5 mars 2004.