2. Kapitel: Registreringar i den löpande bokföringen

Transkript

1 2. Kapitel: Registreringar i den löpande bokföringen 2.1. Betalningsrörelse Bestämmelserna om skötsel av statens betalningsrörelse finns i 13 och 13 a i lagen om statsbudgeten samt kapitel 5 i förordningen om statsbudgeten. Statens betalningsrörelse omfattar uppbärandet av statens inkomster och betalning av utgifter samt överföringar av medel mellan kontoorganisationerna i anknytning till detta, det vill säga statens interna betalningsrörelse. Räkenskapsverken och de betalningsställen som sorterar under dessa ansvarar för statens betalningsrörelse. Som räkenskapsverk verkar republikens presidents kansli och ministerierna samt de ämbetsverk och institutioner, som finansministeriet på förslag av ministeriet i fråga förordnar att verka som räkenskapsverk. Räkenskapsverket kan utlokalisera skötseln av sin betalningsrörelse på betalningsställen som är underställda räkenskapsverket. I förordningen om statsbudgeten 25 finns bestämmelser om redogörare. Om det kan anses vara ändamålsenligt, kan räkenskapsverket mot redogörelse överföra betalningen av vissa utgifter och indrivningen av vissa inkomster till någon annan instans än räkenskapsverket. Denna instans skall utses till redogörare. På redogörarnas bankkonton ligger pengar. Dessa konton tillhör inte statens koncernkonton. Under 2002 sker det förändringar i statens betalningsrörelse. I stället för Sampo Bank Abp, som tidigare ensam skött statens betalningsrörelse, får staten en huvudförmedlare i Nordea Bank Finland Abp och två biförmedlare i OKO Andelsbankernas Centralbank Abp och Sampo Bank Abp. Samtidigt orsakar strukturändringen förändringar i flera detaljer i betalningsrörelsen. Utöver obetydliga kontantkassor, förvaltar räkenskapsverken inte över några kassamedel, utan de penningmedel som behövs för deras utgifter fås ur statens allmänna kassamedel. De inkomster som influtit på räkenskapsverkens transaktionskonton för inkomster överförs dagligen till statens allmänna kassamedel. har avtalat med respektive bank som sköter betalningsrörelsen om daglig överföring av medel och tömningar till de konton i betalningsrörelsen som hör till statens koncernkonton. Utöver de allmänna transaktionskontona för inkomster och utgifter kan räkenskapsverket och dess betalningsställen även förfoga över andra transaktionskonton för inkomster och utgifter som tillhör statens koncernkonton. Då det finns flera transaktionskonton för inkomster och/eller transaktionskonton för utgifter används det allmänna transaktionskontot inte som transaktionskonto. Täckningen och tömningen av de övriga transaktionskontona sköts via räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster och utgifter i bankgruppen i fråga. har meddelat en föreskrift om administrationen av bankkonton. Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

2 Koncernkontostruktur för statens bankkonton För betalning av utgifter och uppbärandet av inkomster kan räkenskapsverket ha ett eller flera transaktionskonton för inkomster eller utgifter som tillhör statens koncernkonton. Med stöd av 28 i förordningen om statsbudgeten har statskontoret meddelat en föreskrift om statens koncernkontostruktur samt tömning och täckning av de konton denna omfattar. Alternativ 1. Räkenskapsverket har endast ett transaktionskonto för inkomster per bankgrupp och/eller ett transaktionskonto för utgifter per bankgrupp. - Inkomsterna inflyter på räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för inkomster. Detta konto töms dagligen mot statens allmänna transaktionskonto för inkomster. - Utgifterna betalas från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för utgifter. Detta konto får dagligen täckning från statens allmänna transaktionskonto för utgifter. Alternativ 2. Räkenskapsverket har flera transaktionskonton för inkomster per bankgrupp eller flera transaktionskonton för utgifter per bankgrupp. Då räkenskapsverket har flera transaktionskonton för inkomster per bankgrupp och/eller flera transaktionskonton för utgifter per bankgrupp, inflyter inga inkomster direkt på räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster och inga utgifter betalas direkt från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter. Dessa fungerar i stället som uppsamlingskonton. - Inkomsterna inflyter på de transaktionskonton för inkomster som ligger på den lägsta nivån i koncernstrukturen. Dessa töms dagligen mot räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster och vidare därifrån mot statens allmänna transaktionskonton för inkomster. - Utgifterna betalas från de transaktionskonton för utgifter som ligger på den lägsta nivån i koncernstrukturen. Dessa får dagligen täckning från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för utgifter, som för sin del får täckning från statens allmänna transaktionskonto för utgifter. Det kan endast finnas konton på en nivå under räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för inkomster och allmänna transaktionskonto för utgifter. Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

3 Alternativ 1. Räkenskapsverket har endast ett transaktionskonto för inkomster och/eller ett transaktionskonto för utgifter statens allmänna transaktionskonto för inkomster statens allmänna transaktionskonto för utgifter tömning täckning Räkenskapsverket räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för inkomster räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för utgifter inbetalningar utbetalningar Alternativ 2. Räkenskapsverket har flera transaktionskonton för inkomster och/eller flera transaktionskonton för utgifter statens allmänna transaktionskonto för inkomster statens allmänna transaktionskonto för utgifter tömning täckning Räkenskapsverket räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för inkomster räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för utgifter tömning täckning Betalningst 1 Betalningst 2 Rv:s övriga inkomstkonto Rv:s övriga utgiftskonto Betalningst 1 Betalningst 2 inbetalningar utbetalningar Figur: Alternativa koncernstruckturer Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

4 Organisering av räkenskapsverkens betalningsrörelse Förutom huvudbetalningsstället kan även övriga betalningsställen och redogörare sköta räkenskapsverkets betalningsrörelse. I bokföringen förfogar huvudbetalningsstället över transaktionskonton för inkomster och transaktionskonton för utgifter: 1910 Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster 1911 Räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för inkomster 1920 Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter 1921 Räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för utgifter Dessutom förfogar huvudbetalningsstället över följande konton för den interna penningrörelsen: 1993 Täckningsmedel 1994 Tömningar 1996 Räkenskapsverkets interna täckningsmedel 1997 Räkenskapsverkets interna tömningar I bokföringen förfogar betalningsstället över följande transaktionskonton för inkomster och transaktionskonton för utgifter: 1912 Betalningsställets transaktionskonton för inkomster 1922 Betalningsställets transaktionskonton för utgifter Dessutom förfogar betalningsställena över följande konton för den interna penningrörelsen: 1996 Räkenskapsverkets interna täckningsmedel 1997 Räkenskapsverkets interna tömningar Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

5 Undergruppering av bokföringskonton enligt bankgrupp Enligt 42 b 3 momentet i förordningen om statsbudgeten skall kontosystemet vara klart och tillräckligt specificerat. Dessutom skall det för varje finansår finnas kontoförteckningar som försetts med anteckningar om användningstiden. För att kravet om tillräcklig specifikation av kontosystemet i 42 b paragrafen i förordningen om statsbudgeten skall uppfyllas skall kontona i bokföringen undergrupperas så att varje bankkonto motsvaras av ett konto i affärsbokföringen. Samma krav på undergruppering gäller även konton för intern betalningsrörelse (täckningar och tömningar). I affärsbokföringen kan kontona även undergrupperas enligt bankgrupp till exempel på följande sätt (s rekommendation och den numrering som använts i exemplen nedan). Kontonumrets femte tecken är: 0 när det gäller Nordea Bank Finland Abp; 1 när det gäller OKO Andelsbankernas Centralbank Abp, och 2 när det gäller Sampo Bank Abp. Numreringen följer alfabetet och gör det möjligt att inkludera nya bankgrupper i kontosystemet. I centralbokföringen ges uppgifterna fortfarande med fyra tecken. Ändringarna i betalningsrörelsen orsakar inte heller några förändringar i hur kontouppgifterna lämnas till centralbokföringen. Förändringarna i statens betalningsrörelse sker mitt under räkenskapsåret Därför skall förändringar i namnet på konton eller i innehållet på kontona under året antecknas i kontoförteckningarna. Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

6 Exempel på betalningsrörelseregistreringar mellan räkenskapsverket och i samband med utgift. Räkenskapsverket har bokfört betalda utgifter för euro. Räkenskapsverket har endast ett transaktionskonto för utgifter. (Obs. I det här fallet är det inte nödvändigt att göra en undergruppering enligt bankgrupp.) 4001 Kontorstillbehör Mervärdesskattekostnader 22% x 1 Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter Räkenskapsverket får dagligen täckning från statens allmänna transaktionskonton för utgifter som betalts från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter. Räkenskapsverket bokför den täckning som överförts till räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter per 1920x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter an 1993x Täckningsmedel. Vid registreringen används kontoutdraget som verifikat. 1920x Räkenskapsverkens allmänna transaktionskonton för utgifter 1993x Täckningsmedel bokför den täckning som överförts från statens allmänna transaktionskonton för utgifter per 1993x Täckningsmedel an 1941x Statens allmänna transaktionskonton för utgifter. Sålunda balanserar kontot täckningsmedel på statsnivå. 1993x Täckningsmedel 1941x Statens allmänna transaktionskonton för utgifter 1 För att kravet om tillräcklig specifikation av kontosystemet i 42 b paragrafen i förordningen om statsbudgeten skall uppfyllas skall kontona i bokföringen undergrupperas så att varje bankkonto motsvaras av ett konto i affärsbokföringen. Samma krav på undergruppering gäller även konton för intern betalningsrörelse (täckningar och tömningar). rekommenderar undergruppering enligt bankgrupp så, att det femte tecknet är 0 = Nordea Bank Finland Abp, 1= OKO Andelsbankernas Centralbank Abp 2= Sampo Bank Abp. Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

7 Exempel på interna betalningsrörelseregistreringar i ett räkenskapsverk som utöver huvudbetalningsstället har ett eller flera betalningsställen Räkenskapsverkets betalningsställe har bokfört betalda utgifter för euro. (Obs. I det här fallet är det inte nödvändigt att göra en undergruppering enligt bankgrupp.) 4001Kontorstillbehör Mervärdesskattekostnad 22% x Betalningsställets transaktionskonton för utgifter För de utgifter som betalts från betalningsställets transaktionskonto för utgifter får betalningsstället dagligen täckning från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för utgifter. Betalningsstället bokför den täckning som överförts till betalningsstället per 1922x Betalningsställets transaktionskonton för utgifter an 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel. Vid registreringen används kontoutdraget som verifikat. 1922x Betalningsställets transaktionskonton för utgifter 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe bokför den täckning som överförts från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter till betalningsställets transaktionskonto för utgifter. Också räkenskapsverket använder konto 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel som motkonto. Kontot balanserar sålunda på räkenskapsverksnivå. Vid registreringen används kontoutdraget som verifikat. 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel 1920x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

8 Sammandrag av betalningsrörelseregistreringar i samband med utgifter. (Obs. I det här fallet är det inte nödvändigt att göra en undergruppering enligt bankgrupp.) 1. Räkenskapsverket bokför utgifter betalda från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter per utgiftskontot an 1920x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter. Räkenskapsverket har endast ett transaktionskonto för utgifter. 2. Betalningsstället bokför utgifter betalda från betalningsställets transaktionskonton för utgifter per utgiftskonto an 1922x Betalningsställets transaktionskonton för utgifter. 3. Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe bokför utgifter betalda från räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för utgifter per kostnadskonto an 1921x Räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för utgifter. 4. Betalningsstället bokför täckning som det mottagit på betalningsställets transaktionskonton för utgifter från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter per 1922x Betalningsställets transaktionskonton för utgifter an 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel. 5. Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe bokför täckningar av betalningsställets transaktionskonton för utgifter som gjorts från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter per 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel an 1920x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter. 6. Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe bokför täckningar av räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för utgifter som gjorts från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonto för utgifter per 1921x Räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för utgifter an 1920x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter. 7. Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe bokför täckningar från statens allmänna transaktionskonton för utgifter till räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter per 1920x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter an 1993x Täckningsmedel. 8. bokför täckningar från statens allmänna transaktionskonton för utgifter till räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter per 1993x Täckningsmedel an 1941x Statens allmänna transaktionskonton för utgifter. Utgiftskonto 1921x Rv:s övriga transaktionskonton för utgifter 1920x Rv:s allmänna transaktionskonton för utgifter 1996x Rv:s interna täckningsmedel 1993x Täckningsm edel 1941x Statens allmänna transaktionskonton för utgifter x Bs:s transaktionskonton för utgifter Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

9 Sammandrag av betalningsrörelseregistreringar i samband med inkomster 1. Räkenskapsverket bokför inkomster som det inkasserat på räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster per 1910x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster an inkomstkontot. Räkenskapsverket har endast ett transaktionskonto för inkomster. (Obs. I det här fallet är det inte nödvändigt att göra en undergruppering enligt bankgrupp.) 2. Betalningsstället bokför inkomster som det inkasserat på betalningsställets transaktionskonton för inkomster per 1912x Betalningsställets transaktionskonton för inkomster an inkomstkontot. 3. Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe bokför inkomster som det inkasserat för räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för inkomster per 1911x Räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för inkomster an inkomstkontot. 4. Betalningsstället bokför tömningar från betalningsställets transaktionskonton till räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster per 1997x Räkenskapsverkets interna tömningar an 1912x Betalningsställets transaktionskonton för inkomster. 5. Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe bokför tömningar från räkenskapsverkets betalningsställes transaktionskonton för inkomster till räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster per 1910x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster an 1997x Räkenskapsverkets interna tömningar. 6. Räkenskapsverket bokför tömningar från räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för inkomster till räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster per 1910x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster an 1911x Räkenskapsverkets övriga transaktionskonton för inkomster. 7. Räkenskapsverket bokför tömningar från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster till statens allmänna transaktionskonton för inkomster per 1994x Tömningar an 1910x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster. 8. bokför tömningar från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster till statens allmänna transaktionskonton för inkomster per 1940x Statens allmänna transaktionskonton för inkomster an 1994x Tömningar Inkomstkonto 1911x Rv:s övriga transaktionskonton för inkomster 1910x Rv:s allmänna transaktionskonton för inkomster 1997x Rv:s interna tömningar 1994x Tömningar 1940x Statens allmänna transaktionskonton för inkomster x Bs:s transaktionskonton för inkomster Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

10 2.1. Betalningar mellan betalningsställen (räkenskapsverkets interna betalningar) Konto 1995 Räkenskapsverkets interna betalningar används i betalningsrörelsen mellan betalningsställen i de fall då denna inte sköts via transaktionskontona. Det betalningsställe för vilket utgiften betalats eller inkomsten inkasserats bokför transaktionen på slutliga utgifts- och inkomstkonton. Vid användning av kontot för räkenskapsverkets interna betalningar skall det räkenskapsverk för vilket registreringen gjorts utan dröjsmål underrättas om detta. Den som får meddelandet skall omedelbart registrera transaktionen på kontot för räkenskapsverkets interna betalningar. Räkenskapsverken skall göra registreringen samma månad. Vid årsskiftet är det viktigt att sörja för att registreringen görs i bokföringen för rätt räkenskapsperiod. Övriga konton för räkenskapsverkets interna betalningar är 1996 Räkenskapsverkets interna täckningar och 1997 Räkenskapsverkets interna tömningar. På de här kontona bokförs täckningar från de allmänna transaktionskontona för utgifter hos räkenskapsverkets huvudbetalningsställe till de övriga betalningsställenas transaktionskonton för utgifter samt tömningar från transaktionskontona för inkomster hos räkenskapsverkets övriga betalningsställen till huvudbetalningsställets allmänna transaktionskonton för inkomster. Vid bokslutet skall alla de ovannämnda kontona balansera på räkenskapsverksnivå. Exempel på utgift som betalats för ett annat betalningsställe Betalningsställe B betalar en utgift på 100 euro för huvudbetalningsställe A. B meddelar betalningsställe A om användningen av konto 1995 Räkenskapsverkets interna betalningar. Betalningsställe B använder betalningsställets transaktionskonto för utgifter. I bokföringen för den som utfört betalningen, betalningsställe B: 1995 Räkenskapsverkets interna betalningar 1922x 2 Betalningsställets transaktionskonton för utgifter 2 För att kravet om tillräcklig specifikation av kontosystemet i 42 b paragrafen i förordningen om statsbudgeten skall uppfyllas skall kontona i bokföringen undergrupperas så att varje bankkonto motsvaras av ett konto i affärsbokföringen. Samma krav på undergruppering gäller även konton för intern betalningsrörelse (täckningar och tömningar). rekommenderar undergruppering enligt bankgrupp så, att det femte tecknet är 0 = Nordea Bank Finland Abp, 1= OKO Andelsbankernas Centralbank Abp 2= Sampo Bank Abp. Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

11 I bokföringen för huvudbetalningsställe A, som bokför utgiften: 1995 Räkenskapsverkets interna betalningar 4007 Uppvärmning, el och vatten Mervärdesskattekostnader 22% Exempel på inkomst som inkasserats för ett annat betalningsställe Betalningsställe B inkasserar 50 euro i inkomst för huvudbetalningsställe A och meddelar betalningsställe A om användning av konto 1995 Räkenskapsverkets interna betalningar. I bokföringen för betalningsställe B, som inkasserar inkomsten: ABF-konto BBFkonto Debet Kredit 1995 Räkenskapsverkets interna betalningar x Betalningsställets transaktionskonton för inkomster 50 I bokföringen för betalningsställe A, som bokför inkomsten: ABF-konto BBFkonto Debet Kredit 1995 Räkenskapsverkets interna betalningar 50 *3018 Intäkter från statliga ämbetsverk och institutioner Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti

12 I föregående exempel har betalningsställe B tillgång till transaktionskonton för utgifter och inkomster. I följande exempel får betalningsställe B dagligen täckning för de utgifter man haft på betalningsställets transaktionskonton för utgifter från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter. På motsvarande sätt töms betalningsställets transaktionskonto för inkomster dagligen till räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för inkomster. Se närmare om betalningsrörelsen i punkt 2.1 Betalningsrörelse. Exempel på registrering av räkenskapsverkets interna betalningar Betalningsställe B bokför den täckning som överförts till betalningsställets transaktionskonton för utgifter. Som motkonto används kontot för räkenskapsverkets interna täckningsmedel. 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel 1922x Betalningsställets transaktionskonto för utgifter Huvudbetalningsställe A bokför den täckning som överförts från räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter 1920x till betalningsställets transaktionskonton för utgifter 1922x. Räkenskapsverket använder också kontot för räkenskapsverkets interna täckningsmedel 1996x som motkonto, varvid kontot balanserar på räkenskapsverksnivå. 1996x Räkenskapsverkets interna täckningsmedel 1920x Räkenskapsverkets allmänna transaktionskonton för utgifter Handbok för statsbokföringen, uppdatering av betalningsrörelsen i augusti