WebbRapport manual 2015

Transkript

1 WebbRapport manual 2015 Innehållsförteckning 1. Inloggning Val av rapport Exempel på resultatrapport och sammandragsrapport 3 4. Kontroll av summor och verifikat Exempel på sökalternativ Utloggning Inloggning Använd Internet Explorer. Inloggningsadressen till WebbRapport finns på hemsidan i gruppen Verktyg, du kan även logga in direkt via adressen Skriv in ditt användar-id och ditt vanliga Hanken lösenord, tryck OK. För att logga in bör du ha användarrättigheter för ett ansvarsområde eller ett projekt. Kontakta ekonomiavdelningen om dina rättigheter saknas. Enhetscheferna har användarrättigheter för sina ansvarområden och de kan bevilja rättigheter till sina ansvarsområden till t.ex. sekreterare eller amanuenser. Projektledarna har användarrättigheter för sina projekt.

2 2. Val av rapport På framsidan i WebbRapport finns följande valkriterier Rapport. Välj Resultatrapport, Sammandrag eller Saldorapport. Resultatrapport rekommenderas. Tilläggsspecifikation. Om du vill välja tilläggsspecifikation för rapporten sätt kryss i rutan tilläggsspecifikation. Variablerna för tilläggsspecifikation är olika för de olika rapporterna, du kan bl.a. välja att visa summorna i rapporten på totalnivå utan konton eller direkt med alla kontonummer. Du kan också välja att visa rapporten med eller utan avrundningar. Vanligen behöver du inte välja någon tilläggsspecifikation. Omfattning. Välj rapport för antingen ansvarsområde eller projekt. I manualen används ansvarsområde som exempel men WebbRapport fungerar lika för både ansvarsområden och projekt. Val av ansvarsområde eller projekt. Välj ansvarsområde eller projekt antingen genom att skriva in numret på ansvarsområdet eller projektnumret i rutan Snabbsök eller genom att klicka på ansvarsområdet eller projektet på listan. De ansvarsområden du har rättigheter till syns i rutan till vänster. Om du vill välja flera ansvarsområden på samma rapport går det att göra det genom att hålla Ctrl-knappen nedtryckt. Välj alternativ för Månad, Sortering, Specialavgränsning och Spara som fil. Månad. Rapport visas för vald månad och kumulativt för hela året. Förinställt värde är pågående månad. Sortering. Uppgifterna i en rapport specificeras enligt kontonummer, ansvarsområde, projekt eller månad beroende på vilken tilläggssortering som valts. Förinställt värde för sortering är kontonummer. Summorna för det valda alternativet för sortering visas när du trycker på en kostnadsrad i rapporten. Specialavgränsning. Rapport visas för alla transaktioner eller enbart för de externa eller interna transaktionerna. Spara som fil. Rapporten kan sparas genom att välja Excel. Efter att du valt rapport och de andra valkriterierna, tryck Visa rapport eller Utskrift.

3 3. Exempel på resultatrapport och sammandragsrapport Exempel på en Resultatrapport med följande valkriterier Omfattning: Val av ansvarsområde: Månad: Sortering: Specialavgränsning: Ansvarsområde 7461 Ekonomiavdelningen Maj Kontonummer Alla Du kan gå vidare i resultatrapporten genom att klicka på en av raderna, då visas uppgifterna på denna rad specificerad per kontonummer, ansvarsområde, projekt eller månad. Specificeringen beror på vilken sortering du valt. Om du valt som sortering kontonummer visas till följande på vilka konton kostnaderna bokats. Om du valt som sortering ansvarsområde visas hur kostnaderna fördelas per ansvarsområde osv. Exempel på Sammandragsrapport med samma valkriterier som ovan. På samma sätt som i resultatrapporten kan du genom att klicka på en rad i sammandragsrapporten få fram tilläggsuppgifter om totalsummorna.

4 4. Kontroll av summor och verifikat Välj resultatrapport för ett ansvarsområde, utan tilläggsspecifikation och som sortering kontonummer (förvalt alternativ). I resultatrapporten kan du genom att klicka på det kosnadsslag du vill se närmare på få fram vilka verifikat radens totalsumma består av. Om verifikatet är en faktura (verifikattyp: OSTOT el OSTOU) kan du trycka på rubriken i verifikatet och då flyttar du dig till arkivet i Rondo och ser fakturan där. I följande exempel har vi valt att i resultatrapporten från sid 3 se närmare på raden användaravgifter. Användaravgifter har bokats på två bokföringskonton (se ovan), här kan vi välja att klicka på den ena kontoraden och får då fram vilka transaktioner totalsumman på kontot består av. Vi väljer att se närmare på vad som bokats på konto 4432 It-användartjänster : Genom att sedan trycka på rubriken i verifikatet kommer vi till arkivet i Rondo och ser fakturan där. I Rondo kommer du direkt till bilden av fakturan. I Rondo kan du se fakturan, kontrollera konteringarna och vid behov kontrollera hur fakturan cirkulerat, vem som sakgranskat och godkänt den. Programmet kräver ditt Hanken användarid för att logga in till arkivet i Rondo.

5 5. Exempel på sökalternativ När du valt en resultatrapport får du genom att trycka på en rad på resultatrapporten fram hur den totala summan på raden fördelar sig enligt de alternativ du valt, se närmare i följande exempel. Exempel 1 Om du från ett ansvarsområdes resultatrapport vill se vilka projekt som finns under ett ansvarsområde: Välj resultatrapport för ansvarsområdet Välj sortering: projekt Tryck på Visa och du får fram totalsummorna för ansvarsområdet Tryck på sista raden i rapporten (Över/underskott totalt) och du får fram hur det totala resultatet fördelas på de projekt som finns under ansvarsområdet. Exempel 2 Om du från ett ansvarsområdes resultatrapport vill se hur kostnaderna på ett bokföringskonto har fördelat sig per månad Välj resultatrapport för ansvarsområden Välj sortering: månad Kryssa för tilläggsspecifikation och välj per konto Tryck på Visa och du får fram totalsummorna per bokföringskonto (eller välj bokföringskontot direkt under ett kostnadslag i resultatrapporten) Tryck på kontonumret du vill kontrollera, du får fram hur totalsumman fördelar sig per månad 6. Utloggning Logga ut från WebbRapport genom att trycka på x uppe till höger.