Introduktionsdag för nyanställda Ekonomi. Hanken Svenska handelshögskolan / Hanken School of Economics

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Introduktionsdag för nyanställda Ekonomi. Hanken Svenska handelshögskolan / Hanken School of Economics www.hanken.fi"

Marcus Bergström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Introduktionsdag för nyanställda Ekonomi

2 Ekonomiavdelningens sidor på personalportalen» Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter till Hankens ekonomiavdelning. Hankens VAT-nr, FO-nr, bankkontonummer och faktureringsadress.» Regelverk Regelverk och instruktioner bl.a. Ekonomistadgan och Förvaltningsinstruktionen» Anvisningar Inköp, Fakturahantering, Resehantering, Ekonomisk rapportering, Budgetering och Externa forskningsprojekt

» Regelverk Regelverk och instruktioner bl.a.

3 Regler och anvisningar Ekonomistadgan reglerar bl.a.» Ansvarsfrågor» Anskaffningar och behandling av utgifter» Betalkort» Uppföljning av ekonomin» Budgetering» Utgående fakturering Ekonomistadgan finns på Hankens personalportal

4 Ansvarsfrågor - Allmänt Styrelsen och rektor - övergripande ansvar för Hankens ekonomi Enhetschef - enhetens verksamhet och ekonomi Projektledare - projektets verksamhet och ekonomi Alla anställda ansvar för sitt eget agerande i ekonomifrågor Ekonomiavdelningen:» handleder och koordinerar övriga enheters ekonomiadministration» ansvarar för bokslut, allmän ekonomiuppföljning och rapportering

ansvar för sitt eget agerande i ekonomifrågor Ekonomiavdelningen:» handleder och koordinerar

5 Anställdas ekonomiska ansvar Datasäkerhetsregler vid användning av ekonomiska system» Förvara dina lösenord säkert, inte på en lapp vid maskinen!» Lås maskinen då du avlägsnar dig från ditt arbetsrum.» Undvik att logga in till Hankens system via allmänna datamaskiner» Vid anskaffningar via internet, kontrollera okänd leverantör och att leverantörens adress är i formen ( Ta utskrifter via Follow-you funktionen. Allmän sekretessregel Uppgifter som den anställda fått via sitt jobb får inte användas eller yppas för utomstående

» Undvik att logga in till Hankens system via allmänna datamaskiner» Vid anskaffningar via internet, kontrollera okänd leverantör och

6 Anställdas ekonomiska ansvar Regler för inköp och anskaffningar» Kontrollera vem som har rätt att göra anskaffningar på din enhet.» Kom överens om anskaffningen före inköpet sker.» Kontrollera att leverantören är godtagbar. Om leverantören är ny kontrollera uppgifterna via FODS (YTJ) informationstjänst (länk finns på hemsidan).» Leverantören och den som beställer varan får inte ha någon närstående relation till varandra.

» Kontrollera att leverantören är godtagbar.

7 Anställdas ekonomiska ansvar Regler för inköp och anskaffningar (forts)» Leverantören meddelas Hankens faktureringsadress och följande information som bör finnas på fakturan namn på den person som beställt varan enhet och enhetens ansvarsområde projektnummer Dessa uppgifter är nödvändiga för att den elektroniska fakturan skall kunna skickas till rätt person för sakgranskning i Rondo.

person som beställt varan enhet och enhetens ansvarsområde projektnummer Dessa uppgifter är

8 Anskaffningar och behandling av utgifter - Rondo Rondo - applikation för administrering av inköpsfakturor» Alla fakturor som skickas till Hanken finns i Rondo» Fakturorna sakgranskas och godkänns i Rondo före betalning.» Sakgranskning sker på den enhet som mottagit varan eller tjänsten.» Den som sakgranskar kontrollerar att fakturerad mängd, vara och pris överensstämmer med beställningen.» Den som sakgranskar bokför samtidigt inköpet.

betalning.» Sakgranskning sker på den enhet som mottagit varan eller tjänsten.

9 Anskaffningar och behandling av utgifter Rondo bokföring Den som sakgranskar bokför samtidigt fakturan i Rondo.» Kontoplan med exempel finns på personalportalen» Förteckning på de ansvarsområden - finns på personalportalen.» Projektnummer används för alla externa och interna projekt.» Momskoder används för att skilja på hur momsen bokförs i bokföringen. Förteckning på de momskoder - finns på personalportalen

» Kontoplan med exempel finns på personalportalen» Förteckning på de ansvarsområden - finns på

10 Anskaffningar och behandling av utgifter Rondo forts.» Efter sakgranskning skickas fakturan elektroniskt till den som har rätt att godkänna inköpet.» Samma person kan inte både sakgranska och godkänna en faktura» Den som godkänner inköpet kontrollerar fakturan och att konteringen av fakturan är rätt gjord.» I Rondo finns ett arkiv för tidigare behandlade fakturor.» Länk till Rondo finns på personalportalen, automatiskt meddelande skickas per e-post till den som har någonting att behandla.» Rondo administreras av servicecentret Pave, helpdesk: rondo@aalto.fi

» Samma person kan inte både sakgranska och godkänna en faktura» Den som godkänner inköpet kontrollerar fakturan och att konteringen av

11 Anskaffningar och behandling av utgifter M2 Administrering av arbetsresor och kostnadsersättningar - M2» Alla som är anställda är automatiskt registrerade som resenärer i M2.» Resenären gör en reseplan i M2 före en arbetsresa, reseplanen skickas i M2 till attestanten för godkännande.» När reseplanen godkänns blir den automatiskt ett underlag till den slutliga reseräkningen (skall vara gjord inom 2 månader). Den godkända reseräkningen skickas till betalning.» I M2 registreras även alla kostnadsersättningar, det gäller både för det som betalats med egna pengar och det som betalats med Hankens Eurocard.

» När reseplanen godkänns blir den automatiskt ett underlag till den slutliga reseräkningen (skall vara gjord inom 2 månader).

12 Anskaffningar och behandling av utgifter M2 forts.» Externa personers resekostnader och kostnadsersättningar redovisas (oftast av enhetens resesekreterare) i M2.» Instruktioner till M2 och Hankens reseanvisningar finns på personalportalen under rubriken Att vara anställd.» En länk till M2 finns på personalportalen. Helpdesk: m2@aalto.fi.» Kontaktperson för reseadministrationen är Susanne Holmström i Vasa.» Resebokningar görs via CWT Kaleva Travel.

» Instruktioner till M2 och Hankens reseanvisningar finns på personalportalen under rubriken Att vara anställd.

13 Betalkort Business Eurocard Betalkortet Business Eurocard» Betalkortet används vid arbetsresor, för inköp och för beställningar och betalningar via internet. Betalkortet är utsatt på person.» Inköpen som görs med betalkort redovisas utan dröjsmål som kostnadsersättningar i M2.» Den som för sina arbetsuppgifter behöver ett betalkort kan på förmannens anhållan beviljas Hankens Eurocard. Ansökan skickas till ekonomiavdelningen.

» Inköpen som görs med betalkort redovisas utan dröjsmål som kostnadsersättningar i M2.

14 Uppföljning av ekonomin Rapporteringsverktyget WebbRapport» För enheternas och projektens ekonomiska uppföljning används Hankens rapporteringsverktyg WebbRapport.» WebbRapport är länkat till Hankens bokföringsprogram och användarna kan ta ut ekonomiska realtidsrapporter via applikationen.» Enhetscheferna och projektcheferna har rätt att använda WebbRapport, vid behov även sekreterare och amanuenser.» Ekonomiavdelningen registrerar användningsrättigheter i WebbRapport, manual finns på Hankens intranät.

» WebbRapport är länkat till Hankens bokföringsprogram och användarna kan ta ut ekonomiska realtidsrapporter via applikationen.

15 Budgetering Budgeteringsverktyget Webb-Budget» Hanken har en långsiktig budget på 3 år, en årlig budget och detaljerade årliga budgeter för alla enheter.» Till enheternas uppgifter hör att på basen av resursfördelningen registrera en budget i högskolans budgetapplikation Webb-Budget. En del uppgifter registreras centralt av ekonomiavdelningen.» Även budgeterna till alla Tekes, FA och internationella externa projekt skall registreras i Webb-Budget.

» Till enheternas uppgifter hör att på basen av resursfördelningen registrera en budget i högskolans

16 Utgående fakturor Fakturering på Hanken» Fakturering sker till största delen centralt på ekonomiavdelningen. Biblioteket är den enda enheten som fakturerar själv.» Faktureringsunderlag finns på personalportalen. Underlaget fylls i och skickas till ekonomiavdelningen.» Fakturering sker på basen av underlaget och fakturan skickas till mottagaren i elektronisk form eller vid behov som traditionell pappersfaktura.

» Faktureringsunderlag finns på personalportalen.

17 Hankens ekonomiavdelning» Ekonomichef Fred Olin» Kamrer Henrik Damström» Ekonomisekreterare Marina Kristjankroon» Ekonomiplanerare Helena Nyman» Projektkontroller Johanna Wikström» En del av Hankens ekonomiadministration är utlokaliserad till servicecentret Pave vid Aalto universitet Ekonomiavdelningens sidor på Hankens personalportal

Projektkontroller Johanna Wikström» En del av Hankens ekonomiadministration är

Relevanta dokument

EKONOMISTADGA för Svenska handelshögskolan (Hanken)

10.2.2015 EKONOMISTADGA för Svenska handelshögskolan (Hanken) 1 kap. Allmänna bestämmelser 1 Denna ekonomistadga har fastställts av styrelsen för Svenska handelshögskolan 10.2.2015. I stadgan avsedda enheter