Skicka e-faktura via webben till Schenker

Transkript

1 Skicka e-faktura via webben till Schenker Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 1 av 10

2 Inledning Sedan hösten 2001 arbetar Schenker aktivt med att införa e-handel inom företaget med hjälp av Proceedo. Det har lett till en mängd fördelar för Schenker och förhoppningsvis har det även gett Er som leverantör effektivare order- och fakturaadministration samt högre avtalstrohet. Optimal hantering för både er och oss når vi om köpet kommer som e-order till er via Proceedo. Än så länge får inte alla leverantörer samtliga ordrar via Proceedo från oss (det förekommer fortfarande telefon och fax beställningar). Oavsett hur ni fått ordrar från våra beställare önskar vi att ni skickar oss elektronisk faktura till följande Schenker bolag (och pappersfaktura till övriga bolag): Schenker AB (inkl Coldsped, Equipment och Air & Sea) Schenker Logistics AB Schenker North AB Schenker Consulting AB Det här dokumentet är en beskrivning på hur ni som leverantör på ett enkelt sätt kan e-fakturera oss. Det enda som krävs av er är att ni har tillgång till Internet 1 Logga in på webben a Skapa faktura från en inkommen e-order (vänd ordern till en faktura) b Skapa faktura som saknar e-order Skicka fakturan... 9 Bilaga 1: exempel på e-order Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 2 av 10

3 1 Logga in på webben Gå in på och klicka på länken E-tjänster Leverantör till Schenker Web-faktura Log in Web-faktura Logga in med uppgifterna som du får av Schenker eller Proceedo och du kommer in på Proceedos hemsida för att registrera e-fakturor till Schenker: Klicka på Faktura i menyn till vänster: Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 3 av 10

4 2a Skapa faktura från en inkommen e-order (vänd ordern till en faktura) Varje order från Schenkers e-inköpssystem är märkt med ett ordernummer (inleds med SSE följt av 9 siffror). Det unika ordernumret använder du när du skall vända ordern till en faktura. 1. Välj Normal 2. Som Referens välj ordernummer (sök order) 3. Klicka på fortsätt Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 4 av 10

5 Nu presenteras en lista på alla de ordrar som skapats i Proceedo av något av Schenkers bolag till er. 1. Ordernumret samma som på ordern ni tidigare fått. 2. Visar hur många fakturor som ni skickat på just den ordern. Står det 0 är ordern inte fakturerad ännu. 3. Datum för när fakturan är skapad för ordern. Står det inget datum i rutan är ordern inte fakturerad ännu. Leta upp ditt ordernummer (i exemplet har jag valt SSE demo ) och klicka på Välj : Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 5 av 10

6 Nu skapas ett förslag på hur fakturan skall se ut: Förklaringar: 1. Uppgifter om er som leverantör. 2. Ange fakturanummer ert referensnummer och kontrollera Bankgironummer 3. Uppgifter om det Schenker-bolag som tar emot fakturan 4. Kontaktuppgifter till beställare hos Schenker som lagt ordern (och fakturan baseras på) Klicka på Skapa för att skapa fakturan. Se vidare kap 3 Skicka faktura Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 6 av 10

7 2b Skapa faktura som saknar e-order 1. Som Referens välj Beställare/Ordernummer 2. Välj vilket av Schenkers bolag som fakturan skall ställas till 3. Klicka på fortsätt, nästa bild kommer upp Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 7 av 10

8 1. Ange fakturanummer ert referensnummer och kontrollera Bankgironummer 2. Skriv in korrekt referens om köpet så Schenker vet vem fakturan tillhör (vem som skall ta ställning till köpet). Korrekt referens = treställig kod + beställarens namn (uppgifter som Schenkers beställare är skyldiga att förse er med). Blir referensen fel kan vi ej hantera fakturan och kommer att be er makulera den och skicka om en ny med korrekt referens. 3. Skriv in följande information i orderraderna: Art.nr, Beskr, Kvantitet, Enhet, à-pris. Klicka därefter på den svarta runda bollen till höger då räknar systemet ut beloppet och momsen för orderraden. 4. Klicka på Skapa för att skapa fakturan. 5. Se vidare kap 3 Skicka faktura. Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 8 av 10

9 3 Skicka fakturan Ett förslag på din faktura har skapats och den är klar att skickas. Klicka på Skicka : Då får upp en liknande sida som talar om att din faktura är skickad till Schenker. Fortsätt med nästa faktura. Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 9 av 10

10 Bilaga 1: exempel på e-order Skapat av: Camilla Nilsson, Schenker AB, HQ Procurement sid 10 av 10