Travel: Godkännare. Innehåll

Transkript

1 Travel: Godkännare Innehåll Att vara godkännare i Travel Godkännarens uppgifter Godkännande av reseräkningar/resplaner Returnering och styrning av reseräkning/resplan åt andra godkännare Ersättningsfunktion 7 Hur man som ersättare ser den andra personens reseräkningar/resplaner Arkiv Kostnadsrapport: per ansvarsområde/person 11 Projektrapport V 1.1

2 Att vara godkännare i Travel 2 Vem som är godkännare i Travel Enhetens föreståndare eller ämnesansvariga godkänner enligt ekonomistadgan enhetens reseräkningar och godkänner anhållan om tjänsteresa och finns definierade som godkännare i Travel. Enhetens föreståndare/ämnesansvariga behöver inte göra separat anhållan om att få godkännarrättigheter. Godkännare i Travels behandlingskedjor Resplaner i Travel (motsvarande skriftlig anhållan om tjänsteresa) är obligatoriskt att uppgöra vid utrikesresor eller ifall resenären anhåller om reseförskott i samband med inrikes- eller utrikesresor. Resplanen uppgörs av resenären och följande behandlare är godkännaren, som godkänner eller returnerar resplanen. Ifall resenären anhållit om reseförskott har man två verifikat att godkänna, resplanen och förskottet. Godkännaren får e-post som meddelar att man har något att godkänna. Det kommer ett e-postmeddelande varje gång man har något att godkänna, e-postmeddelandet i fråga är endast ett information och behöver inte sparas. RESERÄKNINGENS BEHANDLINGSKEDJA Resenär Resesekreterare Godkännare Huvudanvändare Då någon gör en reseräkning är alltid en resesekreterare den första följande behandlaren efter personen som uppgjort reseräkningen. Vem som är respektive enhets resesekreterare finns det listor på vid Travels hemsida ( Resesekreteraren sakgranskar och kontosätter reseräkningen och skickar därefter reseräkningen för godkännande. Godkännaren får e-post som meddelar att man har något att godkänna. Speciellt då man gör egna reseräkningar/resplaner och är definierad som godkännare i Travel Ni får inte automatiskt er följande behandlare (er egen godkännare ifall det är resplan, er resesekreterare ifall det är reseräkning) i Travel. Ni måste själva välja följande behandlare i fliken Grunduppgifter och grå fyrkant vid Följande behandlare.

3 Godkännarens uppgifter 3 Godkännaren har ansvaret för att reseräkningarna uppfyller statens resereglemente. Resereglementet finns att ladda ner från Finansministeriets sidor ( använd sökfunktionen och sökorden Valtion matkustussääntö (utan citat). Reglementet finns för tillfället endast på finska och engelska. För resplaner bör godkännaren ta ställning till om resan får göras och vem som bekostar den (enheten, ett visst projekt...). Det förutsätts att godkännaren vet vad han/hon godkänner. Det räcker inte att välja alla reseräkningar och planer och trycka Godkänn. Godkännaren är ingen gummistämpel. I en reseräkning förväntas det bl.a. att resplan finns för utlandsresor, att det finns bilagor som påvisar utläggen, att hotellövernattningarnas pris inte överskrider det tillåtna, att det finns förklaringar varför taxi/egen bil använts i stället för offentliga kommunikationsmedel, att det finns kontosättning, att reseräkningen lämnats in i tid o.s.v.

4 Godkännande av reseräkningar/resplaner 4 Tryck på Att godkänna Tryck på hämta för att se alla de reseräkningar/resplaner ni har för behandling. Kryssa i reseräkningen/resplanen som skall behandlas. Granska: det kommer upp en utskrift av reseräkningen på skärmen. Ifall inget händer, se Travel: Snabbguide s. 4 Inställning av Pop-up blocker Öppna: ni får upp miljön som reseräkningen/resplanen ifyllts i. Obs! Verifikaten kan bara läsas. Granska och godkänn reseräkning/resplan Ifall reseräkningen/resplanen är ok, kryssa vid behov i den igen, och tryck Godkänn Det kan hända att ni vill returnera reseräkningen/resplanen eller att den hör till någon annan godkännare. Se nästa sida för instruktioner om returnering och styrning till andra behandlare.

5 Returnering och styrning av reseräkning/resplan 5 RETURNERING AV RESERÄKNING/RESPLAN Ifall ni trycker på Returnera returneras reseräkningen/resplanen automatiskt tillbaka till resenären. Det krävs att man ger någon kommentar i fältet Komment (sista fältet i raden). Man kan välja att returnera reseräkningen/resplanen till alla som haft den för behandling i behandlingskedjan. Tryck Välj retur-godk. Hämta, dubbelklicka på personen till vilken reseräkning/resplan returneras, skriv kommenterar, tryck OK och sedan Returnera. STYRNING AV RESERÄKNING/RESPLAN Ni kan styra reseräkningen/ till andra godkännare Tryck Välj godkänn.. Dubbelklicka på godkännaren som skall hantera reseräkningen, OK. Numret på personen kommer upp under Följande behandlare Tryck Godkänn för att sända den till personen för behandling.

6 Ersättningsfunktion 6 FÖR ATT SÄTTA ERSÄTTARE ÅT SIG Tryck på Ersättningsfunktion Beställare: ert namn och nummer kommer automatiskt Tryck på gråa rutan. Sök efter er ersättare, tryck Hämta. Alla som är införda som användare i Travel går att välja. Dubbelklicka på personen som skall vara er ersättare. Välj från när till när personen skall ersättare er Tryck på Kopiera beh... Tryck på Ange Er ersättare fungerar nu som godkännare i ert ställe. Personen ser allt ni har i Att godkänna och får e-postmeddelande ifall det kommer något nytt att godkänna. Obs! Både ni och ersättaren kommer åt och kan behandla allt som finns i Att godkänna. För att kontrollera att ersättare är satt: skriv ersättningens startdatum och slutdatum och tryck Hämta. Ifall ersättare är satt syns detta i listan.

7 Jag är ersättare, hur ser jag reseräkningarna? 7 Travel säger att man är ersättare Tryck på grå fyrkant, dubbelklicka på personen du är ersättare för FORTS.

8 ... Jag är ersättare, hur... 8 Tryck Hämta för att få fram den andra personens reseräkningar

9 Arkiv 9 Tryck på Bearbetning Välj Alla i statusraden via grå fyrkant. Välj Alla istället för Inte-arkiverat i den andra rutan. Tryck Hämta Ni får en lista på alla reseräkningar/resplaner som gjorts av personerna som har er som godkännare.

10 Travels kostnadsrapportfunktion 10 Det är möjligt att ta kostnadsrapporter från Travel. Rapporterna kan tas på olika nivåer: ansvarsområde, person, projekt. Obs! Det är bra att pröva sig fram tills ni får avgränsat till den rapport ni vill ha!) Ni är begränsade till att kunna ta rapporter för de ansvarsområden/personer ni är godkännare för! Det går att begränsa sökningen, t.ex. ta eller inte ta med info-utlägg Tryck på Kostnadsrapport Välj 001 Åbo Akademi som företag och antigen verksamhetspunkt 1 Åbo eller 2 Vasa via gråfyrkant. Fyll bara i en den första Företags rutan, inte Från företag 001 T o m företag 001, Travel ger då felmeddelande. Avgränsa er sökning genom att välja t.ex. Ett ansvarsområde. Eller från ett ansvarsområde till ett annat. Det går också att få en rapport på personnivå ( Anställningsnr ) eller med datumavgränsning. Pröva er fram tills ni får avgränsat till den rapport ni vill ha! Genom att trycka på Rapport får ni upp en rapport på skärmen. Det går att ta kostnadsrapporten på projektnivå, se nästa sida!

11 Projektrapport 11 Gå till Projekt fliken (För att kunna använda projektfunktionen måste 001 Åbo Akademi fyllas i enligt föregående sida) Ni kan skriva in projektnumret eller använda sökfunktionen via gråfyrkant. Ifall ni fyller i projektnummer i också andra rutan får ni en rapport enligt från första valda projektet till det andra valda projektet och alla däremellan! Projektnivå 2 till 5 används inte vid ÅA!

12 Godkännarguide: version Upprätthållning av Travel: Resesekreterarguide för Åbo Akademi Version Ändring och datering Upprättande av Godkännarguide, Lagt till beskrivning av godkännarens uppgifter, Ändringen har gjorts av ÅA Ekonomibyrå ÅA Ekonomibyrå