LATHUND FÖR RESENÄREN

Transkript

1 LATHUND FÖR RESENÄREN Öppna din webbläsare och skriv in webbadressen i adressfältet. Spara sidan som en Favorit i webbläsaren: Du hittar även länken under KTH Intranät/Administrativt stöd/kth-res, eller också KTH Intranät/Administrativt stöd/tjänsteresor. Här loggar du in med ditt kth.se-konto. Om du inte har något, kontakta Om du har flera anställningar välj användarprofil/anställning ur listan som presenteras. Tryck på Fortsätt. Menyn som du kommer till efter inloggning innehåller de funktioner i systemet som du har rättigheter till. Om du har flera anställningar inom KTH välj först till vilken anställning resan hör. Under Hjälp hittar du bl a kontaktuppgifter till systemadministrationen.

2 2 Under Min profil kan du välja om du vill ha en svensk eller engelsk version av programmet. Välj detta under Språk. OBS: Språkinställningarna börjar gälla efter nästa inloggning. HUR MAN SKAPAR EN NY RESEORDER Välj Resa/Bokning/Skapa ny resa. Välj Skapa ny reseorder och Fortsätt. Om du väljer Sök/Boka, då slussas du vidare till Ticket online (webbreseportalen). Där kan du boka flyg, tåg, hotell elektroniskt. Se separat lathund. Fyll i beskrivning, startdatum/klockslag, slutdatum/klockslag, resmål och ändamål. Tryck på Fortsätt.

3 I nästa bild fyller du i konteringen (org.enhet + projekt). Till höger om fälten hittar du en hjälpruta där du kan söka viss orgenhet resp projekt. Sedan väljer du den attesterande chefen (kontrollera gärna med reseadministratören på din avd/inst/skola vem som är din attestant). Vidare fyller du i de kända kostnaderna, t ex logikostnad (hotellkostnad per natt), övriga kostnader (t ex konferensavgift) och traktamente. När det gäller traktamentet så hittar du de aktuella beloppen under Info-sidan (under? ). OBS vi rekommenderar att du tar reda på vilket traktamente som gäller under din resa innan du skapar den nya reseordern, alternativt att du öppnar ett annat webbfönster vid sidan om för att inte tappa det du redan har registrerat i din reseorder. För att få fram den totala resekostnaden, tryck på Beräkna. 3 Om du behöver ha ett reseförskott så fyller du i det önskade beloppet vid fältet Reseförskott yrkas med. OBS: Tänk på att beloppet för det totala traktamentet inte tar hänsyn till måltidsavdrag, dvs reseförskottet skall helst vara mindre än den totala kostnaden. Under Meddelande till chefen, kan du t ex ange tidigare utbetalda kostnader som är knutna till resan, t ex kurs-/konferensavgift, flygbiljetter etc. Man kan även ange om man avser att reducera traktamentet.

4 4 När allt är klart, tryck på Skicka för attest. När din chef har attesterat din reseorder kommer den att få status godkänd/attesterad. Om din chef underkänner reseordern så skickas det automatiskt ett mail till dig. OBS: Om du har yrkat ett reseförskott, tar du ut en utskrift av den attesterade reseordern och ger den till din reseadministratör som ordnar utbetalningen.

5 5 HUR MAN SKAPAR EN NY RESERÄKNING Du kan skapa en reseräkning direkt från din reseorder (den skall vara attesterad), din resebeställning (som du gjorde i Ticket online) eller också under Resa/Reseräkning/Skapa ny reseräkning. För att skapa en reseräkning direkt från reseordern eller resebeställningen: Välj Resa/Bokning/Sök resor. Under fliken Åtgärd Välj Skapa reseräkning. Nu kan du skapa en preliminär reseräkning genom att trycka på Skapa reseräkning. Den preliminära reseräkningen hittar du under Resor/Reseräkning/Sök reseräkning. Upp kommer en lista över dina reseräkningar. Där hittar du din preliminära reseräkning. Klicka på reseräkningsnumret eller Ändra-ikonen (finns under Åtgärder). Uppgifter från reseordern finns redan inregistrerade i reseräkningen.

6 6 Kontrollera typ av resa (endagsförrättning, flerdygnsförrättning, flerdygnsresa utan traktamentstillägg eller endast utlägg/bilresor) och land. Tryck på Fortsätt. Om du har tagit ut ett reseförskott kommer information om detta nu. Här kan du kvitta förskottet mot aktuell reseräkning. Markera aktuellt förskott och tryck på Fortsätt. Förskottet läggs in i så fall på nedersta raden i reseräkningen. Grunduppgifter Grunduppgifterna är redan ifyllda. Kontrollera att datum, klockslag, resmål, ändamål samt kontering är korrekta. Huvudkonteringen följer med till flikarna Utlägg och Bilersättning. Vill du kontera på flera projekt, tryck på Ny rad. I beskrivning kan du t ex lägga in namn på konferensen, om du har besökt flera länder under din resa etc. Påbörjas datum: när du lämnade bostaden eller KTH. Avslutas datum: när du kom hem eller var tillbaka på KTH. Vid utrikesresor tillkommer ett fält där man fyller i restider mellan länderna. Avresa från land och ankomst till land anges i lokal tid i respektive land. Knappen Ny rad används om resan företas genom flera länder (OBS med övernattning). Avviker från reseorder: kryssa i om grunduppgifterna skiljer sig markant från reseordern.

7 7 Måltider/nattrakt. Traktamente får du som resenär för att täcka de fördyrande levnadsomkostnaderna under din tjänsteresa. Om du inte betalar din måltid själv skall ditt traktamente reduceras. Inga fria luncher/middagar: du har betalat alla måltider själv. Detta betyder att du skall ha fullt traktamente utan reducering. Du måste kryssa i rutan för att intyga detta. Utan kostförmån: Här kryssar du i måltid som du har blivit bjuden på och som är skattefri förmån, t ex hotellfrukost som ingår i rumspriset, intern/extern representation eller intern utbildning (max 7 dagar). T ex du blir bjuden på lunch och middag av konferensarrangören. Detta betyder att du bara skall ha ett reducerat traktamente för lunch och middag och inte bli förmånsbeskattad för måltiderna. Med kostförmån: Här kryssar du i måltid du har blivit bjuden på och som är skattepliktig förmån, t ex du är på en konferens/extern utbildning där lunch och middag ingår i konferenspriset. KTH har i detta fall betalat måltiderna. Traktamentet skall reduceras och du skall förmånsbeskattas. Om hotellfrukost ingår i rumspriset blir du inte förmånsbeskattad för måltiden utan behöver bara göra ett måltidsavdrag på traktamentet (alltså utan kostförmån). För måltider på allmänna transportmedel görs ingen reducering. Privat övernattning (nattraktamente): Kryssas i för varje natt du bor privat.

8 8 Utlägg Här kan du registrera utlägg som du har haft under resan och ska ha ersättning för. OBS: lägg inte in negativa belopp, då blir det fel med utbetalningsfilen. För varje utlägg väljs en utläggstyp (val sker ur lista), datum, belopp inkl moms, kvittonr (varje kvitto numreras med 1, 2 etc) och beskrivning. När beloppet anges beräknas momsen automatiskt beroende på vilken momssats som är kopplad till den valda utläggstypen (Obs: gäller inte utlägg i utlandet). Detta ser du när du har tryckt på Lägg till utlägget. På en utrikesresa skall valutakod och kurs anges. Kursen är köpkursen som gällde vid utläggsdagen. Om du inte kommer ihåg vilken kurs som gällde så rekommenderar vi följande länk: Välj sedan historiska kurser under Genvägar/Valutakurser. Om du inte hittar valutan så finns en till länk som du kan använda dig av: Tryck på Lägg till utlägget. Uppgifterna läggs in som en ny rad längst ner. Ange eventuellt ytterligare utlägg tryck igen på Lägg till utlägget för att spara utlägget i reseräkningen. Om utlägget avser representation måste antalet deltagare samt namn på deltagarna anges (OBS ange en rad per deltagare). Om du vill kontera med annan kontering än huvudkontering tryck på Ändra kontering. Kvittona numreras och häftas ihop med utläggsbilagan som du skall skriva ut när du har sparat din reseräkning som definitiv. Lämna sedan utläggsbilagan till reseadministratören på din avd/inst/skola.

9 9 Förtydligande till utläggstypen Biltullar och Trängselskatt. Biltullar avser utlägg gjort i utlandet; Trängselskatt avser utlägg gjort i Stockholm. Bilersättning Ange färdsätt, färdväg, antal km samt eventuellt en kort beskrivning. Färdsätt: Egen bil, full ersättning: du får den skattefria samt den skattepliktiga ersättningen. Egen bil, end skattefri ers: då erhålls bara den skattefria ersättningen. Tryck på Lägg till bilresan för att spara bilersättningen i reseräkningen. Avbrott Ett avbrott i en förrättning måste anges för att reseavtalets regler om eventuella reduceringar av traktamenten och traktamentstillägg efter en viss tid skall kunna följas. Avbrott i förrättning skall anges om du under

10 10 förrättningsperioden har varit på en annan förrättning eller varit ledig för t ex semester eller hemresa under en helg. Påbörjas datum: skriv första semesterdagens datum kl 00:00 Avslutas datum: skriv första arbetsdagens datum kl 00:00 OBS: semester räknas i heldagar! Tryck på Lägg till avbrottet för att spara avbrottet i reseräkningen. Spara definitivt/spara preliminärt Spara preliminärt: innebär att det som är noterat sparas för senare komplettering. Reseräkningen kan ändras och är inte färdig för attest. Efter komplettering spara definitivt. Spara definitivt: innebär att reseräkningen är klar och skickas automatiskt för granskning och sedan attestering. Det går inte längre att ändra i reseräkningen. Efter att du har sparat reseräkningen som definitiv skall attesterare väljas. Välj attestant ur rullistan. Kontrollera gärna med din reseadministratör vem som är din attesterare. Tryck på Fortsätt.

11 11 Din reseräkning är nu sparad som definitiv och skickad för granskning och attest. HUR DU SÖKER DINA RESEORDER/RESERÄKNINGAR Under Resa/Bokning/Sök resor hittar du dina reseorder: Under Resa/Reseräkning/Sök reseräkning hittar du dina reseräkningar:

12 12 DIVERSE INFO Förklaring av reseräkningens Status Preliminär: ej klar och ej skickad för attest, kan ändras och kompletteras. Definitiv: Klar och skickad för granskning och attest, går ej att ändra. Granskad: Är granskad av reseadministratören och skickad för attest. Attesterad: Är attesterad av attestanten och klar för utbetalning. Utbetald: Reseräkningen är utbetald/överförd till lönesystemet för utbetalning Underkänd: Reseräkningen har underkänts. Klicka på symbolknappen för Anteckningar för att se anledningen. Åtgärda och spara som definitiv för ny attest. Fälthjälp får du genom att klicka på fältrubriken vid det inmatningsfält du undrar över. Hjälptexten visas till höger om sidan. På vänster sida kommer vid behov meddelanden och felmeddelanden att visas. Rött streck under inmatningsfält anger att fältet är obligatoriskt. Huvudkontering: här finns din org.enhet angiven, fyll i projektnumret. Om du vill kontera reseräkningen på flera projekt, fyll i första raden tryck sedan på Ny rad; nu kan du fylla i andra konteringen. Reseräkningens huvudkontering under Grunduppgifter följer med till flikarna utlägg, bilersättning. Konteringsuppgifterna där behövs därför normalt inte läggas till. Under utlägg och bilresor kan Avvikande kontering anges. Om inget anges här, gäller reseräkningens huvudkontering. Knappen Reseräkning visar reseräkningen på skärmen. OBS! denna funktion blir inte aktiv förrän reseräkningen har sparats som preliminär eller definitiv. Knappen Utläggsbilaga visar en bilaga för de utlägg/kvitton som skall redovisas. Om kvitton finns, skriv ut denna bilaga, fäst kvittona och skicka det till reseadministratören på din avd/inst. OBS! Denna funktion blir inte aktiv förrän reseräkningen har sparats definitivt. Knappen Ersättningar ger en snabböversikt över vilka ersättningar som kommer att betalas ut. Här kan även Reducering av ersättning göras. Knappen Anteckningar ger information om det finns anteckningar knutna till reseräkningen. Har du t ex en underkänd reseräkning finns information om anledningen här. Siffran inom parentes anger hur många anteckningar som finns knutna till reseräkningen. Tryck på knappen för att läsa anteckningarna. Knappen Rensa tömmer formuläret (eller tillbakagång till sist sparade) för att lägga in ny information eller avsluta/logga ut.