UPPDRAGSREGLEMENTE 1 januari december 2015

Transkript

1 1(8) UPPDRAGSREGLEMENTE 1 januari december TILLÄMPNINGSOMRÅDE Detta reglemente gäller för avdelningsstyrelsen och vid av avdelningsstyrelsen meddelade uppdrag inklusive fackliga studier, konferenser, seminarier och ombudsmöte. 2. RESEERSÄTTNING Resa ska företas enligt billigaste färdsätt, detta gäller hela resan till och från förrättning. Normalt väljs i första hand, av miljöskäl, kollektiva färdmedel som buss och tåg, lågprisalternativ skall i första hand användas. I de fall resa ordnas genom avdelningens försorg, rabatterad eller på annat sätt angiven för att förbilliga, föreligger skyldighet att använda denna. Resa som måste påbörjas från hemmet före kl eller har hemkomst efter kl ska undvikas. För att undvika detta kan flyg användas alternativt att resan påbörjas dagen innan med exempelvis tåg eller buss och övernattning sker. Billigaste totalkostnad ska eftersträvas. Om resan påbörjas från hemmet före kl kan man välja att ta tåg och åka 1:a klass istället för flyg. Ersättning för taxiresa utgår om det inte finns kollektiva färdmedel som buss eller tåg eller då resa måste påbörjas före Ersättning för taxiresa utgår också om resan avslutas efter Vid kostnadsjämförelser ingår samtliga resekostnader, övernattning samt traktamenten och förrättningstillägg. Färdbiljett/er betalas för resa som ligger i direkt anslutning till förrättning. Om resan företas vid andra tillfällen utgår ersättning förutsatt att det inte innebär en fördyrad kostnad, vilket bekräftas genom underlag till attestant för resan. Extra övernattning som inte är föranledd av förrättningen ersätts inte av avdelningen. Efter prövning, av attestant, utifrån kostnadsjämförelse och tidsvinst i förhållande till resans längd, kan ersättning utgå för resa med egen bil (bilmedgivande) eller hyrbil. Samåkning ska eftersträvas. Inför val av färdmedel kontaktas attestant för godkännande. Godkännande kan ges generellt eller för enskild resa. Vid bedömning kan hänsyn tas till om den resande reser ofta eller om resan är tillfälligt förekommande. Reseersättning betalas enligt följande: - för tågresa betalas normalt färdbiljett 2:a klass och sovvagnsbiljett 1:a klass. Finns särskilda skäl, t.ex. om ledamoten har ofta förekommande längre tågresor kan 1:a klass betalas även vid sittplats. Beslut tas av attestant. Om en ledamot förväntas resa i den omfattningen att säsongs- eller årskort blir ett billigare alternativ kan sådant inköpas efter beslut av AU. I dessa fall ska den resande förbinda sig skriftligt att års-

2 2(8) kortet inte används för privat bruk. Om det vid beställning av tågresa framgår att biljett i 1:a klass är billigare än i 2: klass ska detta billigare alternativ användas. - om resa eller logi, betalad av avdelningen, genererar bonuspoäng eller dylikt, ska dessa användas vid uppdrag för avdelningen - för resa med egen bil utan bilmedgivande utgår ersättning motsvarande det skattefria beloppet enligt Inkomstskattelagen och vid resa med bilmedgivande det skattefria beloppet plus 14 kr. (Det skattefria beloppet 2014 är 18.50) För styrkande av egna kostnader skall kvitton etc. bifogas uppdragsredovisningen. Det gäller inte i de fall avdelningen faktureras kostnaden. Vid biljettbokning via sms ska sms:et visas för attestant alt annan styrelseledamot som bekräftar och gör notering på uppdragsredovisningen. 3. TRAKTAMENTE, FÖRRÄTTNINGSTILLÄGG, SAMMANTRÄDESARVODE Uppdragsredovisning skall inlämnas så snart som möjligt efter uppdrag, kurs eller konferens. Uppdragsredovisning i slutet av året ska inlämnas i sådan tid att utbetalning kan göras innan årsskifte. Uppdrag inom Sverige I samband med uppdrag inom Sverige utbetalas traktamente, förrättningstillägg och sammanträdesarvode enligt bilaga 1-3. Vid övernattning ersätts styrkt logikostnad. Kostnaden får inte vara onormalt stor med hänsyn till prisläget på orten. Traktamente/förrättningstillägg får inte utbetalas för längre tid än vad som direkt föranleds av uppdraget. Uppdrag utom Sverige Vid uppdrag utom Sverige utgår traktamente enligt det statliga utlandsreglementet. Reseförskott Förtroendevald har rätt att erhålla förskott som motsvarar de beräknade kostnaderna för det aktuella uppdraget. 4. ERSÄTTNING FÖR FÖRLORAD ARBETSINKOMST Ersättning för förlorad arbetsinkomst betalas för tid då löneavdrag tillämpas och detta kan styrkas genom t ex skriftligt intyg eller kopia av lönespecifikation. Ersättning för förlorad arbetsinkomst på grund av att resa inte företagits med senaste respektive tidigaste resemöjlighet i anslutning till förrättningen ersätts inte. 5. MERKOSTNADER FÖR BARNTILLSYN Ersättning utbetalas för att täcka extra barntillsynskostnader som uppstår i samband med uppdrag enligt tillämpningsområdet. Ersättning utbetalas för merkostnader som uppstått i samband med den extra barntillsynen. Sådana merkostnader kan t ex utgöras av ersättning för förlorad arbetsinkomst för någon som anlitats för barntillsyn. Kostnader för barntillsyn hos kursanordnare med egen barnstugeverksamhet betalas enligt faktura. Ersättning betalas inte för den ordinarie barntillsynen.

3 3(8) Bilaga 1 FÖRRÄTTNINGSTILLÄGG OCH TRAKTAMENTE FÖR UPPDRAG INOM SVERIGE Vissa definitioner Tjänstgöringszon/ bostadszon Tjänsteställe Bortovaro Endagsförrättning Flerdygnsförrättning Det område som begränsas av en cirkel med femtio kilometers radie och med arbetsplatsen resp. bostaden som medelpunkt Arbetsplats Tiden mellan framresans början och återresans slut Förrättning som inte medför övernattning utom bostaden Förrättning som medför övernattning utom bostaden Dag Tiden mellan kl. 06 och 24 Natt Tiden mellan kl. 00 och 06 Heldag vid flerdygns- Bortovaro som börjar före kl. 12 och slutar efter kl. 19 förrättning Del av dag vid Bortovaro som börjar efter kl. 12 eller slutar före kl. 19 Flerdygnsförrättning TYP AV FÖRRÄTTNING ERSÄTTNING Endagsförrättning Om bortovaron omfattar mer än 6 timmar och förrättningen sker utanför ordinarie tjänsteställe utgår förrättningstillägg Om bortovaron dessutom sträcker sig över kl utgår extra förrättningstillägg 100 kr 150 kr Om fri lunch erhålls utbetalas enbart extra förrättningstillägg efter kl Flerdygnsförrättning Vid flerdygnsförrättning utbetalas traktamente med det belopp

4 4(8) som gäller som max belopp för skattefrihet enligt Inkomstskattelagen. Förutsättning för skattefrihet är att förrättningen är utom tjänstgörings- och bostadszon. De belopp som anges här är gällande belopp 2014 och kan komma att ändras om beloppen ändras i Inkomstskattelagen. - Dagtid För hel dag, utom tjänstgörings- och bostadszonen, då bortavaron börjar före kl och slutar efter kl utgår helt traktamente För del av dag utom tjänstgörings- och bostadszonen, då bortavaron börjar efter kl eller slutar före kl utgår halvt traktamente För hel dag vid flerdygnsförrättning, då bortavaron börjar före kl och slutar efter utgår helt förrättningstillägg För del av dag, då bortavaron som börjar efter kl eller slutar före kl , utgår halvt förrättningstillägg 220 kr 110 kr 185 kr 95 kr - Nattid Ersättning för styrkt logikostnad utgår. Innefattar hotellräkningen (eller motsvarande) även kostnader för frukost skall dessa frånräknas med belopp enligt nedan. Med logi avses i normalfallet enkelrum med dusch och toalett på rummet. Till den som inte har styrkt logikostnad utgår nattraktamente för varje överliggning utom bostaden. Nattraktamente utgår dock inte vid överliggning i sov- eller liggvagn på tåg eller i hytt på fartyg eller kursgård. 110 kr Reducering av traktamente När traktamente utgår skall avdrag för kostförmån som tillhandahållits, ske på uppdragsredovisningen enligt nedan: (Gäller även hotellfrukost och representationsmåltider) helt traktamente: halvt tre huvudmål avdrag 198 kr 99 kr lunch och middag avdrag 154 kr 77 kr

5 5(8) lunch eller middag avdrag 77 kr 39 kr frukost avdrag 44 kr 22 kr Kostförmån När ST-avdelningen tillhandahåller kostförmån, och det inte är fråga om representation, skall förmånsvärdet av denna anses som inkomst och redovisas som sådan enligt reglerna för förmånsbeskattning, f.n. 40 kr för frukost (inte hotellfrukost) och 80 kr för lunch resp. middag. För samtliga måltider 200 kr. Fri mat på tjänsteresor med allmänna transportmedel och som ingår i resans pris, skall inte förmånsbeskattas (inte heller reducering av traktamente). Mer om kostförmån i bilaga 2.

6 6(8) INFORMATION OM KOSTFÖRMÅN Bilaga 2 Allmänt Fri kost är en skattepliktig förmån oavsett om den erhållits fortlöpande eller endast vid särskilda tillfällen, såsom under tjänsteresa/förrättning, tjänstgöring på annan ort, kurser, kongresser, konferenser, studieresor o d. Förmån av fri kost är skattepliktig även om den erhållits utomlands. För att beskattning kan ske skall förmånen ha åtnjutits. För reducering av traktamentet gäller att förmånen har tillhandahållits oavsett om den åtnjutits eller inte. Fri kost som åtnjuts på allmänna transportmedel vid tjänsteresa är en skattefri förmån om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan (traktamentet skall ej reduceras). Förmån av fri kost som åtnjuts på hotell eller liknande inrättning i samband med en övernattning är skattefri om den obligatoriskt ingår i rummets pris (traktamentet skall reduceras om förmånen åtnjutits eller frivilligt avståtts). Kostförmån i samband med representation Fri kost som åtnjuts vid representation är inte skattepliktig. Representationen kan vara intern eller extern. Intern representation Med intern representation avses interna kurser och planeringskonferenser. Extern representation Som affärsförhandlingar bör räknas förutom förhandlingar om köp och försäljning, även andra förhandlingar i och för verksamheten. T.ex. förhandlingar med konsulter och experter av olika slag samt förhandlingar angående kollektivavtal och liknande.

7 7(8) Bilaga 3 SAMMANTRÄDESARVODE När uppdrag fullgörs för avdelningsstyrelsens räkning vid de tillfällen som anges nedan, utgår ett sammanträdesarvode med 200 kr per dag. Deltagande i lokal samverkansgrupp enligt samverkansavtalet Deltagande i lokal förhandling Deltagande i partsgemensam, lokal berednings-, projekt- eller arbetsgrupp Deltagande i lokal överläggning eller lokalt informationsmöte där kallelse utgått i särskild ordning eller när överenskommelse träffats om att genomföra överläggningen eller informationsträffen Deltagande som lokal representant vid förhandlingar och överläggningar på enhetsnivå eller VO-nivå eller motsvarande Deltagande på avdelningsstyrelsens protokollförda sammanträden Deltagande i intern arbetsgrupp tillsatt av avdelningsstyrelsen Deltagande vid kurser, konferenser och möten som företrädare för avdelningsstyrelsen när medverkan samtidigt innebär ett ansvar för hela eller delar av kurs- eller konferensprogrammet eller för genomförandet av mötet Deltagande vid revisionssammanträden med revisorer och kassör samt när eventuell ytterligare medverkan av styrelseledamöter äger rum Deltagande vid ombudsmötet (Gäller alla ombud, revisorer, valberedning och avdelningsstyrelse.) Till ordförande, vice ordförande och huvudskyddsombud utgår inget sammanträdesarvode.

8 8(8) Bilaga 4 Årsarvoden 2015 Styrelsearvode kr. Funktionsarvode kr. Tot. årsarvode kr. Ordförande Vice ordförande Huvudskyddsombud Kassör Sekreterare Styrelseledamot Vardera ordinarie revisor